Étudier au Canada : Programme de permis de travail hors campus (PPTHC) et le Système de notification électronique (SNE)

Juillet 2013

Table des matières

Aperçu

Le présent guide comporte deux grandes sections :

  • Le Programme de permis de travail hors campus (PPTHC) :
    • décrit comment le PPTHC fonctionne et les responsabilités des étudiants et des représentants désignés des établissements d'enseignement (RDEE).
  • Le Système de notification électronique (SNE) :
    • explique comment accéder au SNE et comment utiliser le système pour traiter les demandes de vérification de l'admissibilité.

Programme de permis de travail hors campus (PPTHC)

1. Définitions

1.1 École (établissement d'enseignement) admissible

Un établissement d'enseignement postsecondaire est admissible si :

  • il est dans une province ou un territoire qui a signé un protocole d'entente (PE) avec Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) concernant le PPTHC;
  • il a signé un PE avec son gouvernement provincial ou territorial;
  • il est inscrit sur la liste apparaissant à l'annexe 1 de ce PE.

Les établissements d'enseignement postsecondaire participants financés par l'État :

  1. sont les établissements d'enseignement postsecondaire publics, comme un collège, une université ou un collège d'enseignement général et professionnel (CÉGEP) au Québec; ou
  2. sont les établissements d'enseignement de niveau collégial au Québec qui doivent respecter les mêmes règles que les établissements d'enseignement publics et qui dont au moins la moitié du financement total qu'ils reçoivent provient de subventions du gouvernement; et
  3. ont signé une entente sur le travail hors campus avec leur gouvernement provincial ou territorial.

Les établissements d'enseignement postsecondaire privés participants :

  • sont dans une province ou un territoire qui a signé un PE avec CIC;
  • ont signé une entente sur le travail hors campus avec leur gouvernement provincial ou territorial;
  • sont autorisés par leur gouvernement provincial ou territorial à décerner certains diplômes.

Ce ne sont pas tous les programmes offerts par les établissements d'enseignement postsecondaire privés qui sont admissibles.

1.2 Programmes admissibles et niveaux d'études

Établissements d'enseignement postsecondaire financés par l'État

Pour être admissible au PPTHC, un étudiant doit :

  • fréquenter un établissement d'enseignement admissible; et
  • être inscrits à un programme d'enseignement postsecondaire qui mène à l'obtention d'un grade universitaire, d'un diplôme ou d'un certificat reconnu.
Établissements d'enseignement postsecondaire privés

Pour être admissible au PPTHC, un étudiant doit :

  • fréquenter un établissement d'enseignement admissible; et
  • être inscrit à un programme d'enseignement postsecondaire qui mène à l'obtention d'un grade universitaire, d'un diplôme ou d'un certificat reconnu que l'établissement d'enseignement peut légalement décerner.

Note : Les étudiants étrangers qui sont

  • inscrits à un programme de français langue seconde (FLS) ou d'anglais langue seconde (ALS), ou
  • inscrits à des cours d'intérêt général, ou
  • en visite ou qui participent à un programme d'échange

ne peuvent demander un permis de travail dans le cadre de ce programme.

1.3 Établissement d'enseignement participant

Un établissement d'enseignement participant est un établissement d'enseignement admissible qui a signé un PE concernant le PPTHC pour les étudiants étrangers avec son gouvernement provincial ou territorial.

1.4 Représentant désigné de l'établissement d'enseignement (RDEE)

Un représentant désigné par l'établissement d'enseignement (RDEE) est un employé d'un établissement d'enseignement participant qui gère le PPTHC dans cet établissement. Son travail consiste à :

  • traiter les demandes de vérification d'admissibilité des étudiants;
  • transférer les demandes de vérification d'admissibilité; et
  • présenter au coordonnateur provincial/territorial, une fois par année, un rapport sur les étudiants non admissibles au Programme en raison de leurs résultats scolaires.

1.5 Signataire

Un signataire est un employé d'un établissement d'enseignement qui travaille avec un RDEE et qui est autorisé par le RDEE à traiter les demandes de vérification d'admissibilité et les demandes de transfert de la vérification d'admissibilité. Le signataire est parfois appelé sous-RDEE.

1.6 Coordonnateur provincial et territorial (CPT)

Un coordonnateur provincial/territorial est un employé du gouvernement provincial/territorial qui

  • supervise le Programme;
  • s'assure que le Programme est mis en place dans tous les établissements d'enseignement participants au Programme dans la province ou le territoire;
  • présente des rapports;
  • fait le suivi du Programme; et
  • présente à CIC, une fois par année, un rapport sur les étudiants non admissibles au Programme.

1.7 Étudiant étranger

Un étudiant étranger est une personne qui est autorisée, par un permis d'études ou par la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, à étudier au Canada et qui étudie ou prévoit étudier au Canada.

1.8 Résultats scolaires satisfaisants

Chaque établissement d'enseignement participant détermine ce que sont, pour lui, des résultats scolaires satisfaisants. Avoir des résultats scolaires satisfaisants signifie avoir une note satisfaisante ou une moyenne pondérée cumulative pour un programme d'études en particulier, ou respecter des critères précis du programme.

1.9 Statut d'étudiant à temps plein

Chaque établissement d'enseignement détermine la charge de cours nécessaire pour qu'un étudiant soit considéré comme un étudiant à temps plein dans un programme d'études.

Note : Session (semestre, trimestre, etc.) finale : L'étudiant qui en est à sa dernière session d'études peut encore être admissible au Programme, même s'il n'est plus un étudiant à temps plein. Par exemple, un étudiant pourrait devoir être inscrit à au moins quatre cours pour être considéré comme un étudiant à temps plein, mais, pendant la dernière session de son programme d'études, il pourrait devoir suivre seulement deux derniers cours pour obtenir son diplôme au Canada.

Il sera quand même admissible au permis de travail dans le cadre du PPTHC, mais il ne pourra pas travailler plus de 20 heures par semaine durant cette période.

2. Critères d'admissibilité des étudiants au Programme de permis de travail hors campus (PPTHC)

Pour être admissible au Programme, l'étudiant doit :

  • avoir un permis d'études valide;
  • fréquenter un établissement d'enseignement qui participe au Programme;
  • avoir maintenu des résultats scolaires satisfaisants;
  • avoir étudié à temps plein pendant au moins 6 des 12 mois qui ont précédé la date de présentation de sa demande;
  • avoir accepté par écrit que l'établissement d'enseignement, le gouvernement provincial ou territorial et CIC échangent ses renseignements personnels il doit signer le consentement au moment d'envoyer la demande de vérification de l'admissibilité présentée en ligne;
  • continuer de respecter les conditions applicables de son permis d'études et de son permis de travail;
  • continuer de respecter les critères d'admissibilité pendant qu'il participe au Programme.

Exemples de 6 mois d'études à temps plein :

  • Un étudiant commence ses études à temps plein en septembre et qui poursuit ses études jusqu'à la fin de février (à l'exception du congé de décembre) pourra présenter une demande de permis de travail en mars (de septembre à février, cela donne 6 mois) s'il démontre qu'il est inscrit à temps plein et qu'il a des résultats scolaires satisfaisants au moment de présenter sa demande.
  • Un étudiant inscrit à temps plein en janvier, mais qui n'est pas inscrit à temps plein au cours de certains mois de l'été ne pourra pas présenter une demande de permis de travail tant qu'il n'aura pas terminé 6 mois d'études à temps plein. Un étudiant inscrit à temps plein de janvier jusqu'à la fin avril, qui prend quatre mois de congé au cours de l'été et qui reprend ses études à temps plein en septembre, pourra présenter une demande de permis de travail en novembre (de janvier à avril, puis de septembre à octobre, cela donne 6 mois).
  • Un étudiant qui étudie à temps plein de septembre à décembre et qui fait ensuite un stage de travail coopératif de janvier à avril pourrait pouvoir présenter une demande de permis de travail. Si l'établissement d'enseignement considère que les étudiants qui participent à un stage de travail coopératif ont le statut d'étudiant à temps plein et si l'étudiant respecte les règles de l'établissement d'enseignement au sujet du programme d'enseignement coopératif de l'établissement, il pourra présenter une demande de permis de travail dès le mois de mars (de septembre à février, cela donne 6 mois).

Un étudiant n'est pas admissible au Programme si :

  • il a déjà eu un permis de travail hors campus, mais n'a pas maintenu son admissibilité au Programme et n'a pas respecté les conditions de son permis de travail ou de son permis d'études;
  • il a reçu une bourse partielle ou complète dans le cadre de l'un des programmes suivants :
    • le Programme de bourses du Commonwealth,
    • le Programme de bourses du gouvernement du Canada financé par le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD); ou
    • les programmes de bourses et de stages financés par le MAECD;
  • il a participé à l'un des programmes suivants :
    • Programme de bourses d'études Chili Canada pour l'égalité des chances;
    • Programme d'échanges universitaires Canada-Chine; ou
    • Programme de bourses de l'Organisation des États américains;
  • il est inscrit à un programme qui consiste exclusivement ou principalement en des cours d'ALS ou de FLS; ou
  • il a terminé ses études et qui n'est plus considéré comme un étudiant à temps plein.

Note : Il y a une différence entre un permis de travail hors campus (C-25) et un permis de travail pour les programmes coopératifs ou de stages (C-30). Si un étudiant souhaite participer aux deux programmes, il doit présenter une demande de permis de travail dans le cadre des deux programmes.

3. Conditions du permis de travail

Habituellement, le permis d'études et le permis de travail pour étudiant sont délivrés pour la durée du programme d'études, plus 90 jours.

Transition vers le travail postdiplôme : L'étudiant qui a obtenu son grade universitaire, son diplôme ou son certificat peut travailler hors campus pendant la période de 90 jours permise pour effectuer la transition vers un travail postdiplôme, à condition d'avoir un permis d'études valide et un permis de travail hors campus valide.

Statut implicite : Si un étudiant a terminé ses études et a présenté une demande de permis de travail postdiplôme alors qu'il a un permis d'études valide et un permis de travail hors campus valide, il peut continuer de travailler à l'extérieur du campus jusqu'à ce que CIC a pris une décision au sujet de sa demande.

Permis d'études ou de travail à court terme : Certains étudiants ont un permis d'études ou de travail à court terme qu'ils doivent renouveler chaque année. Les permis d'études ou de travail à court terme sont habituellement valides pendant un an ou moins. Pour participer au Programme, ces étudiants doivent chaque fois renouveler leur permis de travail.

3.1 Nombre d'heures de travail

L'étudiant qui a un permis de travail et qui est inscrit comme étudiant à temps plein peut travailler jusqu'à 20 heures par semaine durant l'année scolaire, et à temps plein pendant les vacances prévues au calendrier scolaire (c.-à-d. vacances d'été et d'hiver et semaines de lecture).

Même si aucune loi ou politique n'empêche un étudiant de travailler 20 heures par semaine sur le campus et 20 heures par semaine hors campus, les RDEE devraient décourager les étudiants de travailler plus de 20 heures par semaine. Les RDEE devraient rappeler aux étudiants qu'ils doivent étudier à temps plein et obtenir des résultats scolaires satisfaisants pour pouvoir continuer de participer au Programme.

Certains programmes intensifs ne prévoient pas de congés dans leur calendrier ou le congé est spécifique au programme particulier. Un étudiant qui participe à un tel programme ne peut pas travailler plus de 20 heures par semaine durant toute la durée de son programme d'études.

3.2 Exigences médicales

L'étudiant doit passer un examen médical s'il prévoit occuper un type de travail en particulier. Par exemple, s'il veut travailler dans le domaine des soins de santé, de la garde d'enfants ou de l'enseignement au niveau primaire ou secondaire, l'étudiant doit passer un examen médical avant de pouvoir obtenir un permis de travail. L'étudiant peut devoir passer un examen médical pour d'autres raisons.

Un étudiant qui a déjà passé un examen médical aux fins de l'immigration effectué par un médecin désigné de CIC ou qui ne prévoit pas travailler dans l'un des domaines désignés n'a pas besoin de passer un examen médical.

Si un étudiant doit passer un examen médical, il doit communiquer avec le médecin désigné de CIC qui se trouve le plus près de chez lui.

3.3 Numéro d'assurance sociale

Un étudiant étranger qui veut travailler au Canada doit obtenir un numéro d'assurance sociale (NAS) auprès de Service Canada. La loi oblige les employeurs de voir le NAS au maximum trois jours après que l'étudiant a commencé à travailler. L'étudiant doit présenter sa demande de NAS en personne. Il faut prévoir jusqu'à 10 jours ouvrables avant de recevoir la carte d'assurance sociale par la poste. La carte d'assurance sociale expire en même temps que le permis.

Note : L'étudiant qui a un permis de travail n'est pas obligé d'avoir un contrat de travail de son employeur. L'étudiant qui a un pemis de travail et qui travaille sur le campus a besoin d'un contrat de travail valide avec un employeur sur le campus. La période de travail inscrite sur le contrat doit être comprise dans la période de validité du permis.

3.4 Autres conditions

Même si CIC délivre un permis de travail ouvert à un étudiant, un agent d'immigration peut imposer des conditions au sujet du type de travail que peut faire un étudiant.

4. Responsabilités de l'étudiant

L'étudiant doit comprendre ses responsabilités lorsqu'il accepte de participer au PPTHC. S'il ne respecte pas les conditions de son permis de travail ou de son permis d'études, ou la loi canadienne en matière d'immigration, il pourrait devoir quitter le Canada et ne pas pouvoir présenter de demande dans un autre programme d'immigration.

4.1 Rester admissible

L'étudiant qui a un permis de travail doit respecter les conditions de ce permis et rester admissible au PPTHC. Il doit donc :

  • continuer d'être inscrit à temps plein dans un établissement d'enseignement qui participe au Programme;
  • maintenir des résultats scolaires satisfaisants;
  • respecter toutes les autres conditions du Programme et de son permis de travail.

Si, à tout moment, un étudiant ne sait pas s'il est encore admissible à un permis de travail hors campus, il doit demander de l'information au RDEE de son établissement d'enseignement.

Note : Un étudiant qui en est à sa dernière session d'études avant d'obtenir son grade, son diplôme ou son certificat est tout de même considéré comme admissible au Programme, même s'il n'étudie plus à temps plein.

4.2 Quoi faire si un étudiant n'est plus admissible

À tout moment, si un étudiant n'est plus admissible au Programme, il doit dire à son employeur qu'il n'a plus le droit de travailler. Il doit ensuite retourner immédiatement son permis de travail au bureau local de CIC le plus proche. L'étudiant pourra présenter une nouvelle demande plus tard, dès qu'il sera à nouveau admissible (au moins 6 mois après la première période d'admissibilité de 6 mois).

Au moment de retourner son permis de travail, l'étudiant doit également donner une note expliquant sa situation. Cette note aidera les agents de CIC à noter qu'il a respecté les conditions du Programme. Il peut apporter ces documents (son permis de travail et la note) en personne ou les envoyer par la poste au bureau local de CIC le plus proche.

4.3 Changement d'établissement d'enseignement

L'étudiant qui a un permis de travail hors campus et qui change d'établissement d'enseignement doit demander le transfert de la vérification de son admissibilité. S'il ne le fait pas, son ancien établissement d'enseignement indiquera qu'il n'est pas admissible parce qu'il ne le fréquente plus.

L'étudiant qui n'a pas de permis de travail hors campus, mais qui a reçu un numéro de vérification de l'admissibilité (NVA) à son ancien établissement d'enseignement ne peut transférer ce numéro. Il doit demander un nouveau NVA à son nouvel établissement d'enseignement. L'étudiant qui n'a pas de NVA, mais qui a étudié à temps plein pendant 6 mois dans plus d'un établissement d'enseignement canadien, doit demander la vérification de son admissibilité (avec transfert) à son nouvel établissement d'enseignement.

4.4 Renouveler ou prolonger le permis

L'étudiant qui :

  • doit renouveler ou prolonger son permis d'études,
  • avoir un permis de travail hors campus valide et
  • veut continuer de travailler hors campus

doit présenter une nouvelle demande pour prolonger les deux permis.

5. Responsabilités du Représentant désigné de l'établissement d'enseignement (RDEE)

Le RDEE :

  • informe les étudiants étrangers qu'ils doivent visiter le site Web de CIC pour avoir de l'information sur le PTHC;
  • traite les demandes des étudiants qui veulent faire vérifier leur admissibilité sur le plan académique et faire transférer la vérification de leur admissibilité;
  • présente, une fois par année, un rapport sur les étudiants non admissibles.

Les RDEE doivent également déléguer les pouvoirs liés au SNE aux signataires (sous RDEE) de leur établissement d'enseignement. La partie du guide portant sur le SNE donne des renseignements au sujet du système, de ses fonctions et de ses processus.

Cette partie du guide sur le PPTHC est destinée :

  • aux RDEE,
  • aux signataires et
  • aux coordonnateurs provinciaux et territoriaux et à leurs délégués.

6. Aperçu du Système de notification électronique (SNE)

Le SNE permet aux étudiants de vérifier en ligne s'ils sont toujours admissibles. Le système permet également aux RDEE :

  • d'examiner les demandes présentées par des étudiants de leur établissement d'enseignement,
  • de préparer un rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC dans leur établissement d'enseignement et
  • de transmettre ce rapport à leur coordonnateur provincial ou territorial du PPTHC.

Le coordonnateur provincial ou territorial peut examiner tous les rapports annuels présentés par les établissements d'enseignement dans la province ou le territoire et les envoyer à CIC à l'aide du SNE.

6.1 Définitions

Coordonnateur provincial ou territorial (PT)
La personne désignée par une province ou un territoire pour s'occuper du PPTHC, comme il est indiqué dans le protocole d'entente (PE) au sujet du PPTHC.
Délégué
Une personne à qui le coordonnateur PT a délégué le pouvoir d'exécuter en son nom certaines activités associées à la prestation du PPTHC.
Représentant désigné de l'établissement d'enseignement (RDEE)
Un employé d'un établissement d'enseignement participant au PPTHC qui est responsable de la gestion du Programme dans cet établissement d'enseignement. Ses tâches comprennent le traitement des demandes de vérification d'admissibilité des étudiants sur le plan académique, le transfert de ces demandes, et la présentation d'un rapport annuel au coordonnateur PT au sujet des étudiants qui ne répondent plus aux exigences du Programme.
Signataire
Un employé d'un établissement d'enseignement participant au PPTHC le RDEE a autorisé à exécuter des tâches liées au PPTHC au nom de l'établissement d'enseignement.

7. Inscription et accès

Pour utiliser le SNE, vous devez d'abord vous inscrire au Portail des partenaires. Voici les étapes à suivre pour vous inscrire.

Étape 1 : Obtenir un numéro d'identification personnel (NIP)

Le NIP est un code que CIC envoie par courrier recommandé aux coordonnateurs PT du PPTHC et aux RDEE des établissements d'enseignement qui participent au Programme . Ce NIP est également attribué aux délégués et aux signataires par le représentant P/T ou le RDEE. Il est nécessaire d'obtenir un tel NIP aux fins du processus d'inscription.

Représentant désigné de l'établissement d'enseignement (RDEE)

Le RDEE doit remplir et signer le formulaire Identification de l'établissement (IMM 5592, disponible sur demande seulement). Il doit également joindre un exemplaire signé du formulaire Reconnaissance des conditions d'utilisation du Portail des partenaires et du SNE. Le RDEE doit envoyer tous ces formulaires à CIC.

Note : Lorsqu'un RDEE est remplacé par un autre, le nouveau RDEE doit remplir un nouveau formulaire Identification de l'établissement (IMM 5592) et, s'il n'était pas un signataire avant, le formulaire de Reconnaissance des conditions d'utilisation du Portail des partenaires et du SNE. Il doit envoyer ces deux formulaires à CIC pour obtenir son NIP. Le nouveau RDEE devrait envoyer les formulaires un ou deux mois avant le départ du RDEE en poste pour éviter des problèmes lors du traitement des demandes.

Si un RDEE prévoit s'absenter pendant une longue période de temps, un nouveau RDEE peut être nommé. Il est préférable de nommer un signataire au poste de RDEE. Cela signifie que l'établissement d'enseignement doit remplir un formulaire IMM 5592 pour nommer le signataire en tant que remplaçant du RDEE.

Après avoir reçu l'information, CIC désignera le signataire en tant que RDEE et annulera l'accès au SNE de l'ancien RDEE. Lorsque l'ancien RDEE sera de retour, l'établissement d'enseignement devra remplir le formulaire IMM 5592 pour que l'ancien RDEE obtienne à nouveau l'accès en tant que RDEE. Après avoir reçu l'information, CIC redonnera l'accès au SNE au RDEE et rétablira le rôle du signataire.

Signataire

Le signataire reçoit son NIP de son RDEE. Le RDEE créera ce NIP à l'aide de l'option « Gérer l'accès » du Portail des partenaires.

Note : Pour savoir comment créer un NIP pour les signataires, voir la section « Gérer l'accès de l'établissement Gérer l'accès de la province ou du territoire ».

Le signataire doit également envoyer à CIC un exemplaire signé du formulaire Reconnaissance des conditions d'utilisation du Portail des partenaires et du SNE.

Coordonnateur provincial/territorial du PPTHC

Le coordonnateur provincial et territorial (PT) doit envoyer à CIC un exemplaire signé du formulaire Reconnaissance des conditions d'utilisation du Portail des partenaires et du SNE.

Note : Lorsqu'un coordonnateur PT est remplacé par un autre, le nouveau coordonnateur doit envoyer à CIC un exemplaire signé du formulaire Reconnaissance des conditions d'utilisation du Portail des partenaires et du SNE pour obtenir son NIP. Il doit le faire un ou deux mois avant le départ du coordonnateur PT en poste pour que la transition se fasse de manière harmonieuse.

Délégué

Le délégué reçoit son NIP de son représentant PT, qui créera ce NIP à l'aide de l'option « Gérer l'accès » du Portail des partenaires.

Note : Pour savoir comment créer un NIP pour les délégués, voir la section « Gérer l'accès de l'établissement Gérer l'accès de la province ou du territoire ».

Le délégué doit envoyer à CIC un exemplaire signé du formulaire Reconnaissance des conditions d'utilisation du Portail des partenaires et du SNE. Si CIC ne reçoit pas le formulaire, l'accès du délégué pourrait être annulé.

Les formulaires remplis doivent être envoyés à :

Prestation des programmes des résidents temporaires Section des étudiants étrangers
Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination
Citoyenneté et Immigration Canada
365, avenue Laurier Ouest, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1L1
Télécopieur : 613-952-5382
Courriel : OMC-GOC-Immigration@cic.gc.ca

Étape 2 : Accéder au Portail des partenaires

Allez au Portail des partenaires.

Pour accéder au Portail des partenaires à partir de la page d'accueil du site Web de CIC :

  • dans le menu du haut, cliquez sur « Étudier », puis sur « Participer en tant qu'établissement d'enseignement »;
  • cliquez sur « Partenaires au Programme des étudiants étrangers »;
  • cliquez sur « Portail des partenaires ».

7.1 Accéder au Portail des partenaires pour la première fois

La première fois que vous accéderez au Portail des partenaires, vous devrez vous inscrire ou vous créer un compte CléGC, si vous n'en avez pas déjà un.

La CléGC est une pièce d'identité électronique qui vous donne accès aux services en ligne du gouvernement du Canada. Si vous en avez déjà une, vous devez inscrire votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour pouvoir vous inscrire.

Si vous n'avez pas une CléGC, vous devez en obtenir une. Sélectionnez « Enregistrer » à l'écran d'ouverture de session CléGC et suivez les instructions à l'écran.

Lorsque vous vous serez inscrit, vous devrez répondre à quelques questions avant d'arriver à la page d'inscription du Portail des partenaires.

7.2 Le passage à la CléGC

Citoyenneté et Immigration Canada utilise maintenant la CléGC pour l'ouverture de session sécurisée.

Si vous aviez l'habitude d'utiliser un epass ou une clé d'accès pour accéder au Portail des partenaires, vous allez devoir vous inscrire à la CléGC.

7.3 Inscription au Portail des partenaires

À la page d'inscription, vous devrez donner votre prénom, votre nom de famille et le NIP que CIC (ou votre RDEE ou coordonnateur PT) vous a donné. Veuillez inscrire l'information correctement.

Le système validera l'information pour confirmer que le NIP correspond à l'information qui se trouve dans le dossier de CIC. Si le NIP ne correspond pas à l'information, vous recevrez un message d'erreur et vous ne pourrez pas accéder au Portail.

Si vous avez oublié votre NIP ou si vous avez des problèmes pour vous inscrire, vous devez communiquer avec la personne qui vous a donné votre NIP.

  • Les RDEE et les coordonnateurs PT doivent envoyer un courriel à CIC (question@cic.gc.ca), en inscrivant « NIP PPTHC » dans le champ Objet.
  • Les signataires et les délégués doivent communiquer avec leur RDEE ou leur coordonnateur PT.
Ouvrir une session du Portail des partenaires

Après vous être inscrit, allez à la page du Portail des partenaires. Vous devez ensuite ouvrir une session avec la CléGC et ouvrir une session à la page d'accueil du Portail des partenaires.

Sur cette page, il y a trois sections que tous les utilisateurs peuvent voir :

  • Information de l'accueil
  • Une page appelée « Quel est le but de votre visite? » qui vous permet de vous rendre à la section
    • « Accéder au Système de notification électronique (SNE) »
  • Menu de navigation de gauche

Les RDEE et les signataires verront aussi cette section :

  • Renseignements sur l'établissement

Les coordonnateurs PT et les délégués verront aussi cette section :

  • Renseignements sur la province/le territoire

Les RDEE et les coordonateurs PT peuvent aussi gérer l'accès des établissements d'enseignement.

Information de l'accueil

Sur la page d'accueil du Portail des partenaires, vous verrez votre nom d'utilisateur comme vous l'avez écrit au moment de vous inscrire. Par mesure de sécurité, vous verrez aussi les données (date et heure) de votre dernier accès. Si ces données ne sont pas exactes, vous devez en informer CIC. Cela pourrait vouloir dire que votre information pour l'ouverture de session n'est pas protégée.

Renseignements sur l'établissement d'enseignement

Cette case contient les renseignements fournis à CIC avant votre inscription. Si l'un des renseignements n'est plus exact, vous devez communiquer avec votre coordonnateur PT, qui en informera CIC.

Note : L'adresse indiquée doit être l'adresse postale de l'établissement d'enseignement, et non votre adresse personnelle.

Renseignements sur la province/le territoire

Cette case contient les renseignements fournis à CIC avant votre inscription. Si l'un des renseignements n'est plus exact, vous devez envoyer un courriel à la Division de la prestation des programmes des résidents temporaires de la Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination, à l'adresse suivante : OMC-GOC-Immigration@cic.gc.ca.

Nom de la personne-ressource : C'est le nom affiché sur la page du Portail des partenaires. Selon le lien d'accès, c'est soit le nom du RDEE ou le nom du coordonnateur PT.

Adresse de notification électronique : Les notifications par courriel seront envoyées à cette adresse courriel. Une seule adresse courriel peut être entrée par établissement d'enseignement, par province et par territoire. Tous les utilisateurs d'un groupe en particulier doivent avoir accès à cette adresse courriel pour qu'ils puissent voir les notifications régulièrement. Les RDEE et les coordonnateurs PT peuvent changer l'adresse courriel n'importe quand. Pour changer l'adresse courriel, vous devez entrer une adresse courriel valide, et cliquer sur « Sauvegarder ».

Note pour les établissements d'enseignement : Les notifications par courriel seront envoyées à l'adresse courriel de l'utilisateur seulement s'il est inscrit à ce service. Les signataires ne peuvent pas choisir de recevoir ou non les notifications par courriel.

Note pour les coordonnateurs PT : Vous ne pouvez pas désactiver la fonction de notification par courriel.

Recevoir une notification par courriel : Si le RDEE s'inscrit à ce service, les notifications par courriel seront envoyées à l'adresse courriel fournie pour informer les utilisateurs au sujet des nouvelles demandes, des transferts réussis ou non réussis de la vérification de l'admissibilité, et des demandes qui expireront bientôt. Les notifications seront envoyées une fois par jour seulement. Pour vous inscrire à ce service, vous devez choisir « Oui » et cliquer sur « Sauvegarder ». Si vous ne voulez pas recevoir les notifications par courriel, vous devez choisir « Non » et puis cliquer sur « Sauvegarder ». Vous pouvez changer d'option n'importe quand.

8. Utiliser le Portail des partenaires : établissements d'enseignement et représentants

8.1 Représentants désignés des établissements d'enseignement (RDEE) et signataires

Accéder au Système de notification électronique (SNE)

Quand les RDEE et leurs signataires accèdent au SNE, le système les dirige vers le registre des demandes de PTHC dans le SNE.

Accéder au rapport annuel de conformité au PPTHC

Les RDEE et leurs signataires peuvent voir le rapport annuel de conformité. On peut y voir la liste des étudiants dont la vérification de l'admissibilité doit être révisée pour confirmer qu'ils ont des résultats scolaires satisfaisants et qu'ils étudient à temps plein. Après que la révision a été faite et que le rapport de conformité a été fait, ils peuvent préparer le rapport annuel sur les étudiants non admissibles.

Vous devez suivre les étapes suivantes pour voir le rapport annuel de conformité au PPTHC :

  • Aller au Portail des partenaires
  • Ouvrir une session et cliquer sur « Accéder au Système de notification électronique (SNE) »
  • Dans le registre des demandes de PTHC, cliquer sur l'onglet « Rapport de conformité » dans le haut de la page.

Note : Les RDEE et leurs signataires peuvent remplir le rapport annuel de conformité et le rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC, mais seul le RDEE peut présenter au coordonnateur PT le rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC.

8.2 Coordonnateurs provinciaux et territoriaux (CPT) et leurs délégués

Accéder au rapport de conformité

Les coordonnateurs PT et leurs délégués peuvent avoir accès à tous les rapports annuels présentés par les établissements d'enseignement de la province ou du territoire.

Vous devez suivre les étapes suivantes pour voir les rapports annuels des établissements d'enseignement de votre province ou de votre territoire :

Note : Seuls les coordonnateurs PT peuvent présenter à CIC les rapports annuels sur les étudiants non admissibles au PPTHC.

Voir tous les utilisateurs du SNE de ma province ou de mon territoire

Vous devez suivre les étapes suivantes pour voir la liste des utilisateurs du SNE :

  • Cliquer sur « Accéder au Système de notification électronique (SNE) »
  • Cliquer sur l'onglet « Voir utilisateurs du SNE »

Ce lien permet aux coordonnateurs PT et à leurs délégués de voir la liste des utilisateurs du SNE de leur province ou territoire.

Gérer l'accès de l'établissement d'enseignement Gérer l'accès de la province/du territoire

Les RDEE et les coordonnateurs PT contrôlent l'accès au SNE de leur établissement d'enseignement ou de leur province ou territoire. Ils peuvent activer ou désactiver l'accès des signataires et des délégués n'importe quand. Les établissements d'enseignement qui ont des campus, des collèges ou des écoles affiliées à des adresses différentes et des registraires différents peuvent avoir plusieurs RDEE (un pour chaque campus, collège ou école affiliée). Les signataires et les délégués reçoivent un NIP pour accéder au SNE.

Note : Les RDEE et les coordonnateurs PT doivent s'assurer que les signataires et délégués qui ont accès au SNE sont des signataires et délégués actifs.


Note : Les signataires et les délégués ne peuvent pas gérer l'accès de l'établissement d'enseignement ni l'accès de la province ou du territoire.

Autoriser l'accès (fournir un NIP) des signataires et des délégués

Étape 1 : Les RDEE et les coordonnateurs PT doivent s'assurer que leurs signataires ou délégués signent le formulaire Reconnaissance des conditions d'utilisation du Portail des partenaires et du SNE et l'envoient à CIC par la poste. Ils peuvent envoyer une copie par télécopieur et CIC pourra utiliser cette copie en attendant de recevoir l'original par la poste.

Étape 2 : Il faut écrire le prénom et le nom de famille du signataire ou du délégué à l'endroit indiqué.

Étape 3 : Il faut cocher la case « Je confirme » pour dire que vous autorisez le signataire ou le délégué à faire des tâches ou à voir de l'information dans le SNE au nom de l'établissement d'enseignement ou de la province ou du territoire. En cochant cette case, vous confirmez aussi que le signataire ou le délégué a rempli et signé le formulaire Reconnaissance des conditions d'utilisation du Portail des partenaires et du SNE et que ce formulaire sera envoyé à CIC.

Étape 4 : Il faut cliquer sur « Créer ». Le nom et le NIP du signataire ou du délégué seront affichés.

Étape 5 : Il faut cliquer sur « Continuer » pour revenir à la liste des signataires et délégués de l'établissement d'enseignement, de la province ou du territoire.

Note : Si le NIP n'est pas utilisé, il expirera après 45 jours. Une fois que le signataire ou le délégué s'est inscrit au Portail des partenaires, le NIP généré n'apparaît pas. Le prénom et le nom de famille du signataire ou du délégué seront affichés.

Désactiver l'accès des signataires

Étape 1 : Il faut identifier le signataire ou le délégué dont l'accès doit être désactivé.

Étape 2 : Il faut cliquer sur « Désactiver », à côté du nom du signataire ou du délégué. Le nom du signataire ou du délégué sera enlevé.

Rapport annuel sur les étudiants non admissibles

Ce lien permet aux coordonnateurs PT et aux délégués d'accéder aux rapports annuels sur les étudiants non admissibles au PPTHC que les établissements d'enseignement de leur province ou de leur territoire ont présentés.

Note : Seuls les coordonnateurs PT peuvent présenter à CIC le Rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC.

Menu de navigation de gauche

Sur la page d'accueil du Portail des partenaires pour tous les utilisateurs RDEE et leurs signataires; coordonnateurs PT et leurs délégués il y a un menu de navigation à gauche avec les options ci-dessous.

Guide du PPTHC : Le Guide à l'intention des représentants désignés des établissements d'enseignement et des coordonnateurs provinciaux et territoriaux du PPTHC.

Problèmes SNE : Cette section donne de l'information pour savoir avec qui communiquer si vous avez des problèmes avec le système.

Liens : Vous trouverez des liens vers des sites Web qui pourraient être utiles pour le traitement des demandes.

Note : La période d'inactivité de 20 minutes commencera dès que vous quitterez cette page.

Sécurité : Vous pouvez obtenir de l'information sur la sécurité de l'information que vous échangez.

Protection des renseignements personnels : Vous pouvez obtenir de l'information sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Exigences informatiques : Vous pouvez obtenir de l'information au sujet de la configuration de navigateur nécessaire pour utiliser le Système.

Fermeture de session : Vous pouvez fermer la session du Portail des partenaires. Lorsque vous fermez votre session, la page « Renseignements à l'intention des établissements d'enseignement » s'affichera.

9. Traitement des demandes dans le Système de notification électronique (SNE)

9.1 Registre des demandes de permis de travail hors camplus (PTHC) dans le Système de notification électronique (SNE)

Ce registre contient toutes les demandes envoyées à l'établissement d'enseignement. Les RDEE et leurs signataires peuvent chercher, trier ou filtrer les demandes qui se trouvent dans le registre.

  • Lorsque vous avez écrit les critères de recherche ou de tri, vous devez cliquer sur « Actualiser la liste » pour voir les résultats.
  • Pour voir la liste complète des demandes, vous devez cliquer sur « Voir toutes les demandes ».
  • Pour choisir une demande, vous devez cliquer sur le lien « Numéro d'identification d'étudiant » qui correspond à la demande que vous voulez voir. Si aucun numéro d'identification d'étudiant n'est indiqué, vous verrez un lien « S.O. et non un numéro d'identification d'étudiant.
Rechercher des demandes

Vous pouvez faire une recherche par prénom, nom de famille, numéro d'identification d'étudiant, numéro de vérification d'admissibilité (NVA) ou état d'activité.

Trier des demandes

Vous pouvez trier les demandes par numéro d'identification d'étudiant, nom de famille ou date de réception, en choisissant une option dans le menu déroulant du champ de recherche et en cliquant sur « Actualiser la liste ».

Filtrer des demandes

Vous pouvez filtrer les demandes par état d'activité ou date de transmission. Pour obtenir une liste des états d'activité et des explications à ce sujet, voir l'Annexe A.

Expiration des demandes

Les demandes restent actives dans le registre pendant 28 jours civils avant d'expirer. On ne peut pas réactiver les demandes expirées. Si une demande expire, l'étudiant doit présenter une nouvelle demande en ligne.

Si le RDEE s'est inscrit au service de notification, les utilisateurs (le RDEE et ses signataires) recevront un courriel pour les informer que des demandes expireront bientôt. Les étudiants seront informés si leur demande expire.

Notification d'expiration prochaine de demandes envoyée à un établissement :

Objet : Demandes arrivant à expiration

Bonjour,

Votre registre des demandes du représentant désigné de l'établissement d'enseignement (RDEE) dans le Système de notification électronique (SNE) contient des demandes qui expireront dans cinq jours. Pour plus d'informations, vérifiez votre registre des demandes du RDEE dans le SNE et envoyez les demandes, le cas échéant, avant qu'elles n'expirent. Si les demandes expirent, les étudiants concernés pourraient communiquer avec vous pour obtenir de l'information.

Si vous avez besoin d'aide, veuillez communiquer avec Citoyenneté et Immigration Canada.


Notification d'expiration de demande envoyée à un étudiant :

Bonjour,

Le représentant désigné de votre établissement d'enseignement (RDEE) n'a pas envoyé votre demande et elle est arrivée à expiration. Veuillez communiquer avec votre RDEE pour obtenir de l'information.

Après avoir consulté votre RDEE, vous pourrez présenter une nouvelle demande en tout temps.

Si vous avez besoin d'autres explications, veuillez communiquer avec Citoyenneté et Immigration Canada.

9.2 Traitement des demandes

Cette section décrit comment traiter tous les types de demandes dans le SNE :

  • demande de vérification d'admissibilité
  • demande de vérification d'admissibilité (avec transfert)
  • demande de transfert de la vérification d'admissibilité
    • transfert de sortie
    • transfert d'arrivée

Pour chaque demande, vous avez les options suivantes :

Sauvegarder : Lorsque vous cliquez sur « Sauvegarder », le système enregistre toutes les modifications faites à la demande. Vous pouvez retourner à la demande en tout temps. Le fait de sauvegarde une demande ne change pas la date d'expiration. La demande peut être sauvegardée jusqu'à son expiration seulement.

Rejeter : Lorsque vous cliquez sur « Rejeter », une notification est envoyée à l'étudiant pour l'informer que sa demande a été rejetée. Utilisez le bouton « Rejeter » lorsque vous ne pouvez pas confirmer l'identité de l'étudiant avec l'information qui se trouve dans la demande.

Choisir une demande

Pour traiter une demande, vous devez cliquer sur le lien « Numéro d'identification d'étudiant » qui correspond à la demande que vous voulez voir. Si aucun numéro d'identification d'étudiant n'est indiqué, vous verrez un lien « S.O. » et non un numéro d'identification d'étudiant.

Vous verrez ensuite un champ appelé « Renseignements sur l'étudiant provenant de la demande ». Ce champ contient les renseignements que l'étudiant a fournis lorsqu'il a rempli sa demande.

Les RDEE ou signataires qui traitent les demandes doivent vérifier le numéro d'identification de l'étudiant, le programme d'études et le niveau d'études. Cette information doit correspondre à celle dans le dossier de l'établissement d'enseignement pour l'étudiant en question. Si l'information ne correspond pas, vous devez mettre les champs à jour en y entrant l'information qui se trouve dans le dossier.

Note : Chaque fois qu'un RDEE ou un signataire change l'information au sujet d'un étudiant, l'étudiant en question en est informé.

Si vous faites un transfert de la vérification d'admissibilité, vous devez aussi vérifier le NVA. Le NVA apparaît à deux endroits : dans le haut de la demande (NVA qui se trouve dans le dossier et qu'on ne peut pas changer) et dans la section des renseignements sur l'étudiant. Si les NVA ne sont pas les mêmes, vous devez corriger le deuxième pour qu'il soit le même que celui qui est inscrit dans le haut de la demande.

Vous ne pouvez pas changer les champs « Numéro d'identification du client » et « Date de naissance ». CIC utilise le Numéro d'identification du client pour identifier un client. La date de naissance est la date qui est indiquée dans le dossier de CIC pour chaque étudiant. Elle ne correspond pas nécessairement à la date indiquée dans le dossier de l'établissement d'enseignement, mais l'étudiant l'a confirmée.

Note : Si vous ne pouvez pas confirmer l'identité d'un étudiant à l'aide de l'information qui se trouve dans la demande, vous devez rejeter la demande. On informera l'étudiant qu'il doit communiquer avec le RDEE de son établissement d'enseignement.

Consentement de l'étudiant

Pour chaque type de demande, vous pourrez voir la liste des formulaires de consentement que l'étudiant a signés électroniquement lorsqu'il a présenté sa demande. En signant, l'étudiant confirme qu'il comprend et accepte les énoncés de consentement.

9.2.1 Remplir une demande de vérification d'admissibilité

La demande de vérification d'admissibilité est la demande la plus fréquente dans le SNE. Les étudiants l'utilisent pour confirmer qu'ils sont encore admissibles au PPTHC et qu'ils ont fréquenté un seul établissement d'enseignement au cours des 6 derniers mois.

Après avoir vérifié l'information de l'étudiant, le RDEE et les signataires doivent remplir les sections de la demande qui les concernent.

Pour répondre aux questions sur les programmes d'études et le statut d'étudiant à temps plein, vous devez cliquer sur la bonne réponse; elle sera mise en surbrillance (bleu). Pour répondre à la question sur les mois d'études à temps plein, vous devez cliquer dans la bonne case; un crochet apparaîtra.

Note : Les paramètres par défaut ne vous permettent pas d'attribuer un NVA.

9.2.2 Remplir une demande de vérification d'admissibilité (avec transfert)

Les étudiants utilisent cette demande pour confirmer qu'ils sont toujours admissibles au PPTHC sur le plan académique s'ils :

  • ont fréquenté 2 établissements d'enseignement canadiens participant au PPTHC au cours des 12 derniers mois; et
  • doivent vérifier leurs périodes d'études dans les 2 établissements pour satisfaire à l'obligation concernant les études à temps plein pendant 6 mois.

Le RDEE de l'établissement d'enseignement que l'étudiant fréquente présentement doit confirmer que l'information que l'étudiant a donnée dans sa demande au sujet de la période d'études passée à cet établissement d'enseignement est exacte. Vous devez aussi communiquer avec le RDEE de l'ancien établissement d'enseignement pour confirmer que l'étudiant est admissible pour la période d'études passée à cet autre établissement d'enseignement.

Note : Les paramètres par défaut ne vous permettent pas d'attribuer un NVA.

9.2.3 Demande de transfert de la vérification d'admissibilité

Les étudiants qui changent d'établissement d'enseignement peuvent présenter leur demande de transfert en ligne.

9.2.4 Demande de transfert de la vérification d'admissibilité (transfert de sortie)

Si un étudiant demande un transfert dans le SNE, son ancien établissement d'enseignement recevra une demande de vérification d'admissibilité (transfert de sortie). Le RDEE de l'ancien établissement d'enseignement doit traiter la demande en répondant aux questions et envoyer la demande à l'aide du SNE.

Le statut de la demande est maintenant « en suspens » dans le registre des demandes dans le SNE en attendant que le RDEE du nouvel établissement d'enseignement la traite.

9.2.5 Demande de transfert de la vérification d'admissibilité (transfert d'arrivée)

Lorsque le RDEE de l'ancien établissement d'enseignement finit de traiter la demande de vérification d'admissibilité (transfert de sortie), une demande de vérification d'admissibilité (transfert d'arrivée) est envoyée à l'établissement d'enseignement que l'étudiant fréquente présentement. Le RDEE de cet établissement d'enseignement doit confirmer que l'étudiant est bien inscrit et qu'il est admissible au PPTHC sur le plan académique.

Si le RDEE de l'établissement d'enseignement actuel accepte la demande, le dossier de l'étudiant est transféré de l'ancien établissement d'enseignement au nouvel établissement d'enseignement. Dans le SNE, le statut de la demande sera « Transfert-Sortie » pour l'ancien établissement d'enseignement, et « Transfert-Reçu » pour l'établissement d'enseignement actuel.

Si l'établissement d'enseignement actuel rejette la demande, le dossier restera à l'ancien établissement d'enseignement. Dans le SNE, le statut de la demande sera « Transfert Refusé » pour les 2 établissements d'enseignement.

Note au sujet des transferts IMM 5581 effectués dans le SNE : Si l'établissement d'enseignement actuel de l'étudiant a accepté le transfert, le RDEE de l'ancien établissement d'enseignement doit retirer le nom de l'étudiant de sa liste d'étudiants devant faire l'objet d'une vérification dans le cadre du rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC.

Si la vérification d'admissibilité a été faite dans le SNE, le RDEE de l'ancien établissement d'enseignement n'a rien à faire. Le système transférera automatiquement le dossier à l'établissement d'enseignement actuel.

Une fois que l'établissement d'enseignement actuel a traité et envoyé la demande de vérification d'admissibilité (transfert d'arrivée) de l'étudiant, l'étudiant reçoit un message pour l'informer du résultat.

Envoyer une demande

Pour envoyer une demande à CIC, vous devez cliquer sur « Confirmer soumettre ». En faisant cela, vous reconnaissez votre responsabilité au sujet de la décision et attestez que toute l'information dans la demande est exacte.

Le nom et le numéro de téléphone de votre établissement d'enseignement sont déjà inscrits sur la demande.

Pour envoyer la demande, vous devez écrire votre prénom et votre nom, ainsi que la date du jour. Le système validera cette information pour confirmer qu'elle correspond à celle que vous avez donnée lors de l'inscription, et que la date est la bonne. Le système indiquera aussi le résultat de la demande en fonction des réponses que vous avez fournies.

Par exemple, dans le cas d'une demande de vérification d'admissibilité, le système indiquera si un NVA sera généré.

Vous pouvez aussi imprimer la demande, au besoin.

Exemple de message de confirmation affiché :

D'après l'information que vous avez fournie, un numéro de vérification d'admissibilité sera généré. Si vous devez apporter des changements, veuillez cliquer sur « Retour à la demande ». Pour terminer la demande, cliquez sur « Confirmer soumettre ». Une fois que vous aurez fait cela, vous ne pourrez plus changer l'information.

L'étudiant recevra une notification l'informant du résultat de sa demande.

10. Effectuer la vérification annuelle à l'aide du SNE

Vérification annuelle des étudiants au moyen du SNE

Le SNE permet au RDEE de préparer, de rédiger et de transmettre en ligne le rapport annuel de conformité à son coordonnateur PT. Le coordonnateur PT peut recevoir, voir et envoyer ses rapports en ligne lui aussi.

Note : Les étudiants pour qui le processus de vérification s'est fait sur papier à l'aide du formulaire de vérification IMM 5581 doivent faire l'objet d'une vérification à l'aide du processus « Vérification annuelle des étudiants qui ont reçu le formulaire de vérification du Programme de permis de travail hors campus (IMM 5581) ».

Partie 1 : Accéder au rapport annuel de conformité des étudiants

Pour accéder au rapport annuel de conformité au PPTHC dans le SNE, le RDEE ou le signataire doit d'abord ouvrir une session du Portail des partenaires à l'aide du mot de passe et du nom d'utilisateur associés à sa CléGC.

Ensuite, dans le Portail des partenaires :

  • il faut cliquer sur « Accéder au Système de notification électronique (SNE) »
  • à partir du registre des demandes du PPTHC dans le SNE, il faut cliquer sur l'onglet « Rapports sur le respect des conditions »
  • il faut ensuite cliquer sur « Voir la liste complète ».

Vous verrez ensuite la liste pour l'année en cours.

Le SNE créera la liste à partir du premier jour de la période de rapport de conformité. Le nom de tous les étudiants qui doivent faire vérifier leur admissibilité au PPTHC dans le SNE sera inscrit sur cette liste.

Avant le premier jour de la période de rapport, l'information qui se trouve dans le rapport annuel de conformité au PPTHC aura été fournie à l'aide du rapport de l'année précédente.

Vous pouvez exporter le rapport annuel de conformité au PPTHC vers une feuille de calcul Microsoft Excel pour l'utiliser plus tard. Cependant, vous devez entrer manuellement les résultats de l'exercice de production de rapports dans le SNE.

Utilisez les champs ci-dessous pour chercher le dossier d'un étudiant ou trier le contenu de la liste :

  • prénom
  • nom de famille
  • ID client de CIC
  • numéro d'identification de l'étudiant

Partie 2 : Remplir le rapport

Le RDEE ou le signataire doit noter dans le SNE si l'étudiant a maintenu des résultats scolaires satisfaisants et son statut d'étudiant à temps plein depuis sa dernière vérification. La dernière vérification devrait avoir été faite au cours de l'exercice de production de rapports de l'année précédente ou lorsque l'étudiant a envoyé sa dernière demande au SNE.

Le RDEE ou le signataire doit choisir un dossier et utiliser les menus déroulants qui se trouvent au bas de la liste, choisir les bonnes options pour le statut d'étudiant à temps plein et les résultats scolaires. Le RDEE ou le signataire doit ensuite cliquer sur « Appliquer aux éléments sélectionnés et sauvegarder ».

Une fois l'information sauvegardée, le système appliquera les règles administratives du PPTHC pour déterminer si l'étudiant devrait être inscrit sur la liste des étudiants non admissibles. Le système ajoutera le résultat à la colonne contenant les résultats d'admissibilité lorsque vous aurez cliqué sur « Sauvegarder ».

Dans le SNE, vous pouvez attribuer une même valeur à plusieurs dossiers en même temps. Pour ce faire, vous devez sélectionner les dossiers voulus et utiliser les menus déroulants qui se trouvent au bas de l'écran. Une fois que vous aurez choisi « Appliquer aux éléments sélectionnés et sauvegarder », le système attribuera la valeur que vous avez choisie (« oui » ou « non ») à tous les étudiants sélectionnés. Les résultats seront affichés dans la colonne des résultats d'admissibilité.

Le rapport annuel de conformité au PPTHC comporte une fonction qui vous permet de mettre à jour, en une seule étape, tous les dossiers du système pour lesquels aucune action n'a encore été entreprise. Pour ce faire, cliquez sur « Actualiser tous les éléments non activés ». Vous verrez un nouvel écran. Sur cet écran, cliquez sur les options appropriées à partir des menus déroulants (« Statut d'étudiant à temps plein » et « Résultats scolaires satisfaisants »), et cliquez sur « Actualiser tous les éléments non activés ». Le système appliquera les valeurs à tous les dossiers.

Note : Le système permet à plus d'un RDEE ou signataire d'accéder au rapport annuel de conformité au PPTHC, mais il n'effectue pas les mises à jour en temps réel. Si plus d'une personne effectue le processus de production de rapports en même temps, les opérations effectuées ne s'afficheront que lorsque ces personnes auront sauvegardé leur travail. Vous devriez mettre des procédures en place pour vous assurer que le travail n'est pas fait en double.


Note au sujet des redondances : Pendant l'exercice de production du rapport de conformité, les établissements d'enseignement disposeront d'une liste des étudiants qui ont reçu le formulaire IMM 5581 et d'une liste générée par le SNE. Si le nom d'un étudiant est inscrit sur les deux listes, il n'est pas nécessaire de produire deux rapports. Le RDEE doit retirer ce nom de la liste des étudiants qui ont reçu le formulaire IMM 5581, et ne produire qu'un seul rapport sur cet étudiant à l'aide du SNE.

Partie 3 : Produire le rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC et l'envoyer au coordonnateur PT

Après avoir vérifié chacun des étudiants sur la liste, le RDEE ou le signataire peut produire un rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC.

Note : L'utilisateur doit attribuer une valeur à chacun des étudiants qui sont sur la liste avant de pouvoir générer le rapport.

Pour générer le rapport, vous devez cliquer sur « Voir rapport sur les étudiants non admissibles ». Le système appliquera les règles administratives et affichera le rapport. Bien que les signataires puissent voir le rapport, seul le RDEE de l'établissement d'enseignement peut envoyer ce rapport au coordonnateur PT.

Pour envoyer le rapport, le RDEE doit d'abord vérifier si la liste est exacte en regardant le nombre de dossiers d'étudiants non admissibles qui seront envoyés à la province ou au territoire. Une fois que le RDEE a confirmé que l'information dans le rapport est exacte, il doit cliquer sur « Transmettre au représentant provincial / territorial le rapport sur les étudiants non admissibles ».

Le RDEE doit ensuite entrer son prénom, son nom de famille et la date du jour, puis cliquer sur « Confirmer soumettre ». Le rapport sera envoyé à la province ou au territoire, et le coordonnateur PT confirmera le tout.

Note : Si aucun des étudiants sur la liste n'est devenu non admissible, vous devez tout de même produire un rapport « néant » dans le SNE. Lorsque vous envoyez un rapport « néant », le système indique qu'aucun dossier n'a été envoyé.

Partie 4 : Corriger ou modifier la liste des étudiants non admissibles après l'envoi de la liste

Si des corrections doivent être apportées au rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC après que le RDEE a envoyé le rapport initial à la province ou au territoire, le RDEE ou le signataire peut faire les corrections dans le SNE.

Pour faire une correction, le RDEE ou le signataire doit d'abord accéder à la liste des rapports de conformité au PPTHC. La liste apparaîtra dans l'état où elle était au moment de la dernière sauvegarde, avec une note dans le haut de la page pour indiquer que le rapport a déjà été envoyé. Le RDEE ou le signataire doit alors apporter les changements à la liste (p. ex. remplacer la valeur « oui », attribuée au statut d'étudiant à temps plein de Jean Labonté, par la valeur « non ») et sauvegarder le rapport. Le RDEE ou le signataire doit ensuite choisir « Voir le rapport sur les étudiants non admissibles ».

Une fois que le système aura généré le rapport, celui-ci sera présenté au RDEE, qui devra confirmer que le rapport mis à jour est correct, et vérifier que les changements ont été sauvegardés. Le RDEE doit encore une fois écrire son prénom et son nom de famille, ainsi que la date, puis cliquer sur « Transmettre les modifications au représentant provincial ou territorial ». Le nouveau rapport est signé numériquement et envoyé à la province ou au territoire, et à CIC.

Note : Le rapport annuel initial sur les étudiants non admissibles au PPTHC est envoyé au coordonnateur de la province ou du territoire, qui enverra ensuite le rapport à CIC. Les changements au rapport annuel n'ont pas besoin d'être envoyés au coordonnateur PT et doivent être envoyés directement au conseiller régional en programmes de CIC qui est responsable de la province ou du territoire en question.

11. Vérification annuelle des étudiants qui ont reçu le formulaire de vérification du Programme de permis de travail hors campus (IMM 5581)

Certains étudiants ont reçu le formulaire Vérification du Programme de permis de travail hors campus (IMM 5581) pour participer au PPTHC. Le RDEE doit vérifier ces étudiants une fois par année, avant une date fixée par la province ou le territoire et habituellement après les dates limites d'abandon ou d'ajout de cours de l'établissement d'enseignement ou de la province ou du territoire.

Le RDEE doit confirmer que l'étudiant :

  • est inscrit à un programme d'études à temps plein à son établissement d'enseignement au cours de l'année scolaire régulière (à l'exception des congés prévus au calendrier) depuis la dernière vérification ou depuis que l'établissement d'enseignement a émis le formulaire, et
  • a maintenu des résultats scolaires satisfaisants depuis la dernière vérification ou depuis que l'établissement d'enseignement a émis le formulaire.

Le RDEE doit suivre les mêmes procédures de vérification pour chacun des étudiants qui ont été transférés à leur établissement d'enseignement, dans la mesure où il a reçu les formulaires Vérification du PPTHC et Attestation et autorisation de l'étudiant de la part du RDEE de l'ancien établissement d'enseignement de l'étudiant.

[EXEMPLE DE RAPPORT
sur les étudiants qui font l'objet d'une vérification à l'aide du formulaire IMM 5581]

(Nom de l'établissement d'enseignement)

Rapport de vérification annuelle de l'établissement d'enseignement : cas de non admissibilité sur le plan académique dans le cadre du Programme de permis de travail hors campus
en date du (date) Note pour tableau 1 (année)

No Nom de famille Prénom Date de naissance Numéro d’identité du client de CIC Étudiant à temps plein (PL)
à temps partiel (PA)
non inscrit (NI)
Résultats scolaires satisfaisants (S)
non satisfaisants (NS)
Explication de la non-admissibilité (facultatif)Note pour tableau 2 Transfert
vers un
autre
établis-
sement
Diplômé
(Indiquer si OUI)
1. Smith John 30/02/1920 1111-1111 PA S   Non  
2. Tremblay Éric 31/02/1925 2222-2222 PL NS A échoué deux cours Non  
3. Brown Mike 29/02/1930 3333-3333 NI NS N’est plus inscrit à notre établissement Université du Canada OUI

Note pour tableau

Note pour tableau 1

Exemple de note de bas de page standard.

Retour à la référence de la note 1

Note pour tableau 2

Exemple de note de bas de page standard.

Retour à la référence de la note 2

Si tous les étudiants qui ont reçu un formulaire de vérification ou un NVA demeurent admissibles sur le plan académique, le RDEE doit quand même envoyer un rapport « néant » au coordonnateur PT.

Le coordonnateur provincial ou territorial doit informer CIC au sujet de tous les étudiants non admissibles dans tous les établissements d'enseignement participants de la province ou du territoire. Si tous les étudiants qui ont reçu un formulaire de vérification ou un NVA dans la province ou le territoire demeurent admissibles, le coordonnateur PT doit quand même envoyer un rapport « néant » à CIC.

Rapport sur les étudiants non admissibles

Chaque année, le RDEE doit présenter un rapport sur les étudiants qui ont reçu un formulaire Vérification du Programme de permis de travail hors campus (IMM 5581) et qui n'ont pas maintenu leur admissibilité sur le plan académique. Le RDEE doit envoyer ce rapport au coordonnateur provincial ou territorial du Programme par courriel, sous forme de feuille de calcul (c. à d. Microsoft Excel) reproduisant les titres de colonnes et l'exemple ci-dessus.

Envoyer le rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC

Le coordonnateur PT enverra le rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC par voie électronique à CIC dans le cas des étudiants qui ont fait l'objet d'une vérification électronique (à l'aide du SNE). Dans le cas des étudiants qui ont reçu un formulaire IMM 5581 en papier, le rapport doit être envoyé sous forme de feuille de calcul Microsoft Excel.

Comment utiliser le Système de notification électronique (SNE) pour voir les rapports des établissements d'enseignement ou envoyer à CIC le rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC

Registre des coordonnateurs PT du PPTHC

Ce registre présente la liste des établissements d'enseignement de la province ou du territoire qui participent au PPTHC. Vous pouvez voir le rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC à partir de ce registre.

Fonction de recherche

Les utilisateurs peuvent faire des recherches par nom d'établissement d'enseignement, type de rapport, date de réception et selon le fait que l'établissement d'enseignement a envoyé le rapport. Pour ce faire, il suffit d'entrer l'information dans le champ de recherche et de cliquer sur « Actualiser la liste ». Par exemple, si un utilisateur clique sur « Université de Guelph » dans le champ de recherche « Établissement d'enseignement » et sur « Actualiser la liste », il pourra voir tous les rapports et les changements de l'Université de Guelph.

Fonction de tri

Pour faire un tri, l'utilisateur doit choisir le type de tri souhaité dans le menu déroulant du champ de recherche qui se trouve au-dessus du registre, puis cliquer sur « Actualiser la liste ». L'utilisateur peut faire un tri par établissement d'enseignement ou selon le fait que l'établissement d'enseignement a envoyé le rapport.

Envoyer le rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC à CIC

Avant d'envoyer à CIC le rapport annuel d'une province ou d'un territoire, vous devez d'abord choisir le rapport que vous voulez envoyer. Il est préférable d'attendre d'avoir reçu les rapports de tous les établissements d'enseignement de votre province ou territoire avant d'envoyer votre rapport à CIC. Vous pouvez utiliser la fonction « Sélectionner tout » pour sélectionner tous les dossiers.

Vous devez inscrire votre nom de la même manière dont vous l'avez écrit lorsque vous vous êtes inscrit au Portail des partenaires. Vous devez ensuite entrer la date du jour et cliquer sur « Soumettre à CIC » puis sur « Confirmer soumettre ». Le rapport sera envoyé à CIC.

Note : Les coordonnateurs PT n'ont pas besoin d'envoyer à CIC les mises à jour des établissements d'enseignement de leur province ou territoire. Les coordonnateurs PT, leurs délégués et CIC peuvent tous accéder en même temps aux mises à jour faites par les RDEE.

Le rapport annuel sur les étudiants non admissibles au PPTHC doit être signé et envoyé au cours de la même session. Si le rapport n'est pas envoyé, les renseignements relatifs à la signature (nom et date) s'effaceront. L'utilisateur devra les entrer à nouveau avant de soumettre le rapport.

Sauvegarder dans Microsoft Excel

Vous pouvez sauvegarder chacun des rapports que les RDEE de votre province ou territoire vous ont envoyés. Lorsque vous accédez au rapport d'un établissement d'enseignement que vous voulez sauvegarder dans un dossier Microsoft Excel, cliquez sur le bouton « Exporter : Excel ».

 
 
 
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