Étudier au Canada : Programme de permis de travail hors campus et le Système de notification électronique

Juillet 2011

Aperçu

Annexes

Aperçu

Le présent guide comporte deux grandes sections : le Programme de permis de travail hors campus (PTHC) et le Système de notification électronique (SNE). La première section décrit le Programme PTHC, ses exigences et conditions, ainsi que les responsabilités des étudiants et des représentants désignés des établissements d’enseignement (RDEE) dans le cadre du processus de vérification de l’admissibilité. La deuxième section explique comment accéder au SNE et comment utiliser le système pour traiter les demandes de vérification de l’admissibilité.

Programme de permis de travail hors campus

Cette partie du guide (anciennement Guide à l’intention des représentants désignés des établissements d’enseignement ou RDEE) concerne les RDEE d’établissements d’enseignement postsecondaire participant au Programme PTHC pour les étudiants étrangers. Elle décrit le processus lié à ce programme ainsi que les responsabilités du RDEE et de l’étudiant.

1. Définitions

1.1 Établissement admissible

Les établissements d’enseignement postsecondaire admissibles doivent :

  • être situés dans une province ou un territoire qui a signé avec Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) un protocole d’entente (PE) concernant le Programme de permis de travail hors campus et avoir signé un protocole d’entente relatif au travail hors campus avec leur gouvernement provincial ou territorial;
  • figurer à l’annexe 1 de ce PE.

Les établissements d’enseignement postsecondaire participants financés par l’État :

  • sont les établissements d’enseignement postsecondaire publics, comme un collège, une université ou un collège d’enseignement général et professionnel (CEGEP) au Québec; ou
  • sont les établissements d’enseignement postsecondaire privés régis par les mêmes règles et contrôles que les établissements du secteur public et dont au moins 50 % du financement pour l’ensemble de leurs activités provient de subventions gouvernementales (à l’heure actuelle, seuls les établissements d’enseignement collégial privés du Québec répondent à cette définition); et
  • ont signé une entente relative au travail hors campus avec leur gouvernement provincial ou territorial;

Les établissements d’enseignement postsecondaire privés participants :

  • sont situés dans une province ou un territoire ayant signé un PE avec CIC; 
  • ont signé une entente relative au travail hors campus avec leur gouvernement provincial ou territorial;
  • sont autorisés par leur gouvernement provincial ou territorial à décerner des diplômes particuliers.

Veuillez noter que les programmes offerts par des établissements d’enseignement postsecondaire privés ne sont pas tous admissibles.

1.2 Programmes admissibles et niveaux d’études

Dans le cas des établissements d’enseignement postsecondaire financés par l’État, les étudiants doivent fréquenter un établissement admissible et être inscrits à des programmes d’enseignement postsecondaire qui mènent à l’obtention d’un grade universitaire, d’un diplôme ou d’un certificat postsecondaire reconnu à la fin des études.

Dans le cas des établissements d’enseignement postsecondaire privés, les étudiants doivent fréquenter un établissement admissible et être inscrits à des programmes d’enseignement postsecondaire qui mènent à l’obtention d’un grade universitaire, d’un diplôme ou d’un certificat reconnu en vertu d’une loi d’intérêt public ou privé de législature provinciale ou territoriale et d’un mécanisme gouvernemental d’assurance de la qualité.

Remarque : Les étudiants étrangers inscrits à un programme de français langue seconde (FLS) ou d’anglais langue seconde (ALS) ou à des cours d’intérêt général, ou les étudiants invités ou participant à un programme d’échange, ne peuvent demander un permis de travail dans le cadre du Programme.

1.3 Établissement participant

« Établissement participant » s’entend de tout établissement admissible ayant signé un PE concernant le Programme de permis de travail hors campus pour les étudiants étrangers avec son gouvernement provincial ou territorial.

1.4 Représentant désigné de l’établissement d’enseignement (RDEE)

Le représentant désigné par l’établissement d’enseignement (RDEE) est un employé d’un établissement participant responsable de la mise en œuvre du Programme dans l’établissement. Il doit notamment traiter les demandes de vérification d’admissibilité des étudiants sur le plan académique ainsi que les demandes de transfert de la vérification d’admissibilité, et présenter au coordonnateur provincial/territorial, une fois par année, des rapports sur les étudiants devenus non admissibles au Programme en raison de leurs résultats scolaires.

1.5 Signataire

Il s’agit d’un employé d’un établissement d’enseignement participant au Programme PTHC qui travaille avec un RDEE et qui s’est vu confier par ce dernier le pouvoir de traiter les demandes de vérification d’admissibilité et les demandes de transfert de la vérification d’admissibilité. Dans certains établissements d’enseignement, le signataire peut aussi être appelé un sous‑RDEE.

1.6 Coordonnateur provincial/territorial

Un coordonnateur provincial/territorial est un employé du gouvernement provincial/territorial responsable de superviser le Programme, notamment de veiller à la mise en œuvre uniforme du Programme dans tous les établissements participants, à la présentation de rapports, au suivi du Programme et à la présentation à CIC, une fois par année, de rapports sur les étudiants devenus non admissibles au Programme en raison de leurs résultats scolaires.

1.7 Étudiant étranger

Un étudiant étranger est une personne qui est autorisée par un permis d’études ou par la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés à étudier au Canada et qui étudie ou compte étudier au Canada.

1.8 Résultats scolaires satisfaisants

Chaque établissement participant définira ce qui constitue des résultats scolaires satisfaisants. Les résultats scolaires satisfaisants correspondent à une note satisfaisante ou à la moyenne pondérée cumulative pour un programme d’études particulier ou au respect de critères du programme précisés par le programme d’études.

1.9 Statut d’étudiant à temps plein

Chaque établissement détermine la charge de cours exigée pour qu’un étudiant soit considéré à temps plein dans un programme d’études donné.

Note : Session (semestre, trimestre, etc.) finale : L’étudiant qui satisfait à toutes les exigences d’admissibilité, mais qui n’étudie pas à temps plein et en est à sa dernière session, sera tout de même considéré comme étant admissible au Programme. Par exemple, à votre établissement, un étudiant doit être inscrit à au moins quatre cours pour être considéré comme étant un étudiant à temps plein. À la dernière session de son programme d’études, l’étudiant ne doit suivre que deux autres cours pour recevoir son diplôme. Il sera alors admissible au permis de travail dans le cadre du Programme, mais ne pourra travailler plus de 20 heures par semaine durant cette période.

2. Critères d’admissibilité des étudiants au Programme PTHC

Pour être admissible au Programme, l’étudiant doit :

  • être titulaire d’un permis d’études valide;
  • fréquenter un établissement d’enseignement participant;
  • avoir maintenu des résultats scolaires satisfaisants;
  • avoir étudié à temps plein pendant au moins six mois au cours des douze mois précédant la présentation de sa demande;
  • avoir signé une attestation autorisant l’échange de ses renseignements personnels entre l’établissement, le gouvernement provincial ou territorial et CIC. La signature de l’attestation s’effectue dans le cadre de la demande de vérification de l’admissibilité présentée en ligne;
  • continuer de respecter les conditions de ses permis d’études et de travail, s’il y a lieu;
  • continuer de respecter les critères d’admissibilité tout en participant au Programme.

Exemples de six mois d’études à temps plein :

  • Un étudiant inscrit à temps plein en septembre et qui poursuit ses études jusqu’à la fin de février (à l’exception du congé de Noël) pourra faire une demande de permis de travail en mars (de septembre à février = six mois) s’il démontre qu’il est inscrit à temps plein et qu’il a des résultats scolaires satisfaisants au moment de sa demande de permis.
  • Un étudiant inscrit à temps plein en janvier, mais qui n’est pas inscrit à temps plein au cours de certains mois de l’été ne pourra faire une demande de permis de travail hors campus qu’après avoir effectué six mois d’études à temps plein. Un étudiant aux études à temps plein de janvier à la fin avril, qui prend quatre mois de congé au cours de l’été et reprend ses études à temps plein en septembre, sera admissible à un permis de travail hors campus en novembre (de janvier à avril, puis de septembre à octobre = six mois).
  • Un étudiant poursuivant des études à temps plein de septembre à décembre et qui effectue ensuite un stage de travail coopératif de janvier à avril. Si l’établissement d’enseignement fréquenté par l’étudiant considère que les étudiants qui participent à un stage de travail coopératif ont le statut d’étudiant à temps plein et si l’étudiant continue de respecter les règles relatives au programme d’enseignement coopératif de l’établissement, il pourra présenter une demande de permis de travail dès le mois de mars (de septembre à février = six mois).

Les étudiants qui ne sont pas admissibles à un permis de travail dans le cadre du Programme sont les suivants :

  • les étudiants qui ont, dans le passé, été titulaires d’un permis de travail hors campus, n’ont pas réussi à maintenir leur admissibilité au Programme (voir 4.2 – Manquement au maintien de l’admissibilité) et n’ont pas respecté les conditions de leur permis de travail ou d’études;
  • les étudiants récipiendaires d’une bourse partielle ou complète dans le cadre des programmes suivants : le Programme canadien de bourses d’études du Commonwealth ou le Programme de bourses du gouvernement du Canada financés par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) ou les programmes de bourses et de stages financés par l’Agence canadienne de développement international (ACDI);
  • les étudiants participant à l’un des programmes suivants : Programme de bourses d’études Chili‑Canada pour l’égalité des chances; Programme d’échanges universitaires Canada-Chine; Programme de bourses de l’Organisation des États américains;
  • les étudiants inscrits à des programmes qui consistent exclusivement ou principalement en des cours d’ALS ou de FLS;
  • les étudiants qui ont terminé leurs études et qui ne sont plus considérés comme des étudiants à temps plein.

Note : Un permis de travail hors campus (C-25) n’est pas interchangeable avec un permis de travail pour les programmes coopératifs ou de stages (C-30). Toutefois, les étudiants souhaitant participer aux deux programmes doivent présenter une demande de permis de travail dans le cadre de chaque programme, puisqu’il n’existe aucune restriction quant au nombre de permis de travail dont une personne peut être titulaire.

3. Conditions du permis de travail

Un permis d’études est normalement délivré pour la durée des études, plus 90 jours. Il en va de même pour le permis de travail : durée des études, plus 90 jours.

Transition vers le travail postdiplôme : Les étudiants qui respectent toutes les exigences relatives à l’obtention d’un grade universitaire, d’un diplôme ou certificat et qui en sont à leur période de 90 jours permise pour effectuer la transition vers un travail postdiplôme seront considérés comme admissibles à travailler hors campus, à condition d’être titulaires d’un permis d’études valide et d’un permis de travail hors campus valide.

Statut implicite : Les étudiants qui ont terminé leurs études et qui ont présenté une demande de permis de travail postdiplôme alors qu’ils sont titulaires d’un permis d’études valide et d’un permis de travail hors campus valide peuvent continuer de travailler à l’extérieur du campus jusqu’à ce qu’une décision ait été rendue quant à leur demande.

Permis d’études ou de travail à court terme : Certains étudiants sont titulaires de permis d’études ou de travail à court terme (normalement valides pas plus d’un an) qui doivent être renouvelés chaque année. Pour participer au Programme, ces étudiants devront présenter chaque fois une demande de renouvellement.

3.1 Nombre d’heures de travail

L’étudiant titulaire d’un permis de travail peut travailler jusqu’à 20 heures par semaine durant l’année scolaire s’il est inscrit comme étudiant à temps plein, et à temps plein pendant les vacances prévues au calendrier scolaire (c.-à-d. vacances d’été et d’hiver et semaine de lecture).

Même si aucune disposition législative ou politique n’interdit à un étudiant de travailler 20 heures par semaine sur le campus et 20 heures par semaine hors campus, les RDEE devraient décourager les étudiants de travailler plus de 20 heures par semaine, en leur rappelant qu’ils doivent étudier à temps plein et obtenir des résultats scolaires satisfaisants pour demeurer admissibles au Programme.

Certains programmes intensifs ne prévoient pas de congés dans leur calendrier ou le congé est spécifique au programme particulier. Les étudiants qui participent à de tels programmes ne pourront donc pas travailler plus de 20 heures par semaine durant toute la période.

3.2 Exigences médicales

Le type de travail que l’étudiant a l’intention d’occuper déterminera s’il doit subir ou non un examen médical. Par exemple, s’il veut travailler dans les secteurs des soins de santé, de la garde d’enfants ou de l’enseignement primaire ou secondaire, l’étudiant devra subir un examen médical et présenter un dossier médical satisfaisant avant d’obtenir un permis de travail. D’autres situations peuvent aussi exiger un examen médical. Nous conseillons aux étudiants de consulter le site Web de CIC pour obtenir davantage de renseignements ou des mises à jour.

Les étudiants qui ont déjà subi, aux fins d’immigration, un examen médical effectué par un médecin désigné par CIC ou qui n’ont pas l’intention de travailler dans l’un des secteurs désignés n’auront pas besoin de subir un examen médical.

Les étudiants pour lesquels un examen médical est requis doivent consulter l’un des médecins désignés par CIC le plus près de chez eux. Une liste à jour figure sur le site Web de CIC.

3.3 Numéro d’assurance sociale

Les étudiants étrangers qui veulent travailler au Canada doivent obtenir un numéro d’assurance sociale (NAS) auprès de Service Canada. Les employeurs sont tenus par la loi de voir le NAS dans les trois jours suivant le début de l’emploi. Service Canada recommande aux étudiants de présenter leur demande de NAS en personne et de prévoir dix (10) jours ouvrables avant de recevoir leur carte d’assurance sociale par la poste. La date d’expiration du numéro d’assurance sociale correspond à celle du permis.

Remarque : Les étudiants qui présentent un permis de travail ne sont pas obligés d’avoir un contrat de travail. Cependant, les étudiants qui ont un emploi sur le campus et qui présentent un permis de travail doivent avoir un contrat de travail valide avec l’employeur sur le campus, et la période d’emploi doit s’inscrire au sein de la période de validité du permis.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le processus de demande d’un NAS, consulter le site Web de Service Canada.

3.4 Autres conditions

Même s’il s’agit d’un permis de travail ouvert, un agent d’immigration peut imposer des conditions relatives au type d’emploi que peut occuper un étudiant.

4. Responsabilités de l’étudiant

Les étudiants doivent comprendre leurs responsabilités lorsqu’ils acceptent de participer au Programme PTHC. Tout manquement de l’étudiant aux conditions de son permis de travail ou d’études, ou aux exigences de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés pourrait entraîner la prise d’une mesure d’exécution de la loi par l’Agence des services frontaliers du Canada. Cela pourrait également compromettre toute demande future présentée par l’étudiant en vertu de la Loi sur l’i mmigration et la protection des réfugiés.

4.1 Maintien de l’admissibilité

Les étudiants qui obtiennent un permis de travail doivent respecter les conditions de ce dernier tout en continuant de respecter les critères d’admissibilité au Programme PTHC. Les étudiants titulaires d’un permis de travail dans le cadre du Programme qui veulent demeurer admissibles doivent continuer à :

  • être inscrits à temps plein dans un établissement participant;
  • maintenir des résultats scolaires satisfaisants;
  • respecter toutes les autres conditions du Programme et de leur permis de travail.

Si, en tout temps, l’étudiant ne sait pas s’il est encore admissible sur le plan académique à un permis de travail hors campus (études à temps plein et résultats scolaires satisfaisants), il peut demander au RDEE s’il satisfait aux critères d’admissibilité.

Note : L’étudiant qui satisfait à toutes les exigences d’admissibilité, mais qui n’étudie pas à temps plein et en est à sa dernière session avant l’obtention de son diplôme, sera tout de même considéré comme étant admissible au Programme.

4.2 Manquement au maintien de l’admissibilité

Si, en tout temps, un étudiant participant n’est plus admissible au Programme, il doit informer son employeur qu’il n’est plus autorisé à travailler et rendre immédiatement son permis de travail au bureau local de CIC le plus proche. L’étudiant pourra présenter de nouveau une demande s’il satisfait aux exigences d’admissibilité ultérieurement (au moins six mois après être à nouveau devenu admissible).

Lorsqu’il rend son permis de travail, l’étudiant doit également fournir une note expliquant sa situation. Cette note aidera les agents de CIC à noter qu’il a respecté les conditions de son permis de travail. Il peut déposer en personne ou envoyer par la poste les deux documents (le permis de travail et la note) au bureau local de CIC le plus près (composez 1-888-242-2100 pour connaître l’adresse du bureau local de CIC le plus proche).

4.3 Transfert entre établissements

L’étudiant participant qui change d’établissement d’enseignement participant doit demander le transfert de la vérification de son admissibilité. Si cela n’est pas fait, l’étudiant sera considéré comme non admissible par l’ancien établissement parce qu’il ne le fréquente plus.

Les étudiants qui ne possèdent pas de PTHC mais qui ont obtenu un numéro de vérification de l’admissibilité (NVA) à leur ancien établissement ne peuvent transférer ce dernier. Ils doivent en obtenir un autre à leur nouvel établissement. Les étudiants qui ne possèdent pas encore de NVA mais qui ont étudié à temps plein pendant six mois dans plus d’un établissement d’enseignement canadien doivent demander la vérification de l’admissibilité (avec transfert) à leur nouvel établissement (voir 5.1 – Vérification de l’admissibilité).

4.4 Renouvellement ou prorogation des permis

Les étudiants qui doivent renouveler ou faire proroger leur permis d’études, qui ont un permis de travail hors campus (PTHC) valide et souhaitent continuer à travailler hors campus doivent présenter une nouvelle demande de permis d’études et de PTHC.

5. Responsabilités du RDEE

Les RDEE sont responsables :

  • d’informer les étudiants étrangers au sujet du PTHC et de la manière d’en faire la demande;
  • de traiter les demandes de vérification d’admissibilité des étudiants sur le plan académique et des transferts de vérification d’admissibilité;
  • de présenter, une fois par année, des rapports sur les étudiants ayant reçu une confirmation d’admissibilité sur le plan académique mais qui sont devenus non admissibles.

Avec l’introduction du Système de notification électronique (SNE), une responsabilité additionnelle est confiée aux RDEE : la gestion de la délégation des pouvoirs aux signataires (sous‑RDEE) aux établissements d’enseignement respectifs. La partie du guide portant sur le SNE couvre ce système, ses fonctions et les processus requis pour s’acquitter de toute nouvelle responsabilité au moyen du système en ligne (voir section 8 – Le Système de notification électronique).

Le présent guide est destiné aux représentants désignés des établissements d’enseignement (RDEE), aux signataires, aux représentants provinciaux et territoriaux (P/T) et à leurs délégués qui s’occupent du Programme de permis de travail hors campus (PPTHC). Expliquant comment accéder au Portail des partenaires et au Système de notification électronique (SNE), le présent guide précise en outre comment en exploiter les fonctions de manière à s’acquitter des responsabilités propres à chacun des rôles décrits ici et énumérés dans les ententes établies aux fins de l’administration du Programme.

6. Aperçu du SNE

6.1 Définitions

Représentant provincial ou territorial (P/T)

Le représentant provincial ou territorial est la personne qui a été désignée par une province ou un territoire pour s’acquitter des responsabilités provinciales ou territoriales associées à la prestation du PPTHC, telles que décrites dans le protocole d’entente relatif au Programme.

Délégué

Le délégué est une personne à laquelle le représentant P/T a délégué le pouvoir d’exécuter en son nom certaines activités associées à la prestation du PPTHC.

Représentant désigné de l’établissement d’enseignement (RDEE)

Le représentant désigné de l’établissement d’enseignement (RDEE) est l’employé d’un établissement participant qui est responsable de la prestation du Programme au sein de cet établissement. Il doit notamment traiter les demandes de vérification d’admissibilité des étudiants sur le plan académique, ainsi que les demandes de transfert de la vérification d’admissibilité, et présenter au représentant P/T des rapports annuels sur les étudiants qui ne répondent plus aux exigences du Programme.

Signataire

Le signataire est un employé d’un établissement d’enseignement participant au PPTHC auquel le RDEE a confié le pouvoir d’assumer certaines responsabilités associées au PPTHC pour le compte de l’établissement.

7. Inscription et accès

L’inscription au Portail des partenaires est la première étape à franchir pour accéder au SNE. Les lignes qui suivent décrivent les étapes à suivre pour exécuter le processus d’inscription.

Étape 1 : Obtenir un numéro d’identification personnel (NIP)

Le NIP est un code alphanumérique que CIC fournit, par courrier recommandé, aux représentants P/T du PPTHC et aux RDEE des établissements participants. Ce NIP est également attribué aux délégués et aux signataires par le représentant P/T ou le RDEE. Il est nécessaire d’obtenir un tel NIP aux fins du processus d’inscription.

Représentants désignés des établissements d’enseignement (RDEE)

Les RDEE doivent remplir et signer le formulaire Identification de l’établissement (IMM 5592, disponible sur demande seulement), y joindre un exemplaire signé du formulaire Reconnaissance des conditions d’utilisation du Portail des partenaires et du Système de notification électronique, puis retourner le tout à CIC.

Note : Lorsqu’un RDEE est remplacé par un autre, ce dernier doit remplir à nouveau les formulaires Identification de l’établissement (IMM 5592) et Reconnaissance des conditions d’utilisation du Portail des partenaires et du Système de notification électronique, puis les retourner à CIC afin d’obtenir son NIP. Les nouveaux RDEE devraient remplir ces formulaires un ou deux mois avant le départ du RDEE en poste, afin d’éviter toute perturbation lors du traitement des demandes.

Si un RDEE prévoit s’absenter pour une période prolongée, il convient de nommer un nouveau RDEE. Dans un tel cas, on suggère de nommer un signataire au poste de RDEE, ce qui signifie que l’établissement d’enseignement devra remplir un formulaire IMM 5592 afin de désigner le signataire à titre de remplaçant du RDEE. Après avoir reçu cette information, CIC instituera le signataire dans le rôle de RDEE et annulera l’accès du précédent RDEE au SNE. À son retour, l’établissement d’enseignement devra de nouveau remplir le formulaire IMM 5592 de façon à le rétablir dans ses fonctions de RDEE. Une fois informé de la situation, CIC réactivera les droits d’accès à RDEE et rétablira son remplaçant dans son rôle original de signataire.

Signataires

Les signataires obtiennent leur NIP de leur RDEE. Le RDEE générera ce NIP au moyen de la fonction « Gérer l’accès de l’établissement » du Portail des partenaires.

Note : Pour de plus amples instructions sur l’attribution de NIP aux signataires, consulter la section « Gérer l’accès de l’établissement – Gérer l’accès de la province ou du territoire » du présent guide.

Les signataires doivent également signer un exemplaire du formulaire Reconnaissance des conditions d’utilisation du Portail des partenaires et du Système de notification électronique, puis le retourner à CIC, à défaut de quoi l’accès de ces signataires au SNE pourrait être annulé.

Représentants provinciaux et territoriaux du PPTHC

Les représentants provinciaux et territoriaux (P/T) doivent envoyer à CIC un exemplaire signé du formulaire Reconnaissance des conditions d’utilisation du Portail des partenaires et du Système de notification électronique.

Note : Lorsqu’un représentant P/T est remplacé par un autre, ce dernier doit envoyer à CIC un exemplaire signé du formulaire Reconnaissance des conditions d’utilisation du Portail des partenaires et du Système de notification électronique afin d’obtenir son NIP. Les nouveaux représentants P/T devraient remplir ce formulaire un ou deux mois avant le départ du représentant P/T en poste, afin de garantir une transition harmonieuse.

Délégués

Les délégués obtiennent leur NIP de leur représentant P/T, qui générera ce NIP au moyen de la fonction « Gérer l’accès de la province / territoire » du Portail des partenaires.

Note : Pour de plus amples instructions sur l’attribution de NIP aux délégués, consulter la section « Gérer l’accès de l’établissement – Gérer l’accès de la province ou du territoire ».

Les délégués doivent signer un exemplaire du formulaire Reconnaissance des conditions d’utilisation du Portail des partenaires et du Système de notification électronique, puis le retourner à CIC, à défaut de quoi l’accès de ces délégués au SNE pourrait être annulé.

Envoyer les formulaires remplis à l’adresse suivante :

Prestation des programmes des résidents temporaires – Section des étudiants internationaux
Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination
Citoyenneté et Immigration Canada
365, ave Laurier Ouest, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1L1
Télécopieur : 613-952-5382
Courriel : OMC-GOC-Immigration@cic.gc.ca

Étape 2 : Accéder au Portail des partenaires

Pour accéder au Portail des partenaires :

  • Aller à la page principale du site Web de CIC (www.cic.gc.ca).
  • Dans le menu de gauche, cliquer sur « Étudier ».
  • À la page Étudier au Canada, sélectionner « Information à l’intention des établissements d’enseignement et des représentants provinciaux et territoriaux ».
  • Cliquer sur « Accès au Portail des partenaires ».

7.1 Accéder au Portail des partenaires pour la première fois

Les nouveaux utilisateurs doivent créer un compte clé d'accès (si ce n’est déjà fait) avant d’avoir accès au Portail des partenaires.

Une clé d'accès est une preuve d’identité électronique unique qui permet d’utiliser les services en ligne du gouvernement du Canada. Si un utilisateur a déjà un clé d'accès, il n’a qu’à entrer son nom d’utilisateur et son mot de passe pour accéder au Portail des partenaires en vue de s’y inscrire. S’il n’a pas de clé d'accès, l’utilisateur devra d’abord s’inscrire afin d’en obtenir un.

Pour s’inscrire au moyen d’une clé d'accès, il suffit de sélectionner « S’enregistrer » à l’écran d’ouverture de session clé d'accès, puis de suivre les instructions présentées.

Suite à votre enregistrement au service de clé d’accès, on vous présentera une courte série de questions avant de vous diriger vers la page d’inscription du Portail des partenaires.

Une fois qu’il aura créé son compte clé d'accès et lancé correctement une session, l’utilisateur sera dirigé vers la page d’inscription du Portail des partenaires.

7.2 Le passage de l’epass à la clé d’accès

Citoyenneté et Immigration Canada remplace le service actuel epass par un nouveau service appelé clé d’accès pour l’ouverture de session sécurisée. 

Si vous utilisez actuellement un epass pour accéder au Portail des partenaires, vous devrez procéder à une mise à jour unique pour passer à la clé d’accès. 

Pour passer de l’epass à la clé d’accès, veuillez suivre les étapes suivantes :

  1. Veuillez cliquer sur « ouverture de session » et inscrire votre nom d’utilisateur et mot de passe actuels à la page d’ouverture de session par clé d’accès.  
  2. Vous devrez accepter la mise à jour de l’epass à la clé d’accès – conditions d’utilisation.
  3. Vous devrez entrer à nouveau les renseignements concernant l’epass pour terminer la mise à jour; vous serez avisé de la mise à jour.
  4. Une fois la mise à jour terminée, vous devrez ouvrir une session par clé d’accès pour accéder au Portail des partenaires.

7.3 Inscription au Portail des partenaires

Pour s’inscrire au Portail des partenaires, l’utilisateur doit entrer son prénom, son nom de famille et le NIP fourni par CIC (ou par son RDEE ou représentant P/T) dans les champs prévus à cette fin. Il doit veiller à ne faire aucune erreur. Une validation sera effectuée pour vérifier que le NIP entré correspond exactement aux renseignements d’inscription figurant au dossier de CIC. Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur sera envoyé à l’utilisateur, dont l’accès au Système sera alors refusé.

Si l’utilisateur a oublié son NIP ou a de la difficulté à s’inscrire, il doit communiquer avec la personne qui lui a fourni le NIP.

  • Les RDEE et les représentants P/T du PPTHC doivent communiquer avec CIC par courriel (question@cic.gc.ca), en indiquant « Problèmes (NIP) » dans le champ Objet.
  • Les signataires et les délégués doivent communiquer avec leur RDEE ou représentant P/T du PPTHC.

Ouvrir une session du Portail des partenaires

Après avoir cliqué sur le lien d’accès, l’utilisateur est dirigé vers l’écran d’ouverture de session par clé d'accès, puis vers la page d’accueil du Portail des partenaires. Cette opération ne s’applique toutefois pas aux nouveaux utilisateurs, qui doivent se soumettre au processus d’inscription après avoir ouvert une session.

Dans le cas des RDEE, cette page présente quatre sections :

  • Information de l’accueil
  • Renseignements sur l’établissement
  • Quel est le but de votre visite?
    • Accéder au Système de notification électronique (SNE)
    • Gérer l’accès de l’établissement
  • Menu de navigation de gauche

Dans le cas des signataires, cette page présente également quatre sections :

  • Information de l’accueil
  • Renseignements sur l’établissement
  • Quel est le but de votre visite?
    • Accéder au Système de notification électronique (SNE)
  • Menu de navigation de gauche

Dans le cas des représentants provinciaux et territoriaux, cette page présente quatre sections :

  • Information de l’accueil
  • Renseignements sur la province/le territoire
  • Quel est le but de votre visite?
    • Accéder au Système de notification électronique (SNE)
    • Gérer l’accès de la province/du territoire
  • Menu de navigation de gauche

Dans le cas des délégués, cette page présente également quatre sections :

  • Information de l’accueil
  • Renseignements sur la province/le territoire
  • Quel est le but de votre visite?
    • Accéder au Système de notification électronique (SNE)
  • Menu de navigation de gauche

Information de l’accueil

Affichant le nom d’utilisateur saisi au moment de l’inscription, la page d’accueil du Portail des partenaires présente un message d’accueil personnalisé. Par mesure de sécurité, la date et l’heure du dernier accès sont affichées. Si elles ne sont pas exactes, il importe d’en informer CIC, puisque cela pourrait indiquer que l’identificateur de connexion de l’utilisateur a été compromis.

Renseignements sur l’établissement

Cette case contient les renseignements fournis à CIC avant l’inscription. Si l’un des renseignements n’est plus exact, il convient de communiquer avec le coordonnateur provincial ou territorial, qui en avisera CIC.

Note : L’adresse indiquée doit être l’adresse postale de l’établissement, et non les coordonnées d’une personne.

Renseignements sur la province/le territoire

Cette case contient les renseignements fournis à CIC avant l’inscription. Si l’un des renseignements n’est plus exact, il convient de communiquer avec la Division de la prestation des programmes des résidents temporaires de la Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination, à l’adresse suivante : OMC-GOC-Immigration@cic.gc.ca.

Nom de la personne-ressource : Il s’agit du nom affiché sur la page du Portail des partenaires. Selon le lien d’accès, ce nom peut être celui du RDEE ou du représentant P/T du PPTHC.

Adresse de notification électronique : Il s’agit de l’adresse électronique à laquelle les notifications seront envoyées. Une seule adresse électronique peut être entrée pour un même établissement d’enseignement, une même province ou un même territoire. Tous les utilisateurs relevant de l’établissement d’enseignement, de la province ou du territoire doivent avoir accès à cette adresse électronique, de façon à garantir la réception des notifications au moment opportun. Les RDEE et les représentants P/T du PPTHC peuvent modifier l’adresse courriel à tout moment. Pour ce faire, il suffit d’entrer une adresse de courriel valide, puis de cliquer sur « Sauvegarder ».

Note à l’intention des établissements d’enseignement : Les notifications ne seront envoyées à l’adresse de courriel que si l’utilisateur s’inscrit à ce service. Les signataires n’ont pas la possibilité de décider s’ils souhaitent ou non recevoir de telles notifications électroniques.
 
Note à l’intention des représentants P/T du PPTHC : Il est impossible de désactiver la fonction de notification.

Recevoir une notification par courriel : Si le RDEE s’inscrit à ce service, des notifications seront envoyées à l’adresse de courriel fournie, pour informer les utilisateurs de l’établissement des nouvelles demandes reçues, ainsi que des demandes arrivant à échéance. Les notifications seront envoyées une fois par jour seulement. Pour s’inscrire à ce service, il suffit de choisir « Oui », puis de cliquer sur « Sauvegarder ». Si le RDEE ne souhaite pas recevoir de notification par courriel, il doit choisir « Non », puis cliquer sur « Sauvegarder ». La sélection peut être modifiée à tout moment.

8. Fonctions du Portail des partenaires destinées aux établissements d’enseignement et aux représentants P/T

8.1 Représentants désignés des établissements d’enseignement et signataires

Accéder au Système de notification électronique (SNE)

Ce lien permet aux RDEE et à leurs signataires d’accéder au Système de notification électronique. L’utilisateur sera ensuite dirigé vers le registre des demandes du RDEE au SNE.

Accéder au rapport annuel de conformité au PPTHC

Pour accéder au rapport annuel de conformité au PPTHC, l’utilisateur doit d’abord sélectionner l’option « Accéder au Système de notification électronique (SNE) » dans le Portail des partenaires, ce qui le dirigera vers le registre des demandes du RDEE. Une fois qu’il a accédé à ce registre, l’utilisateur doit choisir l’onglet « Rapports sur le respect des conditions », au haut de la page. Ce lien permet aux RDEE et à leurs signataires d’accéder au rapport annuel de conformité et de consulter la liste des étudiants dont la vérification d’admissibilité devra être passée en revue afin de confirmer que leurs résultats scolaires sont satisfaisants et qu’ils ont le statut d’étudiants à temps plein.

Note : Les RDEE et leurs signataires peuvent rédiger des rapports annuels de conformité et générer des rapports annuels sur les étudiants inadmissibles au PPTHC, mais seul le RDEE peut soumettre ces rapports au représentant P/T du PPTHC.

8.2 Représentants provinciaux et territoriaux et leurs délégués

Accéder au rapport de conformité

Pour accéder aux rapports annuels des établissements de la province ou du territoire, l’utilisateur doit d’abord sélectionner l’option « Accéder au Système de notification électronique (SNE) » dans le Portail des partenaires. Ce lien permet aux représentants P/T et à leurs délégués d’accéder à tous les rapports annuels envoyés par chacun des établissements d’enseignement de la province ou du territoire.

Note : Seuls les représentants P/T peuvent soumettre à CIC des rapports annuels sur les étudiants inadmissibles au PPTHC.

Voir tous les utilisateurs du SNE de la province/du territoire

Pour accéder à la liste des utilisateurs du SNE, les représentants P/T doivent sélectionner « Accéder au Système de notification électronique (SNE) », puis l’onglet « Voir utilisateurs du SNE ». Ce lien permet aux représentants P/T et à leurs délégués de consulter la liste des utilisateurs du SNE de leur province ou territoire.

Gérer l’accès de l’établissement – Gérer l’accès de la province/du territoire

Les RDEE et les représentants P/T contrôlent l’accès au SNE de leur établissement, province ou territoire, car ils ont la possibilité d’activer ou de désactiver l’accès des signataires et des délégués à tout moment. Les établissements possédant des campus, des collèges ou des écoles affiliées dont les adresses sont différentes et qui utilisent différents registraires peuvent compter sur plusieurs RDEE (un pour chaque campus, collège ou école affiliée). Les signataires et les délégués sont autorisés à accéder au Système lorsqu’ils reçoivent un NIP.

Note : Il incombe aux RDEE et aux représentants P/T de vérifier que seuls les signataires et délégués actifs ont accès au SNE.

Note :Les signataires et les délégués ne peuvent pas utiliser l’option « Gérer l’accès de l’établissement – Gérer l’accès de la province ou du territoire ».

Autoriser l’accès (émettre les NIP) des signataires et des délégués

Étape 1 : Les RDEE et les représentants P/T doivent vérifier que leurs signataires ou délégués ont dûment signé le formulaire Reconnaissance des conditions d’utilisation du Portail des partenaires et du Système de notification électronique et qu’ils l’ont bien envoyé par courrier à CIC. Un exemplaire reçu par télécopieur peut être utilisé provisoirement jusqu’à la réception de l’original envoyé par la poste.

Étape 2 : Entrer le prénom et le nom du signataire ou du délégué dans les champs appropriés.

Étape 3 : Cocher la case « Je confirme » pour indiquer que le signataire ou le délégué est autorisé à exécuter des tâches ou à consulter de l’information dans le SNE au nom de l’établissement, de la province ou du territoire. Cette opération confirme également que le signataire ou le délégué a dûment rempli le formulaire Reconnaissance des conditions d’utilisation du Portail des partenaires et du Système de notification électronique (SNE), et que celui-ci sera envoyé à CIC.

Étape 4 : Sélectionner « Créer ». Le nom et le NIP du signataire ou du délégué seront affichés.

Étape 5 : Sélectionner « Continuer » pour revenir à la liste des signataires et délégués de l’établissement d’enseignement, de la province ou du territoire.

Note : S’il n’est pas utilisé, le NIP expire après 45 jours. Une fois que le signataire ou le délégué s’est inscrit au Portail des partenaires, le NIP généré n’apparaît plus sur la liste, mais le prénom et le nom de famille y demeurent.

Désactiver l’accès – Accès des signataires

Étape 1 : Identifier le signataire ou le délégué dont l’accès doit être désactivé.

Étape 2 : Sélectionner « Désactiver », à côté du nom du signataire ou du délégué, qui sera ainsi retiré.

Rapport annuel de conformité

Cette page permet aux représentants P/T et aux délégués d’accéder aux rapports annuels sur les étudiants inadmissibles au PPTHC produits par les établissements d’enseignement de leur province ou territoire.

Note : Seuls les représentants P/T sont en mesure de soumettre à CIC des rapports annuels sur les étudiants inadmissibles au PPTHC.

Voir utilisateurs du SNE de la province/du territoire

Ce lien permet aux représentants P/T et aux délégués d’accéder à la liste de tous les utilisateurs du SNE de leur province ou territoire.

Menu de navigation de gauche

La page d’accueil de tous les utilisateurs (RDEE et leurs signataires; représentants P/T et leurs délégués) du Portail des partenaires contient un menu de navigation de gauche qui propose les options ci-dessous.

Guide de l’utilisateur : Cliquer ici pour accéder au Guide à l’intention des représentants désignés des établissements d’enseignement et des représentants provinciaux/territoriaux du Programme de permis de travail hors campus.

Problèmes SNE : Cliquer ici pour accéder au document Problèmes liés au SNE – qui contacter?, qui précise qui joindre selon le problème qui se pose.

Liens : Cliquer ici pour être redirigé vers une page qui présente une liste de liens menant à des sites Web qui pourraient s’avérer utiles pour le traitement des demandes.

Note : Si l’utilisateur navigue à l’extérieur de ces sites, le décompte de vingt (20) minutes s’engage, sans égard aux activités entreprises.

Sécurité : Cliquer ici pour être redirigé vers une page qui contient des renseignements sur la sécurité des échanges d’information.

Protection des renseignements personnels : Cliquer ici pour être redirigé vers la page Web de CIC qui porte sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.

Exigences informatiques : Cliquer ici pour être redirigé vers une page qui présente la configuration de navigateur nécessaire pour utiliser le Système.

Fermeture de session : Cliquer ici pour fermer la session du Portail des partenaires. Après avoir fermé la session, l’utilisateur est redirigé vers la page « Renseignements à l’intention des établissements d’enseignement ».

9. Traitement des demandes dans le SNE

9.1 Registre des demandes du RDEE au SNE

Ce registre contient toutes les demandes présentées à l’établissement d’enseignement. Les RDEE et leurs signataires peuvent chercher, trier ou filtrer les demandes contenues dans le registre. Une fois que l’utilisateur a entré les critères de recherche ou de tri voulus, il doit cliquer sur le bouton « Actualiser la liste » pour afficher les résultats. Pour consulter la liste complète des demandes, il doit cliquer sur « Voir toutes les demandes ». Pour sélectionner une demande, l’utilisateur doit choisir l’hyperlien du numéro d’identification d’étudiant qui correspond à la demande qu’il veut afficher. Si aucun numéro d’identification d’étudiant n’a été saisi, un hyperlien « N/A » apparaîtra plutôt.

Rechercher des demandes

L’utilisateur peut faire des recherches par prénom, nom de famille, numéro d’identification d’étudiant, numéro de vérification d’admissibilité (NVA) ou état d’activité, en entrant l’information recherchée dans le champ de recherche correspondant et en cliquant sur « Actualiser la liste » pour afficher les résultats.

Trier des demandes

Les demandes peuvent être triées par numéro d’identification d’étudiant, nom de famille ou date de réception. Pour trier des demandes, sélectionner le type de tri souhaité dans le menu déroulant du champ de recherche qui se trouve au-dessus du registre, puis cliquer sur « Actualiser la liste ».

Filtrer des demandes

Les demandes peuvent être filtrées par état d’activité ou date de transmission. Pour obtenir une liste des états d’activité et des explications connexes, consulter l’Annexe A.

Expiration des demandes

Les demandes demeurent actives dans le registre pendant vingt-huit (28) jours civils, avant d’expirer. Les demandes expirées ne peuvent pas être réactivées. Dans de tels cas, l’étudiant doit présenter une nouvelle demande en ligne afin que celle-ci soit traitée.

Si le RDEE s’est inscrit au service de notification, les utilisateurs (c’est-à-dire le RDEE lui-même et ses signataires) recevront un courriel les avisant que des demandes arrivent bientôt à échéance. Les étudiants reçoivent une notification à l’expiration de la demande qu’ils ont présentée.

Notification d’expiration prochaine de demandes envoyées à un établissement :

Objet : Demandes arrivant à expiration

Bonjour,

Votre registre des demandes du représentant désigné de l’établissement d’enseignement (RDEE) au Système de notification électronique (SNE) contient des demandes qui arriveront à expiration dans cinq jours. Pour plus d’information, vérifiez votre registre des demandes du RDEE au SNE et envoyez les demandes, le cas échéant, avant qu’elles n’expirent. Si les demandes expirent, les étudiants concernés pourraient communiquer avec vous en vue d’obtenir de plus amples renseignements.

Si vous avez besoin d’aide, veuillez communiquer avec Citoyenneté et Immigration Canada.

 

Notification d’expiration de demande envoyée à un étudiant :

Objet : Demande expirée

Bonjour [nom du client],

Votre demande n’a pas été envoyée par le représentant désigné de votre établissement d’enseignement (RDEE) et elle est arrivée à expiration. Pour remédier à cette situation, veuillez communiquer avec votre RDEE afin d’obtenir des explications.

Après avoir consulté votre RDEE, vous pourrez présenter une nouvelle demande en tout temps.

Si vous avez besoin de plus amples explications, veuillez communiquer avec Citoyenneté et Immigration Canada.

9.2 Traiter des demandes

La présente section décrit comment traiter tous les types de demandes dans le SNE :

  • demande de vérification d’admissibilité
  • demande de vérification d’admissibilité (avec transfert)
  • demande de transfert de la vérification d’admissibilité
    • transfert de sortie
    • transfert d’arrivée

Chaque demande comporte les fonctions ci-dessous.

Sauvegarder : Lorsque l’utilisateur clique sur « Sauvegarder », toutes les modifications apportées à la demande sont enregistrées par le Système. L’utilisateur peut retourner à la demande en tout temps. La fonction de sauvegarde n’a aucune incidence sur la date d’expiration. La demande sera sauvegardée jusqu’à son expiration seulement.

Rejeter : Si l’utilisateur clique sur « Rejeter », une notification est envoyée à l’étudiant pour l’informer du rejet de sa demande. Le bouton « Rejeter » est surtout utilisé lorsque les renseignements fournis dans la demande ne permettent pas d’identifier l’étudiant avec certitude.

Sélectionner une demande

Pour commencer le traitement d’une demande, l’utilisateur doit sélectionner l’hyperlien du numéro d’identification d’étudiant qui correspond à la demande qu’il veut afficher. Si aucun numéro d’identification d’étudiant n’a été saisi, un hyperlien « N/A » apparaîtra plutôt.

Peu importe le type de demande, l’utilisateur verra apparaître un champ de renseignements intitulé « Renseignements sur l’étudiant provenant de la demande ». Ce champ contient les renseignements fournis par l’étudiant au moment de remplir la demande.

Les RDEE ou signataires qui traitent des demandes doivent vérifier le numéro d’identification de l’étudiant, le programme d’études et le niveau d’études. Ces renseignements doivent correspondre à ceux qui figurent au dossier de l’établissement pour l’étudiant en question. Si les renseignements ne correspondent pas, il convient de mettre les champs à jour en y entrant les renseignements qui figurent au dossier.

Note : Les étudiants sont avisés chaque fois leur RDEE ou un signataire modifie des renseignements qui les concernent.

Dans le cas d’une demande de transfert de la vérification d’admissibilité, l’utilisateur devra également vérifier le NVA. Ce dernier apparaît à deux endroits : le NVA affiché à la partie supérieure de la demande est celui qui figure au dossier; il est impossible de le modifier. Si le NVA affiché dans la section des renseignements sur l’étudiant est différent, il convient de le corriger de façon qu’il corresponde au NVA inscrit à la partie supérieure de la demande.

Quel que soit le type de demande, l’utilisateur constatera que les champs réservés au numéro d’identification du client (« ID client ») de CIC et à la date de naissance ne sont pas modifiables. Le Numéro d’identification du client de CIC est un numéro utilisé par CIC pour identifier un client. La date de naissance est la date qui figure au dossier de CIC pour l’étudiant en question. Il est possible qu’elle ne corresponde pas à la date inscrite au dossier de l’établissement, mais elle a néanmoins été confirmée par l’étudiant.

Note : S’il est impossible d’identifier un étudiant avec certitude en fonction des renseignements fournis dans la demande, cette dernière doit être rejetée. L’étudiant sera avisé de communiquer avec le RDEE de son établissement.

Consentement de l’étudiant

Chaque type de demande donne une liste des formulaires de consentement signés électroniquement par l’étudiant au moment de présenter sa demande. En apposant sa signature, l’étudiant indique qu’il a compris et accepté les énoncés de consentement.

9.2.1 Remplir une demande de vérification d’admissibilité

La demande de vérification d’admissibilité est la demande la plus fréquente dans le SNE. Les demandes de ce type sont présentées par des étudiants qui souhaitent faire confirmer leur admissibilité au PPTHC sur le plan académique et qui ont fréquenté un seul établissement d’enseignement au cours des six (6) derniers mois.

Après avoir vérifié les renseignements sur l’étudiant, les RDEE et les signataires doivent remplir les sections de la demande qui les concernent.

Pour répondre aux questions relatives aux programmes d’études et au statut d’étudiant à temps plein, il suffit de cliquer sur la réponse appropriée, qui sera alors mise en surbrillance (bleu). Pour répondre à la question relative aux mois d’études à temps plein, il faut cliquer dans les cases appropriées, où un crochet apparaîtra.

Note : Les paramètres par défaut ne permettent pas d’attribuer un NVA.

9.2.2 Remplir une demande de vérification d’admissibilité (avec transfert)

Les demandes de ce type sont présentées par des étudiants qui souhaitent faire confirmer leur admissibilité au PPTHC sur le plan académique, qui ont fréquenté deux établissements d’enseignement canadiens participant au PPTHC au cours des douze (12) derniers mois et qui doivent combiner leurs périodes d’études dans les deux établissements pour satisfaire à l’exigence concernant les études à temps plein pendant six (6) mois.

Le RDEE de l’établissement actuellement fréquenté par l’étudiant sera tenu de vérifier l’exactitude des renseignements que l’étudiant a présentés dans sa demande relativement à la période d’études passée à l’établissement actuel. Il devra ensuite confirmer, auprès du RDEE de l’établissement antérieur, l’admissibilité de la période d’études passée à cet autre établissement.

Note : Les paramètres par défaut ne permettent pas d’attribuer un NVA.

9.2.3 Demande de transfert de la vérification d’admissibilité

Les demandes de ce type sont présentées par des étudiants qui effectuent un transfert vers un autre établissement d’enseignement participant au PPTHC. À compter d’octobre 2009, les étudiants pourront présenter une telle demande en ligne, peu importe la méthode de réception de la vérification d’admissibilité (formulaire IMM 5581 ou NVA).

9.2.4 Demande de transfert de la vérification d’admissibilité (transfert de sortie)

Si un étudiant soumet une demande de transfert au SNE, l’établissement antérieur de cet étudiant recevra une demande intitulée Transfert de la vérification d’admissibilité (transfert de sortie). Le RDEE de cet établissement antérieur doit alors traiter la demande en répondant aux questions qui y sont posées; après avoir rempli la demande, le RDEE la soumettra au SNE. La demande se verra également attribuer le statut « en suspens » dans le registre des demandes envoyées au SNE en attendant que le RDEE du nouvel établissement la passe en revue.

9.2.5 Demande de transfert de la vérification d’admissibilité (transfert d’arrivée)

Remplie par l’établissement antérieur de l’étudiant, la demande Transfert de la vérification d’admissibilité – Entrée) est envoyée à l’établissement que l’étudiant fréquente actuellement. Le RDEE de l’établissement actuel doit confirmer que l’étudiant est bel et bien inscrit à l’établissement et qu’il est admissible au PPTHC sur le plan académique. Si le RDEE de l’établissement actuel accepte la demande, les responsabilités de production de rapports sur cet étudiant seront transférées de l’établissement antérieur à l’établissement actuel (dans leur registre respectif des demandes au SNE, la demande se verra attribuer les statuts « NVA – Transfert-Sortie ou Transfert de IMM5581 » à l’établissement antérieur et « NVA – Transfert-Reçu ou Transfert de IMM5581 vérification- Entrée» à l’établissement actuel. Si l’établissement actuel refuse la demande, les responsabilités de production de rapports continueront d’incomber à l’établissement antérieur (dans le registre des demandes envoyées au SNE, la demande se verra attribuer le statut « Transfert Refusé » aux deux établissements).

Note : Dans le cas des transferts demandés par le truchement du formulaire IMM 5581, mais effectués dans le SNE, si l’établissement d’enseignement actuel accepte le transfert, le RDEE de l’établissement antérieur doit retirer le nom de l’étudiant de sa liste d’étudiants devant faire l’objet d’une vérification aux fins du rapport annuel sur les étudiants inadmissibles au PPTHC.

Si la vérification d’admissibilité est effectuée dans le SNE, le RDEE n’aura aucune mesure à prendre, car le Système transférera automatiquement les responsabilités de production de rapports à l’établissement d’enseignement actuel.

Une fois que l’établissement actuel aura traité et envoyé la demande Transfert de la vérification d’admissibilité (transfert d’arrivée) de l’étudiant, celui-ci recevra une notification l’informant du résultat de sa demande.

Présenter une demande

Pour présenter une demande à CIC, l’utilisateur doit d’abord cliquer sur « Confirmer Soumettre ». Ce faisant, il reconnaît sa responsabilité quant à la décision et atteste que toute l’information contenue dans la demande est exacte.

Le nom et numéro de téléphone de l’établissement d’enseignement sont déjà inscrits.

Pour soumettre la demande, l’utilisateur doit entrer ses nom et prénom, ainsi que la date du jour. La validation permet de vérifier que ces noms correspondent à ceux qui ont été fournis au moment de l’inscription, et que la date est la même que la date de présentation. Le Système indiquera également le résultat de la demande en fonction des réponses fournies par l’utilisateur. Dans le cas d’une demande de vérification d’admissibilité par exemple, le Système précisera si un NVA sera généré. Pour soumettre la demande, l’utilisateur doit entrer son nom, son prénom et la date, puis sélectionner « Confirmer Soumettre ». La demande est maintenant soumise et sera traitée par le Système. 

Une fonctionnalité permettant l’impression de la demande est disponible.  En sélectionnant cette option une copie de la demande présentée sera imprimée. 

Exemple de message de confirmation affiché :

D’après les renseignements que vous avez fournis, un numéro de vérification d’admissibilité sera généré. Si des modifications sont nécessaires, veuillez cliquer sur « Retour à la demande ». Cliquez sur « Confirmer Soumettre » pour terminer la demande. Une fois celle-ci terminée, il ne sera plus possible d’y apporter d’autres modifications.

L’étudiant recevra une notification l’informant du résultat de sa demande.

10. Comment traiter procéder à la vérification annuelle au moyen du Système de notification électronique (SNE)

Vérification annuelle des étudiants au moyen du SNE

Le SNE élimine graduellement la nécessité de préparer une version papier du rapport annuel de conformité au PPTHC. Le SNE permet en effet à un RDEE de préparer, de rédiger et de transmettre un rapport annuel de conformité à son représentant P/T par le truchement d’un environnement en ligne unique et sécurisé. Les représentants P/T peuvent quant à eux recevoir, consulter et soumettre leurs rapports respectifs dans le même environnement.

Note : Les étudiants qui ont reçu le formulaire de vérification IMM 5581 sur papier doivent consulter la section « Vérification annuelle des étudiants ayant reçu le formulaire de vérification du Programme de permis de travail hors campus (IMM 5581) ».

Partie 1 – Accéder à la liste de vérification des étudiants

Pour accéder au rapport annuel de conformité au PPTHC du SNE, le RDEE ou le signataire doit d’abord ouvrir une session du Portail des partenaires pour les établissements d’enseignement en entrant le mot de passe et le nom d’utilisateur associés à la clé d'accès.

Dans le Portail des partenaires, l’utilisateur doit ensuite sélectionner « Accéder au Système de notification électronique (SNE) ». Le RDEE ou le signataire accédera ainsi au registre des demandes du RDEE au SNE. À partir de cet écran, l’utilisateur peut sélectionner l’onglet « Rapports sur le respect des conditions » afin d’afficher la liste des rapports de conformité pour l’année en cours.

Le SNE dressera la liste des étudiants soumis à une vérification le premier jour de la période de rapport de conformité. Tous les étudiants devant faire l’objet d’une vérification d’admissibilité au PPTHC dans le SNE apparaîtront cette liste. Avant le début de la période de rapport, les renseignements contenus dans le rapport annuel de conformité au PPTHC portent sur l’exercice de production de rapports de l’année précédente. Au cours de la première année d’exploitation (2009), le lien menant à ces rapports ne sera pas affiché avant le premier jour de la période de production de rapports de 2009.

Le rapport annuel de conformité au PPTHC peut être exporté vers un chiffrier Microsoft Excel et utilisé à la discrétion de l’établissement, de manière à s’harmoniser avec les procédures internes de chaque établissement. Les résultats de l’exercice de production de rapports doivent toutefois être entrés manuellement dans le SNE.

Note : La fonction qui permet d’exporter le rapport annuel de conformité à Excel est configurée par défaut afin d’exporter seulement les dossiers qui sont actuellement affichés. Par conséquent, pour exporter la liste entière en une seule opération, l’utilisateur doit modifier le champ « lignes par page » pour que le nombre de ligne soit plus grand que le nombre de dossier contenu à la liste du rapport annuel de conformité. Pour déterminer le nombre de dossiers cliquer « Visualiser le sommaire » au bas de la page du Rapport annuel de conformité. Ce conseil s’applique à toutes les situations où la fonction d’exporter à Excel est disponible.

On peut utiliser les critères ci-dessous pour repérer le dossier d’un étudiant ou trier la liste des étudiants soumis à une vérification à l’aide de la fonction de recherche, dans la liste des rapports :

  • prénom
  • nom de famille
  • ID client de CIC
  • numéro d’identification de l’étudiant

Partie 2 – Compléter le rapport

Pour terminer l’exercice de production de rapports, le RDEE ou le signataire doit indiquer une note précisant si l’étudiant a obtenu des résultats scolaires satisfaisants et s’il a conservé son statut d’étudiant à temps plein depuis sa dernière vérification d’admissibilité. Cette dernière vérification a été réalisée au cours de l’exercice de production de rapports de l’année précédente ou lorsque l’étudiant a transmis sa dernière demande au SNE.

Pour entrer les renseignements relatifs à l’admissibilité, le RDEE ou le signataire doit sélectionner un dossier, puis choisir les réponses appropriées aux questions concernant le statut d’étudiant à temps plein et les résultats scolaires à partir des menus déroulants qui se trouvent au bas de la liste des rapports. Le RDEE ou le signataire doit ensuite cliquer sur « Appliquer aux éléments sélectionnés et sauvegarder » pour ajouter l’information au dossier sélectionné. Une fois l’information sauvegardée, le Système appliquera les règles administratives du Programme de permis de travail hors campus de façon à déterminer si l’étudiant devrait figurer à la liste des étudiants inadmissibles. Le Système ajoutera le résultat de cette détermination à la colonne contenant les résultats d’admissibilité une fois que la sauvegarde aura été effectuée.

L’outil de production de rapports de conformité du SNE permet d’attribuer une même valeur à plusieurs dossiers simultanément. Pour ce faire, il suffit de sélectionner les dossiers voulus, puis d’utiliser les menus déroulants qui se trouvent au bas de l’écran. Après que le RDEE ou le signataire a cliqué sur «Appliquer aux éléments sélectionnés et sauvegarder », le Système attribuera la valeur indiquée (« oui » ou « non » pour chacun de ces dossiers) à tous les étudiants sélectionnés. Les résultats des déterminations effectuées par le Système seront affichés dans la colonne des résultats d’admissibilité.

Le rapport annuel de conformité au PPTHC comporte une fonction qui permet de mettre à jour, en une seule étape, tous les dossiers du Système pour lesquels aucune action n’a encore été entreprise. S’il sélectionne l’option « Actualiser tous les éléments non activés » qui permet de mettre à jour tous les dossiers qui n’ont pas encore été traités, le RDEE ou le signataire verra apparaître un nouvel écran à partir duquel il pourra mettre à jour tous les dossiers non traités simultanément. Pour ce faire, il lui suffit de choisir les réponses appropriées dans les listes déroulantes pertinentes (statut d’étudiant à temps plein et résultats scolaires satisfaisants), puis de sélectionner « Actualiser tous les éléments non activés ». Le Système appliquera les valeurs indiquées à tous les dossiers auxquels aucune valeur n’a encore été associée.

Note : Bien qu’il permette à plus d’un RDEE ou signataire d’accéder au rapport annuel de conformité au PPTHC, le Système n’effectue pas les mises à jour en temps réel. Par conséquent, si le processus de production de rapports est exécuté par plusieurs personnes, les opérations effectuées par celles-ci seront affichées seulement après que ces personnes auront sauvegardé leur travail. Il importe donc que les établissements élaborent des procédures permettant d’éviter tout redoublement des tâches.

Note : Traitement des redondances – Au cours de l’exercice de production du rapport de conformité, les établissements disposeront d’une liste des étudiants qui ont reçu le formulaire IMM 5581, ainsi que d’une liste générée par le SNE. Si un étudiant figure sur les deux listes, il n’est pas nécessaire de produire deux rapports. Le RDEE doit plutôt retirer ce nom de la liste des étudiants qui ont reçu le formulaire IMM 5581, et ne produire qu’un seul rapport sur cet étudiant dans le SNE.

Partie 3 – Produire le rapport annuel sur les étudiants inadmissibles au PPTHC et le soumettre au représentant P/T

Après avoir exécuté le processus de vérification pour chacun des étudiants figurant à la liste, le RDEE ou le signataire peut produire un rapport sur les étudiants inadmissibles.

Note : L’utilisateur doit attribuer une valeur à chacun des étudiants figurant à la liste avant de générer le rapport sur les étudiants inadmissibles.

Pour générer le rapport sur les étudiants inadmissibles, l’utilisateur doit sélectionner « Voir rapport sur les étudiants inadmissibles ». Le Système appliquera alors les règles administratives pertinentes, puis affichera le rapport aux fins de consultation. Il importe de rappeler que, bien que les signataires puissent consulter le rapport sur les étudiants inadmissibles, seul le RDEE peut soumettre ce rapport au représentant P/T.

Pour soumettre le rapport au représentant P/T, le RDEE doit d’abord vérifier si la liste est exacte en déterminant le nombre de dossiers inadmissibles qui seront envoyés à la province ou au territoire. Une fois que le RDEE a confirmé l’exactitude de l’information présentée dans le rapport, il doit cliquer sur « Transmettre au représentant provincial  / territorial le rapport sur les étudiants inadmissibles». Le RDEE doit ensuite entrer son prénom, son nom de famille et la date du jour, puis cliquer sur « Confirmer Soumettre ». Le rapport sur les étudiants inadmissibles a maintenant été transmis à la province ou au territoire compétent, d’où il sera acheminé à CIC par le représentant provincial ou territorial.

Note : Si aucun des étudiants figurant sur la liste n’est devenu inadmissible, l’utilisateur doit tout de même produire un rapport « néant » dans le SNE. Lorsqu’un utilisateur produit un rapport « néant », le système indiquera qu’aucun dossier n’a été soumis.

Partie 4 – Corriger ou modifier la liste des étudiants inadmissibles après l’envoi de celle-ci

Si des corrections doivent être apportées au rapport annuel sur les étudiants inadmissibles au PPTHC après que le RDEE a soumis ce rapport à la province ou au territoire, le RDEE ou le signataire peut apporter les corrections qui s’imposent dans le SNE.

Pour faire une correction, le RDEE ou le signataire doit d’abord accéder à la liste des rapports de conformité au PPTHC en cliquant sur l’onglet «Rapports sur le respect des conditions». La liste apparaîtra dans l’état où elle était au moment de la dernière sauvegarde. Le RDEE ou le signataire doit alors apporter les modifications qui s’imposent à la liste (p. ex., remplacer la valeur « oui », attribuée au statut d’étudiant à temps plein de Jean Labonté, par la valeur « non »), puis sauvegarder en cliquant sur le Appliquer aux éléments sélectionnés et sauvegarder». Le RDEE ou le signataire doit ensuite sélectionner « Voir le rapport sur les étudiants inadmissibles ». Une fois que le Système aura généré le rapport mis à jour, celui-ci sera présenté au RDEE, qui devra en confirmer l’exactitude et vérifier que la modification a bel et bien été sauvegardée. Par la suite, le RDEE doit encore une fois saisir leur prénom et nom de famille, la date, puis sélectionner « Transmettre les modifications au représentant provincial ou territorial ». Les modifications ainsi apportées seront reproduites dans la liste des rapports sur les étudiants inadmissibles, à titre de modifications apportées au rapport. Le nouveau rapport doit être signé électroniquement, puis soumis à la province ou au territoire, et CIC.

Note : Le rapport annuel initial sur les étudiants inadmissibles au PPTHC est soumis à la province ou au territoire compétent, qui l’enverra ensuite à CIC. N’ayant pas besoin d’être transmises par le représentant P/T, les modifications apportées au rapport annuel sont acheminées directement au conseiller régional en programmes de CIC qui est responsable de la province ou du territoire en question.

11 Vérification annuelle des étudiants ayant reçu le formulaire de vérification du Programme de permis de travail hors campus (IMM 5581)

Pour chaque étudiant ayant reçu le formulaire Vérification du Programme de permis de travail hors campus (IMM 5581) aux fins de participation au PPTH, le RDEE doit procéder aux vérifications précisées ci-dessous chaque année, avant une date fixe déterminée par la province ou le territoire et préférablement postérieure aux dates limites d’abandon ou d’ajout de cours de l’établissement, de la province ou du territoire.

Le RDEE doit :

  • vérifier si l’étudiant est toujours inscrit à un programme d’études à temps plein à son établissement au cours de l’année scolaire régulière (à l’exception des congés prévus au calendrier) depuis la dernière vérification ou depuis que l’établissement a émis le formulaire de vérification;
  • vérifier si l’étudiant a maintenu des résultats scolaires satisfaisants depuis la dernière vérification ou depuis que l’établissement a émis le formulaire de vérification.

Les mêmes procédures de vérification doivent être suivies pour les étudiants qui ont fait l’objet d’un transfert à l’établissement du RDEE et pour lesquels celui-ci a reçu les formulaires Vérification du PPTHC et Attestation et autorisation de l’étudiant du RDEE de l’établissement antérieur.

Note : Les établissements d’enseignement qui ont pris part à l’exercice de révision de l’été 2009 et soumis une liste d’étudiants demandant une vérification de leur admissibilité au moyen du formulaire IMM 5581, ont reçu de CIC une liste d’étudiants devant faire l’objet d’un rapport, ainsi qu’une mention quant à la dernière année que chacun des étudiants devront faire l’objet d’une vérification. Pour ces seuls établissements, les exigences de vérification se fondent non pas sur l’émission d’une IMM 5581 mais plutôt sur la liste que leur a fourni CIC.

[EXEMPLE DE RAPPORT
sur les étudiants qui ont reçu un formulaire de vérification IMM 5581]

(Nom de l’établissement)

Rapport de vérification annuelle de l’établissement : cas de non-admissibilité
sur le plan académique dans le cadre du Programme de permis de travail hors campus
du (date)* octobre (année)

* La date sera déterminée par la province.
** Si « diplômé », indiquez la date de confirmation écrite de l’obtention du diplôme; en effet, le permis d’études et le permis de travail hors campus pourraient être valides pour 90 jours après cette date de confirmation.

No Nom de famille Prénom Date de naissance Numéro d’identité du client de CIC Étudiant à temps plein (PL)
à temps partiel (PA)
non inscrit (NI)		 Résultats scolaires satis-faisants (S)
non satis8faisants (NS)		 Explication de la non-admissibilité (facultatif)** Transfert
vers un
autre
établis-
sement		 Diplômé
(Indiquer si OUI)
1. Smith John 30/02/1920 1111-1111 PA S   Non  
2. Tremblay Éric 31/02/1925 2222-2222 PL NS A échouer deux cours Non  
3. Brown Mike 29/02/1930 3333-3333 NI NS N’est plus inscrit à notre établissement Université du Canada OUI

Si tous les étudiants qui ont reçu un formulaire de vérification demeurent admissibles au Programme sur le plan académique, le RDEE doit quand même présenter au coordonnateur provincial ou territorial un rapport comportant la mention « aucun étudiant participant non admissible ».

Le coordonnateur provincial ou territorial est chargé d’informer CIC des cas de non-admissibilité dans tous les établissements participants de la province ou du territoire. Si tous les étudiants qui ont reçu un formulaire de vérification ou un NVA dans la province ou le territoire demeurent admissibles au Programme, le coordonnateur provincial ou territorial doit quand même faire parvenir à CIC un rapport comportant la mention « aucun étudiant participant non admissible ».

Rapport sur les étudiants qui ne sont plus admissibles

Chaque année, le RDEE doit produire un rapport sur tous les étudiants qui ont reçu un formulaire Vérification du Programme de permis de travail hors campus (IMM 5581) et qui n’ont pas satisfait aux critères d’admissibilité relatifs aux bons résultats scolaires. Le RDEE doit soumettre ce rapport au coordonnateur provincial ou territorial du Programme par courriel, sous forme de chiffrier (p. ex., Microsoft Excel) reproduisant les titres de colonnes et l’exemple ci-dessus.

Soumettre le rapport annuel sur les étudiants inadmissibles au PPTHC

Le rapport annuel sur les étudiants inadmissibles au PPTHC sera transmis à CIC par voie électronique, dans le cas des étudiants qui ont reçu leur vérification électroniquement (SNE), ou sous forme de chiffrier Microsoft Excel, dans le cas des étudiants qui ont reçu un formulaire IMM 5581.

Note : CIC doit être informé des résultats au moyen du rapport même si aucun étudiant vérifié n’est inadmissible au PPTHC.

Comment utiliser le Système de notification électronique (SNE) pour voir les rapports des établissements d’enseignement ou soumettre à CIC le rapport annuel sur les étudiants inadmissibles au PPTHC

Registre des rapports soumis par les établissements d’enseignement au représentant P/T du PPTHC

Ce registre présente la liste des établissements de la province ou du territoire qui participent au PPTHC et qui soumettront des rapports annuels sur les étudiants inadmissibles au PPTHC.

Fonction de recherche

Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches par nom d’établissement, type de rapport et date de réception, ainsi que selon le fait qu’un rapport a ou non été envoyé. Pour ce faire, il suffit d’entrer l’information voulue dans le champ de recherche correspondant, puis de cliquer sur « Actualiser la liste » afin d’afficher les résultats. Par exemple, un utilisateur peut sélectionner l’Université de Guelph dans le champ de recherche de l’établissement d’enseignement puis cliquer sur « Actualiser la liste ». Il verra alors apparaître tous les rapports et toutes les modifications envoyés par l’Université de Guelph.

Fonction de tri

Pour effectuer un tri, l’utilisateur doit sélectionner le type de tri souhaité dans le menu déroulant du champ de recherche qui se trouve au-dessus du registre, puis cliquer sur « Actualiser la liste ». Les tris peuvent être effectués en fonction des établissements d’enseignement ou selon le fait qu’un rapport a ou non été envoyé.

Envoyer à CIC le rapport annuel sur les étudiants inadmissibles

Avant d’envoyer à CIC le rapport annuel d’une province ou d’un territoire, le représentant doit d’abord sélectionner le rapport qu’il souhaite soumettre. Il est préférable que celui-ci aie reçu tous les rapports des établissements de sa province ou de son territoire afin de les soumettre en lot à CIC. Le représentant provincial peut utiliser fonction « Sélectionner tout » pour sélectionner tous les dossiers à envoyer.

De manière à lancer le processus d’envoi, le représentant provincial ou territorial doit entrer son nom tel qu’il l’a saisi au moment de son inscription au Portail des partenaires. Il doit ensuite entrer la date du jour, puis sélectionner « Soumettre à CIC » et cliquer sur « Confirmer Soumettre ». Le rapport sera ainsi transmis par voie électronique à CIC.

Note : Les représentants P/T ne sont pas tenus d’envoyer à CIC des mises à jour des rapports soumis par les établissements d’enseignement de leur province ou territoire. Les représentants P/T (et leurs délégués) et CIC peuvent accéder simultanément aux mises à jour effectuées par les RDEE.

Note : Le rapport annuel sur les étudiants inadmissibles au PPTHC doit être signé et envoyé au cours de la même session. Si le rapport n’est pas envoyé, les renseignements relatifs à la signature (nom et date) s’effaceront. L’utilisateur devra les entrer à nouveau avant de soumettre le rapport.

Sauvegarder dans Microsoft Excel

Le représentant P/T peut sauvegarder chacun des rapports envoyés par les RDEE de sa province ou de son territoire. Il lui suffit d’utiliser la fonction « Exporter : Excel » à l’intérieur du rapport de l’établissement qu’il souhaite sauvegarder.