Guide d’instructions pour les demandes sur papier de recherche dans les dossiers de la citoyenneté (CIT 0058)

Table des matières

• Aperçu
• Avant de présenter votre demande
• Étape 1. Rassemblez les documents
• Étape 2. Remplissez la demande
• Étape 3. Payez les frais
• Étape 4. Soumettez la demande
• Et ensuite?
• Vous avez besoin d’aide?

Le présent document n’a pas force de loi. Les explications et définitions ne sont pas des définitions juridiques. En cas de divergence entre le libellé du présent document et les lois et les règlements applicables, le texte des lois et des règlements l’emporte.

Pour obtenir des renseignements d’ordre juridique, veuillez consulter les documents suivants :

• la Loi sur la citoyenneté
• le Règlement sur la citoyenneté et le Règlement no 2 sur la citoyenneté

Ces renseignements vous aideront à remplir les formulaires et vous guideront dans le processus de demande.

Aperçu

Le présent guide d’instructions :

• s’applique aux demandes présentées sur papier qui seront soumises par la poste ou par l’entremise d’une ambassade, un haut-commissariat ou un consulat du Canada;
• présente l’information que vous devez savoir avant de soumettre votre demande;
• explique comment remplir la demande et rassembler les documents à l’appui.

Lisez le guide d’instructions au complet avant de remplir chacun des formulaires pertinents de la trousse de demande.

Les formulaires contiennent des questions qui serviront au traitement de votre demande.

Symboles utilisés dans le guide

Ces symboles sont utilisés dans ce guide pour souligner l’importance de certains renseignements :

Avant de présenter votre demande

Qui peut présenter une demande de recherche dans les dossiers de la citoyenneté?

Vérifiez si vous pouvez demander une recherche dans les dossiers de citoyenneté.

Nous enverrons le résultat de notre recherche à l’adresse courriel que vous avez fournie dans votre formulaire de demande.

Si vous avez besoin d’une copie papier du résultat :

• précisez le dans le formulaire de demande;
• vous devrez peut-être attendre plus longtemps (en raison du temps nécessaire pour envoyer la lettre par la poste);
• vous ne recevrez pas la lettre par voie électronique.

La seule preuve officielle de citoyenneté est le certificat de citoyenneté. Pour savoir comment obtenir un certificat de citoyenneté, consultez la page Demander un certificat de citoyenneté canadienne.

Étape 1. Rassemblez les documents

De quels documents ai-je besoin?

Vous devez fournir :

• des copies en couleurs claires et lisibles de vos documents;
• la traduction de tout document qui n’est ni en français ni en anglais

Que vous demandiez des renseignements sur vous-même ou sur une autre personne, vous devez fournir deux de vos (2) pièces d’identité personnelles pour établir votre identité.

Si vous demandez des renseignements concernant une autre personne, vous pourriez devoir présenter d’autres documents, comme une preuve de votre relation avec cette personne ou une preuve de son décès.

 Remarque : S’il manque un ou plusieurs des documents exigés, ou si les photocopies ou les images sont de mauvaise qualité, votre demande pourrait être annulée ou vous être retournée.

 Remarque : Des documents et des renseignements supplémentaires pourraient vous être demandés durant le traitement de votre demande.

Pièces d’identité acceptables

Deux pièces d’identité valides sont exigées pour établir votre identité. Votre nom et votre date de naissance doivent figurer sur les deux pièces d’identité, et votre photo doit apparaître sur l’une des deux.

Voici des exemples de documents délivrés par le gouvernement fédéral, provincial ou territorial canadien qui peuvent servir à établir l’identité :

• Permis de conduire
• Carte de majorité
• Passeport
• Certificat du statut d’Indien (carte)
• Carte d’assurance-maladie
• Carte de personne âgée
• Titre de voyage

Si vous vivez à l’étranger et n’êtes pas en mesure de fournir de pièces d’identité canadiennes, vous pourriez utiliser des pièces d’identité délivrées par un gouvernement étranger qui sont équivalentes aux documents canadiens énumérés ci-dessus. Si vos pièces d’identité étrangères ne sont ni en français ni en anglais, vous devez également inclure une traduction et un affidavit. Voir la section Traduction de documents.

 Remarque : Les certificats de naissance, les cartes d’assurance sociale, les cartes bancaires, les cartes de crédit et les certificats de citoyenneté canadiens antérieurs ne sont pas acceptés comme pièces d’identité personnelles dans le cadre de ce processus de demande.

Preuve de consentement

Pour obtenir des renseignements personnels sur une autre personne que vous-même, vous devez fournir un formulaire ou une déclaration attestant son consentement écrit vous autorisant à obtenir ses renseignements personnels. Cette déclaration doit contenir les éléments suivants :

• nom de la personne qui donne son consentement;
• nom de la personne à qui le consentement est donné;
• signature de la personne qui donne son consentement;
• date à laquelle la lettre a été signée.

Preuve de décès

Si la personne dont vous demandez le dossier est décédée, vous devez fournir une preuve de décès, par exemple :

• une copie d’un avis de décès
• un certificat de décès
• une photo de la pierre tombale de la personne

Preuve de relation

Vous devez nous indiquer la nature de la relation entre vous et la personne dont vous demandez le dossier (p. ex. époux, enfant, frère/sœur ou parent). Vous devez également nous fournir une preuve de la relation, par exemple :

• un certificat de naissance montrant la filiation
• un certificat de mariage.

Si vous êtes exécuteur testamentaire ou administrateur d’une succession et que vous devez obtenir à cette fin le dossier d’une personne décédée, vous devez fournir des documents montrant votre statut d’exécuteur testamentaire ou la procuration en tant que preuve de relation.

Traitement urgent

Si vous demandez un traitement urgent, vous devez fournir la preuve que votre demande est urgente.

Nous traitons les demandes d’urgence dans les cas particuliers, par exemple si :

• vous devez prouver à un gouvernement étranger que vous n’êtes pas un citoyen, par exemple pour obtenir un passeport de ce pays
• vous devez administrer la succession d’une personne décédée ou exécuter un testament
• vous devez montrer que vous êtes ou n’êtes pas un citoyen afin d’obtenir un emploi.

Vous devez inclure une lettre d’explication indiquant pourquoi vous avez besoin d’un traitement urgent ainsi que des documents à l’appui, par exemple :

• lettre d’un gouvernement étranger indiquant que celui-ci a besoin de ce renseignement;
• documents montrant que vous administrez une succession ou êtes exécuteur testamentaire;
• lettre d’un employeur.

Écrivez « Urgent – Recherche dans les dossiers de citoyenneté » sur l’enveloppe si vous envoyez votre demande par la poste depuis le Canada ou les États-Unis. Si vous vous trouvez à l’extérieur du Canada ou des États-Unis, demandez le traitement urgent auprès d’une ambassade, d’un haut commissariat ou d’un consulat du Canada au moment de la présentation de votre demande.

Nous examinons toutes les demandes urgentes aux fins de recevabilité.

Traduction de documents

Pour tout document que vous présentez qui n’est ni en français ni en anglais, vous devez joindre ce qui suit :

• la traduction en français ou en anglais; et
• un affidavit de la personne qui a fait la traduction.

Les traductions peuvent être faites par :

• une personne qui parle couramment les deux langues (à savoir le français ou l’anglais et la langue non officielle);
• un traducteur canadien agréé (membre en règle d’un organisme provincial ou territorial de traducteurs et d’interprètes au Canada).

Si la traduction n’est pas faite par un traducteur canadien agréé, la personne qui a fait la traduction doit fournir un affidavit qui atteste ses compétences linguistiques et l’exactitude de la traduction.

L’affidavit doit être fait sous serment en présence :

Au Canada :

• d’un notaire public;
• d’un commissaire à l’assermentation;
• d’un commissaire autorisé à recevoir des affidavits.

Le pouvoir de certifier varie d’une province et d’un territoire à l’autre. Consultez les autorités locales, provinciales ou territoriales.

À l’extérieur du Canada :

• d’un notaire public.

Le pouvoir de faire prêter serment varie d’un pays à l’autre. Consultez les autorités locales.

 Renseignements importants : La traduction ne doit pas être faite par le demandeur lui-même ni par un membre de sa famille. On entend par « membre de la famille » un parent, un tuteur, un frère ou une sœur, un époux, un conjoint de fait, un partenaire conjugal, un grand-parent, un enfant, une tante, un oncle, une nièce, un neveu ou un cousin germain.

Étape 2 : Remplissez la demande

 Remarque : La présentation de renseignements faux ou trompeurs dans ces formulaires constitue un délit grave. Les renseignements que vous fournissez dans votre demande peuvent être vérifiés.

Suivez les étapes ci-dessous pour remplir une demande sur papier :

• Téléchargez le formulaire Demande de recherche dans les dossiers de la citoyenneté (formulaire CIT 0058) (PDF, 1,45 Mo).
• Imprimez le formulaire et remplissez-le à la main.

 Conseils pour vous aider à remplir le formulaire

• Si une section ne s’applique pas à vous, inscrivez « Sans objet » ou « S. O. ». Si votre demande est incomplète, elle pourrait vous être retournée et son traitement pourrait être retardé.
• Si vous avez besoin de plus d’espace pour répondre à une question, utilisez une feuille de papier supplémentaire et indiquez le numéro et/ou la lettre de la question à laquelle vous répondez.
• Toutes vos réponses doivent être complètes et véridiques.

Instructions étape par étape

Section 1 – Langue de service

Souhaitez-vous recevoir le service en français ou en anglais? Cochez une case. Votre correspondance se fera dans la langue que vous choisissez.

Section 2 – Renseignements sur la personne dont vous demandez le dossier

1. Indiquez le nom de famille et le ou les prénoms de la personne pour laquelle vous demandez qu’une recherche soit faite. Si possible, inscrivez le nom de la même façon qu’il est écrit sur la fiche relative au droit d’établissement (IMM 1000), la carte de résident permanent (CRP) ou le certificat de citoyenneté canadienne.

2. Si la personne a utilisé d’autres noms par le passé ou est connue sous un nom autre que celui que vous avez inscrit dans la section précédente de la demande, indiquez-les dans l’espace prévu à cette fin. Vous pouvez utiliser une feuille de papier séparée, au besoin.

   Remarque : Les autres noms peuvent comprendre le nom à la naissance, le nom de jeune fille, les surnoms, le nom marital, les pseudonymes, le nom utilisé dans la collectivité, etc.

   Indiquez la date de naissance de la personne.

3. Indiquez le lieu et le pays où la personne est née.

   Indiquez la date à laquelle la personne est arrivée au Canada à titre de résident permanent.

4. Si la personne a déjà possédé un certificat de citoyenneté canadienne, indiquez les renseignements suivants, s’ils sont connus :
   • Le nom inscrit sur le certificat
   • La date de délivrance
   • Le numéro figurant sur le certificat

5. Si la personne est arrivée au Canada avant 1915, vous devrez remplir la section sur le père de la personne. En effet, les dossiers de citoyenneté des personnes qui sont arrivées au Canada avant 1915 sont habituellement fondés sur le dossier du père. Sans l’information sur le père, nous ne pourrons pas trouver le dossier de la personne. Pour cette section, inscrivez le plus de détails que vous connaissez au sujet du nom de la ville et de la province où habitait le père et de l’emploi et de la date de naissance de ce dernier.

   Si la personne n’est pas arrivée au Canada avant 1915, inscrivez « S. O. » dans les espaces prévus à cette fin.

Section 3 – Renseignements sur la personne qui demande la recherche

Si vous demandez des renseignements sur vous-même ou sur une autre personne, vous devez remplir la section vous concernant.

• Inscrivez votre nom de famille et votre ou vos prénoms.
• Indiquez votre adresse postale actuelle, avec le code postal.
• Il est possible que nous communiquions avec vous par téléphone. Inscrivez le ou les numéros de téléphone où nous pouvons vous joindre.
• Indiquez votre adresse électronique en respectant le format suivant (s’il y a lieu) : nom@fournisseur.net. Nous pourrions communiquer avec vous par courriel.

Section 4 – Autorisation de divulguer des renseignements

Nous ne pouvons communiquer de renseignements sur une personne sans l’accord de cette dernière.

Les renseignements contenus dans les dossiers de la citoyenneté sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi stipule également que les renseignements ne peuvent être communiqués sans le consentement écrit de la personne concernée. C’est la raison pour laquelle vous devez remplir la section 4 de la demande (Autorisation de divulguer des renseignements) si vous souhaitez communiquer des renseignements sur votre demande à une personne autorisée. En signant la section 4, vous nous autorisez à communiquer l’information à la personne ou à l’organisation mentionnée.

1. Si cette demande de recherche dans les dossiers de la citoyenneté est présentée pour obtenir des renseignements sur vous même seulement, cochez « Oui » à la première case et passez à la section suivante (section 5).

   Si l’information dont vous avez besoin concerne un membre de la famille ou une autre personne, cochez « Non » à la deuxième case et remplissez la section 4 au complet. Vous devez obtenir la permission de la personne indiquée pour la divulgation de ces renseignements personnels.

2. Demandez à l’autre personne de signer son nom dans la partie « Signature » et d’indiquer la date à laquelle elle a signé la demande.

3. Si la personne dont vous demandez le dossier est décédée, vous devez fournir une preuve de décès. La preuve de décès peut comprendre une copie d’un avis nécrologique, un certificat de décès ou une photographie de la pierre tombale de la personne.

   Remarque : Nous ne pouvons pas communiquer de renseignements personnels concernant une personne décédée il y a moins de 20 ans. Des exceptions sont prévues dans certains cas si l’exécuteur testamentaire, la succession ou une personne titulaire d’une procuration a besoin des renseignements personnels du défunt aux fins de l’exécution de son testament. Dans ces cas, vous devez également fournir une preuve d’exécuteur testamentaire ou de mandataire.

4. Indiquez votre relation avec la personne dont vous demandez le dossier (par exemple, mari, femme, enfant, frère, sœur ou parent). Vous devez joindre une preuve de cette relation à votre demande (par exemple, un certificat de naissance indiquant le lien de filiation).

Section 5 – Pourquoi avez-vous besoin de ces renseignements?

• Vous devez nous expliquer pourquoi vous avez besoin d’une lettre. Utilisez l’espace fourni pour indiquer les raisons pour lesquelles vous avez besoin de la lettre.
• Signez la demande en utilisant la même signature que sur vos autres documents officiels. Indiquez la date à laquelle vous avez signé la demande et l’endroit.

Étape 3. Payez les frais

Vos frais

Si vous demandez plus d'une recherche dans les dossiers de citoyenneté, payez les frais tous ensemble.

Utilisez le tableau ci-dessous pour calculer le montant total des frais que vous devez payer. Le reçu du paiement des frais doit être joint à cette demande.

Explication des frais

Le tableau suivant décrit les frais qui sont exigés et précise s’ils sont remboursables.

Frais de traitement

Montant : 75 $ pour chaque personne

Non remboursable après le début du traitement de la demande, quelle que soit la décision finale.

Paiement des frais à l’extérieur du Canada et des États-Unis

Utilisez la méthode de paiement suivante seulement si :

• vous habitez à l’extérieur du Canada et des États-Unis;
• vous n’avez pas accès à Internet.

Si vous ne pouvez pas payer les frais en ligne, vous devez faire le paiement directement à l’ambassade, au haut-commissariat ou au consulat du Canada où vous présentez votre demande.

• Visitez la page Web Payez les frais.
• Sélectionnez le pays ou le territoire d’où vous faites le paiement.
• Sélectionnez le type de demande que vous présentez.
• Cliquez sur « Obtenez les instructions de paiement ».
• Apportez votre demande dûment remplie et le paiement des frais exacts à l’ambassade, au haut-commissariat ou au consulat du Canada indiqué.

Remarque : Les bureaux consulaires ne peuvent accepter :

• les reçus des frais payés au Canada;
• les chèques personnels.

Étape 4. Soumettez la demande

Si vous vivez à l’extérieur du Canada et des États-Unis

Soumettez votre demande remplie à l’ambassade du Canada, au haut-commissariat ou au consulat du Canada responsable de la région où vous résidez.

Si vous vivez au Canada ou aux États-Unis

Envoyer votre demande complétée à :

Centre de numérisation d’IRCC - Citoyenneté
3050 Wilson Ave
New Waterford (Nouvelle-Écosse)
B1H 5V8

Si vous envoyez plus d’une demande

Si vous envoyez plus d’une demande (par exemple, des demandes pour des membres de votre famille), envoyez toutes les demandes ensemble dans une seule enveloppe, afin que ces dernières puissent être traitées en même temps.

Remarque : Si vous envoyez plus d’une demande et si l’une des demandes est incomplète, toutes les demandes vous seront retournées.

Le formulaire de demande doit être signé et daté avant d’être soumis. Si la signature ou la date n’apparaît pas, votre demande vous sera retournée.

Afin d’éviter que votre demande vous soit retournée, assurez-vous:

• d’avoir répondu à toutes les questions du formulaire de demande ou d’avoir indiqué « S. O. » (sans objet) pour les questions qui ne s’appliquent pas à vous;
• d’avoir joint deux (2) pièces d’identité personnelles valides, dont l’une doit contenir votre photo;
• d’avoir joint le document original, la traduction et un affidavit du traducteur pour tout document qui n’est pas en français ni en anglais;
• d’avoir fourni une lettre d’explication pour tout document manquant ou non joint à votre demande;
• d’avoir signé et daté le formulaire. Avant de l’envoyer, assurez-vous que votre demande n’est pas périmée (datée de plus de 90 jours avant que nous la recevions) ou postdatée (la date inscrite n’est pas encore passée);
• d’avoir payé les frais exacts et joint votre reçu à la demande.

Et ensuite?

Après avoir présenté votre demande

Lorsque nous recevrons votre demande de recherche d’un dossier de citoyenneté, nous vérifierons si elle est complète. Si c’est le cas, nous commencerons à la traiter. Nous ne vous enverrons pas automatiquement une confirmation.

Une fois que votre demande est complète

• Les agents feront une recherche dans les dossiers de la citoyenneté pour trouver le dossier demandé.
• Le traitement de certaines demandes peut être retardé et exiger plus de temps. Dans ces cas, on communiquera avec vous pour obtenir d’autres renseignements ou vous demander de soumettre des documents supplémentaires.
• Si le dossier est trouvé, vous recevrez une lettre indiquant à quel moment la personne a acquis la citoyenneté ou si une demande de citoyenneté canadienne est en cours de traitement.
• S’il n’y a pas de dossier ou si aucun document ne peut être trouvé d’après l’information fournie, vous recevrez une lettre vous informant qu’il n’y a pas de dossier.

Pendant le traitement de votre demande, vous devez nous informer de tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone, le cas échéant. Utilisez l’outil Changement d’adresse pour nous donner vos nouvelles coordonnées.

Vérifier l’état de la demande

Si le délai de traitement normal a été dépassé (s'ouvre dans un nouvel onglet) ou si vous avez besoin de plus de renseignements

• contactez le Centre de soutien à la clientèle si vous êtes au Canada
• utilisez le formulaire Web pour nous contacter si vous êtes aux États-Unis ou à l'extérieur du Canada

Si vous vivez à l’extérieur du Canada et des États-Unis, vous pouvez également communiquer avec l’ambassade, le haut-commissariat ou le consulat du Canada où vous avez présenté votre demande.

Protéger vos renseignements

Les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande de certificat de citoyenneté ne seront communiqués à aucun autre organisme, sauf si cela est permis en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou du Règlement sur la citoyenneté.

Pour en savoir plus sur la protection de vos données, visitez le Centre d’aide.

Programme d’assurance de la qualité

Notre programme d’assurance de la qualité choisit au hasard des demandes aux fins d’examen spécial. Si votre demande est sélectionnée, vous serez convoqué à une entrevue en personne pour que nous puissions :

• examiner et vérifier les documents originaux que vous avez fournis;
• vérifier que les renseignements que vous avez fournis sur votre formulaire de demande sont exacts;
• vous demandez des pièces justificatives supplémentaires, jusqu’à un test d’ADN pour confirmer la filiation, si IRCC n’est pas satisfait des documents figurant au dossier.