Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Comment faire une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Il est nécessaire de s’adresser à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) lorsque l’on fait une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) pour :

  • obtenir de l’information à propos de CIC;
  • obtenir de l’information émanant de CIC;
  • obtenir les renseignements personnels d’un particulier qui n’est ni citoyen canadien ni résident permanent du Canada, et qui a autorisé un représentant à faire une demande en son nom.

Les demandes officielles faites en vertu de la LAI doivent :

  • être mises par écrit;
  • être signées et datées par le demandeur;
  • inclure :
    • le nom de l’auteur de la demande
    • l’adresse de l’auteur de la demande
    • si possible, un numéro de téléphone et/ou une adresse électronique ou permettant de le joindre la semaine entre 9 h et 17 h;
  • être accompagnées des frais de communication de 5 $, lesquels donnent droit à cinq heures de recherche et de préparation de documents.

Les demandes écrites

Une demande écrite peut être présentée au moyen du :

Le paiement

Le paiement des frais peut s’effectuer par :

  • chèque ou par mandat libellé à l’ordre du Receveur général du Canada
    OU
  • par carte de crédit (Visa, MasterCard or American Express) en utilisant le service de paiement en ligne.

Les demandes ne sont traitées qu’une fois les frais acquittés.

Les frais supplémentaires 

Des frais supplémentaires peuvent s’ajouter si le temps de recherche et de préparation de documents excède cinq heures ou si les renseignements doivent être fournis sur support de substitution. Ces frais sont exigés en application de l’article 11 de la LAI et sont détaillés dans le Règlement sur l’accès à l’information. Il est d’usage pour CIC de renoncer aux frais de reproduction et de fournir les renseignements pouvant être divulgués sur cédérom, lorsque la situation s’y prête.

Veuillez fournir suffisamment de détails

Les demandes doivent être suffisamment détaillées pour permettre à un agent expérimenté de CIC de trouver, sans trop de difficultés, les documents voulus. Voici des exemples d’éléments à fournir :

  • les délais
  • les numéros de dossier
  • les identificateurs de client
  • les titres de rapport
  • l’endroit où se trouvent les documents (bureau ou région/direction générale)
  • les noms des personnes concernées
  • leur date de naissance (si les dossiers de citoyenneté ou de l’immigration sont demandés)

Les demandes faites pour le compte d’une autre personne

Les demandes faites pour le compte d’une autre personne doivent inclure une autorisation signée (datant de moins d’un an) par l’individu concerné.

Pour faciliter le processus, il est recommandé de joindre à la demande l’autorisation écrite de chaque personne pouvant être mentionnée dans les documents demandés. Par exemple, dans le cas de dossiers d’immigration, une autorisation doit être fournie par les conjoints, le répondant, les enfants majeurs ou toute autre personne dont les noms figurent dans les documents demandés. Il faut remplir le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements personnels à une personne désignée (IMM 5475) ou au moyen d’une déclaration écrite indiquant le nom de la personne qui donne son consentement et le nom de celle à qui le consentement est donné.

Où envoyer les demandes

Les demandes présentées en vertu de la LAI doivent être envoyées à la Division de l’AIPRP à l’AC à l’adresse qui suit :

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Citoyenneté et Immigration Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 1L1

Ou vous pouvez envoyer votre demande par courrier électronique si vous avez :

Envoyez votre demande scannée ainsi que les pièces justificatives (dans le format JPG, TIFF ou PDF) à ATIP-AIPRP@cic.gc.ca.

Note : Si vous voulez payer les frais de traitement par cheque ou mandat, vous devez envoyer votre demande par courrier régulier.