Foire aux questions

Quels documents sont disponibles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

R : La plupart des renseignements dont dispose le gouvernement sont accessibles. Les principales exceptions concernent les documents provenant du Cabinet et ceux contenant de l’information qui pourrait nuire à la sécurité, à l’économie, aux relations fédérales-provinciales et aux affaires internationales du Canada. Les renseignements au sujet des personnes peuvent seulement être divulgués avec leur consentement ou si cela est dans l’intérêt public. Les personnes peuvent obtenir leurs renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Qui peut présenter une demande d’accès à l’information?

R : Les citoyens canadiens, les résidents permanents et toute personne présente au Canada peuvent présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Les personnes qui n’entrent pas dans les catégories susmentionnées peuvent demander à un représentant, qui est citoyen canadien ou résident permanent, de présenter une demande en leur nom, dans la mesure où il y a consentement écrit de leur part.

Qui peut présenter une demande de communication de renseignements personnels?

R : Les citoyens canadiens, les résidents permanents et toute personne présente au Canada peuvent présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Est-ce que ma demande d’accès à l’information ou de communication de renseignements personnels sera traitée plus rapidement si je la soumettre par un représentant?

R : Si vous décidez d’engager un représentant, votre demande ne recevra pas pour autant une attention spéciale et vous ne devez pas vous attendre à un traitement plus rapide. Le gouvernement du Canada traite tous les demandeurs de la même manière, qu’ils aient recours aux services d’un représentant ou non.

Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) reconnaît que le recours à un représentant pour vous aider à remplir votre demande d’accès à l’information ou à des renseignements personnels est un choix personnel. Veuillez noter que le gouvernement du Canada ne recommande ni n’approuve aucun représentant particulier. Visitez la page web suivante pour de plus amples renseignements sur les représentants en immigration.

Quels sont les frais qui s’appliquent à une demande d’accès à l’information?

R : Chaque demande faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information coûte 5 $. Un demandeur peut payer par chèque ou mandat libellé à l’ordre du Receveur général du Canada, ou par carte de crédit (en utilisant le service de paiement en ligne). Des frais supplémentaires peuvent être exigés pour les copies, le traitement informatique ou le temps supplémentaire consacré aux recherches et à la préparation. (Les cinq premières heures de recherche et de préparation sont gratuites).

Quels sont les frais qui s’appliquent à une demande de communication de renseignements personnels?

R : Aucuns frais ne s’appliquent aux demandes de communication de renseignements personnels.

Comment et où un demandeur soumet-il une demande d’accès à l’information?

R : Pour faire une demande officielle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, un demandeur peut présenter une demande écrite au moyen du formulaire de demande d’accès à l’information et demande d’accès à des renseignements personnels (IMM 5563) ou d’une lettre qui précise que la demande est présentée en vertu de la LAI. Les demandes doivent être suffisamment détaillées pour permettre à un agent expérimenté de CIC de trouver, sans trop de difficultés, les documents voulus. Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre, accompagnée de frais de 5 $, à:

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Citoyenneté et Immigration Canada
Édifice Narono, 10e étage
360, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 1L1

Comment et où un demandeur soumet-il une demande de communication de renseignements personnels?

R : Pour faire une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), un demandeur peut présenter une demande écrite au moyen du formulaire de demande d’accès à l’information et demande d’accès à des renseignements personnels (IMM 5563) ou d’une lettre qui précise que la demande est présentée en vertu de la LPRP. Les demandes doivent être suffisamment détaillées pour permettre à un agent expérimenté de CIC de trouver, sans trop de difficultés, les documents voulus. Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre à la région appropriée ou au centre de traitement des demandes qui détient le dossier ou à la Division de l’AIPRP à l’AC à l’adresse suivante :

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Citoyenneté et Immigration Canada
Édifice Narono, 10e étage
360, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 1L1

De combien de temps le Ministère dispose-t-il pour répondre?

R : Pour les demandes d’accès à l’information présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, le Ministère dispose de 30 jours pour répondre lorsqu’il s’agit d’une demande officielle. Toutefois, cette période peut être prolongée de façon raisonnable si la requête porte sur un grand nombre de dossiers ou nécessite une recherche dans un grand nombre de dossiers et que le délai initial risque de perturber indûment les opérations de l’institution gouvernementale.

Une prolongation de délai peut également être accordée s’il faut tenir des consultations qui ne peuvent pas être menées dans le délai initial. Si la prolongation de délai dépasse 30 jours, le responsable de l’institution est tenu, en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi, d’en informer le commissaire à l’information. Le demandeur recevra également un avis l’informant de la prolongation de délai, ainsi que de sa durée, dans les 30 jours suivant la réception de la requête. L’avis précisera que l’intéressé est en droit de présenter une plainte au commissaire à l’information au sujet de la prolongation.

Dans le cas de requêtes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère dispose également de 30 jours pour répondre. Cette période peut être prolongée d’un maximum de 30 jours si le délai initial risque de perturber indûment les opérations de l’institution gouvernementale ou s’il faut tenir des consultations qui ne peuvent pas être menées dans le délai initial. Cette période peut également être prolongée de façon raisonnable s’il y a besoin de temps supplémentaire pour la traduction ou pour la conversion des renseignements personnels dans un autre format. Le demandeur sera informé de la prolongation de délai, ainsi que de sa durée, dans les 30 jours suivant la réception de la requête. L’avis précisera que l’intéressé est en droit de présenter une plainte au commissaire à l’information au sujet de la prolongation.

Un demandeur peut-il obtenir des renseignements personnels sur des personnes autres que lui-même?

R : Pour obtenir des renseignements personnels sur quelqu’un d’autre, vous devez présenter leur consentement écrit vous autorisant à obtenir leurs renseignements personnels. Il est possible de donner son consentement en remplissant le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements personnels à une personne désignée ou au moyen d’une déclaration écrite indiquant le nom de la personne qui donne son consentement et le nom de celle à qui le consentement est donné. Le consentement doit être signé et daté par la personne qui donne son consentement. Aucune autorisation n’est requise pour obtenir des renseignements sur toute personne à charge âgée de moins de 18 ans.

Un demandeur peut-il obtenir des renseignements personnels sur une personne décédée?

R : Des renseignements personnels peuvent être divulgués si la personne est décédée depuis 20 ans ou plus. Une preuve raisonnable de la mort doit être fournie. Par preuve raisonnable on entend, par exemple, des notices nécrologiques, des certificats de décès, des photographies de pierres tombales et des statistiques provinciales de l’état civil. Si une personne est décédée depuis moins de 20 ans, l’exécuteur testamentaire ou, dans le cas d’une personne décédée sans testament (intestat), l’administrateur de la succession, peut demander les renseignements personnels de la personne décédée. L’exécuteur testamentaire ou l’administrateur de la succession ne possède pas un droit illimité d’accès à tous les renseignements personnels de la personne décédée; il n’a accès qu’aux renseignements qui lui permettront d’exercer ses fonctions légales et de régler la succession.

Comment un demandeur peut-il obtenir des renseignements sur une personne arrivée au Canada avant 1936?

R : Les dossiers d’établissement et d’immigration des personnes arrivées au Canada avant 1936 (listes de passagers de la période 1865–1935 et listes d’entrée aux frontières de 1908–1935) sont conservés par la Bibliothèque et Archives Canada et peuvent être obtenus gratuitement. Les demandes de ces dossiers doivent être envoyées à l’adresse suivante :

Bibliothèque et Archives Canada
Division des services aux chercheurs
Section de généalogie
395, rue Wellington, 3e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0N3
Télécopieur : 613-995-6274

Pour de plus amples renseignements sur la Centre canadien de géologie, cliquez sur le lien suivant : www.collectionscanada.gc.ca.

Quels renseignements faut-il fournir pour obtenir le dossier de naturalisation d’une personne?

R : Il faut fournir le plus de renseignements possible, dont ce qui suit :

  • Nom complet
  • Date de naissance
  • Numéro du certificat (si disponible)
  • Date d’entrée
  • Point d’entrée
  • Si accompagné, fournir les noms des compagnons (p. ex., le nom du conjoint)
  • Si la personne est décédée, fournir la preuve du décès (certificat de décès, charge d’exécuteur testamentaire).

Des non-résidents du Canada qui mènent des recherches généalogiques peuvent-ils avoir accès à des registres de famille que possèdent des institutions fédérales canadiennes?

R : Seuls les citoyens canadiens, les résidents permanents et les personnes présentes au Canada peuvent se prévaloir de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cependant, vous pouvez demander qu’un citoyen canadien ou un résident permanent présente une demande d’accès à l’information pour votre compte. Il faut noter que les dossiers seront postés au demandeur au Canada. Il est également important de noter que nous exigeons le consentement écrit (signé et daté) ou une preuve d’exécution testamentaire, lorsque les documents demandés appartenant à des personnes décédées depuis moins de 20 ans.

J’ai parrainé un membre de ma famille résidant hors du Canada; il/elle a présenté une demande de résidence permanente, dans un bureau des visas à l’étranger. Puis-je obtenir des renseignements sur ce dossier?

R : Si vous souhaitez obtenir des renseignements personnels sur une tierce personne, notamment sur le dossier d’un membre de votre famille, votre demande relève de la Loi sur l’accès à l’information. Pour obtenir lesdits renseignements personnels, veuillez obtenir le consentement préalable de l’intéressé(e), ainsi que de toute personne ayant plus de 18 ans dont le nom figure au dossier. Par ailleurs, veuillez acquitter des frais de 5 $ à cet effet.

Toutefois, si vous souhaitez obtenir des renseignements contenus dans votre propre dossier de parrainage, votre demande relève de la Loi sur la protection des renseignements personnels et vous n’avez aucun frais à acquitter.