Protocole relatif aux questions concernant la conduite

Contexte

Afin de gérer cette responsabilité et de maintenir la confiance du public dans le travail accompli par les juges de la citoyenneté un nouveau Protocole relatif aux questions concernant la conduite (le « protocole ») a été élaboré. Le présent protocole remplace le « Protocole de traitement des plaintes du public ».

Situation

La Loi sur la citoyenneté (la « Loi ») confère au juge de la citoyenneté deux rôles importants en matière de citoyenneté. Tout d’abord, le juge de la citoyenneté a le pouvoir exclusif de décider si un demandeur satisfait aux exigences visant l’obtention de la citoyenneté canadienne. Ainsi, le juge de la citoyenneté exerce un pouvoir quasi‑judiciaire qui influe sur les droits de ce demandeur.

Ensuite, le juge de la citoyenneté exerce un rôle à caractère cérémonial, éminemment symbolique. Il préside la cérémonie de citoyenneté, au cours de laquelle il fait prêter le serment de citoyenneté aux nouveaux Canadiens et leur remet un certificat de citoyenneté. Conformément au Règlement sur la citoyenneté, le juge de la citoyenneté est tenu à cette occasion d’inculquer aux nouveaux citoyens les devoirs et les privilèges inhérents à la citoyenneté et de leur expliquer ce que signifie être citoyen canadien.

Dans l’exercice de ces deux fonctions, le juge de la citoyenneté interagit directement avec les demandeurs et le public. D’une part, le juge de la citoyenneté a le pouvoir de faire comparaître le demandeur pour éclaircir certaines questions, ce qui lui permet de rendre une décision éclairée concernant sa demande. D’autre part, la cérémonie de citoyenneté est, de par sa nature intrinsèque, un événement public auquel assistent le demandeur, ses parents et amis et même souvent le public en général.

Le juge de la citoyenneté assume également une troisième fonction, soit celle de promouvoir la citoyenneté canadienne auprès de la collectivité. Ce rôle d’ambassadeur l’amène une fois de plus à côtoyer le public, et son message est d’autant mieux reçu en raison de son pouvoir décisionnel et de son prestige en tant que président des cérémonies de citoyenneté.

Compte tenu de la prépondérance de ses rôles aux plans quasi‑judiciaire et cérémonial et de l’incidence de son rôle d’ambassadeur, le juge de la citoyenneté est tenu de respecter les normes de conduite personnelle les plus élevées qui soient dans l’exercice de ses fonctions. Il admet ce fait et s’engage, aux termes des Lignes directrices supplémentaires sur les conflits d’intérêts à l’intention des juges de la citoyenneté, à agir avec impartialité en tenant compte des différences culturelles et en les respectant, en faisant preuve de compassion et d’ouverture d’esprit ainsi qu’en favorisant la collégialité lorsqu’il traite avec les demandeurs et le public.

Malgré cet engagement, il peut arriver qu’une personne mette en cause la conduite d’un juge de la citoyenneté lors d’une entrevue, d’une cérémonie ou d’une activité de promotion. C’est pourquoi le ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration a, aux termes du paragraphe 26(2) de la Loi sur la citoyenneté, investi le juge principal de la citoyenneté (juge principal) du pouvoir de gérer et de régler les plaintes visant les juges et, au besoin, de communiquer avec le Ministre, le Bureau du Conseil privé et Commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique (le « Commissaire ») à cet égard.

Principes

L’idée d’élaborer le protocole découle de l’hypothèse selon laquelle une institution publique comme la Commission de la citoyenneté sera plus solide si elle est dotée d’un processus transparent, accessible, rapide et efficace pour traiter les plaintes déposées par le public.

Le protocole vise à garantir un traitement équitable aux parties concernées. Dans le cadre de ce protocole, les droits et la dignité des parties sont préservés, et chaque plainte est traitée de façon appropriée.

Toute plainte est traitée le plus rapidement possible, compte tenu des principes d’équité et de rigueur à respecter. La personne qui dépose une plainte (le plaignant) reçoit rapidement un accusé de réception et le juge de la citoyenneté visé en est informé dans les meilleurs délais. Après enquête et analyse, les deux parties sont ensuite informées de la décision rendue.

La Commission reconnaît que le mode de traitement d’une plainte est fonction de la gravité de l’allégation. Par conséquent, le protocole comprend deux procédures distinctes : la procédure informelle, lorsque les plaintes se prêtent le mieux à un règlement informel, et la procédure officielle, lorsque les plaintes nécessitent une enquête structurée.

Les principes généraux de justice administrative s’appliquent en tout temps, peu importe la procédure. L’on s’attend notamment à ce que la personne désignée par le juge principal pour faire enquête lors d’une procédure officielle (agent désigné) fasse preuve d’impartialité, de rigueur et d’équité, tant à l’égard du plaignant qu’à l’égard du juge de la citoyenneté en cause. Ce dernier a d’ailleurs pleinement l’occasion de faire valoir son point de vue. À condition de respecter les principes récités, la personne chargée de mener l’enquête dispose de la plus grande latitude qui soit. La norme de preuve retenue pour déposer des plaintes est la balance des probabilités, qui repose sur une preuve claire et convaincante.

Le juge de la citoyenneté qui fait l’objet d’une plainte peut demander à être représenté par un avocat. Il revient au Bureau du Conseil privé d’approuver sa demande, laquelle doit être présentée par l’intermédiaire du juge principal. Le cas échéant, toutes les mesures prises relativement au traitement de la plainte dans le cadre du protocole seront temporairement suspendues. Le traitement de la plainte reprendra une fois la décision du Bureau du Conseil privé mise en œuvre.

Applicabilité

Le protocole vise les plaintes concernant la conduite des juges de la citoyenneté à plein temps et à temps partiel, dans l’exercice de leurs fonctions à caractère cérémonial et quasi-judiciaire ainsi que de leurs fonctions à titre d’ambassadeur.

Lorsque le mandat d’un juge se termine pendant qu’une plainte à son égard est en cours de traitement, le processus suit son cours jusqu’au règlement officiel. En revanche, le juge principal n’aura pas le pouvoir de recommander ni de mettre en œuvre des mesures correctrices puisque le juge dont le mandat est terminé ne relève plus de la Commission. De même, une plainte reçue contre un juge de la citoyenneté après la fin de son mandat ne peut être traitée selon le protocole de traitement des plaintes du public. Il convient cependant de noter que la nouvelle Loi sur les conflits d’intérêts s’applique aux juges de la citoyenneté après la fin de leur mandat.

Le protocole s’applique uniquement aux plaintes liées à la conduite d’un juge de la citoyenneté. Il ne vise pas les fonctionnaires qui interviennent au cours du processus de citoyenneté. Les plaintes à leur égard peuvent être adressées au gestionnaire du bureau de Citoyenneté et Immigration Canada en cause. Un demandeur qui souhaite contester la décision d’un juge de la citoyenneté peut interjeter appel auprès de la Cour fédérale du Canada.

La plainte concernant la conduite d’un juge de la citoyenneté est adressée au juge principal. Or, si la conduite de ce dernier est source de préoccupation, le plaignant doit s’adresser directement au Bureau du Conseil privé, lequel désigne un représentant pour exercer le rôle de juge principal prévu dans les dispositions du présent protocole. Le cas échéant, le juge principal est considéré au même titre qu’un juge de la citoyenneté.

Une plainte sera traitée dans le cadre du protocole uniquement si le plaignant a fourni son nom, son adresse ou toute autre coordonnée appropriée. La Commission de la citoyenneté ne donne pas suite aux allégations anonymes. Toutes les plaintes doivent être formulées par écrit.

Plainte faite au cours d’une entrevue

Il est possible qu’une personne se plaigne de la conduite d’un juge de la citoyenneté au cours d’une entrevue devant ce juge. Si la plainte porte sur une question de partialité, il convient de soulever la question à l’entrevue même. Le demandeur doit alors expliquer pourquoi il considère que le juge de la citoyenneté ne peut rendre une décision équitable et impartiale et demander son désistement. Après examen de la demande, le juge rend une décision et en communique les raisons au demandeur. Le juge consigne la demande au dossier du demandeur, ainsi que la décision et les raisons.

Si une telle demande n’est pas présentée au cours de l’entrevue ou si elle est alors rejetée, une plainte présentée subséquemment dans le cadre du protocole de traitement des plaintes du public ne devrait pas obliger automatiquement le juge en cause à se désister sans rendre de décision sur la demande. Le protocole ne doit pas servir à écarter un juge de la citoyenneté d’une entrevue.

Il peut arriver qu’un juge de la citoyenneté doive entendre une personne à qui il a précédemment refusé une demande. Il importe de souligner que le simple fait d’avoir déjà rendu une décision défavorable à l’égard d’un demandeur ne signifie pas en soi que le juge de la citoyenneté sera incapable d’être impartial dans l’analyse du cas.

Procédure informelle

Le protocole vise en premier lieu à ce que les plaintes soient, dans la mesure du possible, traitées de façon informelle. Souvent plus rapide et moins coûteuse, la procédure de règlement informelle est généralement plus satisfaisante pour les parties qu’une procédure officielle.

La plainte concernant la conduite d’un juge de la citoyenneté est d’abord présentée au juge principal. Ce dernier entame alors le processus en communiquant avec le plaignant et le juge en cause pour obtenir d’eux, d’autres renseignements et tenter de régler la plainte de façon informelle. Le juge principal peut envisager au besoin la prise de mesures correctrices. Il peut également agir unilatéralement en décidant que la plainte n’est pas fondée ou assez sérieuse pour justifier une enquête plus approfondie. La décision prise par le juge principal pour résoudre une plainte de façon informelle est définitive.

Procédure officielle

Une plainte suffisamment sérieuse est traitée dans le cadre de la procédure officielle. Cette procédure prévoit la tenue d’une enquête officielle effectuée par un agent désigné qui doit par la suite en faire rapport au juge principal. Le plaignant et le juge de la citoyenneté ont tous deux l’occasion d’examiner ce rapport et de présenter leurs observations sur le contenu du rapport.

À la lumière des conclusions de l’enquête et compte tenu des observations du plaignant et du juge de la citoyenneté, le juge principal lorsqu’il considère que la plainte est fondée, adresse une recommandation officielle au Conseil privé ainsi qu’au ministre quant à la façon de régler définitivement la plainte; il transmet également copie de sa recommandation au plaignant ainsi qu’au juge de la citoyenneté. Le juge principal peut notamment suggérer des mesures administratives appropriées. La décision définitive incombe au gouverneur en conseil.

Administration

1. Toute plainte au sujet de la conduite d’un juge de la citoyenneté est adressée au juge principal dans les meilleurs délais, par télécopieur au (613) 954‑4621 ou par la poste à l’adresse suivante :

Bureau du juge principal de la citoyenneté
Commission de la citoyenneté
219, avenue Laurier Ouest, pièce A‑920
Ottawa (Ontario)  K1A 1L1

2. Toute plainte au sujet de la conduite du juge principal est adressée au sous-secrétaire du Cabinet dans les meilleurs délais, par la poste, à l’adresse suivante :

Bureau du Conseil privé
Secrétariat du personnel supérieur et projets spéciaux
Succursale postale B
59, rue Sparks
Ottawa (Ontario)  K1A A03

Le Bureau du Conseil privé confiera à un représentant désigné le rôle de juge principal pour l’application de ces dispositions.

3. Après examen de la plainte, le juge principal détermine s’il y a lieu de prendre des mesures.

  1. Si aucune mesure n’est nécessaire, le juge principal envoie au plaignant une lettre lui en expliquant les raisons.
  2. Si des mesures doivent être prises, le juge principal détermine s’il convient d’adopter la procédure informelle ou la procédure officielle, et veille à suivre les étapes de la procédure choisie.

Procédure informelle

4. Le juge principal fait parvenir au plaignant un accusé de réception ainsi qu’un exemplaire du Protocole.

5. Le juge principal communique au juge de la citoyenneté visé tous les renseignements pertinents quant à la nature de la plainte et fournir une copie de la lettre de plainte. Le juge de la citoyenneté peut répondre par écrit et la réponse sera divulguée à la plaignante pour les observations.

6. Les commentaires fournis par le plaignant seront divulgués au juge de la citoyenneté pour un dernier commentaire.

7. Le juge principal peut :

  1. rassembler les renseignements nécessaires ou demander à ce qu’on le fasse pour lui;
  2. procéder à une enquête informelle;
  3. communiquer avec le plaignant et le juge de la citoyenneté ou les rencontrer, individuellement ou ensemble, afin de régler la plainte de façon informelle.

8.  Selon le résultat obtenu à l’étape 7 précitée, le juge principal peut :

  1. rejeter la plainte en communiquant par écrit au plaignant les raisons pour lesquelles il considère la plainte non fondée ou non suffisamment sérieuse pour justifier un examen plus poussé;
  2. si le plaignant et le juge visé sont satisfaits du règlement proposé de façon informelle, considérer la plainte réglée en confirmant la décision par écrit aux deux parties et en énonçant toute mesure corrective qu’il juge nécessaire.

9. Si le juge principal décide, à quelque moment que ce soit, que la plainte ne peut ou ne devrait pas être réglée de façon informelle, il communique par écrit sa décision au plaignant ainsi qu’au juge de la citoyenneté; la plainte est dès lors assujettie à la procédure officielle.

Procédure officielle

10. Le juge principal fait parvenir au plaignant un accusé de réception ainsi qu’un exemplaire du Protocole. Le juge peut également demander d’autres renseignements relativement à la plainte. Au besoin, le juge principal peut, en tout temps au cours de la procédure officielle, communiquer avec le Bureau du Conseil privé, le Commissaire et/ou le ministre.

11. Le juge principal transmet copie de la plainte au juge de la citoyenneté visé. Ce dernier peut présenter une réponse par écrit au juge principal qui, le cas échéant, la transmet au plaignant.

12. Le juge principal examine la réponse écrite présentée par le juge visé, le cas échéant.

  1. Si aucune autre mesure n’est nécessaire, le juge principal classe le dossier de la plainte et fait parvenir au plaignant une lettre lui expliquant pourquoi sa plainte n’est pas fondée ou non suffisamment sérieuse pour justifier une enquête plus poussée.
  2. Si une enquête plus approfondie se révèle nécessaire, le juge principal nomme un agent désigné pour s’en charger et avise par écrit le plaignant et le juge visé de sa décision.

13. L’agent désigné pour mener l’enquête doit :

  1. respecter les principes de la justice administrative et veiller à ce que toutes les parties soit traitées équitablement;
  2. procéder de la façon qu’il juge la plus appropriée tout en respectant les principes précités;
  3. faire connaître au juge visé tous les détails des allégations et des éléments de preuve recueillis et ajouter la réponse du juge visé au rapport qu’il remet au juge principal;
  4. à la fin de l’enquête, remettre au juge principal un rapport écrit contenant ses conclusions et les motifs.

14. Une copie du rapport de l’agent désigné est envoyée au plaignant ainsi qu’au juge de la citoyenneté pour leur permettre de présenter leurs observations par écrit au juge principal.

15. Après examen du rapport de l’agent désigné et des observations écrites du plaignant et du juge de la citoyenneté, le juge principal détermine si la plainte est fondée ou non fondée.

  1. Si la plainte est fondée, le juge principal présente par écrit au Conseil privé ainsi qu’au ministre ses recommandations quant à la façon de régler la plainte, et suggère notamment toute mesure administrative appropriée. Une copie des recommandations est transmise au plaignant et au juge visé. La décision définitive incombe au gouverneur en conseil.
  2. Si la plainte n’est pas fondée, le juge principal classe le dossier et en communique les raisons au plaignant par écrit. Des copies de la lettre et du rapport sont transmises au juge visé.

Toutes les étapes du traitement des plaintes relatives à des questions au sujet de la conduite déposées par le public ainsi que les décisions définitives sont consignées dans un registre des plaintes.

Un résumé des plaintes traitées en fonction du protocole sera présenté dans le rapport annuel de la Commission de la citoyenneté adressé au Ministre.

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