Protocole d’entente entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada et le ministère de l’Entreprise, de l’Innovation et de l’Emploi de la Nouvelle-Zélande (Immigration Nouvelle-Zélande) concernant l’échange de renseignements

Le Ministère de la Citoyenneté et De L’immigration du Canada et l’agence des Services Frontaliers Du Canada (ASFC), d’une part, et le Ministère de l’entreprise, de l’innovation et de l’emploi de la Nouvelle Zélande (Immigration Nouvelle Zélande), d’autre part, chacune des parts ci-après dénommées individuellement le « Participant » et collectivement les « Participants »,

Tenant compte des relations de coopération de longue date entre les autorités de l’immigration du Canada et de la Nouvelle-Zélande;

Considérant les tendances mondiales en matière de migration régulière et irrégulière et du besoin impérieux d’accueillir des migrants et de conférer l’asile aux personnes ayant besoin de protection, tout en s’attaquant à la fraude liée à l’identité et au recours abusif de la législation sur l’immigration et la citoyenneté, y compris celle régissant les systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, afin de maintenir la prospérité et la sécurité de leur pays respectif;

Confirmant que le présent protocole d’entente (PE) vise à faciliter l’échange de renseignements entre les Participants afin de soutenir l’administration et l’exécution de leur législation respective en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant les systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, en tenant compte de leurs obligations nationales et internationales en matière de droits de la personne;

Reconnaissant la nécessité d’établir un mécanisme d’échange de renseignements d’une manière qui respecte la vie privée et les libertés civiles;

Se sont entendus sur ce qui suit :

1. Portée et but

  1. Le présent PE concernant l’échange de renseignements établit un cadre pour faciliter l’échange de renseignements entre les Participants, conformément à leur législation, pouvoirs en common law, règlements et politiques internes respectifs.
  2. L’échange de renseignements en vertu du présent PE a pour but de faciliter l’administration et l’exécution de la législation respective des Participants en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile.
  3. Le présent PE ne vise pas à modifier l’échange de renseignements entre les Participants en vertu d’autres ententes ou accords d’échange de renseignements déjà établis.

2. Définitions

Les définitions suivantes s’appliquent au présent PE :

  1. « renseignements » désignent les données recueillies ou utilisées dans le but de l’administration et de l’exécution de la législation interne respective des Participants en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, et comprennent, sans s’y limiter, les renseignements personnels, les documents de politique et les pratiques exemplaires, les procédures, les analyses des tendances et les données statistiques. Dans le cas du Canada, « renseignements » désignent également les données recueillies en vertu de la Loi sur les douanes du Canada se rapportant à la circulation des personnes ou servant à l’identification de personnes.
  2. « par écrit » désigne les communications sous forme de textes, y compris celles en format électronique ou automatisé.
  3. « renseignements personnels » désignent les renseignements relatifs à une personne qui peut être identifiée i) à partir de ces renseignements ou ii) à partir de ces renseignements et d’autres renseignements détenus, ou susceptibles d’être détenus, par le Participant, y compris les identificateurs personnels comme les données biographiques ou biométriques, toute décision relative à l’immigration ou à la citoyenneté concernant la personne et toute indication d’intention de la part du Participant ou de toute autre personne qui aurait pour effet d’identifier la personne.
  4. « Système de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile » désigne la totalité de la législation, des politiques et des pratiques administratives et judiciaires utilisées par les gouvernements de chacun des Participants aux fins d’évaluer les demandes d’octroi de l’asile et de réinstallation de réfugiés.

3. Généralités - Échange de Renseignements

  1. Conformément au présent PE, les Participants comptent échanger des renseignements de manière sécuritaire, y compris des renseignements personnels, dans le but énoncé au sous-paragraphe 1b).
  2. Les Participants s’échangeront des renseignements conformément aux annexes pertinentes élaborées par consentement mutuel dans le cadre du présent PE. Les Participants comprennent ce qui suit :
    1. Les annexes apporteront des précisions supplémentaires en ce qui concerne les renseignements qui peuvent être échangés, les méthodes de transmission, d’entreposage et de conservation, toute procédure opérationnelle ou tout mécanisme de sécurité supplémentaire ou autre mesure de protection à appliquer;
    2. Les annexes demeureront assujetties au présent PE et sont destinées à être conformes aux termes du présent PE et à la législation, aux règlements et aux politiques respectifs des Participants.
  3. Un Participant peut effectuer un échange de renseignements en demandant des renseignements à l’autre Participant ou en lui fournissant des renseignements du fait que ces renseignements ont trait au but énoncé au sous-paragraphe 1b).
  4. Les Participants comptent effectuer tous les échanges de renseignements par écrit. S’il n’est pas raisonnablement possible d’effectuer l’échange de renseignements par écrit avant que l’échange des renseignements concernés ait lieu, le Participant qui effectue l’échange confirmera l’échange par écrit dès que possible après que la demande soit faite ou que les renseignements sont fournis.
  5. Les annexes au présent PE peuvent, lorsque cela est précisé, constituer une entente préalable par écrit en vue de l’échange de renseignements qui y sont précisés, répondant au besoin de demander des renseignements ou d’en effectuer l’échange par écrit aux termes du sous-paragraphe 3d).
  6. Le Participant qui juge qu’un échange de renseignements dans le cadre du présent PE pourrait ne pas être conforme à législation interne ou à ses obligations internationales, ou être préjudiciable ou nuire à sa souveraineté nationale, à sa sécurité nationale, à ses politiques publiques ou à tout autre intérêt national important, ou pourrait compromettre une enquête en cours, peut refuser de communiquer tout ou partie de ces renseignements ou offrir de communiquer tout ou partie de ces renseignements aux conditions qu’il précise.
  7. Lorsqu’un Participant refuse ou reporte l’échange de renseignements, ce Participant compte communiquer par écrit à l’autre Participant, dès que possible et s’il y a lieu, les motifs du refus ou du report de l’échange de renseignements.
  8. Les Participants ne comptent pas échanger des renseignements si l’échange, l’utilisation ou la divulgation ultérieure des renseignements peut faire en sorte:
    1. que les renseignements soient portés à la connaissance d’un gouvernement, d’une autorité ou d’une personne d’un pays tiers contre lesquels la personne visée par les renseignements demande ou a obtenu la protection en vertu de la Convention de 1951 relative au statut des réfugiés (la « Convention de 1951 ») ou de son Protocole de 1967 relatif au statut des réfugiés (le « Protocole de 1967 »), de la Convention contre la torture et autres peines ou traitements cruels, inhumains ou dégradants de 1984 (la « Convention contre la torture de 1984 »), le Pacte international relatif aux droits civils et politiques (le « PIRDCP de 1966 »), ou de la législation interne de l’un ou l’autre des Participants mettant en œuvre les conventions ou les protocoles pertinents;
    2. qu’en raison de la connaissance par ce gouvernement, cette autorité ou cette personne, la personne visée par les renseignements devienne admissible aux protections décrites à l’alinéa 3h)i);
    3. que la personne visée par ces renseignements ou des membres de sa famille risquent de subir des préjudices graves, y compris le refoulement, la persécution, la torture ou tout autre type de préjudice visé par la Convention de 1951, le Protocole de 1967, la Convention contre la torture de 1984 ou le PIRDCP de 1966.
  9. Les Participants comptent consentir tous les efforts possibles pour échanger des renseignements en temps opportun, puisqu’ils reconnaissent que fournir des renseignements dans des délais raisonnables est essentiel à la prise de décisions éclairées par les Participants dans le cadre de l’administration et de l’exécution de la législation interne en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant les systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile.
  10. Chaque Participant compte aviser l’autre Participant par téléphone ou par écrit en cas de catastrophe ou de toute autre situation qui perturbe l’échange de renseignements entre les Participants. L’avis surviendra dans les 24 heures après que le Participant ait pris connaissance de la catastrophe ou autre situation ou, si cela n’est pas possible, dans les plus brefs délais.

4. Échange de renseignements sur les demandeurs de réinstallation à titre de réfugiés et les demandeurs d’asile

Les Participants comprennent ce qui suit :

  1. conformément au paragraphe 3, les Participants peuvent échanger des renseignements entre eux afin de soutenir leurs systèmes respectifs de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, y compris la vérification de l’identité et la prise de décisions éclairées dans le cadre de ces systèmes, sauf si les renseignements concernent une personne qui avance des allégations de persécution contre l’un ou l’autre des pays des Participants;
  2. en plus des conditions décrites au paragraphe 6 relativement à l’utilisation et à la divulgation des renseignements obtenus dans le cadre du présent PE, la divulgation par le Participant qui reçoit les renseignements concernant un demandeur d’asile ou de réinstallation à titre de réfugié à d’autres gouvernements ou institutions nécessitera, au préalable, le consentement par écrit du Participant qui fournit les renseignements, sauf mention contraire dans l’annexe.

5. Désignation des représentants officiels

  1. Les Participants comptent désigner des représentants pour administrer le présent PE et s’informer l’un l’autre par écrit de ces désignations et de tout changement subséquent à ces désignations.
  2. Les Participants peuvent désigner des représentants autorisés à demander et à échanger les renseignements dans le cadre d’une annexe du présent PE ou préciser des points de contact.

6. Utilisation et divulgation ultérieure des renseignements

  1. Les Participants n’utiliseront pas ou ne divulgueront pas les renseignements reçus en vertu du présent PE dans un but autre que celui énoncé au sous-paragraphe 1b), ou tel que l’exige leur législation interne.
  2. Les Participants peuvent, dans le but énoncé au sous-paragraphe 1b), divulguer les renseignements reçus dans le cadre du présent PE à d’autres autorités internes responsables de poursuivre le même but dans le cadre de leurs tâches officielles. Les Participants veilleront à ce que leurs autorités internes respectives accordent le même niveau de protection aux renseignements et restreindront la divulgation, comme le feraient les Participants, conformément au présent PE et aux annexes applicables.
  3. Lorsqu’un Participant divulgue des renseignements assujettis à une exigence prévue à sa législation interne, ce Participant avisera préalablement l’autre Participant de la divulgation et lui fournira des détails sur l’ordonnance du tribunal ou sur toute autre exigence prévue par la loi autorisant la divulgation. Dans le cas exceptionnel où un avis préalable est infaisable, le Participant qui divulgue les renseignements en avisera l’autre Participant dès que possible.
  4. Dans la mesure où il existe un droit d’accès ou de rectification tel qu’il est décrit au paragraphe 8 et qu’il s’agit d’une exigence prévue par un droit interne, les Participants comprennent que les renseignements peuvent être divulgués à la personne qu’ils concernent sans avis préalable.
  5. Dans la mesure où cela est conforme avec le sous-paragraphe 1b), les Participants peuvent divulguer des renseignements reçus dans le cadre du présent PE au gouvernement d’un pays tiers, aux fins de vérification de l’identité ou de détermination de la provenance de pièces d’identité, en ce qui concerne des démarches visant la délivrance de nouveaux documents ou le renvoi d’une personne vers le pays en question.
  6. Lorsqu’un Participant cherche à divulguer des renseignements au gouvernement d’un pays tiers conformément au sous-paragraphe 6e), ce Participant obtiendra l’autorisation préalable, par écrit, de l’autre Participant.
  7. Relativement à la divulgation de renseignements en vertu du sous-paragraphe 6c) ou 6e), le Participant qui divulgue les renseignements s’assurera que les autorités auxquelles les renseignements sont divulgués accordent un niveau de protection similaire à ces renseignements, et en restreignent l’utilisation et la divulgation, en conformité avec le présent PE et les annexes pertinentes, y compris les restrictions en matière d’échange de renseignements figurant dans les paragraphes 3 et 4.
  8. Les Participants comptent s’assurer que les classifications de sécurité et les restrictions, les conditions ou les instructions de traitement particulières sont inscrites de façon appropriée sur tous les renseignements échangés dans le cadre du présent PE. Dans tout cas particulier, le Participant qui fournit les renseignements peut, à l’aide de marques de protection ou par un autre moyen, appliquer des restrictions, des conditions ou des instructions de traitement particulières supplémentaires aux renseignements échangés dans le cadre du présent PE. Le Participant qui fournit les renseignements peut refuser de fournir les renseignements en tout ou en partie si le Participant qui en fait la demande n’est pas en mesure de se conformer aux restrictions, aux conditions ou aux instructions de traitement particulières.
  9. Afin de prévenir l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation, la modification ou l’élimination non autorisés des renseignements obtenus par un Participant dans le cadre du présent PE, chaque Participant compte limiter l’accès à ces renseignements au personnel qui en a besoin pour exécuter ses tâches officielles dans le but énoncé au sous-paragraphe 1b) et utiliser des mécanismes de sécurité reconnus comme, sans s’y limiter, des mots de passe, le cryptage ou toute autre mesure de protection raisonnable pour empêcher l’accès non autorisé. Chaque Participant s’assurera que toutes les personnes autorisées à avoir accès aux renseignements reçus en vertu du présent PE ont une formation appropriée quant aux restrictions de traitement et d’utilisation qui s’appliquent à ces renseignements et comptent protéger les renseignements conformément au présent PE.
  10. Chaque Participant compte aviser l’autre Participant par écrit de tout accès accidentel ou non autorisé aux renseignements reçus dans le cadre du présent PE et de toute divulgation, reproduction, utilisation, modification ou élimination accidentelle ou non autorisée de ces renseignements. Cet avis comportera toutes les précisions nécessaires au sujet de l’accès, de la divulgation, de la reproduction, de l’utilisation, de la modification ou de l’élimination accidentel ou non autorisé et sera transmis dans les 24 heures après avoir pris connaissance de l’atteinte à la vie privée ou à la sécurité.

7. Exactitude des renseignements

  1. Les Participants comptent fournir les renseignements les plus exacts et les plus à jour dont ils disposent. Si l’un ou l’autre des Participants prend connaissance que l’autre Participant pourrait utiliser des renseignements échangés dans le cadre du présent PE qui sont inexacts ou que l’autre Participant se fie à de tels renseignements, ce Participant compte en aviser l’autre par écrit dans les plus brefs délais et, s’ils sont disponibles, fournir les renseignements exacts.
  2. Lorsqu’un Participant reçoit des renseignements rectifiés, celui-ci compte corriger, annoter ou éliminer les renseignements inexacts et tout renseignement qui en a été tiré, conformément à sa législation interne. Ce Participant compte également aviser l’autre Participant par écrit qu’il a éliminé ou corrigé les renseignements inexacts.

8. Accès et rectification

  1. Lorsque des renseignements concernant une personne ou un groupe de personnes en particulier sont échangés, les Participants comptent inscrire une note au dossier du client visé indiquant qu’un tel échange a eu lieu. De plus, le Participant qui reçoit les renseignements compte marquer tout renseignement conservé à la suite de l’échange comme ayant été reçu de l’autre Participant en vertu du présent PE.
  2. Chaque Participant confirmera, avant la mise en application d’une nouvelle annexe, qu’il a en place un cadre permettant aux personnes de demander l’accès aux renseignements les concernant échangés dans le cadre du présent PE et des annexes connexes, et que la personne peut demander, lorsque les renseignements peuvent lui être fournis, une correction ou une annotation de ces renseignements. La communication à une personne de renseignements la concernant et qui ont fait l’objet d’un échange dans le cadre du présent PE est assujettie aux termes du paragraphe 6.
  3. Chaque Participant confirmera, avant la mise en application d’une nouvelle annexe, qu’il a en place un cadre permettant aux personnes de demander un examen lorsqu’un Participant refuse une demande de communiquer à une personne des renseignements la concernant.

9. Conservation et élimination des renseignements

  1. Chaque Participant compte conserver les renseignements échangés dans le cadre du présent PE conformément aux dispositions du présent PE, de l’annexe applicable et de son droit interne.
  2. Chaque Participant compte évaluer la pertinence continue des renseignements reçus dans le cadre du présent PE et éliminer les renseignements de façon sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus pertinents ou nécessaires conformément à son droit interne.

10. Transactions, rendement et rapports de gestion

Les Participants comptent tenir des registres de renseignements échangés dans le cadre des annexes du présent PE et élaborer des mesures de gestion du rendement qui comprennent, sans s’y limiter, le nombre et la gravité de toute atteinte à la sécurité ou à la vie privée, ainsi qu’un résumé des mesures prises. Les Participants peuvent tenir d’autres registres conformément à leur législation interne et leurs politiques et directives applicables en matière de conservation.

11. Observation et examen

  1. Les Participants comptent mener des activités régulières d’assurance de la qualité afin de s’assurer que les échanges qui ont lieu sont conformes à l’objet du présent PE et des annexes connexes. Cela peut comprendre le fait de déterminer :
    1. si les renseignements ont été conservés au lieu d’être éliminés;
    2. si les renseignements échangés dans le cadre du présent PE ont été marqués comme ayant été reçus de l’autre Participant;
    3. si les renseignements ont été communiqués à une autre entité sans demande ou avis préalable par écrit à l’autre Participant;
    4. toute autre activité d’assurance de la qualité établie mutuellement par les Participants.
  2. Un Participant peut demander à l’autre Participant l’assurance que des mesures de protection techniques, juridiques ou en matière de politiques suffisantes sont maintenues relativement aux renseignements échangés dans le cadre du présent PE et demander un examen de ces mesures de protection.
  3. Lorsqu’un Participant cerne une lacune à l’égard des mesures énoncées aux sous-paragraphes 11a) ou 11b), les Participants comptent résoudre le problème par la consultation mutuelle. Toutefois, si un des Participants croit nécessaire de refuser une demande ou de reporter sa réponse à une demande de renseignements dans le cadre du présent PE en attendant que la lacune cernée soit réglée, ce Participant compte fournir un avis, par écrit, à l’autre Participant.
  4. Les Participants comptent examiner conjointement le présent PE afin de déterminer s’il continue à répondre à leurs exigences. Le premier examen peut avoir lieu au plus tôt un an et au plus tard cinq ans après la date de prise d’effet du présent PE et les dates des examens subséquents seront décidées mutuellement.
  5. Conformément à sa législation, ses règlements et ses politiques internes respectifs, chaque Participant compte prendre les mesures nécessaires afin de signaler à son ou ses organismes de surveillance respectifs toute atteinte sérieuse à la sécurité ou à la vie privée. Chaque Participant confirmera qu’il a en place un système qui prévoit les étapes appropriées pour rendre compte des cas d’atteinte à la sécurité ou à la vie privée et les régler.

12. Application et interprétation

  1. Le présent PE constitue une entente administrative visant à faciliter l’échange de renseignements entre les Participants.
  2. Les Participants comptent résoudre tout différend concernant l’interprétation et l’application du présent PE par voie de consultation mutuelle.
  3. Les Participants comptent s’aviser l’un l’autre de toute modification apportée à leur législation, règlements ou politiques internes respectifs qui pourrait avoir une incidence sur l’application et l’interprétation du présent PE ou des annexes connexes.

13. Financement

Les Participants assumeront leurs propres frais et utiliseront leurs propres ressources matérielles et en personnel pour exercer leurs activités en vertu du présent PE.

14. Dispositions finales

  1. Le présent PE prendra effet à la date de sa signature par tous les Participants ou à la date de sa signature par le dernier Participant, si tous les Participants ne le signent pas le même jour.
  2. Les Participants peuvent modifier le présent PE ou toutes annexes connexes par consentement mutuel, par écrit.
  3. L’un ou l’autre des Participants peut dénoncer sa participation au présent PE ou à une des annexes connexes en donnant un avis, par écrit, de 90 jours à l’autre Participant. Les Participants comprennent que le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada ou l’ASFC peut dénoncer sa participation au présent PE ou à une de ses annexes et que cette dénonciation n’aura aucune incidence sur l’application du présent PE et de ses annexes par les Participants restants. Les Participants peuvent également consentir mutuellement, à dénoncer en tout temps, par écrit, le présent PE ou une des annexes connexes.
  4. Si le PE est dénoncé conformément au sous-paragraphe 14c), les annexes sont également dénoncées.
  5. Les Participants comprennent que les paragraphes 6 à 10 continueront de s’appliquer aux renseignements échangés dans le cadre du présent PE et des annexes connexes même après une telle dénonciation.

Signé en trois exemplaires à Washington, DC, en langues française et anglaise, chaque version étant également valide.

Pour Le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada

Pour l’Agence des services frontaliers du Canada

Pour le ministère l’entreprise, de l’innovation et de l’emploi de la nouvelle-zélande (immigration Nouvelle-Zélande)

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