Protocole d’entente entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration, l’Agence des services frontaliers du Canada et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

Protocole d’entente

Établir les bases de la collaboration au sujet de la prestation du programme d’immigration et de statut de réfugié dans le cadre du mandat de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada.

ENTRE

LE MINISTÈRE DE LA CITOYENNETÉ ET DE L’IMMIGRATION
représenté par le sous-ministre du ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration, ci-après appelé « CIC »

ET

L’AGENCE DES SERVICES FRONTALIERS DU CANADA
représentée par le président de l’Agence des services frontaliers du Canada, ci-après appelée « ASFC »

ET

LA COMMISSION DE L’IMMIGRATION ET DU STATUT DE RÉFUGIÉ DU CANADA
représentée par le président de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada, ci‑après appelée « CISR »

Ci-après désignées conjointement sous le nom de « parties »

Introduction

ATTENDU QUE les parties sont des institutions du gouvernement du Canada ayant pris l’engagement commun d’atteindre les objectifs de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés du Canada, L.C. 2001, c. 27 (LIPR);

ATTENDU QUE les parties sont les principales organisations au sein du portefeuille d’immigration et de statut de réfugié, et qu’elles se partagent les responsabilités de la gestion de l’enveloppe de ressources attribuées à ce portefeuille;

ATTENDU QUE CIC est responsable d’attirer et d’accueillir les personnes du monde entier, d’enrichir le développement économique, social et culturel du Canada tout en contribuant à la santé et à la sécurité des Canadiens et des Canadiennes, de protéger ceux qui ont besoin de la protection du Canada et de prévoir l’octroi de la citoyenneté, au moyen de l’administration de la LIPR et de la Loi sur la citoyenneté;

ATTENDU QUE l’ASFC a été créée par décret en conseil le 12 décembre 2003, et que les responsabilités relatives à l’exécution de la loi et au renseignement sur l’immigration, prévues par la LIPR ont été transférées de CIC à l’ASFC, et attendu que l’ASFC est responsable de fournir des services frontaliers intégrés qui favorisent à la fois la sécurité nationale, la sécurité du public et le commerce. Elle s’acquitte de ce mandat par l’administration et l’exécution de diverses lois, dont la LIPR, afin de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises qui entrent et sortent du Canada;

ATTENDU QUE CIC et l’ASFC ont signé un protocole d’entente (PE) le 27 mars 2006 pour définir, en des termes généraux, les fondements de la collaboration entre CIC et l’ASFC quant à la prestation du programme d’immigration, à l’échange d’information et à la prestation de divers services dans le cadre de leurs mandats respectifs;

ATTENDU QUE CIC et l’ASFC ont la responsabilité d’utiliser des pratiques exemplaires dans l’exécution de leurs responsabilités aux termes de la LIPR et de son Règlement d’application, d’une manière qui tienne compte des intérêts nationaux et internationaux du gouvernement du Canada, et qui reconnaisse les objectifs énoncés à l’article 3 de la LIPR;

ATTENDU QUE la CISR est un tribunal quasi-judiciaire indépendant, mis en place par le Parlement du Canada pour régler de manière efficace, équitable et conforme à la loi les questions en matière d’immigration et de statut de réfugié;

ATTENDU QUE la CISR rend compte de ses activités au Parlement par l’intermédiaire du ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration, et que l’ASFC rend compte de ses activités au ministre de la Sécurité publique;

ET ATTENDU QUE CIC et la CISR partagent une Entente-cadre administrative entrée en vigueur le 13 décembre 1996, sous laquelle diverses ententes auxiliaires ont été adoptées:

• Entente sur l’échange de renseignements entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié, 1997
• Entente sur la coordination des priorités entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié, 1997
• Entente sur les renseignements relatifs aux revendications des demandeurs du statut de réfugié entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié, 1999
• Protocole d’entente sur 1'échange d’information entre la Direction générale de la documentation, de l’information et des recherches de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada et La Direction générale des réfugiés du ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration, Août 1997

Par conséquent, les parties conviennent de ce qui suit :

Objet

1. Le présent protocole d’entente établit le cadre administratif qui facilitera :

• l’échange d’information entre CIC et la CISR, et entre l’ASFC et la CISR, en ce qui a trait aux questions qui relèvent du mandat de la CISR; et
• la collaboration relative aux mesures administratives en ce qui a trait aux questions qui relèvent du mandat de la CISR.

2. CIC et la CISR conviennent qu’à la date de prise d’effet du présent PE, l’Entente-cadre administrative entre CIC et la CISR, entrée en vigueur le 13 décembre 1996, prendra fin.

3. Les parties conviennent que les ententes auxiliaires existantes en vertu de l’Entente-cadre administrative se poursuivront sous ce PE, en conformité avec la section 18 ci-dessous.

Principes

4. Bien qu’elles conviennent d’échanger de l’information et de collaborer à des mesures administratives, les parties reconnaissent l’indépendance institutionnelle de la CISR. La CISR est un tribunal devant lequel l’ASFC et CIC comparaissent comme parties. Rien dans le présent PE ou dans l’une de ses annexes ne sera interprété d’une manière qui contrevienne ou puisse raisonnablement être considérée comme contrevenant à l’indépendance institutionnelle de la CISR. De plus, les parties ne prendront aucune mesure qui empiète ou puisse raisonnablement être considérée comme empiétant sur l’indépendance des décideurs de la CISR dans les cas individuels.

5. Les parties conviennent, le cas échéant, d’échanger de l’information et de collaborer pour les mesures administratives ayant trait aux questions qui relèvent du mandat de la CISR concernant:

• l’amélioration de l’efficacité administrative, tout en tenant compte de l’impartialité et des principes de la justice naturelle;
• la détermination et la clarification des rôles et des responsabilités en lien avec l’administration de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR);
• l’échange et l’intégration des pratiques exemplaires développées au sein de chaque organisation;
• la prestation de services améliorés et rentables au public;
• la mise en place de voies de communication efficaces;
• l’amélioration de la sécurité nationale.

Échange d’information

6. CIC et l’ASFC  conviennent d’échanger avec la CISR, et la CISR convient d’échanger avec CIC et l’ASFC, le cas échéant, les renseignements requis pour remplir leurs mandats respectifs découlant de la LIPR.

7. Les parties reconnaissent que tout échange d’information sous ce PE doit se faire en conformité avec toute législation ou politique applicable.

Communication et consultation

8. Les parties reconnaissent que des communications et des consultations régulières et opportunes sont des éléments essentiels pour atteindre les objectifs du présent PE.

9. Les principaux domaines de communication et de consultation pourraient être les suivants :

• nouvelles tendances, charges de travail actuelles et prévues, priorités de la charge de travail et questions de productivité dans la mesure où elles ont une incidence sur les parties;
• notification lorsque des changements sont apportés aux exigences établies en matière de ressources concernant des questions d’intérêt mutuel, ou lorsqu’une partie n’est pas en mesure de satisfaire aux exigences de la charge de travail; 
• initiatives majeures, y compris les propositions législatives et réglementaires ou les changements proposés aux règles, les propositions de politiques ou les nouvelles procédures administratives qui pourraient avoir une incidence significative sur le fonctionnement administratif des autres parties; et
• questions découlant de toute composante de partage des coûts ou des services du présent PE.

10. Les parties s’efforceront de communiquer les unes avec les autres et de se consulter le cas échéant, en particulier au sujet de nouvelles initiatives ou de changements de programme susceptibles d’avoir une incidence sur les autres parties.  

Comité directeur

11. Les parties conviennent de mettre sur pied un Comité directeur pour superviser les éléments du présent PE et pour résoudre les questions importantes d’interprétation ou d’application découlant du présent PE. Les détails relatifs à la composition de ce comité et à son calendrier de réunions sont énoncés à l’Appendice A, y compris les modifications successives.

Annexes

12. Les parties conviennent de négocier des annexes dans le cadre du présent PE, lesquelles seront négo

13. Les annexes approuvées seront indiquées à l’Appendice B, y compris les modifications successives. Les domaines additionnels des annexes pourront être définis à l’avenir par le Comité directeur.

14. Les parties à ces annexes seront soit la CISR et l’une des autres parties au présent PE, soit, le cas échéant, les trois parties au présent PE.

15. Lorsqu’une annexe ne précise aucun processus de consultation, le processus de consultation énoncé dans le présent PE s’appliquera entre les parties pertinentes à cette annexe.

Ententes auxiliaires existantes

16. Les parties conviennent que, le cas échéant, les ententes auxiliaires existantes énumérées en introduction continueront de s’appliquer aux parties conformément à leurs mandats respectifs, dans la mesure où elles n’entrent pas en conflit avec le présent PE, auquel cas le présent PE prévaudra.

17. Les ententes auxiliaires existantes seront interprétées dans l’esprit des principes contenus dans le présent PE, et régies par ces principes, et toute question d’interprétation ou d’application relèvera de la responsabilité du Comité directeur.

18. Les ententes auxiliairesexistantes demeureront en vigueur jusqu’à ce que les parties concluent de nouvelles annexes dans le cadre du présent PE afin de les remplacer ou jusqu’à ce qu’une entente auxiliaire existante soit résiliée en conformité avec les termes de cette entente auxiliaire ou du présent PE.

19. Dans les cas où une entente auxiliaire existante ne précise aucun processus de consultation, le processus de consultation établi dans le présent PE s’appliquera à cette entente auxiliaire.

Représentants désignés

20. Les  représentants désignés suivants pour les parties ont la responsabilité administrative générale du présent PE et de ses Appendices A et B.

Règlement des litiges

21. Tout désaccord relatif au présent PE qui ne peut être résolu par des consultations entre les parties sera référé au Comité directeur, qui se chargera de le résoudre. Si ces représentants ne peuvent résoudre le litige, il sera réglé par les personnes occupant un poste de signataire du présent PE.

22. Dans les cas où une annexe ou une entente auxiliaire ne précise aucun processus de règlement des litiges, le processus de règlement des litiges établi dans le présent PE s’appliquera entre les parties pertinentes à cette annexe ou entente auxiliaire.

Arrangements financiers

23.Chaque partie est responsable de ses propres frais rattachés aux activités prévues par ce PE, à moins d’une indication contraire dans une annexe donnée.

Détails administratifs

Révision

24. Les parties conviennent de revoir le présent PE au plus tard dans les deux ans suivant sa date de prise d’effet, et par la suite tous les deux ans.

Date d’entrée en vigueur

25. Le présent PE entrera en vigueur à la date à laquelle il sera signé par la dernière des parties [le 21 avril 2008] et le demeurera jusqu’à ce qu’il soit résilié, conformément à la procédure établie dans le présent PE.

Modification

26. Le présent PE peut être modifié en tout temps, avec le consentement mutuel des parties, par un échange de correspondance entre les personnes occupant un poste de signataire du présent PE.

27. Dans les cas où une annexe ou une entente auxiliaire existante ne précise aucun processus de modification, le processus établi dans le présent PE s’appliquera entre les parties pertinentes à cette annexe ou entente auxiliaire existante.

Vérification, évaluation et assurance de la qualité

28. Sans restreindre la capacité de chacune des parties à tenir des vérifications et des évaluations dans le cadre de ses responsabilités respectives en matière de politiques et de prestation de services, les dirigeants des organisations de vérification interne pour CIC, la CISR et l’ASFC travailleront en collaboration à la tenue de vérifications horizontales et d’évaluations. Cette collaboration inclura :

• l’échange de plans de vérification et d’évaluation sur une base annuelle;
• La consultation à chaque étape de vérifications et d’évaluations horizontales, de la planification au rapport final, lorsque la vérification ou l’évaluation a trait à une prestation partagée ou qu’elle a une incidence sur un processus fonctionnel des organisations partenaires; cette consultation consiste à échanger des rapports préliminaires, à offrir la possibilité de fournir une rétroaction sur les résultats et les recommandations, et à contribuer aux réponses de la direction.

29. Bien que l’assurance de la qualité puisse être un élément d’une vérification, les activités d’assurance de la qualité liées à des processus fonctionnels donnés relèvent de la responsabilité du secteur de programme. Les trois parties seront responsables de la mise en œuvre et de l’administration des activités d’assurance de la qualité au sein de leur organisation ainsi que de l’échange des résultats avec le secteur de programme ou de politique approprié des trois parties, où elles encourageront l’apprentissage organisationnel dans tout le programme d’immigration.

Sécurité des renseignements

30. Chaque partie est responsable de veiller à ce que les normes et les exigences de la Politique du gouvernement sur la sécurité pour la protection des renseignements et des biens sensibles qui sont sous leur contrôle et la Norme opérationnelle de la Loi sur la protection de l’information soient respectées

Résiliation

31. Le présent PE peut être résilié avec le consentement mutuel des parties, par l’échange de correspondance entre les personnes occupant un poste de signataire du présent PE.

32. La CISR peut résilier le présent PE avec l’une ou l’autre des parties, ou avec les deux parties, en remettant un avis écrit de 90 jours aux autres parties pour signifier son intention de résilier le présent PE. Si la CISR résilie le présent PE avec seulement l’une des parties, en vertu de la présente disposition, le présent PE demeurera en vigueur entre la CISR et la partie qui reste.

33. CIC ou l’ASFC peuvent mettre fin à leur participation au présent PE en remettant unavis écrit de 90 jours aux autres parties pour signifier leur intention de se retirer du PE. Au moment du retrait de l’une des parties, en vertu de la présente disposition, le PE demeurera en vigueur entre la CISR et la partie qui reste.

34. Dans les cas où une annexe ou entente auxiliaire existante ne précise aucun processus de résiliation, le processus établi dans le présent PE s’appliquera entre les parties pertinentes à cette annexe ou entente auxiliaire existante.

EN FOI DE QUOI, le présent protocole d’entente, dans les deux langues officielles, a été signé en  triple exemplaire, chacune des copies étant également authentique. 

POUR LE MINISTÈRE DE LA CITOYENNETÉ ET DE L’IMMIGRATION

_________________________________
Richard B. Fadden
Sous-ministre de Citoyenneté et Immigration Canada

POUR L’AGENCE DES SERVICES FRONTALIERS DU CANADA

_________________________________
Alain Jolicoeur
Président de l’Agence des services frontaliers du Canada

POUR LA COMMISSION DE L’IMMIGRATION ET DU STATUT DE RÉFUGIÉ DU CANADA

_________________________________
Brian Goodman
Président de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

APPENDICE A

Comité directeur

1. Les parties conviennent de mettre sur pied un Comité directeur composé de représentants de chacune des parties pour superviser les éléments du présent PE et résoudre les questions importantes d’interprétation ou d’application découlant de celui-ci.

2. Le Comité directeur sera composé des représentants suivants :

CISR:
Directeur général des opérations,
Directeur général des communications et partenariats

CIC:
Directeur général, Direction générale des réfugiés, Directeur général, Gestion opérationnelle et  coordination

ASFC:
Directeur général, Direction des services aux programmes et aux opérations,
Directeur général, Direction des programmes d’exécution

3. Le Comité directeur devra se réunir au besoin, au minimum une fois par année, pour examiner les questions relatives au présent PE à compter de la date d’entrée en vigueur de celui-ci.

APPENDICE B

Liste des annexes approuvées