Protocole d’entente entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration, l’Agence des services frontaliers du Canada et la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

Protocole d’entente

Entre

Le Ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration (CIC),
représenté par le sous-ministre du ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration,

Et

L’Agence des Services Frontaliers du Canada (ASFC),
représentée par le président de l’Agence des services frontaliers du Canada,

Et

La Commission de l’Immigration et du Statut de Réfugié du Canada (CISR),
représentée par le président de la Commission de l’immigration et statut de réfugié du Canada,

Ci-après désignées collectivement sous le nom de « parties ».

Introduction

Attendu Que les parties sont des institutions du gouvernement du Canada ayant pris l’engagement commun d’atteindre les objectifs de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés du Canada, L.C. 2001, ch. 27 (LIPR);

Que les parties sont les principales organisations au sein du portefeuille de l’immigration et des réfugiés, et qu’elles se partagent les responsabilités de la gestion de l’enveloppe de ressources attribuées à ce portefeuille;

Que, au titre de la LIPR, CIC est responsable de faciliter l’arrivée de personnes et leur intégration au Canada de manière à optimiser leur apport, tout en protégeant la santé des Canadiens et en assurant leur sécurité. CIC perpétue aussi la tradition humanitaire du Canada en protégeant les réfugiés et les personnes ayant besoin de protection. Ces objectifs sont atteints par l’application de la LIPR, de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration et du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR);

Que l’ASFC est chargée de fournir des services frontaliers intégrés à l’appui des priorités liées à la sécurité nationale et de faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les végétaux et les animaux d’un côté à l’autre de la frontière. Au titre de la LIPR, l’ASFC est responsable de gérer la circulation des voyageurs aux points d’entrée canadiens, le renseignement, l’interdiction des migrations irrégulières, l’application de la loi en matière d’immigration et les enquêtes criminelles sur les infractions à la LIPR. Cela inclut la responsabilité de procéder à des arrestations, à des mises en détention ainsi qu’à des renvois et de représenter les ministres dans les procédures en matière d’immigration. En plus de la LIPR, le mandat de l’ASFC est réalisé par l’intermédiaire de l’administration de plus de 90 lois, y compris la Loi sur les douanes et la Loi sur l’Agence des services frontaliers du Canada;

Que la CISR est un tribunal quasi judiciaire indépendant chargé par le Parlement du Canada de régler, de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d’immigration et de statut de réfugié;

Que CIC et l’ASFC ont signé un protocole d’entente (PE) le 4 mai 2011 pour définir, en termes généraux, les fondements de la collaboration entre CIC et l’ASFC quant à l’administration et à la prestation efficace des programmes liés à l’immigration et aux réfugiés, à l’échange d’information et à la prestation de divers services, de divers secteurs d’activités et de services de technologie de l’information partagés;

Que CIC et l’ASFC ont la responsabilité d’utiliser des pratiques exemplaires dans l’exécution de leurs responsabilités au titre de la LIPR et du RIPR, d’une manière qui tienne compte des intérêts nationaux et internationaux du gouvernement du Canada, et qui reconnaisse les objectifs énoncés à l’article 3 de la LIPR;

Que la CISR rend compte de ses activités au Parlement par l’intermédiaire du ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration, et que l’ASFC rend compte de ses activités au ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

En conséquence de quoi, les parties conviennent de ce qui suit :

Objet

1. Le présent PE établit le fondement de la coopération touchant la prestation des programmes liés à l’immigration et des réfugiés quant aux affaires relevant du mandat de la CISR, y compris la coopération liée aux mesures administratives et à l’échange d’information.

Principes

2. Bien qu’elles conviennent d’échanger de l’information et de collaborer à des mesures administratives, les parties reconnaissent l’indépendance institutionnelle de la CISR. Rien dans le présent PE ou dans l’une de ses annexes ne sera interprété d’une manière qui contrevienne ou puisse raisonnablement être considérée comme contrevenant à l’indépendance institutionnelle de la CISR. De plus, la CISR est un tribunal devant lequel l’ASFC et CIC comparaissent en tant que parties. Les parties ne prendront aucune mesure qui empiète ou puisse raisonnablement être considérée comme empiétant sur l’indépendance des décideurs de la CISR dans les cas individuels.

3. Les parties conviennent, le cas échéant, d’échanger de l’information et de collaborer à des mesures liées à l’administration, à la sécurité et à la sûreté ayant trait aux questions qui relèvent du mandat de la CISR concernant :

  • l’amélioration de l’efficacité administrative, tout en tenant compte des principes de l’équité et de la justice naturelle;
  • la détermination et la clarification des rôles et des responsabilités en lien avec l’administration de la LIPR;
  • l’échange et l’intégration des pratiques exemplaires élaborées au sein de chaque organisation;
  • la prestation de services améliorés et rentables au public;
  • la mise en place de voies de communication efficaces;
  • l’amélioration de la sécurité nationale.

Échange d’information

4. Les parties conviennent, le cas échéant, d’échanger les renseignements requis pour remplir leur mandat respectif découlant de la LIPR.

5. Le cadre administratif régissant l’échange entre les parties de renseignements personnels et de renseignements dans le cadre des processus d’immigration et des réfugiés est défini dans l’Annexe sur l’échange de renseignements.

6. Les parties reconnaissent que tout échange d’information en vertu de ce PE doit se faire en conformité avec toute législation ou politique applicables.

Communication et consultation

7. Les parties reconnaissent que des communications et des consultations régulières et opportunes sont des éléments essentiels pour atteindre les objectifs du présent PE.

8. Les principaux domaines de communication et de consultation pourraient être les suivants :

  • nouvelles tendances, charges de travail actuelles et prévues, priorités de la charge de travail et questions de productivité dans la mesure où elles ont une incidence sur les parties;
  • notification lorsque des changements sont apportés aux exigences établies en matière de ressources concernant des questions d’intérêt mutuel ou lorsqu’une partie n’est pas en mesure de satisfaire aux exigences de la charge de travail;
  • initiatives majeures, y compris les propositions législatives et réglementaires ou les changements proposés aux règles, les propositions de politiques ou les nouvelles procédures administratives qui pourraient avoir une incidence significative sur le fonctionnement administratif des autres parties;
  • questions découlant de toute composante de partage des coûts ou des services du présent PE.

9. Les parties s’efforceront de communiquer les unes avec les autres et de se consulter le cas échéant, en particulier au sujet de nouvelles initiatives ou de changements de programme susceptibles d’avoir une incidence sur les autres parties.

Gouvernance

10. Les parties conviennent de mettre sur pied un comité directeur pour superviser les éléments du présent PE et pour résoudre les questions importantes d’interprétation ou d’application découlant du présent PE.

Mandat du comité directeur

11. Le comité directeur est responsable de l’administration du présent PE. Il se réunira pour assurer une surveillance et fournir des directives sur les éléments liés au PE, établir les priorités pour les annexes, régler les importants problèmes d’interprétation ou d’application découlant du PE, informer les personnes occupant un poste de signataire du présent PE des modifications apportées au PE ou de sa résiliation.

Membres du comité directeur

12. Les représentants désignés suivants sont les signataires des annexes pour les parties et ont la responsabilité administrative générale du présent PE et de ses annexes :

CIC – DG, Direction générale des affaires des réfugiés
CIC – DG, Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination

ASFC – DG, Direction des programmes d’exécution de la loi et du renseignement
ASFC – DG, Direction des opérations relatives à l’exécution de la loi et au renseignement

CISR – DG, Direction générale des politiques, de la planification et des recherches
CISR – DG, Direction générale du Greffe et des services de soutien régionaux

Remplaçant

13. Tous les membres du comité qui ne peuvent pas participer à une réunion devraient demander à un délégué d’y assister à leur place. Ce dernier aura le plein pouvoir de prendre des décisions au nom du membre absent.

Secrétariat

14. Les fonctions de secrétariat seront partagées entre les trois parties et assumées à tour de rôle à chaque exercice. La partie qui assume la fonction de secrétariat présidera aussi les réunions au cours de l’exercice et transmettra un compte rendu des décisions aux parties.

Fréquence des réunions

15. Le comité directeur se réunira au moins une fois par année ou plus, au besoin, pour traiter des enjeux liés au PE et à ses annexes.

Sous-comité

16. Afin d’assumer les responsabilités en matière de surveillance liées au PE et à ses annexes, le comité directeur établira les sous-comités suivants :

  • le sous-comité de la direction se compose de représentants de chaque partie occupant un poste au niveau de directeur ou de gestionnaire; il se réunit régulièrement pour fournir une orientation et des directives au groupe de travail et surveiller les travaux de celui-ci, et il formule des recommandations et rend compte des activités au comité directeur;
  • le groupe de travail se compose de spécialistes du domaine de chaque partie; il est responsable de discuter, de se consulter et de rédiger le PE et toute annexe s’y rapportant, ainsi que de formuler des recommandations et de rendre compte des activités au sous comité de la direction.

Annexes

17. Les parties conviennent de négocier des annexes dans le cadre du présent PE, lesquelles seront négociées et interprétées conformément aux principes du présent PE.

18. Les annexes font partie intégrante du présent PE et doivent être interprétées d’une manière qui cadre avec le présent PE.

19. Les annexes du présent PE peuvent en tout temps être élaborées ou modifiées, au besoin, sous réserve de l’approbation du comité directeur.

20. Les parties à ces annexes seront soit la CISR et l’une des autres parties au présent PE, soit, le cas échéant, les trois parties au présent PE.

Règlement des litiges

21. Tout désaccord découlant de l’interprétation ou de l’application du présent PE et de ses annexes qui ne peut être résolu par des consultations entre les parties sera transmis au comité directeur, qui se chargera de le résoudre. Si de telles négociations échouent, les parties transféreront le dossier aux personnes occupant un poste de signataire aux fins de résolution du désaccord.

22. Dans les cas où une annexe ne précise aucun processus de règlement des litiges, le processus de règlement des litiges établi dans le présent PE s’appliquera.

Arrangements financiers

23. Le présent PE n’impose aucune responsabilité financière aux parties. Chaque partie est responsable de ses propres frais rattachés aux activités prévues par le présent PE, à moins d’une indication contraire dans une annexe donnée.

Détails administratifs

Examen

24. Les parties conviennent de revoir le présent PE et ses annexes au plus tard dans les cinq ans suivant sa date de prise d’effet, et par la suite au plus tard tous les cinq ans pour en surveiller le rendement et l’efficacité.

Date d’entrée en vigueur

25. Le présent PE entrera en vigueur à la date à laquelle il sera signé par la dernière des parties et le demeurera jusqu’à ce qu’il soit résilié, conformément à la procédure établie dans le présent PE.

26. Les parties conviennent que, à la date à laquelle le présent PE entrera en vigueur, le PE de 2008 entre CIC, l’ASFC et la CISR sera résilié.

27. Les parties conviennent que les annexes actuelles et les ententes secondaires au titre du PE de 2008 resteront en vigueur dans le cadre du présent PE jusqu’à ce qu’elles soient résiliées ou remplacées.

Modification

28. Le présent PE peut être modifié en tout temps, avec le consentement mutuel des personnes occupant un poste de signataire du présent PE.

29. Dans le cas où une annexe du présent PE ne précise pas un processus de modification, elle peut être modifiée en tout temps par consentement écrit mutuel des personnes occupant un poste de signataire de cette annexe.

Vérification, évaluation et assurance de la qualité

30. Sans restreindre la capacité de chacune des parties à tenir des vérifications et des évaluations dans le cadre de ses responsabilités respectives en matière de politiques et de prestation de services, les dirigeants des organisations de vérification interne et d’évaluation pour CIC, la CISR et l’ASFC travailleront en collaboration à la tenue de vérifications horizontales et d’évaluations. Cette collaboration inclura :

  • l’échange de plans de vérification et d’évaluation;
  • la consultation à chaque étape de vérifications et d’évaluations horizontales, de la planification au rapport final, lorsque la vérification ou l’évaluation a trait à une prestation partagée ou qu’elle a une incidence sur un processus fonctionnel des organisations partenaires; cette consultation consiste à échanger des rapports préliminaires, à offrir la possibilité de fournir une rétroaction sur les résultats et les recommandations, et à contribuer aux réponses de la direction.

31. Les activités d’assurance de la qualité liées à des processus fonctionnels donnés relèvent de la responsabilité du secteur de programme. Les parties seront responsables de la mise en œuvre et de l’administration des activités d’assurance de la qualité au sein de leur organisation ainsi que de l’échange des résultats avec le secteur de programme ou de politique approprié des parties, où elles encourageront l’apprentissage organisationnel dans tous les programmes liés à l’immigration et des réfugiés.

Sécurité des renseignements

32. Chaque partie est responsable de veiller au respect des normes et des exigences de la Politique sur la sécurité du gouvernement pour la protection des renseignements et des biens sensibles qui sont sous leur contrôle et de la Norme opérationnelle de la Loi sur la protection de l’information, selon les modifications ou les remplacements effectués au fil du temps.

Résiliation

33. Le présent PE peut être résilié avec le consentement mutuel écrit des personnes occupant un poste de signataire du présent PE.

34. La CISR peut résilier le présent PE avec l’une ou l’autre des parties, ou avec les deux parties, en remettant un avis écrit de 90 jours aux autres parties pour signifier son intention de résilier le présent PE. Si la CISR résilie le présent PE avec seulement l’une des parties, en vertu de la présente disposition, le présent PE demeurera en vigueur entre la CISR et la partie qui reste.

35. CIC ou l’ASFC peuvent mettre fin à leur participation au présent PE en remettant un avis écrit de 90 jours aux autres parties pour signifier leur intention de mettre fin à leur participation au présent PE. Si CIC ou l’ASFC met fin à sa participation au présent PE en vertu de la présente disposition, le PE demeurera en vigueur entre la CISR et la partie qui reste.

36. Dans le cas où une annexe existante ne précise aucun processus de résiliation, les personnes occupant un poste de signataire de cette annexe, par exemple comité directeur, peuvent la résilier en tout temps en remettant un avis écrit de 90 jours aux autres parties pour signifier leur intention de résilier l’annexe.

37. Si l’une des parties met fin à sa participation au présent PE, elle met également fin à sa participation à toute annexe du présent PE.

Signature en plusieurs exemplaires

38. Le présent PE pourra être signé en différents exemplaires, dont chacun, une fois signé, sera réputé constituer un original et ces exemplaires constitueront ensemble un seul et même instrument.

En Foi de Quoi, le présent protocole d’entente, dans les deux langues officielles, a été signé en triple copie, chacune des copies étant également authentique.

Pour le Ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration

Anita Biguzs
Sous-ministre de Citoyenneté et Immigration Canada

Pour l’agence des Services Frontaliers du Canada

Linda Lizotte-MacPherson
Président de l’Agence des services frontaliers du Canada

Pour la Commission de L’immigration et du Statut de Réfugié du Canada

Mario Dion
Président de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada


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