Évaluation du Programme d’accueil

7.0  Recommandations et réponses de la direction

Voici les recommandations fondées sur les résultats de l’évaluation nationale du Programme d’accueil.

1. Élargir la portée du Programme d’accueil dans le but d’augmenter le nombre de clients. Bien que le Programme d’accueil soit jugé être très efficace, le nombre de ses clients est limité. Il est recommandé d’élargir le Programme d’accueil pour offrir des services à un plus grand nombre de clients admissibles. On pourrait élargir le programme en augmentant le nombre de jumelages individuels ou en augmentant les modèles collectifs du Programme d’accueil (tels que les cercles de conversation) ou en utilisant les deux stratégies. Cependant, la majorité des informateurs principaux affirment que les ressources sont insuffisantes pour recruter des bénévoles supplémentaires, effectuer des activités de diffusion ou gérer des jumelages supplémentaires. Il faudrait donc attribuer les ressources appropriées pour suivre cette recommandation. Il faudrait également procéder à une évaluation des modèles collectifs afin de mieux informer CIC en ce qui a trait aux effets éventuels, aux risques et aux problèmes de ressources (se référer à la recommandation no 2). On pourrait également augmenter la sensibilisation du public par le truchement d’une promotion visant les collectivités ethniques et en renforçant les liens et les partenariats avec d’autres organismes d’aide aux immigrants et des organismes importants.

Réponse de la direction

Le Ministère est d’accord avec cette recommandation.

Le Ministère reconnaît les avantages des activités collectives telles que les cercles de conversation du Programme d’accueil. Les cercles de conversation sont des moyens permettant de retirer un maximum d’avantages des bénévoles actuels et visent un plus grand nombre de clients admissibles. Cette initiative nous permet également de répondre aux besoins des nouveaux arrivants de façon opportune.

D’autres avenues permettraient d’élargir le Programme d’accueil, notamment un Programme d’accueil pour les jeunes et le mentorat professionnel, avec plus de soutien. Des partenariats avec d’autres intervenants clés seraient des éléments essentiels à de telles initiatives.

La première Conférence nationale sur le Programme d’accueil est prévue en février 2005. Ce sera l’occasion pour les représentants des fournisseurs de services (FS) de créer des réseaux et d’échanger des idées sur l’établissement de partenariats efficaces avec d’autres agences et organismes importants (se référer à la réponse no 2 de la direction pour obtenir plus de détails).

Le Ministère s’engage à trouver des façons novatrices de rejoindre une plus grande population de clients admissibles. Un exemple de cet engagement est l’initiative de la région de l’Ontario visant à financer un projet de programmes de promotion de l’établissement de collectivités ethniques dans les endroits les plus fréquentés par les nouveaux arrivants, tels que des supermarchés ethniques, des centres de loisirs et autres.

Afin de donner un aspect évocateur au Programme d’accueil, le Ministère a récemment élaboré du matériel de promotion dont des vidéos, des DVD, des brochures et des certificats du Programme d’accueil. Ces outils sont destinés à soutenir les FS dans l’initiation de leurs bénévoles et leurs activités de diffusion.

Contexte

Dans le cadre du Programme d’accueil, les clients admissibles sont les résidents permanents du Canada; les personnes protégées conformément à l’article 95 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés; les personnes se trouvant au Canada qui demandent le statut de résident permanent et qui ont reçu une lettre de Citoyenneté et Immigration Canada les informant de l’approbation initiale de leur demande, sous réserve d’une évaluation de leur admissibilité.

Afin de permettre à un plus grand nombre de clients admissibles d’avoir accès au Programme d’accueil, il est essentiel que le programme demeure assez flexible à titre de moyen de jumelage pour aider les nouveaux arrivants à s’établir.

Les cercles de conversation ont été créés pour permettre aux nouveaux arrivants d’améliorer leurs habiletés en expression orale tout en ayant la possibilité de discuter de sujets d’intérêt commun. Les cercles sont composés de six à huit nouveaux arrivants dirigés par un bénévole.  Un examen des cercles de conversation est effectué en Ontario. Les résultats seront disponibles en mars 2005. À la suite de l’examen, le groupe de travail national sur le Programme d’accueil élaborera des lignes directrices nationales.

Délai

Printemps 2005 : La Conférence nationale sur le Programme d’accueil donnera l’occasion aux gens de créer des réseaux et de partager de l’information. Des comptes rendus seront également rédigés et diffusés.

Automne 2005 : Le groupe de travail national sur le Programme d’accueil étudiera l’examen des cercles de conversation et rédigera des lignes directrices nationales.

2. Évaluer différents modèles de prestation du Programme d’accueil et diffuser les leçons retenues et les meilleures pratiques. Les études de cas (le mentorat d’affaires et les cercles de conversation) mettent en évidence le fait que différents modèles de prestation du Programme d’accueil peuvent répondre à une variété de besoins des nouveaux arrivants. Il est recommandé que CIC continue d’évaluer différents modèles innovateurs actuels ou éventuels de prestation du Programme d’accueil (p. ex. les cercles de conversation, le mentorat d’affaires, les jumelages avec des jeunes, les jumelages professionnels, un projet pilote pour les RPG). Les examens des modèles actuels de prestation ou des projets pilotes permettraient d’évaluer les effets éventuels, les leçons retenues et les meilleures pratiques et les risques éventuels. De plus, il faudrait effectuer un examen des besoins en ressources pour ces modèles. Il faut faire connaître aux fournisseurs de services les leçons apprises et les meilleures pratiques.

Réponse de la direction

Le Ministère accepte de donner suite à cette recommandation.

Des initiatives telles que les cercles de conversation, le mentorat d’affaires et les services collectifs aux réfugiés parrainés par le gouvernement (RPG) contribuent à l’engagement du Ministère visant à étudier d’autres sortes de services d’établissement pour répondre aux besoins d’un plus grand nombre de clients admissibles.

Un des objectifs de la Conférence nationale sur le Programme d’accueil (février 2005) sera de partager les pratiques novatrices au sein de la communauté de l’établissement. Des modèles novateurs de prestation de services, tels que le Programme d’accueil pour les jeunes, les cercles de conversation et le mentorat professionnel, seront présentés à l’occasion de la conférence. Les leçons apprises et les meilleures pratiques feront partie des séances de la conférence et seront distribuées dans le secteur de l’établissement.

Le Ministère élaborera un modèle visant à saisir les divers modèles de prestation de services offerts par les FS. L’information recueillie sera un point de référence utile aux fournisseurs de services et aux autres intervenants qui participent au Programme d’accueil.

Le Ministère examinera la possibilité de réaliser un inventaire des versions jeunesse du Programme d’accueil. Cet inventaire sera la première étape de l’élaboration des lignes directrices nationales du Programme d’accueil pour les jeunes.

Contexte

Les cercles de conversation ont été créés pour permettre aux nouveaux arrivants d’améliorer leurs habiletés en expression orale tout en ayant la possibilité de discuter de sujets d’intérêt commun. Les cercles sont composés de six à huit nouveaux arrivants dirigés par un bénévole. Un examen des cercles de conversation est en cours en Ontario. Les résultats seront disponibles en mars 2005. À la suite de l’examen, le groupe de travail national sur le Programme d’accueil élaborera des lignes directrices nationales.

CIC organise la première Conférence nationale sur le Programme d’accueil. Elle aura lieu à Toronto en février 2005. Le Programme d’accueil fêtera ses 20 ans. Les objectifs de la conférence sont de :

  • faciliter l’apprentissage au sein du secteur au moyen du partage de pratiques novatrices et d’outils qui contribuent à la prestation réussie du programme;
  • proposer un forum national pour dialoguer de façon significative sur le Programme d’accueil, ses politiques et ses orientations futures.

Délai

Printemps 2005 : Le groupe de travail national sur le Programme d’accueil entreprendra la collecte de divers modèles de prestation. Après la conférence, un rapport comprenant les pratiques innovatrices sera distribué.

3. Élaborer des stratégies visant à améliorer la capacité des fournisseurs de services à recruter, à former et à soutenir efficacement les bénévoles du Programme d’accueil. Même si les bénévoles du Programme d’accueil constituent le noyau du programme, de nombreux informateurs principaux mentionnent que les ressources ne sont pas suffisantes aux niveaux actuels pour soutenir efficacement les activités de gestion des bénévoles. Si l’expansion du Programme d’accueil est réalisée, les problèmes de ressources seront plus importants.

  1. Améliorer le soutien aux fournisseurs de services et aux coordonnateurs du Programme d’accueil. Afin de soutenir efficacement les activités de gestion des bénévoles, les coordonnateurs du Programme d’accueil doivent être appuyés convenablement. L’Administration centrale et les régions de CIC devraient consulter les fournisseurs de services afin de déterminer les ressources, les outils et le soutien nécessaires qui permettront de soutenir convenablement les fournisseurs de services et les coordonnateurs. Il est également recommandé de distribuer aux fournisseurs de services les meilleures pratiques, les outils et les ressources clés relatifs à la gestion des bénévoles (notamment les lignes directrices liées à la sélection et à la gestion des risques).
  2. Améliorer le recrutement de bénévoles. Certaines régions ont besoin de plus de bénévoles pour répondre à la demande actuelle du Programme d’accueil. Si l’expansion du programme est réalisée, il faudra améliorer les activités de recrutement. Il est possible de recruter des bénévoles convenables par le truchement d’activités promotionnelles et d’outils de sélection. Des informateurs principaux mentionnent que la sensibilisation au Programme d’accueil chez les organismes communautaires importants et le grand public est insuffisante, surtout dans les régions urbaines plus vastes. La promotion de l’image de marque du Programme d’accueil, à l’échelle nationale ou régionale, permettrait d’accroître la sensibilisation générale à ce programme et faciliterait le recrutement. On pourrait également cibler des groupes précis pour le recrutement, tels que les étudiants du postsecondaire et d’autres immigrants. Il est également recommandé que CIC donne aux fournisseurs de services les meilleures pratiques de recrutement et les outils choisis en examinant les ressources disponibles de recrutement de bénévoles.
  3. Améliorer la formation et le soutien aux bénévoles. De nombreux informateurs principaux ont mentionné que les ressources en matière de formation et de perfectionnement continu et de soutien des bénévoles étaient insuffisantes. Les données résultant des entrevues et des groupes de discussion ont fait ressortir certaines lacunes et incohérences en ce qui concerne les ressources, la formation et le soutien (p. ex. la possibilité que les bénévoles partagent de l’information entre eux, des activités de reconnaissance des bénévoles) offerts aux bénévoles. Il est recommandé que l’Administration centrale et les régions de CIC consultent les fournisseurs de services afin de déceler les lacunes en matière de formation et de perfectionnement des bénévoles et de définir les stratégies et les ressources appropriées pour combler ces lacunes. Il est également recommandé de définir des stratégies pour combler ces lacunes (p. ex. comment le mieux soutenir les bénévoles; des fonds à l’Administration centrale pour des ressources et des outils nationaux ou l’élaboration locale d’activités professionnelles).

Réponse de la direction

Le Ministère est d’accord avec le principe de cette recommandation.

Un des objectifs de la Conférence nationale sur le Programme d’accueil (février 2005) sera de partager les pratiques et les outils novateurs qui soutiennent les FS et les bénévoles. Par l’intermédiaire d’ateliers et de présentations, la Conférence offrira un environnement positif d’apprentissage sur des questions telles que le recrutement, la sélection et la formation des bénévoles et sera l’occasion de discuter d’options liées à la gestion efficace des bénévoles. La Conférence sur le Programme d’accueil sera une occasion pour reconnaître publiquement la contribution des bénévoles au programme et les efforts de gestion des bénévoles effectués à ce jour par les FS.

Le Ministère entreprendra l’élaboration d’un guide sur le Programme d’accueil afin de créer une approche plus cohérente de la prestation des services et de soutenir les travailleurs du Programme d’accueil au cours de leurs activités quotidiennes. Le guide sera un moyen de partager les pratiques réussies et d’aider les fournisseurs de services à mettre en oeuvre de telles pratiques. Les lignes directrices concernant la sélection des bénévoles, qui fait partie de la fonction plus générale de gestion des bénévoles, feront partie de ce guide.

Le Ministère continue d’appuyer les efforts des FS visant à reconnaître les bénévoles. Le tout nouveau certificat des bénévoles du Programme d’accueil est un outil utilisé par les FS pour reconnaître la contribution des bénévoles.

Le Ministère examinera les possibilités d’encourager les FS à cibler des bénévoles tels que des étudiants, des personnes âgées et des immigrants. Le Ministère fera également la promotion de la distribution de matériel promotionnel. La sensibilisation supplémentaire du public est subordonnée aux ressources supplémentaires.

La promotion du Programme d’accueil et de ses avantages pour les nouveaux arrivants peut faire l’objet d’analyses plus poussées par l’intermédiaire de différents moyens de communication.

En collaboration avec les fournisseurs de services, le Ministère a récemment élaboré du matériel promotionnel dont des vidéos, des DVD, des brochures et des certificats du Programme d’accueil. Ces outils sont destinés à soutenir les FS dans leur initiation des bénévoles et leurs activités de diffusion. Ces produits créent une image commune du Programme d’accueil. Les prochaines élaborations du Programme d’accueil miseront sur ces produits pour appuyer les activités de diffusion des FS sujettes à un soutien supplémentaire.

Contexte

La participation de bénévoles est un des défis auxquels sont confrontés tous les organismes bénévoles. Le Ministère a l’intention de promouvoir des idées novatrices relatives aux activités de groupes auxquelles un plus grand nombre de clients admissibles pourraient participer. Les fournisseurs de services ont proposé que le Ministre signe les certificats des bénévoles du Programme d’accueil, en faisant valoir que ce changement serait très apprécié par leurs bénévoles.

Délai

Printemps 2005 : Après la conférence, un rapport comprenant notamment les pratiques novatrices sera distribué.

4. Rationalisation, réduction du chevauchement dans les exigences en matière de rapports pour les fournisseurs de services. L’évaluation démontre qu’il y a un chevauchement des efforts alors que les fournisseurs de services doivent présenter un rapport aux bureaux locaux de CIC et l’entrer dans l’iSMRP. À l’heure actuelle, les fournisseurs de services doivent entrer leurs données chaque mois dans l’iSMRP et présenter des rapports d’activités mensuels ou trimestriels (selon l’entente de contribution). Il est recommandé que les fournisseurs de services soient seulement obligés d’entrer des données dans l’iSMRP et de laisser tomber l’exigence en matière de rapport écrit. Ce ne sera possible que lorsque les rapports seront écrits régulièrement et rendus accessibles à tous les niveaux de CIC (par des FS seuls et en groupe par ville et par région) et aux fournisseurs de services (concernant les activités entreprises par leur organisation). Il est également recommandé de continuer à présenter des rapports dans les cas où des rapports détaillés sont actuellement exigés, mais une seule fois par trimestre. Ces changements apportés aux exigences actuelles en matière de rapports permettraient d’alléger les contraintes de financement des fournisseurs de services et permettraient au personnel de passer plus de temps à offrir des services directs.

Réponse de la direction

Le Ministère convient qu’il faut redoubler d’efforts pour réduire le chevauchement en matière de rapports au Ministère. Le Ministère est conscient que les FS présentent des rapports non seulement à CIC mais également à d’autres bailleurs de fonds, en plus des dossiers qu’ils doivent tenir pour leur propre gestion interne.

Le Ministère a déjà réduit une partie du chevauchement dans l’entrée de données de CIC par le truchement d’une interface système pour les services de CLIC en Ontario et les ententes spéciales en matière d’entrée de données dans un petit nombre d’autres situations.

De plus, le Ministère a récemment entrepris un processus de regroupement des rapports. Le Ministère demande l’avis de son personnel pour savoir quels types de rapports peuvent être produits à l’aide des données du système de mesure du rendement (iSMRP) et ainsi répondre aux exigences de surveillance des bureaux locaux de CIC. Ces nouveaux rapports remplaceraient certains des rapports actuels mensuels ou trimestriels (statistiques) d’activités présentés aux bureaux locaux. Ils ne pourraient toutefois pas remplacer les données qualitatives et descriptives, ni les données actuellement recueillies par le truchement de l’iSMRP.

Puisque l’iSMRP est de nature quantitative, l’exigence en matière de rapports détaillés demeure un outil important pour établir les activités et les initiatives uniques des FS et déterminer les tendances et les changements dans les modèles d’immigration du point de vue des FS. La décision d’exiger la présentation de rapports écrits à tous les trimestres au lieu de chaque mois doit être prise au niveau local ou régional. La Direction générale de l’intégration recommandera des exigences de rapports trimestriels, tout en offrant aux régions une certaine souplesse dans les délais de présentation des rapports.

Contexte

CIC exige que les FS entrent des données dans l’iSMRP, qui sont primordiales pour le cadre de responsabilité pour l’établissement et constituent également des critères d’évaluation pour les FS cherchant un financement pluriannuel.

À l’heure actuelle, les fournisseurs de services présentent des rapports mensuels ou trimestriels aux bureaux locaux ou régionaux de CIC en plus d’entrer des données dans l’iSMRP chaque mois. Les rapports mensuels et trimestriels contiennent des données statistiques, financières et narratives qui sont utilisées par les bureaux locaux et régionaux pour valider les demandes de paiements des FS.

Le Ministère connaît les frustrations des fournisseurs de services au sujet de la quantité de données entrées en double et de la présentation exigée de rapports pour répondre aux besoins du système national de mesure du rendement de CIC, de la surveillance des ententes de contribution par le bureau local de CIC, des autres bailleurs de fonds et de la gestion opérationnelle interne des fournisseurs de services. Le processus de regroupement des rapports permettra de répondre à ces préoccupations. CIC surveille également une recherche et les efforts de développement en Ontario et en Alberta relativement à la création d’un système unique d’information de gestion.

Les rapports détaillés et les renseignements statistiques sont encore une excellente source d’information à propos des tendances et des changements dans les tendances en matière d’établissement des immigrants.

Délai

Les rapports découlant de l’exercice de consolidation sont attendus au printemps 2005.

5. Fournir plus d’information plus complète sur les clients. On reconnaît le besoin d’avoir de l’information accessible sur les clients, ce qui permettrait à CIC d’élaborer des priorités de programmation et de prendre des décisions plus éclairées. Plus précisément, cette information pourrait concourir à l’affectation des ressources, aux stratégies visant à élargir la portée du programme et aux outils et au soutien des processus de gestion des bénévoles, en fonction des personnes qui ont accès aux services et de la fréquence à laquelle elles en ont besoin. On a également besoin d’information liée aux résultats.

Réponse de la direction

Le Ministère est d’accord, en principe, avec cette recommandation.

Le Ministère aura accès à l’information sur les caractéristiques démographiques des groupes de clients et sur l’utilisation des services par le truchement du système de mesure du rendement (iSMRP). Ces données permettront aux analystes d’améliorer les programmes.

Le Ministère prévoit communiquer certains de ces rapports aux fournisseurs de services. Lorsque ces rapports contiennent des données démographiques sur les clients, ces données seront regroupées (personne ne pourra être identifié) et permettront aux fournisseurs de services de consulter des rapports concernant seulement leurs clients.

Le Ministère devra assurer un financement continu pour le maintien régulier des activités de reddition de comptes. L’entretien de l’iSMRP permettrait de mettre à jour le système et de produire des rapports pertinents.

 Le Ministère examinera la possibilité de réaliser et de mener un sondage national auquel répondront les immigrants pendant le processus d’attribution de la citoyenneté. Ce sondage permettrait de savoir quels services d’établissement les immigrants ont utilisé et quels services ont été jugés les plus avantageux au cours du processus d’établissement.

Contexte

L’iSMRP a été conçu principalement pour mesurer le rendement, évaluer, élaborer des politiques, faire de la recherche et de la surveillance. Afin de maximiser les avantages offerts par les données du système, le Ministère a l’intention de permettre aux fournisseurs de services d’accéder à certaines données dans le but d’améliorer leur propre programme. L’approche principale permettant de partager l’information axée sur les données de l’iSMRP vise à créer et à distribuer les rapports de l’iSMRP. Des efforts et des ressources considérables ont été investis dans la production de rapports de l’iSMRP. Il est seulement permis de partager les rapports conformément aux paramètres rigoureux établis par la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et d’autres restrictions d’accès.

Actuellement, les activités sont financées à l’aide des dollars de contribution à l’établissement. On élabore actuellement des propositions de financement permanent pour l’iSMRP. En l’absence d’autre financement permanent, on continuera d’utiliser les fonds actuellement affectés à l’établissement.

Délai

L’iSMRP sera en mesure de produire des rapports sur le Programme d’accueil d’ici l’été 2005. CIC élabore également une stratégie de distribution pour ces rapports.

 

Date de modification :