Évaluation du Programme d’accueil

Résumé

Contexte de l’évaluation

La mission de Citoyenneté et Immigration Canada est de bâtir un Canada plus fort en :

  • facilitant la migration de résidents temporaires et permanents pour répondre aux besoins sociaux, économiques et culturels des collectivités de l’ensemble du pays;
  • contribuant à la gestion des migrations internationales, notamment à la protection des réfugiés;
  • sélectionnant les nouveaux arrivants pour aider à assurer la santé et la sécurité des Canadiens;
  • facilitant l’intégration des nouveaux arrivants;
  • faisant la promotion de la citoyenneté canadienne.

Dans son appui à l’intégration des nouveaux arrivants, CIC finance et administre trois programmes d’établissement, à savoir, le Programme d’accueil, le Programme d’établissement et d’adaptation des immigrants (PEAI) et le Programme de cours de langue pour les immigrants au Canada (CLIC), ainsi qu’un programme de réétablissement des réfugiés appelé le Programme d’aide au réétablissement (PAR). Les dépenses réelles en 2003-2004 pour ces trois programmes d’établissement étaient de 2,9 M$ pour le Programme d’accueil, de 36,7 M$ pour le PEAI et de 92,7 M$ pour CLIC. Les dépenses en 2003-2004 pour le PAR étaient de 40,4 M$.

Le Programme d’accueil est un programme de jumelage volontaire. Le Programme d’accueil a pour but « d’aider les immigrants à surmonter le stress lié à l’adaptation à un nouveau pays. Des bénévoles connaissant bien le mode de vie canadien aident les nouveaux arrivants à se familiariser avec les services offerts et à y avoir recours, à pratiquer le français ou l’anglais, à se faire des connaissances dans leur domaine de travail et à participer aux activités de leur collectivité. De leur côté, les bénévoles canadiens se familiarisent avec d’autres pays, d’autres cultures et d’autres langues; ils se font de nouveaux amis et contribuent à l’essor de leur collectivité ».

Portée et objectifs de l’évaluation

L’évaluation du Programme d’accueil fait partie de la mise en oeuvre de l’évaluation du Cadre d’imputabilité pour les programmes de contributions (CIPC) des programmes d’établissement et de réétablissement. L’évaluation du Programme d’accueil est axée exclusivement sur les services gérés directement par CIC. Elle ne comprend pas les ententes signées entre le gouvernement fédéral et certaines provinces (c.-à-d. le Québec, le Manitoba et la Colombie-Britannique) pour la prestation de services d’établissement. De plus, le programme Orientation canadienne à l’étranger (OCE) sera évalué séparément.

L’évaluation du Programme d’accueil sert à fournir des preuves pour répondre aux questions liées à quatre principaux enjeux d’évaluation :

  • Raison d’être du programme : Dans quelle mesure le programme demeure-t-il pertinent adapté aux priorités du gouvernement du Canada et aux besoins des nouveaux arrivants?
  • Prestation du programme : La conception et la prestation du programme sont-elles appropriées?
  • Efficacité et efficience : Dans quelle mesure le programme utilise-t-il les méthodes les plus appropriées, les plus efficaces et les plus économiques pour atteindre ses objectifs?
  • Succès : Dans quelle mesure le programme a-t-il réussi à atteindre ses résultats visés?

Aperçu de la méthodologie

La collecte de données pour cette évaluation a duré environ six semaines, du 19 juillet au 31 août 2004. Au cours de cette période, Goss Gilroy Inc. (GGI) a procédé à :

  • un examen des données et des documents;
  • 18 entrevues avec des informateurs principaux représentant CIC, notamment six représentants de l’Administration centrale et douze représentants des bureaux régionaux ou locaux de CIC;
  • 9 entrevues avec des informateurs principaux représentant des fournisseurs de services (FS);
  • 2 entrevues avec des informateurs principaux représentant des intervenants;
  • 5 groupes de discussion composés de 51 clients du Programme d’accueil ont eu lieu à Halifax (n=1), à Toronto (n=2), à Ottawa (n=1, en français) et à Calgary (n=1);
  • 4 groupes de discussion composés de 46 bénévoles du Programme d’accueil ont eu lieu à Halifax (n=1), à Toronto (n=1), à Ottawa (n=1, en français) et à Calgary (n=1);
  • un sondage téléphonique auprès de 29 fournisseurs de services offrant le Programme d’accueil (ce qui représente un taux de réponse de 88 pour cent);
  • deux études de cas sur les pratiques innovatrices : le mentorat d’affaires et les cercles de conversation.

Aperçu des résultats et des conclusions

Plutôt que de présenter un rapport d’évaluation conventionnel organisé selon les principales questions de l’évaluation, nous avons opté pour une approche plus stratégique. Cette approche permet de présenter les résultats de l’évaluation par thème ou par résultat principal. On s’attend à ce que la présentation par thèmes serve mieux la prise de décisions pour le programme. Les résultats principaux s’articulent donc autour de :

  • la pertinence du modèle actuel de prestation;
  • la réussite globale du programme;
  • la pertinence de la capacité et les lacunes dans les services.

La pertinence du modèle actuel de prestation

Il existe un besoin fondé pour la participation continue du gouvernement fédéral en matière de financement et de soutien des programmes d’établissement; on a indiqué que le gouvernement fédéral jouait un rôle essentiel dans le maintien de priorités d’immigration cohérentes et appropriées. De plus, le Programme d’accueil est considéré comme un programme très pertinent qui répond aux besoins et aux attentes des nouveaux arrivants dans une large mesure. Le soutien continu du gouvernement fédéral est perçu comme étant essentiel au Programme d’accueil.

Il y a consensus pour dire que la série actuelle de services d’établissement et de réétablissement aborde des facteurs clés du succès de l’établissement et de l’immigration. Soixante-treize pour cent des répondants au sondage conviennent que l’ensemble de la série de services d’établissement et de réétablissement est approprié, étant donné les besoins des nouveaux arrivants et 14 pour cent ne sont pas d’accord. En ce qui concerne le Programme d’accueil, la majorité des répondants, 57 pour cent, conviennent que les critères d’accès aux services, dans le cadre de ce programme, sont appropriés, tandis que 21 pour cent ne sont pas d’accord.

De nombreux informateurs principaux conviennent que les priorités du Programme d’accueil sont appropriées, étant donné le niveau de ressources attribuées à ce programme. D’après les données des entrevues, les priorités sont énoncées dans des ententes de contribution avec les fournisseurs de services (FS) et peuvent varier selon les FS au sein d’une même collectivité ou d’une même région. Bien qu’il existe une certaine variation, les réfugiés parrainés par le gouvernement (RPG) et les autres réfugiés sont habituellement considérés comme des clients ayant des besoins plus grands et leurs demandes sont traitées en priorité.

La majorité des informateurs principaux et des répondants conviennent que le programme offre un juste équilibre entre la flexibilité et la cohérence. En général, la flexibilité du Programme d’accueil est perçue comme une force clé. La flexibilité permet d’offrir différents modèles de prestation du programme qui pourraient éventuellement répondre à une gamme de besoins des clients. Les modèles de prestation du Programme d’accueil comprennent un jumelage individuel ou collectif (p. ex. les cercles de conversation). D’autres modèles de prestation du Programme d’accueil comprennent les cercles de conversation, les jumelages avec des jeunes et les jumelages professionnels. Certains informateurs principaux ont toutefois indiqué qu’il faudrait améliorer la cohérence en partageant davantage l’information entre les fournisseurs de services en ce qui concerne la formation des bénévoles, les ressources d’information et les meilleures pratiques.

Les fournisseurs de services locaux axés sur la communauté sont généralement perçus comme étant les moyens de prestation les plus convenables car ces organismes sont « centrés sur le client »; ils ont accès au soutien de la communauté et à un réseau de bénévoles; ils sont bien placés pour répondre aux besoins locaux. En conséquence, le modèle actuel de services d’établissement est tout à fait approprié.

La réussite globale du programme

Il y a consensus pour dire que le Programme d’accueil a des effets positifs sur ceux qui l’utilisent. Ce programme est perçu comme un moyen efficace pour répondre aux besoins et aux attentes des nouveaux arrivants dans une large mesure. Il ressort nettement de toutes les sources de données que le programme d’accueil a une incidence très favorable sur les nouveaux arrivants, surtout parce qu’il leur offre aide et amitié et contribue à élargir leur réseaux sociaux. De nombreux participants aux groupes de discussion ont indiqué que le Programme d’accueil les avait aidés à amoindrir leurs sentiments de stress et d’isolement en leur offrant un soutien affectif et de l’amitié.

En ce qui a trait à la réalisation des résultats immédiats, l’évaluation a démontré que le Programme d’accueil offre aux nouveaux arrivants un soutien social et la possibilité de se faire des amis et leur permet de participer aux réseaux sociaux du Programme d’accueil. Les clients des groupes de discussion ont indiqué que le Programme d’accueil leur avait offert un encadrement et des conseils utiles dans une variété de domaines (p. ex. la recherche d’emploi, la gestion financière).

De plus, on rapporte que le Programme d’accueil a de nombreux effets positifs sur les bénévoles. La majorité des répondants du sondage ont indiqué que le programme répond aux attentes et réalise les objectifs des bénévoles en grande partie ou dans une large mesure. Les bénévoles des groupes de discussion sont extrêmement satisfaits du Programme d’accueil et disent que ce dernier répond à leurs attentes dans une large mesure. Ils signalent que leur participation au programme a accru leur sensibilisation, leur compréhension et leur appréciation à l’égard d’autres cultures. De nombreux bénévoles des groupes de discussion signalent qu’ils ont déjà participé à des jumelages réussis et qu’ils prévoient continuer à être bénévoles pour ce programme. De nombreux bénévoles signalent également qu’ils demeurent amis avec les gens avec lesquels ils ont été jumelés. Certains bénévoles remarquent également des effets positifs plus remarquables sur leur famille et leurs amis.

De nombreux clients des groupes de discussion signalent que leur participation au Programme d’accueil a augmenté leur sensibilisation à la société et aux valeurs canadiennes. Ils remarquent que cela les rend plus sûrs d’eux-mêmes lorsqu’ils communiquent avec des personnes qui n’appartiennent pas à leur environnement ethnoculturel.

On remarque également que le Programme d’accueil produisait de nombreux résultats intermédiaires tels que l’amélioration de l’accès aux services, l’élargissement des réseaux sociaux, l’amélioration de la capacité de communiquer et d’atteindre ses objectifs personnels. Les clients des groupes de discussion signalent que, dans une large mesure, le Programme d’accueil les a aidés à améliorer leur capacité à accéder aux ressources et aux services communautaires. En raison des activités du programme, ils signalent également qu’ils ont plus de confiance en eux pour effectuer des activités quotidiennes (p. ex. opérations bancaires, magasinage, utilisation des transports en commun).

En ce qui concerne les aptitudes en communication, de nombreux clients et bénévoles des groupes de discussion signalent que le Programme d’accueil offre aux clients plus de possibilités de pratiquer leurs compétences linguistiques, surtout à ceux qui participent aux cercles de conversation du Programme d’accueil.

De nombreux clients et bénévoles des groupes de discussion signalent qu’ils ont atteint leurs objectifs personnels, principalement dans les domaines de l’éducation et de l’amélioration de leurs compétences linguistiques, mais moins en ce qui a trait à l’emploi.

Un accès limité au Programme d’accueil ralentit sa portée éventuelle et, par conséquent, son efficacité. Le Programme d’accueil ne représente qu’une petite partie (environ trois pour cent) du budget national d’établissement et de réétablissement. Alors que de nombreux informateurs principaux estiment que l’accès est bon, compte tenu du niveau de ressources, le manque d’accès opportun pour certains demandeurs et le manque de sensibilisation sont indiqués comme des obstacles du programme. On rapporte également que l’accès varie quelque peu d’une région et d’une collectivité à l’autre. Cependant, dans bien des cas, la demande dépasse les capacités du programme. La majorité des répondants au sondage (66 pour cent) indiquent qu’il y a des listes d’attente pour les nouveaux arrivants. Vingt et un pour cent des répondants signalent des délais d’attente de plus de 60 jours. Les clients des groupes de discussion signalent que le Programme d’accueil serait plus profitable au cours du premier mois de l’arrivée au Canada.

Pertinence de la capacité et lacunes dans les services

Toutes les questions appuient fortement la prétention que de nombreux fournisseurs de services du Programme d’accueil manquent de capacité pour gérer efficacement le programme ou en améliorer l’accès. Au niveau organisationnel, la capacité fait référence aux ressources, aux connaissances et aux processus employés par l’organisation dont la dotation; la gestion du programme; l’infrastructure et les ressources financières. La plupart des informateurs principaux attribuent le manque de compétences des fournisseurs de services au manque de ressources et de sensibilisation au Programme d’accueil dans les organisations importantes et aux lacunes dans le soutien des bénévoles et des coordinateurs du programme.

En ce qui concerne les niveaux de financement, la grande majorité des informateurs principaux indiquent que le niveau général de financement du Programme d’accueil est insuffisant. Ils mentionnent que le niveau de financement n’a pas augmenté au cours des huit dernières années, malgré la croissance des frais généraux et les responsabilités supplémentaires (p. ex. le Système de mesure pour la reddition de comptes concernant les programmes de contributions de l’immigration (iSMRP)). Plus particulièrement, de nombreuses lacunes sont mentionnées en matière de financement en ce qui a trait à la sensibilisation du public et à la promotion, à la gestion des bénévoles, au soutien des coordonnateurs du programme et à la présentation de rapports. La majorité des répondants au sondage, 59 pour cent, indiquent que le financement du programme est insuffisant pour atteindre les résultats escomptés; seulement 21 pour cent croient que le financement est suffisant à cet égard. Près de la moitié des répondants, 45 pour cent, signalent que le financement est insuffisant pour respecter les exigences de l’entente de contribution (24 pour cent croient que le financement est suffisant pour respecter les exigences de l’entente de contribution).

Un bon nombre d’informateurs principaux des FS et de répondants au sondage signalent des niveaux de satisfaction modérés en ce qui a trait au soutien et à l’orientation offerts par CIC. Cinquante-deux (52) pour cent des répondants signalent que, dans l’ensemble, ils sont satisfaits des outils et du soutien offerts par CIC (24 pour cent sont insatisfaits). Notamment, l’initiation offerte par CIC reçoit la plus haute note de pertinence de la part des répondants. Des moyennes plus faibles  sont accordées à la pertinence des ateliers de formation financés ou coordonnés par CIC et à la diffusion des résultats de recherche et des meilleures pratiques.

Certains informateurs principaux de CIC et des FS ont indiqué que les coordonnateurs du Programme d’accueil avaient besoin de plus de possibilités de perfectionnement professionnel et de soutien supplémentaire en ce qui concerne les activités de perfectionnement professionnel (p. ex. participation à des conférences ou à des ateliers) et d’un plus grand nombre d’heures de formation. D’après certains informateurs principaux, le salaire du coordonnateur du Programme d’accueil ne correspond pas aux compétences nécessaires à l’emploi (p. ex. compétences en marketing, en sensibilisation du public et en promotion, en facilitation sociale et en techniques de formation, en gestion des bénévoles).

De nombreux informateurs principaux des FS signalent qu’ils manquent de ressources pour gérer les bénévoles. En ce qui concerne la sélection des bénévoles, les vérifications policières des bénévoles constituent une pratique courante (bien que ce ne soit pas une politique). Tous les répondants des FS signalent qu’ils ont des politiques et des lignes directrices en matière de sélection et de surveillance des bénévoles et la majorité d’entre eux disent que ces politiques et ces lignes directrices sont efficaces. Cependant, certains informateurs principaux de CIC mentionnent que la sélection des bénévoles et les pratiques de gestion des risques des FS devraient être examinées pour faire en sorte que les risques associés à la sélection des bénévoles soient suffisamment atténués.

Les bénévoles des groupes de discussion signalent un niveau élevé de satisfaction quant à l’orientation et au soutien continu qu’ils reçoivent de la part du fournisseur de services. Cependant, ils font part de lacunes et d’incohérences en ce qui a trait au soutien des bénévoles. Ces dernières comprennent le besoin d’une diffusion cohérente des types suivants d’information, de formation et de soutien : ressources communautaires locales et information sur les services; information sur les pays d’origine des nouveaux arrivants; aperçu des programmes et des services d’immigration; soutien et formation supplémentaires permettant de tenir compte des clients ayant des besoins plus grands (p. ex. l’initiation à la vie quotidienne); formation permettant d’aider les nouveaux arrivants à améliorer leurs compétences linguistiques; cours de sensibilisation multiculturelle et culturelle; augmentation des possibilités d’interaction et de partage d’information avec d’autres bénévoles; meilleures occasions de participer à des activités sociales avec d’autres bénévoles et les nouveaux arrivants.

Pour ce qui est de la promotion, un bon nombre d’informateurs principaux signalent qu’il y a un manque de sensibilisation au Programme d’accueil chez les organismes communautaires importants et parmi le grand public, dans la majeure partie des cas, dans les régions urbaines plus vastes. Néanmoins, la demande dépasse les capacités du Programme d’accueil dans bien des cas. Toutefois, la grande majorité des informateurs principaux a rapporté qu’il y avait une bonne sensibilisation au programme au sein d’autres organismes d’aide aux immigrants. Les informateurs principaux disent que la promotion du Programme d’accueil était insuffisante en raison d’un manque de ressources. La capacité de traiter les demandes de jumelage supplémentaires est également limitée, selon les personnes interrogées.

La plupart des informateurs principaux signalent que le partage d’information entre les bureaux locaux de CIC et les FS est suffisant. La majorité des répondants au sondage, 73 pour cent, conviennent que la communication, l’information, les commentaires de CIC sont suffisants ou plus que suffisants. Il y a également un certain partage d’information entre les FS et le niveau national par l’intermédiaire de groupes de travail désignés.

Les répondants des fournisseurs de services signalent que des organismes provinciaux, tels que les Alberta Association of Immigrant Serving Agencies (AAISA), contribuent à la communication entre les FS du niveau provincial. Cependant, certains informateurs principaux de CIC et des fournisseurs de services signalent qu’il y a des lacunes en ce qui a trait au partage d’information sur les meilleures pratiques à l’échelle nationale et que le partage de l’information sur les meilleures pratiques entre les fournisseurs de services est irrégulier.

De façon générale, les informateurs principaux de CIC signalent que la présentation de rapports est appropriée et adéquate en ce qui concerne la surveillance des finances et des activités, bien que certains mentionnent qu’il serait nécessaire de mieux suivre l’information fondée sur les résultats. Les informateurs principaux des FS signalent qu’il y a chevauchement d’efforts. Ils présentent des rapports à CIC au niveau local et régional et les entrent dans l’iSMRP.

Un problème clé en matière de présentation de rapports est le manque d’information accessible à propos des clients qui ont accès au Programme d’accueil. Bien que les fournisseurs de services présentent des rapports mensuels ou trimestriels aux bureaux locaux de CIC, cette information n’est pas suffisamment regroupée et diffusée au niveau des bureaux régionaux et nationaux de CIC. Les FS entrent à l’heure actuelle des renseignements dans une base de données nationale, l’iSMRP. Le système est encore à l’étape de l’élaboration et les données de ce système ne sont pas encore disponibles.

Défis

Ces conclusions et les recommandations qui en découlent doivent être mises dans le contexte auquel sont confrontés le programme et les gens qui en assurent l’exécution. Ces défis et leurs répercussions sont détaillés dans la présente section.

  • Le bénévolat est en déclin. Le succès du Programme d’accueil dépend des bénévoles. Le Programme d’accueil fait face à la concurrence d’autres organismes communautaires pour recruter des bénévoles. De plus, depuis les années 1990, il y a un déclin général du nombre de bénévoles. Par exemple, un peu plus de 6,5 millions de Canadiens se sont portés bénévoles en 2000, comparativement à 7,5 millions en 1997. À l’exception de l’Île-du-Prince-Édouard, les taux de bénévolat ont diminué dans toutes les provinces de 1997 à 2000. Les efforts visant à améliorer l’accès ou à élargir le programme doivent être perçus dans ce contexte. Différents modèles de groupes d’accueil, tels que les cercles de conversation, tentent d’élargir la portée du Programme d’accueil tout en comptant sur moins de bénévoles. En outre, l’augmentation d’activités de promotion pour les bénévoles visant des groupes précis (p. ex. les étudiants universitaires, d’autres immigrants) pourrait obtenir de bons résultats.
  • Différents niveaux de services offerts dans les régions ou les collectivités. L’évaluation révèle qu’il y a certaines variations dans les niveaux des services d’établissement et des autres services entre les régions et les collectivités. Par exemple, certaines régions signalent que les listes d’attentes pour les CLIC sont très longues (p. ex. à Calgary, à Saskatoon). L’évaluation signale également qu’il y a certaines variations en matière de disponibilité des services d’emploi pour les nouveaux arrivants. Cette situation a des répercussions négatives sur le Programme d’accueil car les nouveaux arrivants ont peut-être des attentes plus élevées par rapport à d’autres programmes d’établissement, comme le Programme d’accueil, en ce qui concerne l’amélioration des compétences linguistiques ou l’obtention d’un emploi. Lorsque le Programme d’accueil est utilisé comme moyen principal pour satisfaire ces attentes, il est possible que l’atteinte des autres objectifs du programme, tels que le soutien social et l’amitié soit atténuée.

Recommandations et réponses de la direction

Les recommandations fondées sur les résultats de l’évaluation nationale du Programme d’accueil sont présentées ci-dessous :

1. Élargir la portée du Programme d’accueil dans le but d’augmenter le nombre de clients. Bien que le Programme d’accueil soit jugé être très efficace, le nombre de ses clients est limité. Il est recommandé d’élargir le Programme d’accueil pour offrir des services à un plus grand nombre de clients admissibles. On pourrait élargir le programme en augmentant le nombre de jumelages individuels ou en augmentant les modèles collectifs du Programme d’accueil (tels que les cercles de conversation) ou en utilisant les deux stratégies. Cependant, la majorité des informateurs principaux disent que les ressources sont insuffisantes pour recruter des bénévoles supplémentaires, effectuer des activités de diffusion ou gérer des jumelages supplémentaires. Il faudrait donc attribuer les ressources appropriées pour suivre cette recommandation. Il faudrait également procéder à une évaluation des modèles collectifs afin de mieux informer CIC en ce qui a trait aux effets éventuels, aux risques et aux problèmes de ressources (se référer à la recommandation n°2). On pourrait également augmenter la sensibilisation du public par le truchement de promotions visant les collectivités ethniques et en renforçant les liens et les partenariats avec d’autres organismes d’aide aux immigrants et des organismes importants.

Réponse de la direction

Le Ministère est d’accord cette recommandation.

Le Ministère reconnaît les avantages des activités collectives telles que les cercles de conversation du Programme d’accueil. Les cercles de conversation sont des moyens permettant de retirer un maximum d’avantages des bénévoles actuels et visent un plus grand nombre de clients admissibles. Les besoins des nouveaux arrivants sont également abordés de façon opportune par le truchement de cette initiative.

D’autres avenues permettraient d’élargir le Programme d’accueil, notamment un Programme d’accueil pour les jeunes et le mentorat professionnel en ayant plus de soutien. Des partenariats avec d’autres intervenants clés seraient des éléments essentiels à de telles initiatives.

La première Conférence nationale sur le Programme d’accueil est prévue en février 2005. Ce sera l’occasion pour les représentants des fournisseurs de services (FS) de créer des réseaux et d’échanger des idées sur l’établissement de partenariats efficaces avec d’autres agences et organismes importants (se référer à la réponse n° 2 de la direction pour obtenir plus de détails).

Le Ministère s’engage à trouver des façons novatrices de rejoindre une plus grande population de clients admissibles. Un exemple de cet engagement est l’initiative de la région de l’Ontario visant à financer un projet de programmes de promotion de l’établissement de collectivités ethniques dans les endroits les plus fréquentés par les nouveaux arrivants tels que des supermarchés ethniques, des centres de loisirs et autres.

Afin de donner un aspect évocateur au Programme d’accueil, le Ministère a récemment élaboré du matériel de promotion dont des vidéos, des DVD, des brochures et des certificats du Programme d’accueil. Ces outils sont destinés à soutenir les FS dans l’initiation de leurs bénévoles et leurs activités de diffusion.

Délai

Printemps 2005 : La Conférence nationale sur le Programme d’accueil donnera l’occasion aux gens de créer des réseaux et de partager de l’information. Des comptes rendus seront également rédigés et diffusés.

Automne 2005 : Le groupe de travail national sur le Programme d’accueil étudiera l’examen des cercles de conversation et rédigera des lignes directrices nationales.

2. Évaluer différents modèles de prestation du Programme d’accueil et diffuser les leçons apprises et les meilleures pratiques. Les études de cas (le mentorat d’affaires et les cercles de conversation) mettent en évidence le fait que différents modèles de prestation du Programme d’accueil peuvent répondre à une variété de besoins des nouveaux arrivants. Il est recommandé que CIC continue d’évaluer différents modèles innovateurs actuels ou éventuels de prestation du Programme d’accueil (p. ex. les cercles de conversation, le mentorat d’affaires, les jumelages avec des jeunes, les jumelages professionnels, un projet pilote pour les RPG). Les examens des modèles actuels de prestation ou des projets pilotes permettraient d’évaluer les effets éventuels, les leçons apprises et les meilleures pratiques et les risques éventuels. De plus, il faudrait effectuer un examen des besoins en ressources pour ces modèles. Il faudrait faire connaître aux fournisseurs de services les leçons retenues et les meilleures pratiques.

Réponse de la direction

Le Ministère accepte de donner suite à cette recommandation.

Des initiatives telles que les cercles de conversation, le mentorat d’affaires et les services collectifs aux réfugiés parrainés par le gouvernement (RPG) contribuent à l’engagement du Ministère visant à étudier d’autres sortes de services d’établissement pour répondre aux besoins d’un plus grand nombre de clients admissibles.

Un des objectifs de la Conférence nationale sur le Programme d’accueil (février 2005) sera de partager les pratiques novatrices au sein de la communauté de l’établissement. Des modèles novateurs de prestation de services, tels que le Programme d’accueil pour les jeunes, les cercles de conversation et le mentorat professionnel, seront présentés à l’occasion de la conférence. Les leçons apprises et les meilleures pratiques feront partie des séances de la conférence et seront distribuées dans le secteur de l’établissement.

Le Ministère élaborera un modèle visant à saisir les divers modèles de prestation de services offerts par les FS. L’information recueillie sera un point de référence utile aux fournisseurs de services et aux autres intervenants qui participent au Programme d’accueil.

Le Ministère examinera la possibilité de réaliser un inventaire des versions jeunesses du Programme d’accueil. Cet inventaire sera la première étape de l’élaboration des lignes directrices nationales du Programme d’accueil pour les jeunes.

Délai

Printemps 2005 : Le groupe de travail national sur le Programme d’accueil entreprendra la collecte de divers modèles de prestation. Après la conférence, un rapport comprenant les pratiques innovatrices, sera distribué.

3. Élaborer des stratégies visant à améliorer la capacité des fournisseurs de services à recruter, à former et à soutenir efficacement les bénévoles à titre de responsables du Programme d’accueil. Même si les bénévoles du Programme d’accueil constituent le noyau du programme, de nombreux informateurs principaux ont mentionné que les ressources n’étaient pas suffisantes aux niveaux actuels pour soutenir efficacement les activités de gestion des bénévoles. Si l’expansion du Programme d’accueil est réalisée, les questions de ressources seront plus importantes.

  1. Améliorer le soutien aux fournisseurs de services et aux coordonnateurs du Programme d’accueil. Afin de soutenir efficacement les activités de gestion des bénévoles, les coordonnateurs du Programme d’accueil doivent être appuyés convenablement. L’Administration centrale et les régions de CIC devraient consulter les fournisseurs de services afin de déterminer les ressources, les outils et le soutien nécessaires qui permettront de soutenir convenablement les fournisseurs de services et les coordonnateurs. Il est également recommandé de distribuer aux fournisseurs de services les meilleures pratiques, les outils et les ressources clés relatifs à la gestion des bénévoles (notamment les lignes directrices liées à la sélection et à la gestion des risques);
  2. Améliorer le recrutement de bénévoles. Certaines régions ont besoin de plus de bénévoles pour répondre à la demande actuelle du Programme d’accueil. Si l’expansion du programme est réalisée, augmenter les activités de recrutement nécessitera des améliorations. Il est possible de recruter des bénévoles convenables par le truchement d’activités promotionnelles et d’outils de sélection. Des informateurs principaux signalent que la sensibilisation au Programme d’accueil chez les organismes communautaires importants et le grand public est insuffisante, surtout dans les régions urbaines plus vastes. La promotion de l’image de marque du Programme d’accueil, à l’échelle nationale ou régionale, permettrait d’accroître la sensibilisation générale à ce programme et faciliterait le recrutement. On pourrait également cibler des groupes précis pour le recrutement, tels que les étudiants du postsecondaire et d’autres immigrants. Il est également recommandé que CIC donne aux fournisseurs de services les meilleures pratiques de recrutement et les outils choisis en examinant les ressources disponibles de recrutement de bénévoles.
  3. Améliorer la formation et le soutien aux bénévoles. De nombreux informateurs principaux signalent que les ressources en matière de formation et de perfectionnement continu et de soutien des bénévoles sont insuffisantes. Les données résultant des entrevues et des groupes de discussion font ressortir certaines lacunes et incohérences en ce qui concerne les ressources, la formation et le soutien (p. ex. la possibilité que les bénévoles partagent de l’information entre eux, des activités de reconnaissance des bénévoles, etc.) offerts aux bénévoles. Il est recommandé que l’Administration centrale et les régions de CIC consultent les fournisseurs de services afin de déceler les lacunes en matière de formation et de perfectionnement des bénévoles et de définir les stratégies et les ressources appropriées pour combler ces lacunes. Il est également recommandé de définir des stratégies pour combler ces lacunes (p. ex. trouver la meilleure façon de soutenir les bénévoles; des fonds à l’Administration centrale pour des ressources et des outils nationaux ou l’élaboration locale d’activités professionnelles).

Réponse de la direction

Le Ministère est d’accord avec le principe de cette recommandation.

Un des objectifs de la Conférence nationale sur le Programme d’accueil (février 2005) sera de partager les pratiques et les outils novateurs qui soutiennent les FS et les bénévoles. Par l’intermédiaire d’ateliers et de présentations, la Conférence offrira un environnement positif d’apprentissage sur des questions telles que le recrutement, la sélection et la formation des bénévoles et sera l’occasion de discuter d’options liées à la gestion efficace des bénévoles. La Conférence sur le Programme d’accueil sera une occasion pour reconnaître publiquement la contribution des bénévoles au programme et les efforts de gestion des bénévoles effectués à ce jour par les FS.

Le Ministère entreprendra l’élaboration d’un guide sur le Programme d’accueil afin de créer une approche plus cohérente de la prestation des services et de soutenir les travailleurs du Programme d’accueil au cours de leurs activités quotidiennes. Le guide sera un moyen de partager les pratiques réussies et d’aider les fournisseurs de services à mettre en oeuvre de telles pratiques. Les lignes directrices concernant la sélection des bénévoles, qui fait partie de la fonction plus générale de gestion des bénévoles, feront partie de ce guide.

Le Ministère continue d’appuyer les efforts des FS visant à reconnaître les bénévoles. Le tout nouveau certificat des bénévoles du Programme d’accueil est un outil utilisé par les FS pour reconnaître la contribution des bénévoles.

Le Ministère examinera les possibilités d’encourager les FS à cibler des bénévoles tels que des étudiants, des personnes âgées et des immigrants. Le Ministère fera également la promotion de la distribution de matériel promotionnel. La sensibilisation supplémentaire du public est subordonnée aux ressources supplémentaires.

La promotion du Programme d’accueil et de ses avantages pour les nouveaux arrivants peut faire l’objet d’analyses plus poussées par l’intermédiaire de différents moyens de communication.

En collaboration avec les fournisseurs de services, le Ministère a récemment élaboré du matériel promotionnel dont des vidéos, des DVD, des brochures et des certificats du Programme d’accueil. Ces outils sont destinés à soutenir les FS dans leur initiation des bénévoles et leurs activités de diffusion. Ces produits créent une image commune du Programme d’accueil. Les prochaines élaborations du Programme d’accueil miseront sur ces produits pour appuyer les activités de diffusion des FS, subordonnées à un soutien supplémentaire.

Délai

Printemps 2005 : Après la conférence, un rapport comprenant notamment les pratiques innovatrices sera distribué.

4. Rationalisation, réduction du chevauchement dans les exigences en matière de rapports pour les fournisseurs de services. L’évaluation a permis de démontrer qu’il y a un chevauchement des efforts parce que les fournisseurs de services doivent présenter un rapport aux bureaux locaux de CIC et l’entrer dans l’iSMRP. À l’heure actuelle, les fournisseurs de services doivent entrer leurs données chaque mois dans l’iSMRP et présenter des rapports d’activités mensuels ou trimestriels (selon l’entente de contribution). Il est recommandé que les fournisseurs de services soient seulement obligés d’entrer des données dans l’iSMRP et de laisser tomber l’exigence en matière de rapport écrit. Ce ne sera possible que lorsque les rapports seront écrits régulièrement et rendus accessibles à tous les niveaux de CIC (par des FS seuls et en groupe par ville et par région) et aux fournisseurs de services (concernant les activités entreprises par leur organisation). Il est également recommandé de continuer à présenter des rapports dans les cas où des rapports détaillés sont actuellement exigés, mais une seule fois par trimestre. Ces changements apportés aux exigences actuelles en matière de rapports permettraient d’alléger les contraintes de financement des fournisseurs de services et permettraient au personnel de passer plus de temps à la prestation de services directs.

Réponse de la direction

Le Ministère convient qu’il faut redoubler d’efforts pour réduire le chevauchement en matière de rapports au Ministère. Le Ministère est conscient que les FS présentent des rapports non seulement à CIC mais également à d’autres bailleurs de fonds, en plus des dossiers qu’ils doivent tenir pour leur propre gestion interne.

Le Ministère a déjà réduit une partie du chevauchement dans l’entrée de données de CIC par le truchement d’une interface système pour les services de CLIC en Ontario et les ententes spéciales en matière d’entrée de données dans un petit nombre d’autres situations.

De plus, le Ministère a récemment entrepris un processus de regroupement de rapports. Le Ministère demande l’avis de son personnel pour savoir quels types de rapports peuvent être produits à l’aide des données du système de mesure du rendement (iSMRP) et ainsi répondre aux exigences de surveillance des bureaux locaux de CIC. Ces nouveaux rapports remplaceraient certains des rapports actuels mensuels ou trimestriels (statistiques) d’activités présentés aux bureaux locaux. Ils ne pourraient toutefois pas remplacer les données qualitatives et descriptives, ni les données actuellement recueillies par le truchement de l’iSMRP.

Puisque l’iSMRP est de nature quantitative, l’exigence en matière de rapports détaillés demeure un outil important pour établir les activités et les initiatives uniques des FS et déterminer les tendances et les changements dans les modèles d’immigration du point de vue des FS. La décision d’exiger la présentation de rapports écrits à tous les trimestres au lieu de chaque mois doit être prise au niveau local ou régional. La Direction générale de l’intégration recommandera des exigences de rapports trimestriels, tout en offrant aux régions une certaine souplesse dans les délais de présentation des rapports.

Délai

Les rapports découlant de l’exercice de consolidation sont attendus au printemps 2005.

5. Fournir plus d’information plus complète sur les clients. On reconnaît le besoin d’avoir de l’information accessible sur les clients, ce qui permettrait à CIC d’élaborer des priorités de programmation et de prendre des décisions plus éclairées. Plus précisément, cette information pourrait concourir à l’affectation des ressources, aux stratégies visant à élargir la portée du programme et aux outils et au soutien des processus de gestion des bénévoles, en fonction des personnes qui ont accès aux services et de la fréquence à laquelle elles en ont besoin. On a également besoin d’information liée aux résultats.

Réponse de la direction

Le Ministère est d’accord, en principe, avec cette recommandation.

Le Ministère aura accès à l’information sur les caractéristiques démographiques des groupes de clients et sur l’utilisation des services par le truchement du système de mesure du rendement (iSMRP). Ces données serviront aux analyses pour les améliorations au programme.

Le Ministère prévoit communiquer certains de ces rapports aux fournisseurs de services. Lorsque ces rapports contiennent des données démographiques sur les clients, ces données seront regroupées (personne ne pourra être identifié) et permettront aux fournisseurs de services de consulter des rapports concernant uniquement leurs clients.

Le Ministère devra assurer un financement continu pour le maintien régulier des activités de reddition de comptes. L’entretien de l’iSMRP permettrait de mettre à jour le système et de produire des rapports pertinents.

Le Ministère examinera la possibilité de réaliser et de mener un sondage national auquel répondront les immigrants au cours de leur processus de citoyenneté. Ce sondage permettrait de savoir quels services d’établissement les immigrants ont utilisé et quels services ont été jugés les plus avantageux au cours du processus d’établissement.

Délai

L’iSMRP sera en mesure de produire des rapports sur le Programme d’accueil d’ici l’été 2005. CIC élabore également une stratégie de distribution pour ces rapports.

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