Bulletin opérationnel 195 – le 16 avril 2010

Transmission aux bureaux locaux de demandes urgentes de permis de travail

Objet

Transmission aux bureaux locaux des demandes urgentes de permis de travail.

Contexte

Citoyenneté et Immigration Canada a structuré son réseau de prestation de services intérieur de manière à ce que les demandes de permis de travail soient présentées au Centre de traitement des demandes de Vegreville (CTD‑V). On s’attend à ce que les Centres d’Immigration Canada s’occupent uniquement du traitement des cas complexes ou exceptionnels. Par contre, certains types de demandes urgentes de permis de travail peuvent être envoyés au CTD‑V ou transférés à un bureau local de CIC.

Politique et procédures actuelles

Très souvent, le CTD‑V reçoit des demandes nécessitant un traitement d’urgence lorsque :

  • le client communique avec le Télécentre pour demander un traitement d’urgence;
  • un député communique avec le CTD‑V par télécopieur pour demander à ce que la demande d’un électeur soit traitée d’urgence.

Les cas justifiant un traitement d’urgence au CTD‑V sont les suivants :

  • Un médecin participant au traitement de patients (p. ex. un pathologiste qui traite des patients atteints d’un cancer) qui change d’employeur, déménage dans une autre province ou renouvelle son permis d’exercice. (À noter, un médecin qui enseigne mais qui ne traite pas activement des patients, n'est pas admissible au traitement d’urgence);
  • Un aide familial résidant dont on a besoin de façon urgente pour fournir des soins à une personne âgée ou à une personne atteinte d’une déficience;
  • Un travailleur qui doit se déplacer de toute urgence par affaires ou en raison d’un décès dans la famille ou d’une maladie grave.

Si le préposé du Télécentre estime que le client répond aux critères du traitement d’urgence, il inscrit une entrée non informatisée (ENI) dans le système de référence pour indiquer que la demande a été reçue et que le client présentera une demande urgente au CTD‑V. La décision d’autoriser ou non le traitement d’urgence appartient à l’agent du CTD‑V.

Centres d’Immigration Canada

À l’exception de l’orientation des clients vers le bureau de St. Clair à Toronto, il n’existe aucun système de transmission officiel entre le Télécentre et les bureaux locaux de CIC.

Nouvelles directives – CTD-V

Outre les cas énumérés ci-dessus qui justifient un traitement accéléré, un projet pilote de 6 mois permettra aux préposés du Télécentre de transmettre au CTD‑V à compter de dès maintenant et pour traitement urgent, les cas de travailleurs qui doivent voyager de façon urgente par affaires et ce, conformément aux directives qui figurent dans le WebSRI quant au traitement d’urgence du CTD‑V.

Dans ces cas, on demandera au client de fournir tous les documents requis, p. ex. le paiement des frais, ainsi qu’une preuve du caractère urgent de sa demande, telle une lettre de son employeur et une attestation des dispositions prises pour son déplacement. Le préposé du Télécentre doit indiquer au client que la décision d’autoriser ou non le traitement d’urgence appartient à l’agent du CTD‑V. Si on conclut qu’il est pertinent d’accorder le traitement d’urgence, la demande est traitée dans les 48 heures à 5 jours ouvrables (excluant le délai de poste). Si le traitement d’urgence est refusé, la demande est mise dans la file d’attente normale.

Si le client avait présenté une demande normale au CTD‑V avant que l’urgence se déclare et que l’agent du CTD‑V détermine plus tard, au moment de traiter cette demande initiale, que le permis de travail délivré d’urgence a couvert toutes les activités que le client souhaitait réaliser, il rembourse les frais acquittés par le client pour la demande initiale, étant donné que le client a déjà payé des frais pour sa demande d’urgence. Le CTD‑V doit assurer le suivi du nombre de travailleurs qui voyagent d’urgence par affaires et consigner la nature/les circonstances de l’urgence, et en rendre compte régulièrement à la Direction générale de la Gestion opérationnelle et de la coordination (DGGOC) pour permettre à celle-ci de mieux définir la notion de « voyage d’affaires urgent » dans les procédures futures.

Nouvelles directives – Bureaux locaux

  1. Le Télécentre continuera de transmettre les cas qui répondent aux critères actuels au CTD‑V.
  2. Les cas qui répondent à ces mêmes critères, mais dont le traitement doit être effectué en moins de dix jours ouvrables devraient maintenant être transmis au bureau responsable de la région où vit le client. (À noter que le projet pilote pour les voyageurs d’affaires ne vise que le CTD‑V et que les cas de ces travailleurs ne doivent pas être transmis aux bureaux locaux pour traitement.)
  3. Le Télécentre :
    1. confirmera que le traitement d’urgence est justifié;
    2. informera le client que son bureau local communiquera avec lui dans les deux jours ouvrables (sauf pour le bureau de St. Clair où le client peut se présenter directement au comptoir sans rendez-vous);
    3. indiquera au client les documents qu’il doit fournir au bureau local.
  4. Le Télécentre doit informer les clients que la décision d’accorder un traitement d’urgence appartient à l’agent du bureau local.
  5. Un préposé du Télécentre remplira le modèle de transmission et l’enverra par courriel au bureau local concerné. Une copie conforme de ces courriels devrait être envoyée à la DGGOC, à l’adresse Local-Office-Referrals@cic.gc.ca. Le préposé inscrira une ENI au dossier, dans laquelle il indiquera comment s’est conclu l’appel et les coordonnées du client. En ce qui concerne le bureau de St. Clair, en plus d’envoyer le message de transmission, le Télécentre continuera de recommander aux clients de s’y présenter en personne pendant les heures d’ouverture.
  6. Les bureaux locaux surveilleront leur boîte de courriel et communiqueront avec les clients qui leur sont référés afin de leur indiquer le moment et le lieu où ils peuvent les rencontrer. Comme les clients continueront d’être dirigés vers le bureau de St. Clair et en raison de la charge de travail que cela entraîne, ce bureau local ne communiquera pas avec les clients dont le cas lui aura été transmis par courriel.
  7. Lorsqu’il communique avec un client, l’agent du bureau local doit lui rappeler les documents exigés pour la délivrance du permis de travail ainsi que la nécessité de prouver qu’il y a bien urgence. Par exemple, si la demande de service accéléré repose sur la maladie ou le décès d’un membre de la famille, il peut convenir d’exiger un billet du médecin ou un certificat de décès. Il pourrait également être opportun de demander une preuve des déplacements prévus. Les exigences quant aux pièces justificatives à produire auront déjà été signalées au client par le Télécentre.
  8. Si l’agent du bureau local n’est pas d’avis que le cas répond aux critères permettant d’accorder un traitement d’urgence, il demandera au client de présenter sa demande au CTD‑V en vue d’un traitement normal. Lorsqu’une telle situation se produit, on demande à l’agent d’indiquer dans une ENI que le traitement d’urgence a été refusé et que le client a été dirigé vers le processus de traitement normal au CTD‑V. Ces décisions défavorables devraient également être transmises par courriel à la DGGOC à l’adresse Local-Office-Referrals@cic.gc.ca.
  9. Si le client a déjà présenté une demande au CTD‑V, le bureau local ne procède au traitement de la demande que si le CTD‑V n’est pas en mesure de prendre une décision avant que la situation urgente pour laquelle le document est requis se produise. Pour connaître les délais de traitement les plus récents, consultez le www.cic.gc.ca/francais/information/delais/index.asp.
  10. Si le nombre de cas transférés atteint une importance au point où le bureau local estime qu’il ne sera pas en mesure de terminer le traitement avant le délai de dix jours ouvrables offert au CTD‑V, le bureau local doit communiquer avec le conseiller régional des programmes de sa région qui soumettra le problème à la DGGOC à des fins de discussion. Des directives seront données à toutes les parties concernées, au besoin.

Remboursements

Si le client a déjà présenté une demande d’un nouveau permis de travail ou de prorogation de son permis au CTD‑V, mais que le traitement de celle-ci n’a pas encore été entrepris, le Centre d’Immigration Canada responsable du traitement d’urgence de la demande de permis de travail doit confirmer auprès du client que ce dernier désire bien retirer sa demande en attente au CTD‑V et recevoir un remboursement des frais de traitement relatifs à cette dernière. Ces renseignements doivent être inscrits dans une ENI ou une note TEC à l’intention du CTD‑V. Pour ce qui est du retrait de la demande et du remboursement des frais à la suite de la délivrance d’urgence d’un permis de travail, le deuxième énoncé de la Politique sur le remboursement de CIC sera respecté si le client confirme verbalement qu’il souhaite retirer sa première demande présentée au bureau local.

Si les données du SSOBL indiquent que la demande est déjà en cours de traitement au CTD‑V, le client n’aura pas droit au remboursement des frais de traitement.

Étapes suivantes

  • La DGGOC, de concert avec les régions, évaluera si d’éventuels délais de traitement concernant les bureaux locaux peuvent être fournis au Télécentre.
  • À une date ultérieure, la DGGOC collaborera avec les régions pour déterminer si la liste des cas à transmettre doit être modifiée.

Le service de traitement d’urgence de demandes de permis de travail n'est ni une activité prescrite par la loi ni une décision fondée sur une délégation de pouvoir. On s’attend à ce que la direction du bureau local fasse preuve de jugement quant au niveau et au genre de service qui est offert dans une situation particulière. Les gestionnaires des bureaux locaux sont responsables de la prestation des services dans leur région et devraient renseigner leur personnel sur l’application de ces directives.

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