Bulletin opérationnel 299b – le 15 novembre 2011

Renvoi des demandes de carte de résident permanent incomplètes

Sommaire

Le Centre de traitement des demandes de Sydney (CTD-S) retournera dorénavant aux demandeurs toutes les demandes incomplètes de carte de résident permanent (carte RP).

Objet

Le présent bulletin opérationnel (BO) vise à fournir des directives sur le retour des demandes de carte RP incomplètes soumises au CTD-S.

Contexte

Pour obtenir une carte RP, le demandeur doit remplir un formulaire de demande (IMM 5444) et l’envoyer par la poste au CTD-S. Conformément aux exigences énoncées au R56 et au R57, toute demande doit être présentée au Canada et inclure les frais exigés, les photos demandées, une preuve de résidence au Canada au cours des cinq années précédant immédiatement la présentation de la demande, des pièces d’identité et des documents à l’appui. Le CTD-S est responsable de la réception des demandes, de la création des dossiers et du traitement initial des demandes de carte RP.

Jusqu’au 1er avril 2011, lorsque le CTD-S recevait une demande incomplète, l’agent responsable du traitement communiquait avec le demandeur par téléphone ou par courriel pour lui demander de soumettre les renseignements manquants. La demande était saisie dans le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) et un rappel était ajouté dans le système. On conservait la demande jusqu’à ce que les renseignements manquants soient soumis, ou pendant 180 jours, selon le premier de ces événements.

Dans le but d’accroître l’efficacité du traitement, le CTD-S a mené un projet pilote, débutant le 1er avril 2011, visant à évaluer la faisabilité et les incidences opérationnelles du renvoi des demandes de carte RP incomplètes. Pendant le projet pilote, le CTD-S a vérifié toutes les demandes dès leur réception pour confirmer qu’elles étaient complètes. Les demandeurs avaient ensuite 30 jours au lieu de 180 jours pour fournir l’information ou les documents manquants.

Le projet pilote est maintenant terminé. Le guide et les formulaires de demande de carte de résident permanent ont été mis à jour et sont à la disposition des demandeurs. Une nouvelle liste de vérification a été intégrée au formulaire de demande. Elle énonce clairement les documents qui doivent être fournis avec la demande afin que cette dernière soit considérée comme complète. Cette liste se trouve à la fin du formulaire de demande suivant :

En vigueur immédiatement

Toutes les demandes de carte de résident permanent feront l’objet d’une vérification dès leur réception pour confirmer qu’elles sont complètes, le cas échéant, le CTD-S retournera toutes les demandes de carte RP incomplètes, conformément à l’article 12 du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR), lorsque les renseignements exigés en vertu du R56 et du R57 ou tout autre document à l’appui seront manquants.

Si la demande est incomplète, le CTD-S : devra suivre les règles suivantes :

  • n’affectera pas les frais au traitement de la demande;
  • n’inscrira pas les renseignements de base dans le système du CTD-S;
  • retournera la trousse entière au demandeur avec un avis l’informant des renseignements ou des documents manquants. Deux options s’offriront alors au demandeur :
    1. resoumettre la demande en y incluant les renseignements ou les documents manquants; ou
    2. demander un remboursement des frais parce qu’il ne souhaite plus poursuivre sa demande.

Le demandeur devra informer le CTD-S par écrit de l’option qu’il aura choisie.

Dossiers actuellement en attente de renseignements ou de documents manquants

Pendant le projet pilote, les demandeurs disposaient de 30 jours pour fournir les renseignements ou les documents manquants. À partir de maintenant, si le délai de 30 jours est échu et que le demandeur n’a pas fourni les renseignements ou documents manquants, la demande entière, y compris les frais, doit être retournée au demandeur avec une lettre l’informant des éléments manquants ainsi que les options susmentionnées.

Demande resoumise

Les employés de CTD-S devront vérifier que toute demande resoumise est complète. Dans le cas contraire, la demande sera de nouveau retournée au client, selon les instructions ci-dessus, jusqu’à ce qu’une demande complète soit reçue.

Traitement urgent

Ces instructions s’appliquent également aux demandes soumises pour traitement urgent. Toutefois, lorsqu’une demande satisfait aux exigences relatives au traitement urgent, le CTD-S peut avoir recours à un autre moyen de communication pour obtenir les renseignements ou les documents manquants avant de retourner la demande, selon les circonstances entourant chaque cas.

Remboursement des frais

Dans certains cas, les demandeurs pourraient indiquer qu’ils ne souhaitent plus présenter une demande de carte de demande RP et demanderont un remboursement des frais payés. Dans de tels cas, les demandeurs devront indiquer, sur l’avis, qu’ils ne souhaitent plus poursuivre le traitement de leur demande. Ils devront retourner cet avis accompagné d’une preuve de paiement des frais au CTD-S, à l’adresse indiquée sur l’avis pour recevoir un remboursement.

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