Bulletin opérationnel 300b – le 8 novembre 2011

Retour des demandes de preuve et d’attribution de la citoyenneté incomplètes

Ce bulletin est désuet. Pour des renseignements à jour, prière de vous reporter aux instructions sur l’exécution de programmes.

Objet

Le but de ce Bulletin opérationnel (BO) est de fournir des instructions pour le retour des demandes de preuve et d’attribution incomplètes soumises au Centre de traitement des demandes de Sydney (CTD-S).

Contexte

Les demandes de preuve et d’attribution de la citoyenneté sont soumises au CTD-S, en Nouvelle‑Écosse.

La Loi sur la citoyenneté ne contient aucune disposition qui définit ce qu’est une demande complète; cependant, selon les exigences des articles R3, R4, R10, R31 et R32 du Règlement sur la citoyenneté, la demande doit être faite en bonne et due forme et présentée avec les frais, les photos et les documents à l’appui.

Avant le 1er avril 2011, le CTD-S commençait le traitement d’une demande et si la demande était incomplète, l’agent de traitement communiquait avec le demandeur jusqu’à deux fois pour obtenir l’information ou le document manquant. Une note de client était versée dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC), et un rappel était ajouté au système. La demande était retenue jusqu’à ce que l’information ou le document manquant soit reçu ou jusqu’à l’échéance établie, selon la première de ces éventualités.

Dans le but d’améliorer l’efficacité de ses activités, le CTD-S a mené un projet pilote qui a débuté le 1er avril 2011 pour évaluer la faisabilité du renvoi des demandes incomplètes de preuve et d’attribution de la citoyenneté et ses effets sur les opérations. Les demandes de citoyenneté touchées par ce projet sont les suivantes :

  • Demande de citoyenneté canadienne à un adulte en vertu de l’alinéa 5(1)
  • Demande de citoyenneté canadienne à un mineur en vertu de l’alinéa 5(2)
  • Demande de preuve de citoyenneté en vertu de l’article 3 (certificat de citoyenneté)

Pendant le projet pilote, le CTD-S vérifiait toutes les demandes dès leur réception et si la demande était incomplète, un avis était envoyé au demandeur pour que celui-ci fournisse l’information ou le document manquant dans un délai de 30 jours.

Nouvelles procédures – En vigueur immédiatement

Le CTD-S vérifiera toute demande dès sa réception et si la demande est incomplète, le personnel de la salle du courrier :

  • Ne prendra pas les frais payés affectés au traitement de la demande;
  • N’inscrira pas les renseignements de base dans le SMGC;
  • Retournera au demandeur la trousse de demande au complet avec une lettre d’avis indiquant l’information ou le document manquant et trois options seront proposées au demandeur :
    1. Présenter à nouveau la demande avec l’information ou le document manquant;
    2. Poursuivre le traitement de sa demande incomplète telle que soumise initialement; ou
    3. Demander le remboursement des frais payés parce que le demandeur ne souhaite plus soumettre sa demande.

Les formulaires de demandes de preuve et d’attribution de la citoyenneté et les guides d’instruction ont été mis à jour. Les nouvelles listes de contrôle améliorées énumérant les documents nécessaires pour qu’une demande soit considérée complète ont été intégrées au formulaire de demande. Ces listes figurent à la fin des formulaires de demandes suivants :

Si la trousse de demande contient plus d’une demande (par exemple, les membres de la famille), et qu’une des demandes est incomplète, le personnel de la salle du courrier retournera toutes les demandes au complet.

Exigence pour soumettre une nouvelle demande suite au retour d’une demande d’attribution incomplète

A compter de maintenant, quand une demande d’attribution est retournée parce qu’elle n’est pas signée, n’est pas datée, est postdatée ou est reçue au CTD-S 90 jours après la date à laquelle elle a été signée, les demandeurs qui souhaitent resoumettre une demande d’attribution seront avisés de compléter et retourner un nouveau formulaire. Ceci évitera toute confusion pour déterminer si le demandeur a effectivement mis à jour l’information sur le nouveau formulaire ou s’il a dissimulé intentionnellement des faits essentiels qui peuvent mener à des poursuites en vertu du paragraphe 29(2)a) de la Loi sur la citoyenneté.

Dossiers actuellement en attente d’information ou document manquant

Pendant le projet pilote, les demandeurs disposaient de 30 jours pour fournir l’information ou le document manquant. À compter d’aujourd’hui, toutes les demandes en attente dont le délai de 30 jours est écoulé et pour lesquelles le demandeur n’a pas fourni l’information ou le document requis, la demande au complet sera retournée au demandeur avec une lettre d’avis indiquant l’élément qui manque et les trois options possibles énumérées ci‑dessus.

Traitement urgent

Ces mesures s’appliquent aussi aux demandes qui satisfont aux critères de traitement urgent. Le CTD-S peut cependant recourir à d’autres moyens de communication pour obtenir l’information ou le document manquant, selon les circonstances propres à chaque demande.

Poursuivre le traitement d’une demande incomplète

Si le demandeur souhaite poursuivre le traitement de sa demande incomplète de preuve ou d’attribution de la citoyenneté, il devra indiquer sur l’avis de demande incomplète qu’il souhaite poursuivre le traitement de sa demande telle que présentée initialement. Le demandeur devra retourner la lettre d’avis avec sa demande incomplète au CTD-S. Une décision sera prise à partir de l’information soumise avec la demande.

Remboursement des frais de traitement

Si le demandeur ne souhaite plus poursuivre le traitement de sa demande de preuve ou d’attribution de la citoyenneté, il devra indiquer sur l’avis de demande incomplète qu’il ne souhaite pas soumettre sa demande. Comme les frais de traitement auront été acquittés dès le départ, on lui demandera de retourner cette lettre d’avis, accompagnée d’une copie du reçu du paiement des frais au CTD-S, à l’adresse indiquée dans la lettre d’avis pour obtenir un remboursement.

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