Bulletin opérationnel 305 – le 6 mai 2011

Centre de traitement des demandes d’Ottawa : Projet pilote de traitement des dossiers dont l’appel a été accueilli

Sommaire

Ce bulletin opérationnel fournira de l’information sur le nouveau projet pilote au Centre de traitement des demandes d’Ottawa (CTD-O). À partir de maintenant, le traitement d’une demande de résidence permanente (DRP) au titre de la catégorie du regroupement familial reprendra au CTD-O lorsque la Section d’appel de l’immigration (SAI) décidera d’accueillir l’appel d’un répondant.

Objet

Ce BO donne des directives pour la mise en œuvre d’un projet pilote au CTD‑O visant à reprendre le traitement des DRP présentées au titre de la catégorie du regroupement familial après que la SAI ait accueilli l’appel du répondant.

Contexte

Lors de la réception d’un avis d’appel :

  • Conformément à la section 8.3 du guide OP 21, lors de la réception d’un avis d’appel, les bureaux à l’étranger doivent faire une copie du dossier complet et la conserver avant d’envoyer le dossier original au Canada.
  • Conformément au RIM 00-27, les bureaux à l’étranger doivent produire la traduction, dans l’une des langues officielles du Canada, des documents pertinents à la décision de l’agent des visas seulement.
  • Le RIM 00-27 donne également une orientation sur la traduction des documents pertinents qui n’ont pas été versés au dossier. Les agents des visas peuvent demander à des employés recrutés sur place (ERP) de les traduire et consigner la traduction dans le Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (de même que les ERP font la traduction des déclarations verbales faites par les demandeurs lors des entrevues).

Il est important que les bureaux des visas conservent une copie du dossier original et des traductions, dans l’une des langues officielles du Canada, des documents pertinents. Ainsi, si un appel est accueilli, le traitement peut reprendre au CTD‑O dès la réception du dossier.

Veuillez prendre note que la procédure susmentionnée n’a pas changé avec l’introduction de ce projet pilote.  

À l’heure actuelle, lorsque la SAI accueille un appel, les agents d’audience de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) envoient le dossier au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international qui l’envoie au bureau des visas approprié. Certains dossiers arrivent au bureau des visas plusieurs mois après que la SAI ait rendu une décision.

Dans le cadre de son programme de modernisation, le Ministère mettra en œuvre les procédures ci-dessous afin d’assurer la reprise rapide du traitement des DRP présentées au titre de la catégorie du regroupement familial après que l’appel a été accueilli.

Ce projet pilote offrira une meilleure compréhension des répercussions de ce nouveau processus. De plus, il permettra à CIC d’adopter un modèle de traitement plus souple qui répond aux exigences dans l’ensemble du réseau.

Procédures

Les agents d’audience de l’ASFC enverront maintenant tous les dossiers dont l’appel a été accueilli au CTD‑O, à l’adresse suivante :

Centre de traitement des demandes d’Ottawa
Citoyenneté et Immigration Canada
219, avenue Laurier Ouest – 7e étage, section B
Ottawa (Ontario)  K1A 1L1

La mise en œuvre du Système mondial de gestion des cas (SMGC) dans tous les bureaux des visas permet au CTD‑O de créer ces dossiers et/ou d’en reprendre le traitement. Grâce au SMGC, le CTD-O et les bureaux des visas auront accès aux mêmes renseignements figurant dans les dossiers électroniques.

En vertu du paragraphe 70(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, lors du contrôle d’une demande, l’agent est tenu de respecter la décision de la SAI. L’agent doit examiner la demande afin de déterminer si elle respecte toutes les autres exigences en matière de recevabilité et d’admissibilité du demandeur. Dans certains cas, s’il y a de nouveaux motifs de non-recevabilité ou d'interdiction de territoire ou des motifs n’ayant pas été évalués lors de la première décision, la demande peut être rejetée une nouvelle fois.

La mise en œuvre de ce projet pilote aura lieu en deux phases, tel qu’indiqué ci-dessous. Les procédures demeureront en vigueur pour au moins deux ans. Une évaluation du projet pilote sera faite à la fin de la première année.

Phase 1 – Création des dossiers
Période : Avril 2011 à septembre 2011

Étape Mesure
1 L’ASFC envoie le dossier papier au CTD‑O.
2 Le CTD‑O crée le dossier dans le SMGC, procède aux vérifications obligatoires (de sécurité seulement) et envoie le dossier au bureau des visas aux fins de traitement. Le CTD‑O ne communiquera pas avec le client ou le répondant à cette étape afin d’éviter toute confusion pour le client.

Au cours de la phase 1, le CTD‑O élaborera des outils d’assurance de la qualité pour ce projet et rédigera des directives visant à aider au triage des dossiers dans les différentes catégories de risque, avec l’aide de la Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination (DGGOC) et de la Région internationale.

Phase 2 – Traitement complet des cas
Période : Septembre 2011 à avril 2012

Étape Mesure
1 L’ASFC envoie le dossier papier au CTD‑O.
2 Le CTD‑O crée le dossier dans le SMGC et procède aux vérifications obligatoires (de sécurité seulement).
3.a Pour les dossiers présentant un risque lié à l’admissibilité relativement faible, le CTD‑O fera le traitement jusqu’à la décision finale. Les visas de résident permanent et les confirmations de résidence permanente seront imprimés au bureau des visas. Le CTD‑O conservera le dossier.
3.b Les dossiers présentant un risque complexe lié à l’admissibilité seront envoyés au bureau des visas aux fins de traitement. Le CTD‑O ne communiquera pas avec le client ou le répondant afin d’éviter toute confusion pour le client.

Le CTD-O enverra au bureau des visas approprié une copie de la décision de la SAI pour les dossiers dont il fera le traitement jusqu’à la décision finale.

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