Bulletin opérationnel 327 – le 18 juillet 2011

Correspondance automatisée dans le Système mondial de gestion des cas – Accusé de réception pour les demandes de résidence permanente et lettres d’introduction au point d’entrée

Sommaire

Ce Bulletin opérationnel (BO) donne des instructions aux utilisateurs du Système mondial de gestion des cas (SMGC) sur le nouveau processus de création d’un accusé de réception pour les demandes de résidence permanente (RP) présentées au Canada et à l’étranger, et pour les demandes au titre de la catégorie du regroupement familial ou lors de la délivrance d’une lettre d’introduction au point d’entrée (PDE).

Objet

L’objectif de ce BO est d’annoncer le nouveau processus automatisé pour les accusés de réception et les lettres au point d’entrée qui entre en vigueur lors de la mise à jour du SMGC du 18 juillet 2011.

Contexte

Dans le cadre de l’initiative visant les normes de service, il a été convenu d’utiliser les accusés de réception dans tous les secteurs d’activité afin d’améliorer le service à la clientèle. Les accusés de réception ont pour but de favoriser une communication proactive, opportune et transparente avec les clients sur l’état de leur demande et de permettre aux clients de vérifier l’état de leur demande.

La première étape du projet des accusés de réception comprend la normalisation des accusés de réception pour les secteurs d’activité qui en délivrent déjà. La mise à jour du SMGC du 18 juillet 2011 a permis de passer d’un processus manuel sur papier à un processus automatisé par courriel pour la délivrance des accusés de réception. Dans le cadre de cette mise à jour, des accusés de réception génériques pour les demandes de RP et de parrainage et des lettres d’introduction au PDE, peuvent être générés automatiquement et envoyés par courriel. Pour les autres secteurs d’activité, le processus visant les accusés de réception sera introduit lors de prochaines mises à jour.

Les accusés de réception ou les lettres d’introduction au PDE seront envoyés par courriel au client ou à son représentant (le cas échéant) lorsqu’une adresse de courriel valide est fournie. Pour de plus amples renseignements sur les communications par courriel avec les clients, veuillez consulter le Protocole de CIC sur les communications par courriel avec les clients et le BO 265. Si aucune adresse de courriel n’est fournie ou si elle est inexacte, un accusé de réception ou une lettre d’introduction sur papier sera envoyé par courrier au client ou à son représentant.

Quels secteurs d’activité sont touchés par ce BO?

Accusés de réception

Les accusés de réception de toutes les demandes de RP et au titre du regroupement familial créées dans le SMGC le 18 juillet 2011 ou ultérieurement, qu’elles soient présentées au Canada ou à l’étranger, seront envoyés automatiquement à l’adresse de courriel du demandeur principal (DP), du répondant ou du représentant, selon le cas. Conformément au calendrier d’installation du SMGC pour 2011, des accusés de réception seront envoyés automatiquement pour les demandes de résidence permanente et au titre du regroupement familial suivantes :

• 18 juillet 2011
  • Toutes les demandes de RP créées dans les bureaux où le SMGC est installé (bureaux des visas, Bureau de réception centralisée des demandes – Sydney (BRCD), Projet pilote de traitement centralisé Ottawa);
  • Toutes les demandes au titre du regroupement familial créées au Centre de traitement des demandes de Mississauga (CTD-Mississauga).

Remarque : Les bureaux qui créent dans le SMGC des demandes provenant du Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration, du Système de soutien des opérations des bureaux locaux ou du système du CTD devront annuler l’envoi automatique de l’accusé en mettant l’état de la correspondance automatisée par courriel à « Annulé ».

• 15 août 2011 : Demandes au titre du regroupement familial (au Canada) créées au Centre de traitement des demandes de Vegreville (CTD-Vegreville).
• 1^er décembre 2011 : Demandes de RP présentées par des personnes au Canada qui ont la qualité de personne protégée ou de réfugié au sens de la Convention et créées au CTD-Vegreville.
• Des détails sur les autres demandes qui seront créées dans le SMGC après décembre 2011 seront communiqués ultérieurement.

Pour les demandes de RP présentées au Canada et à l’étranger, les accusés de réception automatisés seront envoyés à l’adresse de courriel associée au demandeur principal ou au représentant autorisé (le cas échéant).

Ceci exclut les demandes au titre du regroupement familial créées au Canada (CTD-Mississauga / CTD-Vegreville) si les demandes de parrainage et d’immigration ont été créées au même moment dans le SMGC. Puisque les demandes de parrainage et d’immigration auront le même numéro de demande dans le SMGC, un accusé de réception sera automatiquement créé et envoyé à l’adresse de courriel associée au répondant ou au représentant autorisé (le cas échéant).

Lettres au PDE

À compter du 18 juillet 2011, une fois qu’un permis d’études (PE) ou de travail (PT) avec dispense de visa est approuvé et que l’état du permis est « Complété », le SMGC générera automatiquement un courriel avec la lettre d’introduction en pièce jointe. Pour ce qui est des demandes de PE ou PT dispensées du visa pour lesquelles une adresse de courriel N’A PAS été saisie pour le demandeur principal dans le SMGC et pour les demandeurs qui ont besoin d’un visa, le SMGC créera une lettre d’introduction au PDE dont l’état sera « Non commencé » dans la vue Correspondance envoyée après que l’état de la demande sera mis à « Fermé ». Le SMGC met l’état de la demande à « Fermé » après que l’état des documents de contrôle est « Complété » ou « Confirmé ». Pour les permis de séjour temporaire, il n’y a aucun changement dans la façon dont la correspondance est générée et envoyée.

Bureau délivrant l’accusé de réception

Puisque la création d’un accusé de réception automatisé est déclenchée par le bureau créant la demande dans le SMGC, les accusés de réception seront délivrés de la façon suivante :

Directives : Délivrance d’accusés de réception et de lettres d’introduction au PDE

La procédure suivante explique les étapes à suivre pour délivrer un accusé de réception ou une lettre d’introduction. L’utilisation uniforme de cette procédure permettra également à CIC de recueillir des données exactes sur les délais entre la réception d’une demande et l’envoi de correspondance aux clients.

Veuillez prendre note qu’il ne sera pas possible de prévisualiser les courriels automatisés relativement aux accusés de réception et aux lettres d’introduction au PDE, mais il sera possible de visualiser la lettre en pièce jointe avant de l’envoyer. Les courriels générés automatiquement ne sont pas sauvegardés dans le SMGC. Après l’envoi du courriel, le SMGC modifiera l’état du dossier de correspondance automatisée par courriel et le fera passer à « Envoyé ». Tous les courriels envoyés par le SMGC proviennent de l’adresse Client-update-mise-a-jour@cic.gc.ca. Le nom de l’expéditeur du courriel sera « Do Not Reply – Ne pas répondre ».

Annexe A : Exemple d’accusé de réception pour les demandes de résidence permanente

ICU : 87532972
N^o de demande : E0000024 27
Veuillez utiliser ces numéros dans votre correspondance avec notre bureau.

Ceci est un message automatisé. Veuillez NE PAS Y RÉPONDRE

Monsieur/Madame [prénom et nom de famille du demandeur principal],

La présente confirme la réception de votre demande de résidence permanente par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) le 2011/06/29.

À quel moment devrais-je communiquer avec CIC?

Vous devez avertir CIC de tout changement à votre demande, par exemple :

• changement dans votre situation personnelle, comme la naissance ou l’adoption d’un enfant, un mariage ou un divorce;
• changement dans vos coordonnées (adresse de courriel, adresse postale, numéro de téléphone);
• désignation ou changement de représentant autorisé;
• décision de retirer votre demande.

Pour avertir CIC des changements dans votre demande, veuillez visiter https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/organisation/contactez-ircc/bureaux.html et sélectionner le bureau mentionné ci-dessous.

Quand CIC communiquera-t-il avec moi?

CIC communiquera avec vous si des renseignements ou des documents additionnels sont nécessaires ou si vous devez passer une entrevue. Pour des renseignements généraux sur le processus de demande, vous pouvez visiter https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/demande/formulaires-demande-guides.html et consulter la section « Et ensuite » du guide associé au formulaire de demande que vous avez utilisé.

Comment puis-je vérifier l’état de ma demande?

Vous pouvez utiliser l’identificateur client unique (ICU) ou le numéro de demande ci-haut pour vérifier l’état de votre demande sur le site Internet de CIC. Veuillez visiter https://www.canada.ca/fr/services/immigration-citoyennete.html et sélectionner « Vérifier l’état d’une demande » dans la section « J’aimerais » du côté droit de la page.

Quelle sera la durée du traitement de ma demande?

Les délais de traitement varient. Vous pouvez consulter les délais de traitement à titre indicatif à l’adresse : https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/demande/verifier-delais-traitement.html.

Veuillez prendre note que nous ne pouvons traiter des demandes lorsque nous répondons à des courriels. Par conséquent, à moins que votre demande n’excède les délais de traitement standard, veuillez communiquer avec nous seulement pour nous avertir d’un changement dans votre demande.

Comment puis-je me préparer à immigrer au Canada?

Veuillez consulter les ressources suivantes sur l’établissement au Canada :

• Pour de l’information sur l’évaluation et la formation linguistiques, veuillez visiter https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/nouveaux-immigrants/nouvelle-vie-canada/ameliorer-francais-anglais.html
• Pour de l’information sur l’emploi, veuillez visiter http://www.competences.gc.ca/ et http://www.TravaillerauCanada.gc.ca/.
• Pour de l’information sur le logement, les études, les soins de santé, les documents importants et autres sujets, veuillez visiter https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/nouveaux-immigrants/nouvelle-vie-canada.html.

Nous espérons que cette information sur votre demande de résidence permanente au Canada vous sera utile.

Bureau de réception centralisée des demandes
C.P. 7500
Sydney (Nouvelle-Écosse)
B1P 0A9

www.cic.gc.ca

Ceci est un message automatisé. Veuillez NE PAS Y RÉPONDRE.

Lorsque vous avez inscrit votre adresse de courriel sur votre formulaire de demande, vous avez autorisé CIC à envoyer de l’information concernant votre dossier, ainsi que vos renseignements personnels, à cette adresse particulière. Veuillez vérifier régulièrement votre boîte de réception. Les messages de CIC vous seront envoyés à partir d’adresses de courriel se terminant par « @cic.gc.ca » ou « @international.gc.ca ». Veuillez ajouter ces adresses à la liste des « expéditeurs approuvés » de votre logiciel de courriel et vérifier votre dossier de courrier indésirable (« pourriels ») au cas où des courriels importants seraient filtrés automatiquement. Si CIC est informé que l’adresse de courriel que vous avez fournie ne fonctionne pas ou n’existe plus, nous communiquerons avec vous par courrier.

Comme tout autre moyen de communication, les courriels sont susceptibles d’être interceptés par des tiers non autorisés. Si vous ne voulez pas que nous communiquions avec vous par courriel, veuillez nous en informer dans les meilleurs délais. À défaut d’un tel avis, nous considérerons que vous ne vous y opposez pas. Si vous décidez de nous permettre de communiquer avec vous par courriel, veuillez noter que nous ne prendrons pas de mesure de sécurité supplémentaire (comme le chiffrement).

Le présent message peut contenir des renseignements confidentiels ou protégés. L’utilisation de ces renseignements par une personne autre que le destinataire voulu est formellement interdite. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez en aviser l’expéditeur et supprimer toutes les copies en votre possession.

Annexe B : Exemple d’accusé de réception pour le répondant

ICU : 87532974
N^o de demande : F000001424 
Veuillez utiliser ces numéros dans votre correspondance avec notre bureau.

Ceci est un message automatisé. Veuillez NE PAS Y RÉPONDRE

Monsieur/Madame [prénom et nom de famille du répondant],

La présente confirme la réception de votre demande de parrainage au titre de la catégorie du regroupement familial par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) le 2011/06/29 au nom du membre suivant de votre famille :

 [prénom et nom de famille du membre de la famille]

À quel moment devrais-je communiquer avec CIC?

Vous devez avertir CIC de tout changement à votre demande, par exemple :

• changement dans votre situation personnelle, comme la naissance ou l’adoption d’un enfant, ou un mariage ou un divorce;
• changement dans vos coordonnées (adresse de courriel, adresse postale, numéro de téléphone);
• désignation ou changement de représentant autorisé;
• décision de retirer votre demande.

Pour avertir CIC des changements dans votre demande, vous pouvez communiquer avec notre bureau à l’adresse ci-dessous. Vous pouvez également téléphoner au Télécentre, sans frais, au 1-888-24 2-2100. Vous pouvez changer votre adresse par l’entremise de nos services en ligne à l’adresse https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/demande/changement-adresse.html.

Que se passe-t-il ensuite?

Pour de plus amples renseignements sur le processus de parrainage, veuillez visiter la page suivante du site Internet de CIC : https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/immigrer-canada/parrainer-membre-famille.html.

Vous pouvez retirer votre demande à toute étape du processus. Les frais relatifs à la demande de parrainage ou de résidence permanente pourraient vous être remboursés si le traitement de votre dossier n’est pas encore commencé.

Comment puis-je vérifier l’état de ma demande?

Vous pouvez utiliser l’identificateur client unique (ICU) ci-haut pour vérifier l’état de votre demande sur le site Internet de CIC. Veuillez visiter https://www.canada.ca/fr/services/immigration-citoyennete.html et sélectionner « Vérifier l’état d’une demande » dans la section « J’aimerais » du côté droit de la page.

Quelle sera la durée du traitement de ma demande?

Les délais de traitement varient. Vous pouvez consulter les délais de traitement à titre indicatif à l’adresse : https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/demande/verifier-delais-traitement.html.

Veuillez prendre note que CIC communiquera avec vous dès que votre demande sera évaluée. Nous espérons que cette information sur votre demande de parrainage au titre de la catégorie du regroupement familial vous sera utile.

Centre de traitement des demandes - Mississauga
C.P. 6100, poste A
Mississauga (Ontario)
L5A 4H4

www.cic.gc.ca

Ceci est un message automatisé. Veuillez NE PAS Y RÉPONDRE.

Lorsque vous avez inscrit votre adresse de courriel sur votre formulaire de demande, vous avez autorisé CIC à envoyer de l’information concernant votre dossier, ainsi que vos renseignements personnels, à cette adresse particulière. Veuillez vérifier régulièrement votre boîte de réception. Les messages de CIC vous seront envoyés à partir d’adresses de courriel se terminant par « @cic.gc.ca » ou « @international.gc.ca ». Veuillez ajouter ces adresses à la liste des « expéditeurs approuvés » de votre logiciel de courriel et vérifier votre dossier de courrier indésirable (« pourriels ») au cas où des courriels importants seraient filtrés automatiquement. Si CIC est informé que l’adresse de courriel que vous avez fournie ne fonctionne pas ou n’existe plus, nous communiquerons avec vous par courrier.

Comme tout autre moyen de communication, les courriels sont susceptibles d’être interceptés par des tiers non autorisés. Si vous ne voulez pas que nous communiquions avec vous par courriel, veuillez nous en informer dans les meilleurs délais. À défaut d’un tel avis, nous considérerons que vous ne vous y opposez pas. Si vous décidez de nous permettre de communiquer avec vous par courriel, veuillez noter que nous ne prendrons pas de mesure de sécurité supplémentaire (comme le chiffrement).

Ce message peut contenir des renseignements confidentiels ou protégés. L’utilisation de ces renseignements par une personne autre que le destinataire voulu est formellement interdite. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez en aviser l’expéditeur et supprimer toutes les copies en votre possession.

Annexe C : Exemple de courriel automatisé relativement à la lettre d’introduction au point d’entrée délivrée aux demandeurs de permis d’études et PT avec dispense de visa

ICU : 80011535
N^o de demande : S300001262

Veuillez utiliser ces numéros dans votre correspondance avec notre bureau.

Ceci est un message automatisé. Veuillez NE PAS Y RÉPONDRE

Monsieur/Madame [prénom et nom de famille du demandeur principal],

Vous trouverez en pièce jointe des renseignements sur votre demande. Si vous êtes incapable de visualiser la pièce jointe ou si vous ne l’avez pas reçue, veuillez nous en avertir en transférant le présent courriel à : htthttps://secure.cic.gc.ca/enquiries-renseignements/case-cas-fra.aspx?mission=kingston.

Haut-commissariat du Canada
Section des visas
3 West King’s House Road
C.P. 1500
Kingston 10
Jamaïque
http://www.jamaique.gc.ca/
www.cic.gc.ca

Ceci est un message automatisé. Veuillez NE PAS Y RÉPONDRE.

Lorsque vous avez inscrit votre adresse de courriel sur votre formulaire de demande, vous avez autorisé CIC à envoyer de l’information concernant votre dossier, ainsi que vos renseignements personnels, à cette adresse particulière. Veuillez vérifier régulièrement votre boîte de réception. Les messages de CIC vous seront envoyés à partir d’adresses de courriel se terminant par « @cic.gc.ca » ou « @international.gc.ca ». Veuillez ajouter ces adresses à la liste des « expéditeurs approuvés » de votre logiciel de courriel et vérifier votre dossier de courrier indésirable (« pourriels ») au cas où des courriels importants seraient filtrés automatiquement. Si CIC est informé que l’adresse de courriel que vous avez fournie ne fonctionne pas ou n’existe plus, nous communiquerons avec vous par courrier.

Comme tout autre moyen de communication, les courriels sont susceptibles d’être interceptés par des tiers non autorisés. Si vous ne voulez pas que nous communiquions avec vous par courriel, veuillez nous en informer dans les meilleurs délais. À défaut d’un tel avis, nous considérerons que vous ne vous y opposez pas. Si vous décidez de nous permettre de communiquer avec vous par courriel, veuillez noter que nous ne prendrons pas de mesure de sécurité supplémentaire (comme le cryptage).

Le présent message peut contenir des renseignements confidentiels ou protégés. L’utilisation de ces renseignements par une personne autre que le destinataire voulu est formellement interdite. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez en aviser l’expéditeur et supprimer toutes les copies en votre possession.

Annexe D : Exemple de lettre d’introduction au point d’entrée pour les demandeurs de permis d’études ou PT de travail dont la demande a été approuvée

Date :

ICU :

No de la demande :

[Nom du demandeur]
[Adresse du demandeur]

Monsieur/Madame [nom du demandeur],

Votre demande de permis d’études ou de travail au Canada a été approuvée.

Votre permis d’études ou de travail vous sera délivré lors de votre arrivée au Canada, sous réserve du respect des exigences de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et de son règlement. Ce permis vous permet seulement d’étudier ou de travailler temporairement au Canada. Veuillez lire les conditions attentivement.

Vous devez entrer au Canada au plus tard à la date de validité susmentionnée. Si un visa vous a été délivré, vous devez également entrer au pays avant la date de validité du visa.

La présente n’est pas un passeport ni un document de voyage, et il ne s’agit pas non plus d’une autorisation légale vous permettant d’entrer ou de demeurer au Canada.

Pour faciliter votre arrivée au Canada, veuillez aviser l’agent du motif de votre visite (études ou travail) et présenter cette lettre avec votre passeport. Les citoyens américains qui entrent au Canada depuis les États-Unis peuvent présenter une preuve de citoyenneté (acte de naissance ou certificat de naturalisation et pièce d’identité avec photo) au lieu d’un passeport. Les résidents permanents des États-Unis qui entrent au Canada depuis les États-Unis peuvent présenter leur « carte verte » au lieu d’un passeport et d’une pièce d’identité avec photo. Votre passeport ou titre de voyage américain doit être valide, et ce, au-delà de la période prévue de votre séjour au Canada. Si ce n’est pas le cas, la validité de votre permis d’études ou de travail sera probablement limitée afin de correspondre à la date de validité de votre passeport ou de votre titre de voyage américain.

Dans certaines provinces et dans certains territoires, les étudiants et les travailleurs étrangers ne sont pas admissibles à une assurance-maladie publique. Vous devez vous assurer d’avoir une assurance-maladie adéquate pour vous et les personnes à votre charge, ou d’avoir les ressources financières pour parer aux imprévus. Des renseignements supplémentaires sont disponibles auprès du ministère responsable de la santé de la province ou du territoire où vous avez l’intention de travailler ou d’étudier.

Si vous avez un permis de travail, n’oubliez pas que les travailleurs étrangers sont protégés par les lois sur le travail et l’emploi. Vous avez le droit de travailler dans un milieu sécuritaire où votre santé est protégée. Si un employeur ne vous verse pas le salaire auquel vous avez droit, vous pouvez porter plainte auprès du ministère fédéral ou provincial/territorial responsable des normes d’emploi.

IMPORTANT : Aux termes de la législation, la durée cumulative maximale pendant laquelle un travailleur étranger temporaire peut travailler au Canada est de quatre ans. Après cette période de quatre ans, le travailleur doit attendre 48 mois avant de se voir délivrer un autre permis de travail pour le Canada (il existe quelques rares exceptions). Vous êtes encouragé à noter toute période pendant laquelle vous n’avez pas travaillé au Canada et à conserver tout document prouvant ces périodes d’inactivité. Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter le site Internet de CIC à www.cic.gc.ca/francais/travailler/index.asp.

Merci.

Haut-commissariat du Canada
Section des visas
3 West King’s House Road
C.P. 1500
Kingston 10
Jamaïque
Site Internet : www.jamaique.gc.ca
Demande de renseignements : https://secure.cic.gc.ca/enquiries-renseignements/case-cas-fra.aspx?mission=kingston
Citoyenneté et Immigration Canada : www.cic.gc.ca