Bulletin opérationnel 354 – le 2 novembre 2011

Correction d’erreurs de photos / de données du document de confirmation de la résidence permanente

Sommaire

Ce Bulletin opérationnel vise à mettre à jour la procédure relative à la correction d’erreurs de photos et de données du document de confirmation de résidence permanente (CRP).

Une procédure simplifiée des cheminements du travail est mise en place dans le but d’accélérer la correction d’erreurs de photos et de données du document de CRP que le Centre de traitement des demandes (CTD) Sydney reçoit aux fins de traitement des demandes de carte de résident permanent (RP).

À compter du 1er novembre 2011, les documents de CRP nécessitant une correction ou une nouvelle photo ne seront plus automatiquement envoyés aux bureaux locaux du Centre d’Immigration Canada (CIC) aux fins de communication avec les clients concernés. Le CTD‑Sydney entreprendra le processus de correction et communiquera avec les clients par courrier pour leur fournir des directives à suivre au sujet des corrections qui doivent être apportées.

Contexte

Après l’accueil d’un nouveau résident permanent au point d’entrée ou dans un bureau intérieur de CIC, le formulaire IMM 5292 (document de CRP) est envoyé au CTD‑Sydney pour la saisie de la photo et de la signature numériques du client, aux fins de la production de la carte RP.

Au CTD-Sydney, un examen de la qualité est effectué dans le but de confirmer l’intégralité des renseignements et pour s’assurer que la photo satisfait aux conditions. Les corrections de photos ou de données nécessitant une communication avec le client représentent environ 15 % de tous les cas (37 500 par année). Historiquement, ces cas sont transmis aux bureaux locaux de CIC où doivent se rendre les clients pour que les corrections soient apportées.

Suite à une évaluation, il a été constaté que le processus actuel est chronophage et génère d’importants retards en lien avec la transmission des documents du CTD-Sydney au bureau local de CIC ou au client puis à nouveau au CTD-Sydney.

Nouvelle procédure

À compter du 1er novembre 2011, dans le but d’éviter les retards et d’accroître l’efficacité de traitement, les bureaux locaux de CIC ne participeront plus au processus routinier de correction pour la plupart des erreurs concernant la photo et les données des documents de CRP.

Si, lors de l’examen du document de CRP par le CTD‑Sydney, une erreur est relevée et nécessite une communication avec le client, le personnel du CTD communiquera directement avec ce client, par courrier. Le client recevra des directives au sujet des corrections nécessaires et devra retourner le formulaire corrigé au CTD. Ce dernier créera un code à barres pour faciliter le suivi des documents retournés par le client.

Si une nouvelle photo est nécessaire, le CTD joindra un formulaire IMM 5455, des directives ainsi que les spécifications de photos. Le CTD‑Sydney conservera une image numérique de la photo retournée au client, aux fins de comparaison avec la nouvelle photo que le client retournera.

Dans de rares cas, les documents seront acheminés aux clients par l’intermédiaire des bureaux locaux. Notamment : dans le cas d’un réfugié pris en charge par le gouvernement; lorsqu’aucune photo précédente n’est à la disposition du CTD-Sydney aux fins de comparaison; et lorsqu’une première tentative de communication par courrier ne s’est pas soldée par la présentation d’une photo ou d’une signature conforme. La procédure existante doit être suivie pour le traitement et le suivi de ces cas, c’est-à-dire que le CTD-Sydney les transmettra aux bureaux locaux qui, à leur tour, se chargeront de communiquer avec les clients.

Les cas traités par le CTD-Sydney avant le 1er novembre 2011 le seront selon la procédure actuelle. La nouvelle procédure s’appliquera aux cas traités par le CTD-Sydney à compter de cette date.

Date de modification :