Bulletin opérationnel 379 – le 31 janvier 2012

Lancement du formulaire IMM 5688 sur papier ordinaire – confirmation de résidence permanente

Sommaire

Ce bulletin opérationnel (BO) présente une nouvelle version du document de Confirmation de résidence permanente (CRP), désignée comme IMM 5688.

À compter du 4 février 2012, les CRP délivrées relativement aux demandes traitées dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) seront imprimées sur du papier ordinaire plutôt que sur un formulaire IMM 5292. La nouvelle présentation du document exigera que des modifications soient apportées au traitement. Ce BO indique les caractéristiques du nouveau document ainsi que la procédure de cheminement du travail à jour concernant le traitement et la délivrance du document.

Contexte et raison d’être

L’utilisation accrue des documents sur papier ordinaire fait partie du programme de modernisation de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Ces documents réduisent les coûts associés à l’acquisition, au stockage et au suivi des documents imprimés par un entrepreneur. Ils sont disponibles sur demande à un coût modique. L’élimination des documents à multiples copies et papier carbone est écologique et réduit le gaspillage. L’élimination des coûts de traitement et de manutention associés à l’archivage permettra une meilleure utilisation des ressources de CIC, tout en favorisant le passage au stockage électronique.

Caractéristiques du document

Le nouveau document de CRP comprend de nouveaux champs de données et affiche une nouvelle présentation plus facile à comprendre. Alors que la version de la CRP sur le formulaire IMM 5292 comprend de nombreux champs contenant des valeurs numériques qui correspondent aux données pertinentes du client, tous les champs de la nouvelle CRP contiennent du texte en langage clair. Les champs de données visent à contenir les renseignements nécessaires à CIC et aux ministères fédéraux et provinciaux pour fournir des services. Veuillez noter que toutes les données tirées de la CRP précédente ne figureront pas nécessairement dans la nouvelle version. Toutefois, les données resteront accessibles dans le SMGC. Afin d’assurer l’uniformité avec l’IMM 0008 actuel et le SMGC, le champ « Dernier pays de résidence permanente » a été remplacé par « Pays de résidence ».

Procédures en matière de délivrance

À compter du 4 février 2012, le document de CRP délivré aux personnes dont la demande de résidence permanente aura été traitée dans le SMGC et acceptée sera imprimé sur du papier ordinaire grand format plutôt que sur un formulaire IMM 5292. Cela s’applique aux demandes traitées au Canada ou dans un bureau des visas. Veuillez noter que le processus de numérisation exige du papier standard de 8,5 po x 14 po. Si les bureaux à l’étranger ne peuvent acquérir ce papier sur place, elles pourront le commander par l’intermédiaire de la Direction générale de la gestion et des technologies de l’information (DGGTI).

L’utilisation de la CRP sur l’IMM 5688 ne s’appliquera qu’aux cas traités par le SMGC. Pour les cas dont le traitement aura été amorcé dans le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) ou le Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (STIDI), la version actuelle de la CRP sur l’IMM 5292 continuera d’être utilisée. Par conséquent, une période prolongée de transition sera instaurée lorsque ces deux documents relatifs aux nouveaux résidents permanents (RP) seront en vigueur. Le traitement des cas au moyen des formulaires IMM 5292 ne subira aucun changement important.

Nouveau formulaire de CRP

Le nouveau formulaire de CRP, désigné comme IMM 5688, sera automatiquement imprimé en deux pages à partir du SMGC, l’une intitulée « Copie de CIC » et l’autre, « Copie du client ». Le bureau de délivrance continuera d’apposer la photo du titulaire à l’endroit réservé sur la copie de CIC. Veuillez noter que la version du formulaire sur papier ordinaire ne comprend pas de zone photo adhésive. Une zone photo (ruban adhésif double face) doit être apposée sur le formulaire afin que la photo puisse être fixée. La DGGTI tiendra régulièrement en stock des zones photos normalisées. Les fournitures devraient être prêtes à être distribuées en mars 2012. Les bureaux de CIC responsables du traitement (au Canada et à l’étranger) devront utiliser le formulaire de commande normalisé pour obtenir des zones photos. D’ici là, les photos pourront être apposées sur le formulaire à l’aide d’un bâton de colle. Le personnel de traitement doit s’assurer que la colle ne déborde pas de la zone prévue pour la photo. La photo ne devrait pas être agrafée au formulaire.

Veuillez noter que les spécifications de la photographie du client ne changeront pas. Elles sont présentées à titre de référence à l’annexe A.

Le document de CRP sur l’IMM 5688 ne comprend pas de case ombrée pour la signature. Cette caractéristique visait à faciliter la saisie de la signature numérique du client pour la production de la carte de RP. Elle n’est plus nécessaire, car la signature du client ne figurera pas sur les cartes de RP délivrées après le 4 février 2012.

Traitement à un point d’entrée (PDE) ou dans un bureau de CIC

L’agent qui accorde le statut de RP doit remplir les champs de données obligatoires sur la copie de CIC et la copie client de l’IMM 5688; il doit aussi signer et dater les deux copies. Toute modification à la copie de CIC doit également être consignée sur la copie client. Le client doit signer et dater les deux copies du formulaire afin de certifier que les renseignements sur les copies sont exacts et d’accepter les conditions d’utilisation. Le dossier du SSOBL d’un cas traité dans le SSOBL sera mis à jour et, si le traitement est achevé dans un bureau local où la demande se trouve dans le SMGC, le dossier doit être mis à jour dans le SMGC et un nouveau formulaire IMM 5688 doit être remis au client.

Notez que l’agent doit suivre strictement la procédure suivante lorsqu’il découvre qu’une erreur d’écriture a été faite sur le document de CRP de l’IMM 5688 – c’est la même procédure décrite dans le manuel de l’exécution de la loi, chapitre 4, section 12.6, pour corriger une erreur d’écriture faite sur le document de CRP de l’IMM 5292B :

La copie de CIC ainsi que la copie client de l’IMM 5688 doivent être corrigées de façon à ce que les renseignements correspondent aux données biographiques inscrites dans le passeport ou sur le titre de voyage. Pour apporter une correction, il faut ajouter un astérisque à côté de l’erreur et noter la correction dans la section « remarques » des deux copies de l’IMM 5688. Toute correction apportée doit également être saisie dans la section « remarques » dans le SSOBL.

La copie client n’exige pas de photo du titulaire. Une fois que le statut de RP a été attribué au point d’entrée ou dans un bureau intérieur de CIC, la copie client doit être remise au client pour ses dossiers. Les nouveaux RP continueront de recevoir leur attestation officielle de statut (carte de RP) par la poste dans les six à huit semaines suivant l’attribution du statut de RP. Avant de recevoir sa carte de RP, le client devra peut‑être présenter la copie client de l’IMM 5688 avec son passeport en vertu d’arrangements provisoires relatifs à la vérification du statut au Canada.

Distribution

À la suite du traitement de la demande au PDE ou dans le bureau de CIC, la copie de CIC de l’IMM 5688 est transmise au Centre de traitement des demandes (CTD)‑Carte de RP à Sydney pour la saisie de la photo numérique du client, comme cela est exigé pour la production d’une carte de RP. Afin de ne pas compliquer le processus de numérisation, il est important de ne pas plier le document. La version de la CRP sur l’IMM 5688 ne comprendra pas de copie pour l’administration centrale (AC), la copie de CIC et le dossier du SMGC devant servir de documents d’archives.

Pour les cas dont le traitement a été amorcé dans le SSOBL ou le STIDI, la procédure actuelle doit être suivie et la CRP continuera d’être délivrée à l’aide du formulaire IMM 5292. Seule modification au traitement, le client ne devra plus apposer sa signature dans le champ en vert prévu à cette fin. Il continuera de signer la CRP sur l’IMM 5292 aux endroits réservés à cette fin afin de certifier que les renseignements consignés sont exacts et d’accepter les conditions. La distribution du formulaire demeurera inchangée : la partie 1 sera transmise au CTD‑Sydney, la partie 2, à la Section de la gestion des documents de l’AC, et la partie 3, au client.

Le CTD‑Sydney effectue un examen de la qualité afin de vérifier si le dossier du SSOBL ou du SMGC est complet et exact, et si la photo est conforme aux spécifications.

Coordonnées

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la procédure susmentionnée, veuillez communiquer avec la Direction générale de la gestion opérationnelle et de la coordination (DGGOC) à : OMC-GOC-Immigration@cic.gc.ca.


Annexe A – Exigences en matière de photos

  • Les deux photos doivent mesurer 35 mm x 45 mm (1 3/8 po x 1 ¾ po) (dimension finie).
  • La tête doit mesurer entre 25 mm et 30 mm (1 po et 1 1/5 po) du menton au sommet (dessus de la tête).
  • Les photos doivent avoir été prises au cours des 12 derniers mois afin de garantir une ressemblance.
  • La date à laquelle la photo a été prise doit être inscrite directement à l’endos d’une photo.
  • Les deux photos doivent être claires et bien définies.
  • Elles doivent avoir été prises sur un fond blanc uni sans ombres.
  • Elles doivent montrer la tête vue de face, le visage étant au milieu de la photo.

    Exigences en matière de photos et date à laquelle la photo a été prise – mesures et instructions indiquées ci-dessus dans le texte

  • Veuillez noter que les photos peuvent être en noir et blanc ou en couleur. Vous pouvez porter un couvre‑chef pour des motifs d’ordre religieux à condition que vos traits faciaux soient clairement visibles. Vous pouvez porter des verres correcteurs non teintés ou teintés si vos yeux sont clairement visibles et ne sont pas cachés par un reflet dans les verres. Les lunettes de soleil ne sont pas acceptables. Votre visage doit être bien droit face à l’appareil photo, votre expression doit être neutre et votre bouche doit être fermée.
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