Bulletin opérationnel 460 – le 27 juillet 2012

Acceptation de reçus de gestion des deniers publics dans les bureaux locaux de CIC au Canada relativement à des demandes traitées à l’aide du Système mondial de gestion des cas

Ce bulletin opérationnel est désuet. Pour des renseignements à jour, veuillez vous reporter à la page Paiement par GDP.

Sommaire

À compter du 28 juillet 2012, dans le cadre de la version 3.3 du Système mondial de gestion des cas (SMGC), les bureaux locaux de CIC au Canada pourront accepter des paiements par mode de gestion des deniers publics (GDP) effectués en ligne ou auprès d’une institution bancaire canadienne, en ce qui concerne les demandes traitées à l’aide du SMGC.

Objet

Le présent Bulletin opérationnel (BO) vise à fournir des directives concernant l’adoption des reçus de GDP à titre de nouveau mode de paiement accessible aux bureaux locaux de CIC au Canada.

Contexte

L’achèvement de la mise en œuvre du SMGC dans l’ensemble des bureaux locaux de CIC au Canada offre la possibilité de moderniser le traitement des paiements dans les bureaux en permettant à ceux-ci d’accepter des paiements par GDP et d’affecter des frais relativement à des demandes traitées à l’aide du SMGC. Les clients peuvent effectuer des paiements par GDP par l’entremise du site Web de CIC, par carte de crédit (Visa, MasterCard ou American Express), ou auprès d’une institution bancaire canadienne. Les bureaux locaux de CIC au Canada recevront des paiements par GDP principalement aux fins du règlement des frais relatifs au droit de résidence permanente (FDRP). Les bureaux continueront à accepter les modes de paiement traditionnels, notamment les paiements au comptant, par carte de crédit, par mandat ou par chèque certifié.

On devrait encourager les clients à utiliser le mode de paiement en ligne par carte de crédit, dans la mesure du possible. Les paiements en ligne par carte de crédit offrent les avantages suivants :

  • Les paiements en ligne par carte de crédit sont automatiquement saisis et déposés dans les comptes bancaires de CIC. Contrairement aux paiements au comptant ou par instrument certifié, ce type de paiements n’exige pas qu’un employé de CIC dépose les fonds. Il n’est pas non plus nécessaire de saisir les données relatives aux paiements dans le système financier de CIC (SAP), comme dans le cas de paiements au comptant, par instruments certifiés ou par balayage de carte de crédit.
  • Le délai lié à la vérification des reçus de paiements par carte de crédit dans le SMGC (jusqu’à trois jours ouvrables) est beaucoup plus court que dans le cas de paiements effectués auprès d’institutions bancaires canadiennes (jusqu’à sept jours ouvrables).
  • Les clients qui paient par carte de crédit choisissent une option dans une liste de frais fixes en ligne, plutôt que de payer un montant donné dans une banque. Ainsi, les paiements sont plus exacts et la nécessité de remboursements est réduite.
  • Contrairement aux paiements effectués auprès d’institutions bancaires, ce type de paiements n’oblige pas le client à commander préalablement un reçu bancaire GDP. On épargne ainsi du temps pour le client et pour CIC.

Directives

Les bureaux locaux de CIC au Canada peuvent accepter des paiements par GDP uniquement pour des demandes créées dans le SMGC. Les bureaux de CIC au Canada ne peuvent accepter des reçus de GDP dans le cas de demandes traitées dans le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) dans le cadre du volume de demandes plus anciennes, ou pour les types de demandes qui ne peuvent pas encore être créés dans le SMGC, notamment des demandes de résidence permanente (RP) pour circonstances d’ordre humanitaire ou des demandes de titulaires de permis de séjour temporaire.

Compte tenu du délai nécessaire au traitement des paiements GDP effectués en ligne ou auprès d’une institution bancaire canadienne, les bureaux locaux de CIC au Canada peuvent continuer d’accepter les modes de paiement traditionnels pour les demandes urgentes de RP.

Procédures de paiement par GDP

Les paiements par GDP sont effectués selon le processus suivant :

  1. Le client paie en ligne, par l’entremise du site Web de CIC, au moyen de sa carte de crédit. Par ailleurs, il peut commander un reçu bancaire de GDP et effectuer un paiement auprès d’une institution bancaire canadienne.
  2. Les fonds sont déposés directement dans le compte bancaire de CIC (receveur général.)
  3. Après un délai maximal de trois jours ouvrables dans le cas de paiements en ligne, et de sept jours ouvrables pour les paiements effectués auprès d’une institution bancaire canadienne, le reçu pourra être sélectionné dans le SMGC.
  4. Un utilisateur du SMGC pourra alors affecter le paiement par GDP à la demande associée dans le SMGC.

Voici les étapes à suivre pour traiter un paiement par GDP relatif à une demande dans le SMGC :

  1. Consigner le paiement lié au reçu de GDP au titre de la demande du client.
  2. Affecter le paiement.

Vous trouverez des directives détaillées concernant chaque étape dans l’écran d’aide en ligne du SMGC, sous la rubrique des directives précises en matière d’immigration et des frais :

  1. Pour consigner un paiement par GDP sous une demande
  2. Pour allouer un paiement à un enregistrement de frais

Si un client a effectué un paiement par GDP, mais n’a pas prévu un délai suffisant pour que le paiement soit accessible dans le SMGC au moment de son entrevue, le bureau local de CIC devrait remettre le rendez‑vous à plus tard ou offrir au client la possibilité d’utiliser un mode de paiement différent. Dans le dernier cas, le client devra envoyer une demande de remboursement à l’adresse HPM.Prod@cic.gc.ca et fournir les renseignements suivants :

  • Numéro de reçu de GDP.
  • Date du paiement.
  • Motif du remboursement.

La demande de remboursement peut également être postée à l’adresse suivante :

HPM Production
Tour Jean-Edmonds Nord
300, rue Slater, 5e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 1L1

Capacité de numérisation

Afin de réduire au minimum les erreurs de saisie des données liées aux numéros de reçus GDP, on encourage les bureaux locaux à numériser le code à barres des reçus GDP. Il incombe aux bureaux locaux de développer leur capacité respective en matière de numérisation. La plupart des lecteurs de codes à barres unidimensionnels, comme ceux utilisés pour les cartes de résident permanent (carte RP), peuvent numériser les reçus GDP.

Remboursements

L’émission des remboursements de paiements GDP reçus dans les bureaux locaux sera centralisée par l’administration centrale (AC). Les paiements effectués en ligne par carte de crédit seront remboursés sur la carte de crédit en question, dans la mesure du possible. Les paiements effectués auprès d’institutions bancaires canadiennes seront remboursés par chèque. Les renseignements suivants expliquent le processus de remboursement :

  1. Le bureau local déclenche le processus de remboursement dans le SMGC. Les utilisateurs du SMGC peuvent obtenir des directives concernant la consignation de remboursements dans le SMGC dans la section des directives précises en matière d’immigration, frais, Pour consigner un remboursement des frais de l’écran d’aide en ligne sur le SMGC.
  2. Le bureau local remplit le formulaire de remboursement normalisé et signe la section 20 du formulaire.
  3. Le formulaire de remboursement et une copie du reçu GDP doivent être envoyés à l’adresse suivante :

    Comptabilité des recettes à l’AC (HPM Prod)
    Tour Jean-Edmonds Nord
    300, rue Slater, 3e étage
    Ottawa (Ontario)  K1A 1L1

  4. L’équipe de la comptabilité des recettes à l’AC traitera le remboursement dans les trois à quatre semaines et confirmera au bureau local que le remboursement a été émis. Il incombe aux bureaux locaux d’effectuer un suivi en l’absence de confirmation de la part de l’équipe de la comptabilité des recettes au-delà du délai de traitement.

Seul le bureau qui réserve un reçu peut affecter celui-ci ou déclencher le processus en vue de son remboursement. Autrement, si un reçu fait l’objet d’un recouvrement de coûts dans un centre de traitement des demandes (CTD), il doit être affecté par le CTD en question avant que le dossier soit transféré au bureau local. Les remboursements qui doivent être effectués relativement à un reçu réservé dans un CTD plutôt que dans un bureau local devront être renvoyés au CTD aux fins de traitement.

Projet pilote au bureau de CIC à Vancouver

Dans le cadre d’un projet pilote, le bureau local de CIC à Vancouver accepte déjà des reçus de GDP aux fins du paiement des FDRP. À compter de ce jour, les paiements des FDRP effectués au moyen de reçus de GDP relatifs à des demandes traitées dans le SMGC devraient être consignés et affectés au moyen du SMGC. Dans le cas des demandes traitées dans le SSOBL dans le cadre du volume des demandes, les paiements des FDRP effectués au moyen de reçus de GDP devraient continuer d’être traités selon les procédures courantes du projet pilote.

Lettres du CTD-Vegreville et des bureaux locaux de CIC demandant le paiement des FDRP

Dans le cas des demandes de RP traitées dans le SMGC, les lettres émises par le Centre de traitement des demandes (CTD) de Vegreville informant les demandeurs que leur demande de RP a été acceptée seront mises à jour de manière à contenir des directives concernant le paiement des FDRP en ligne ou au moyen d’un reçu de GDP, si les FDRP n’ont pas déjà été payés, et pour aviser les demandeurs d’apporter le reçu de GDP lors de leur rendez-vous de confirmation de RP au bureau local de CIC.

En outre, les bureaux locaux de CIC doivent mettre à jour leurs lettres invitant les demandeurs à un rendez‑vous de confirmation de RP, si la demande de résidence permanente a été traitée dans le SMGC. Lorsque les FDRP n’ont pas encore été payés, les lettres devraient contenir la liste des modes de paiement acceptés par le bureau local de CIC, y compris le paiement par GDP. Les demandeurs devraient être avisés de tenir compte du délai de traitement d’un paiement par GDP (trois jours ouvrables dans le cas des paiements en ligne et sept jours ouvrables pour les paiements effectués auprès d’une institution bancaire canadienne), afin de veiller à ce que leur paiement relatif aux FDRP soit reçu avant leur rendez‑vous. On devrait également fournir le lien suivant vers la page Web de CIC afin de faciliter le paiement des FDRP : http://www.cic.gc.ca/francais/information/frais/index.asp.

Les lettres destinées aux demandeurs devraient aviser ces derniers de choisir le Centre de traitement des demandes de Vegreville (Alberta, Canada) en réponse à la question « Où enverrez-vous votre demande? », lorsqu’ils effectuent un paiement par GDP en ligne. À compter du 25 août 2012, ces renseignements ne devront pas être inclus dans les lettres destinées aux demandeurs, puisque les pages de paiement électronique seront mises à jour à cette date et ne comporteront plus de renseignements concernant le lieu où la demande est traitée.

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