Bulletin opérationnel 511 – le 17 avril 2013

Processus révisé relatif aux Transmissions-préavis d’arrivée (TPA) concernant les réfugiés parrainés par le secteur privé

Sommaire

Le présent Bulletin opérationnel (BO) fournit un complément d’information au BO 405-B  intitulé Traitement centralisé au Canada des demandes de parrainage privé de réfugiés au Bureau de traitement centralisé – Winnipeg (BTC-W). Il établit plus particulièrement les nouveaux rôles et responsabilités des bureaux locaux de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), du Centre de jumelage de l’AC, de la Direction générale de la gestion du programme d’intégration (DGGPI) et des bureaux des visas en ce qui a trait à l’envoi des Transmissions-préavis d’arrivée (TPA) aux réfugiés parrainés par le secteur privé.

Objet

Les agents de programme doivent être au courant des révisions apportées aux rôles et responsabilités en ce qui concerne les Transmissions-préavis d’arrivée (TPA) relatives au parrainage privé de réfugiés (PPR).

Contexte

En avril 2012, le Bureau de traitement centralisé – Winnipeg (BTC-W) a été créé en vue de centraliser les opérations de réception et de traitement au Canada des demandes de PPR. Le recours au Système mondial de gestion des cas (SMGC) a facilité cette centralisation, permettant ainsi la rationalisation  des opérations et l’accroissement de la capacité de traitement.

Le recours au SMGC pour le suivi et le traitement des demandes de PPR a exigé des changements à la manière dont CIC fournit aux signataires d’entente de parrainage (SEP) des renseignements sur l’arrivée des réfugiés parrainés par le secteur privé.

Nouvelles procédures

Demandes de PPR reçues au BTC-W le 2 avril 2012 ou après cette date

À compter du 11 mars 2013, le Centre de jumelage fera parvenir directement au groupe répondant (signataires d’entente de parrainage [SEP], groupes de cinq [G5] et répondants communautaires [RC]) les TPA associées à tous les cas traités par le BCT-W le 2 avril 2012 ou après cette date.

Le Centre de jumelage enverra une copie conforme de la TPA au bureau local responsable. Le bureau local saura alors qu’il doit approuver l’admissibilité au Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI) du ou des réfugié(s) inscrit(s) sur la TPA, conformément aux procédures du bureau local.

Demandes de PPR reçues aux bureaux locaux avant le 2 avril 2012

Le Centre de jumelage continuera d’envoyer toutes les TPA associées à des cas parrainés par des SEP, des G5 et des RC, traités avant le 2 avril 2012, au bureau local responsable, qui continuera de s’occuper de l’envoi des TPA aux SEP et de l’approbation de l’admissibilité au PFSI du réfugié, conformément aux procédures du bureau local.

TPA destinées aux SEP

Une seule adresse électronique servira pour l’ensemble de la correspondance de CIC émanant du SMGC, y compris les avis de TPA, destinée à chacun des SEP. Ces derniers ont été avisés de leurs responsabilités concernant la diffusion des renseignements liés aux TPA au sein de leur service et/ou de leurs groupes constitutifs (GC), le cas échéant.

La DGGPI est responsable d’inscrire et de mettre à jour l’adresse de courrier électronique principale pour chaque SEP dans le SMGC. Si le Centre de jumelage reçoit un message d’erreur ou que le message lui revient, il doit en informer la DGGPI afin qu’elle puisse prendre les mesures qui s’imposent.

TPA concernant les G5 et les RC

C’est le Centre de jumelage qui s’occupera de transmettre les TPA des demandes parrainées par des G5 et des RC au représentant du groupe. Il incombe à ce dernier de transmettre l’information au sein de son groupe respectif.

Nouvelles procédures aux bureaux des visas

Comme les TPA sont souvent de nature urgente, il est essentiel que le Centre de jumelage puisse identifier l’organisme de parrainage à qui acheminer la TPA au moment où il reçoit l’avis du bureau des visas.

Pour ce qui est des cas de PPR traités au moyen du SMGC, le bureau des visas doit, avant d’envoyer la TPA au Centre de jumelage, vérifier dans le SMGC si l’organisation du SEP/G5/RC est liée à la demande et mettre le GMGC à jour s’il faut établir ce lien.

Pour les cas de PPR traités au moyen du STIDI, le bureau des visas devrait envoyer la TPA au Centre de jumelage par courriel et y inscrire les renseignements sur le répondant suivant la pratique habituelle.

Nouvelles procédures aux bureaux locaux de CIC

Les agents des bureaux locaux devront accorder une attention particulière aux TPA qu’ils reçoivent, y compris celles qu’ils reçoivent en c.c.

Si le Centre de jumelage envoie la TPA directement au bureau local, ce dernier doit la faire suivre au répondant respectif et approuver l’admissibilité au PFSI du ou des réfugié(s) qui y sont désignés, suivant les procédures du bureau local.

Si le bureau local reçoit la TPA en c. c. il n’a qu’à approuver l’admissibilité au PFSI du ou des réfugié(s) désigné(s) dans la TPA, suivant les procédures du bureau local; dans ce cas, les répondants ont déjà été avisés. Pour les cas de parrainage désignés par un bureau des visas, le bureau local doit également accorder un soutien du revenu en vertu du Programme d’aide à la réinstallation (PAR), conformément au BO 512.

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