ARCHIVÉ – Bulletin opérationnel 529 – le 5 juin 2013

Séparation de dossier pour les demandeurs qui doivent se présenter à une entrevue avec le juge

Ce bulletin opérationnel est désuet. Pour des renseignements à jour, veuillez consulter le BO 529-A.

Sommaire

Les scénarios concernant la séparation de dossiers ont été élargis de manière à englober les cas où le traitement des demandes présentées par les membres d’une famille est retardé par le fait que l’un d’eux doit se présenter à une entrevue.

Objet

Un seul dossier est créé pour chaque unité familiale dont les membres présentent en même temps une demande de citoyenneté. Il arrive fréquemment que le traitement de la demande des membres d’une famille soit retardé par le fait que l’un d’eux doit se présenter à une entrevue avec un juge de la citoyenneté. Tant qu’il n’a pas passé l’entrevue et rejoint les autres membres de la famille à l’étape « prêt pour la décision » dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC), ceux-ci ne peuvent poursuivre le processus. En séparant un dossier pour permettre aux autres membres de la famille d’aller de l’avant indépendamment de celui qui a du retard, CIC pourra accélérer le traitement des cas de ce genre et ainsi améliorer le service à la clientèle.

Contexte

Selon les estimations, près de 85 % des renvois à l’entrevue concernent l’évaluation des compétences linguistiques, des connaissances, ou des compétences linguistiques et des connaissances conjuguées.

Chaque dossier comprend en moyenne de 1,4 à 1,5 demande. Ainsi, pour chaque tranche de 100 demandes figurant sur la liste des entrevues à un bureau local, il peut y avoir de 40 à 50 clients supplémentaires qui attendent la fin de cette étape. Les longs délais de traitement à cette étape génèrent du travail supplémentaire pour le personnel de CIC, la plupart du temps du fait qu’il faut refaire les vérifications, devenues périmées pendant l’attente de l’entrevue. En séparant les demandes afin de faciliter le traitement du dossier des membres de la famille qui n’ont pas besoin de se présenter à une entrevue, CIC peut réduire les délais d’attente et les retards pour ces clients. Ce faisant, il faut toutefois tenir compte de la nécessité de maintenir les mesures d’intégrité du programme en tout temps durant le processus. Nous pourrons ainsi accepter la plupart des demandes de séparation de dossiers, à l’exception de cas particuliers où la séparation risque d’occasionner des problèmes liés à l’intégrité du programme.

Le Guide des politiques de citoyenneté donne des directives distinctes sur la séparation de dossiers dans les cas de sécurité (CP 6 – Interdictions, sections 5.10 et 5.11). Les autres demandes de séparation de dossiers dans des situations exceptionnelles sont examinées au cas par cas. Le présent Bulletin opérationnel décrit les procédures touchant la séparation de dossiers avant une entrevue visant à améliorer l’efficacité opérationnelle et le service à la clientèle.

À n’utiliser que dans des cas précis

Ledit BO met l’accent sur la séparation de dossiers dans les cas où un ou plusieurs des membres de la famille doivent passer une entrevue pour faire évaluer leurs compétences linguistiques ou leurs connaissances et où, dans l’attente du résultat, le traitement de la demande des autres membres adultes de la famille faisant partie du dossier est retardé. Comme on l’a déjà mentionné, CIC mène toutes ses activités dans l’optique du maintien de l’intégrité du programme. À l’étape de l’entrevue avec le juge, la priorité en matière d’intégrité du programme est accordée aux questions relatives à la résidence et aux fausses déclarations éventuelles. Un dossier ne doit donc pas être séparé en cas de problèmes liés à la résidence concernant n’importe quel client au dossier. Dans tous les autres cas, lorsque le client demande que le dossier soit séparé (urgence, rupture d’une relation, etc.), il faut continuer d’envisager la séparation au cas par cas.

Procédure

Le BO est lié aux procédures visant l’évaluation des connaissances et des compétences linguistiques, y compris la reprise de l’examen. 

Lorsque plus d’un demandeur fait partie du dossier, si un agent de CIC n’est pas en mesure d’évaluer formellement les exigences linguistiques ou si un client ne réussit pas l’examen écrit, le personnel de CIC envisagera la séparation du dossier afin d’éviter les retards inutiles dans le traitement de la demande des autres membres de la famille. Cette procédure est la même dans tous les cas (compétences linguistiques seulement, connaissances seulement, compétences linguistiques et connaissances conjuguées), même si le moment de la séparation du dossier est différent dans les cas où l’évaluation porte sur les « connaissances seulement ». Lorsque des mineurs font partie du dossier, il faut aussi prendre soin de bien vérifier le lien de filiation.

Cas où l’évaluation porte uniquement sur les connaissances

Les clients qui échouent à l’examen écrit et dont la demande ne présente pas d’autres problèmes sont admissibles à la reprise de l’examen. La décision de séparer un dossier sera prise une fois que les résultats du second examen seront connus. Voir le BO 530, qui précise les modalités de reprise de l’examen.

1. Avant de rencontrer les clients, vérifiez si des demandes de mineurs font partie du dossier. Dans l’affirmative, vérifiez si un lien de filiation a été établi seulement avec le client qui doit passer un second examen écrit. Si c’est le cas, consultez la section ci-dessous intitulée Procédure supplémentaire – vérification du lien de filiation. Sinon, passez à l'étape 2.
2. Rencontrez les clients afin de les informer des résultats et avisez ceux qui sont touchés qu’ils pourront reprendre l’examen. S’ils réussissent au second examen, aucune autre mesure ne sera nécessaire. S’ils échouent, ils devront passer une entrevue avec un juge.
3. Informez les clients ayant réussi à l’examen et à l’évaluation linguistique que comme leur cas est maintenant prêt pour la prise d’une décision, CIC séparera le dossier afin qu’ils puissent poursuivre immédiatement le processus plutôt que d’attendre la conclusion de l’entrevue que doivent subir le ou les autres membres de la famille. CIC procédera systématiquement de cette façon si le client touché ne réussit pas au second examen, à moins que la famille ne demande à rester groupée pendant le traitement du dossier. Le cas échéant, expliquez comment les enfants mineurs faisant partie du dossier seront touchés par la séparation de celui-ci (c.-à-d. s’ils seront également séparés du dossier ou s’ils demeureront associés au parent qui doit passer une entrevue avec le juge).
   1. Si les clients ne souhaitent pas la séparation du dossier, demandez-leur de remplir le formulaire « Demande de maintien du dossier » afin de confirmer leur choix.
   2. Précisez que la décision de séparer ou non le dossier sera prise une fois que les résultats du second examen passé par le ou les membres de leur famille seront connus. Si ces derniers réussissent au second examen, le dossier ne sera pas séparé et tous les membres de la famille passeront à l’étape finale. S’ils échouent, CIC séparera le dossier.
4. Une fois que les résultats du second examen sont connus et traités dans le SMGC, un agent de CIC sépare tous les dossiers visés.
5. Les dossiers qui ne présentent pas de problème doivent être transmis à un juge de la citoyenneté pour un examen sur dossier et la prise d’une décision. Les dossiers pour lesquels une entrevue avec le juge est requise sont ajoutés aux dossiers en attente d’une entrevue au bureau local, conformément aux procédures du bureau.

Cas où l’évaluation porte sur les compétences linguistiques seulement, ou sur les compétences linguistiques et les connaissances conjuguées

Les clients qui sont dirigés vers une entrevue avec le juge dans ces situations ne sont pas admissibles à une reprise de l’examen. Toutefois, la séparation du dossier doit être envisagée pour eux aussi.

1. Avant de rencontrer les clients, vérifiez si des demandes de mineurs font partie du dossier. Dans l’affirmative, vérifiez si un lien de filiation a été établi seulement avec le client qui doit se présenter à un juge de la citoyenneté pour une entrevue. Si c’est le cas, consultez la section ci-dessous intitulée Procédure supplémentaire – vérification du lien de filiation. Sinon, passez à l'étape 2.
2. Rencontrez les clients afin de les informer des résultats de l’examen et de l’évaluation des compétences linguistiques, et dites à ceux qui sont touchés qu’ils devront passer une entrevue avec le juge.
3. Informez les clients ayant réussi à l’examen et à l’évaluation linguistique que comme leur cas est maintenant prêt pour la prise d’une décision, CIC séparera le dossier afin qu’ils puissent poursuivre immédiatement le processus plutôt que d’attendre la conclusion de l’entrevue que doivent subir le ou les autres membres de la famille. CIC procédera systématiquement de cette façon, à moins que la famille ne demande par écrit à rester groupée pendant le traitement du dossier. Le cas échéant, expliquez comment les enfants mineurs faisant partie du dossier seront touchés par la séparation de celui-ci (c.-à-d. s’ils seront séparés du dossier ou s’ils demeureront associés au parent qui doit passer une entrevue avec le juge).
   1. Si les clients ne souhaitent pas la séparation du dossier, demandez-leur de remplir le formulaire « Demande de maintien du dossier » afin de confirmer leur choix.
4. Une fois que les résultats de l’examen sont traités dans le SMGC, un agent de CIC sépare tous les dossiers visés.
5. Les dossiers qui ne posent pas de problème doivent être transmis à un juge de la citoyenneté pour un examen sur dossier et la prise d’une décision. Les dossiers pour lesquels une entrevue avec le juge est requise sont ajoutés aux dossiers en attente d’une entrevue au bureau local, conformément aux procédures du bureau.

Procédure supplémentaire – vérification du lien de filiation

Les clients doivent présenter un certificat de naissance ou une autre preuve valable pour établir le lien de filiation lors de la présentation d’une demande au nom d’un enfant mineur. Consultez les sections 2.13 à 2.17 du CP 4 pour connaître les procédures. Parfois, la preuve produite établit un lien de filiation avec un seul parent. En pareil cas, lorsque la séparation du dossier est envisagée afin de permettre aux autres membres de la famille d’avancer plus rapidement dans le processus, d’autres mesures peuvent être requises. 

1. Lorsque des enfants mineurs font partie du dossier, avant de communiquer les résultats aux clients, les agents de CIC doivent consulter le dossier papier afin d’examiner la preuve du lien de filiation. Lorsque ce lien a déjà été établi avec le parent qui est prêt pour la prise d’une décision, suivez les procédures susmentionnées.
2. Si les éléments de preuve au dossier établissent un lien de filiation seulement avec le parent qui doit passer un second examen écrit ou une entrevue, l’agent pourrait demander des documents supplémentaires pour établir le lien avec l’autre parent afin de faciliter la séparation du dossier. Sinon, les demandes des mineurs resteront au dossier du client qui doit subir une évaluation approfondie. 
3. Chaque fois que des documents supplémentaires sont demandés, la demande doit être présentée par écrit et indiquer un délai précis pour l’obtention de la réponse du client. Les clients ont 60 (soixante) jours civils pour fournir les documents requis, ce qui correspond au délai maximal proposé pour la reprise de l’examen. S’ils ne fournissent pas la preuve du lien de filiation entre l’autre parent et les enfants mineurs au dossier, CIC effectuera la séparation du dossier tel qu’il est.
4. Les cas touchés par cette exception doivent être mis en attente pendant 67 jours (60 jours civils pour le respect du délai plus 7 jours pour le délai postal) ou jusqu’à la réception des documents, selon la première de ces éventualités, avant qu’on procède à la séparation du dossier.

Il est possible qu’il n’y ait pas de documents supplémentaires (dans le cas de certaines personnes protégées ou d’enfants issus d’une union antérieure) ou qu’ils soient difficiles à obtenir. L’agent devrait normalement l’apprendre au moment où les options de la séparation de dossier sont expliquées aux clients.

Mesures transitoires – Cas déjà en attente d’une entrevue

Les cas qui ont déjà été dirigés vers une entrevue pour l’évaluation des compétences linguistiques, des connaissances, ou des deux conjuguées peuvent aussi être séparés en dossiers distincts afin que les autres membres de la famille puissent poursuivre le traitement de leur demande et éviter d’autres retards. 

Pour les cas où l’évaluation porte seulement sur les connaissances, il est suggéré que les bureaux locaux rattachent l’option de séparation du dossier à l’examen de reprise du client. Le BO 530 fournit des directives concernant la reprise de l’examen par les clients déjà en attente d’une entrevue. Du fait que les clients ont la possibilité de ne pas séparer le dossier, le formulaire « Demande de maintien du dossier » doit être envoyé avec l’avis de convocation à l’examen écrit pour la citoyenneté et l’avis spécial pour la reprise de l’examen (voir le BO 530).

Lorsqu’un client a été dirigé vers une entrevue pour l’évaluation des compétences linguistiques seulement ou des compétences linguistiques et des connaissances conjuguées, les procédures touchant la reprise de l’examen ne s’appliquent pas. Les bureaux locaux doivent envoyer le formulaire « Demande de maintien du dossier » aux clients en leur demandant de le retourner dans un délai de 30 jours civils. Mettez le dossier en attente pendant 37 jours (30 pour le respect du délai et 7 pour le délai postal). Si le formulaire est retourné, ne séparez pas le dossier. Si, à la date de rappel, le formulaire n’a pas été retourné, séparez le dossier conformément aux procédures susmentionnées.