Bulletin opérationnel 530 – le 5 juin 2013

Reprise et communication des résultats de l’examen pour la citoyenneté

Ce bulletin opérationnel est désuet. Pour des renseignements à jour, veuillez consulter le BO 530-A.

Sommaire

Des lignes directrices sont désormais disponibles pour la reprise de l’examen par les demandeurs qui  l’ont échoué et par ceux qui sont dans la file d’attente pour une entrevue avec un juge parce qu’ils ont échoué à l’examen écrit des connaissances. Des instructions supplémentaires sont fournies pour que les demandeurs soient avisés des résultats d’examen écrit immédiatement après l’examen, et de la séparation des dossiers.

Des directives supplémentaires sont fournies pour que les demandeurs soient clairement informés de l’option de retrait.

Objet

À l’heure actuelle, la majorité des cas en attente d’une entrevue avec un juge est formée de demandeurs ayant échoué à l’examen des connaissances. Dans le but de réduire l’arriéré pour les entrevues, de limiter sa croissance, d’augmenter le nombre de décisions et d’améliorer les délais de traitement, les mesures suivantes sont mises en œuvre :

  • Reprise de l’examen;
  • Communication des résultats et des prochaines étapes aux demandeurs et
  • Séparation des dossiers – voir le BO 529.

Contexte

De mars 2010 à février 2011, la reprise d’examen était offerte aux demandeurs de la citoyenneté (voir le BO 244-B). C’était une mesure temporaire visant à atténuer l’impact du nouvel examen pour la citoyenneté fondé sur le nouveau guide d’étude Découvrir le Canada

Ce Bulletin opérationnel remplace le BO 244-B en ce qui a trait à la politique de reprise de l’examen.

Procédure/politique pour la reprise de l’examen

Clientèle visée :

  • Les demandeurs qui échouent à l’examen écrit des connaissances à partir du 3 juin 2013 et
  • Les demandeurs qui sont dans la file d’attente pour une entrevue après avoir échoué l’examen des connaissances seulement.

Les demandeurs qui échouent à l’examen écrit des connaissances et les demandeurs qui font partie de la file d’attente pour une entrevue sur les connaissances seront convoqués à une reprise de l’examen écrit et on leur donnera le choix de retirer leur demande. Seuls les demandeurs qui échouent à l’examen écrit des connaissances et qui ne doivent pas subir une entrevue pour un autre motif (langue, résidence, criminalité, sécurité ou connaissances combinées à d’autres critères) seront convoqués à une reprise de l’examen avant la convocation à une entrevue avec un juge de la citoyenneté. 

Remarque : Un exemplaire de Découvrir le Canada doit être fourni aux demandeurs s’ils le demandent.

Il y aura dorénavant trois (3) catégories de séances d’examen :

  • Les personnes qui subissent l’examen pour la première fois (charge de travail actuelle);
  • Les personnes qui reprennent l’examen (demandeurs qui échouent à l’examen après le 3 juin 2013) et
  • Les personnes qui reprennent l’examen (clients en attente d’une entrevue sur les connaissances).

Les séances de reprise d’examen doivent être organisées et avoir lieu comme activités distinctes des séances visant les personnes qui passent l’examen pour la première fois, afin de permettre l’établissement de rapports plus précis. On rappelle aux bureaux de suivre les instructions sur la distribution des examens conformément aux procédures normales.

Surveillance et rapports

La surveillance et l’établissement des rapports effectués manuellement seront requis. Tous les bureaux locaux doivent remplir un ou plusieurs gabarits sur le rendement de la séance d’examen (réussite, échec, défaut de se présenter, etc.) et faire la distinction entre un premier examen, une reprise d’examen ou la file d’attente de reprise de l’examen.

Communication des résultats d’examen et des prochaines étapes aux demandeurs

À partir de maintenant, à la suite de toutes les séances d’examen, le personnel du bureau local communiquera au demandeur les résultats de son examen. Le personnel doit communiquer au demandeur le résultat réel de l’examen (pas de discussion concernant le résultat à chaque question). La communication de ces résultats permettra au client d’évaluer son rendement, de tenir compte de la possibilité de retrait et de se préparer en conséquence pour la reprise de l’examen.  Les agents doivent  aussi expliquer que les clients peuvent retirer leur demande de citoyenneté. Les bureaux doivent maintenir un inventaire de livrets Découvrir le Canada et s’assurer que les demandeurs aient une copie à étudier.

Il est fortement recommandé aux bureaux de faire subir l’examen écrit aux demandeurs en première partie de la séance d’examen, et de tenir ensuite l’entrevue habituelle avec l’agent. On réduira ainsi le nombre de fois où des représentants sont tenus d’interagir avec les demandeurs. La communication des résultats pendant l’entrevue normale permettra de restreindre toutes les communications avec le demandeur à une seule et de réduire également le stress pour les demandeurs qui attendent de passer l’examen.

Si le demandeur réussit :

  • Avisez le client que sous réserve de la décision finale par le juge de la citoyenneté, il pourra assister à la cérémonie de citoyenneté. Fournissez au client la date et l’heure de la cérémonie, soit immédiatement en l’inscrivant sur place à une cérémonie, soit en lui transmettant un avis postal conformément à la procédure normale.

Les bureaux locaux souhaiteront peut-être donner au client l’avis pour la cérémonie immédiatement à la suite de la séance d’examen si les conditions le permettent. Cette mesure diminuera le nombre de personnes qui omettent de se présenter aux cérémonies, diminuera le nombre de demandes de renseignements au Télécentre et améliorera le service à la clientèle. De plus, lorsque les bureaux prévoient tenir une cérémonie améliorée spéciale, ils peuvent offrir aux participants le choix de participer à celle-ci ou à une cérémonie ordinaire. Les bureaux qui choisissent de mettre en œuvre ce processus devront faire les entrées nécessaires dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) après l’événement d’examen.

Si le demandeur échoue – Premier échec :

  • Fournissez au demandeur la note qu’il a obtenue à l’examen et une copie de la fiche de renseignements intitulée Avis – Votre résultat à l’examen pour la citoyenneté, et les prochaines étapes, en indiquant un échec à la première tentative.
  • Avisez le client qu’il peut retirer sa demande de citoyenneté.
  • Si le client poursuit le traitement, l’aviser qu’il sera convoqué à une reprise de l’examen pour la citoyenneté dans environ 4 à 8 semaines. La date de la reprise de l’examen peut être fixée sur-le-champ ou un avis peut être posté au demandeur conformément à la procédure normale.
  • Remettre un exemplaire de Découvrir le Canada si le client en fait la demande.

Remarque : Les bureaux locaux peuvent envisager de communiquer au client la date fixée pour la reprise de l’examen immédiatement après la séance d’examen si les conditions le permettent. Les bureaux qui choisissent de mettre en œuvre ce processus devront faire les entrées nécessaires dans le SMGC après l’événement d’examen.

  • Avisez le demandeur que s’il échoue à l’examen une seconde fois, il devra subir une entrevue orale avec un juge de la citoyenneté. Indiquez au demandeur que les délais d’attente sont très longs. 
  • Avisez le demandeur qu’une seule reprise d’examen lui sera offerte. S’il ne se présente pas à ce rendez-vous, il ne sera pas convoqué à un nouvel examen; il devra plutôt subir une entrevue orale avec un juge de la citoyenneté.
  • Si un ou plusieurs demandeurs font partie du dossier, avisez les demandeurs qui ont réussi à l’examen et à l’évaluation linguistique que comme une décision peut désormais être prise relativement à leur cas, Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) séparera le dossier afin de permettre à ces membres de la famille de poursuivre le processus immédiatement, plutôt que d’attendre que l’entrevue du ou des autres membres de la famille soit terminée. CIC procédera ainsi automatiquement si le demandeur touché échoue à la reprise de l’examen et au moment de l’échec, à moins que la famille ne demande de demeurer ensemble en tant qu’unité familiale pendant le traitement. Voir le BO 529 sur la séparation des dossiers. Ne séparez pas le dossier tant que les résultats de la reprise d’examen ne sont pas connus.

Si le demandeur échoue – Second échec :

  • Fournissez au demandeur la note qu’il a obtenue à l’examen et une copie de la fiche de renseignements intitulée Avis – Votre résultat à l’examen pour la citoyenneté, et les prochaines étapes, en indiquant au client un échec à la seconde tentative.
  • Avisez le demandeur qu’il devra subir une entrevue orale auprès d’un juge de la citoyenneté et que les délais d’attente pour une entrevue sont très longs.
  • Si le demandeur faisait partie de la file d’attente des entrevues, retournez le dossier à son lieu d’origine dans la file d’attente.

PLAN DE MISE EN ŒUVRE

Phase 1 – le 3 juin 2013 – Lancement de la reprises d’examen dans tous les bureaux pour les nouveaux demandeurs (personnes qui subissent un premier examen)

À compter du 3 juin 2013, les demandeurs seront avisés que s’ils échouent à l’examen de connaissances ET qu’il n’y a pas d’autres problèmes avec leur dossier, ils seront convoqués à une reprise d’examen. Ces renseignements doivent être communiqués pendant le préambule à l’examen. Les bureaux locaux sont priés d’insérer le paragraphe ci-dessous dans le libellé du préambule actuel :

Si vous n’obtenez pas la note de passage (15/20) à l’examen aujourd’hui et que votre dossier n’a soulevé aucune autre question, vous aurez la possibilité de reprendre l’examen dans environ 4 à 8 semaines. Nous vous aviserons par la poste de la date et de l’heure où vous devrez vous présenter pour reprendre l’examen. Veuillez saisir cette occasion pour vous préparer en conséquence à l’aide du guide d’étude Découvrir le Canada. Si vous échouez à la reprise de l’examen, vous devrez vous présenter à une entrevue orale  auprès d’un juge de la citoyenneté.

Convocation à la reprise d’examen

Une période de 4 à 8 semaines devrait s’écouler entre le premier examen et la reprise afin de permettre aux demandeurs qui ont échoué d’étudier et de se préparer.

Tous les demandeurs doivent avoir des vérifications valides, y compris des empreintes digitales au dossier s’il y a lieu, avant d’être convoqués à une reprise de l’examen. Les vérifications dans le Système de soutien aux opérations des bureaux locaux (SSOBL)/SMGC doivent être menées avant la reprise selon la procédure normale – voir le BO 263.

Les bureaux locaux doivent indiquer dans le SMGC les raisons afférentes au cas et préciser lorsque le demandeur est une « personne qui reprend l’examen ».

Il faut identifier correctement les demandeurs conformément à la procédure normale avant la séance d’examen, et un agent de la citoyenneté doit être prêt à intervenir au cas où problème particulier surviendrait (p. ex. problème relatif à la vérification de la langue).

Services itinérants

Pour les secteurs visés par les services itinérants, trois options peuvent être offertes aux clients :

  • Aviser le Télécentre s’ils se rendent dans une ville où l’on trouve un bureau local, et CIC fixera la date à laquelle le client pourra reprendre son examen.
  • Attendre que le service itinérant soit à nouveau offert là où ils vivent et reprendre alors l’examen.
  • Si le client échoue à la reprise de l’examen et que les conditions le permettent, l’entrevue avec le juge de la citoyenneté pourrait se tenir pendant que le personnel et le juge sont encore sur place.

Remarque : Veuillez ajuster les délais indiqués en conséquence pour les sessions de reprise d’examen dans votre préambule.

Phase 2 – Réduction du nombre de cas en attente d’une entrevue – connaissances seulement

Demandeurs dans la file d’attente des entrevues sur les connaissances

Lorsque la capacité opérationnelle d’un bureau local le permet, des séances de reprise d’examen doivent être prévues pour les demandeurs qui font actuellement partie de la file d’attente des entrevues après avoir échoué seulement à l’examen de connaissances.   

Triage

Le triage des demandeurs de la file d’attente devrait commencer le plus tôt possible.  

  • Déterminez les cas pour lesquels une entrevue sur les connaissances seulement est prévue.
  • Vérifiez que les vérifications sont valides et refaites-les si elles sont expirées.
  • Veillez à ce que les dossiers soient marqués en fonction de leur place dans la file. Si le client échoue à la reprise de l’examen, le dossier devra être replacé dans la file d’attente des entrevues.   

Une reprise d’examen ne sera pas prévue pour les types de dossiers suivants dans la file d’attente des entrevues sur les connaissances; ceux-ci demeureront en attente :

  • Si une entrevue est déjà fixée. 
  • Si une entrevue est sur le point d’être fixée (le délai avant que l’entrevue ne soit fixée est à la discrétion du bureau local).
  • Si les demandeurs ont échoué à l’examen des connaissances et ont un Questionnaire sur la résidence (QR), même si l’analyse du QR indique qu’il n’y a pas de problème.
  • Si les demandeurs ont 55 ans ou plus.

Convocation à la reprise d’examen– demandeurs dans la file d’attente des entrevues

Rappel : Les séances de reprise d’examen doivent être tenues séparément des séances de demandeurs qui subissent un premier examen pour permettre la production de rapports plus précis.

  • Les reprises d’examen doivent être fixées pour les dossiers des plus anciens aux plus récents.
  • Pour les bureaux locaux où la file d’attente des entrevues sur les connaissances est petite, veuillez vous assurer qu’il y a de 4 à 8 semaines entre la première fois où le demandeur a subi l’examen et la date à laquelle la reprise d’examen est prévue.
  • Incluez ce qui suit avec l’avis de convocation à l’examen de citoyenneté :
    • l’Avis – Reprise de l’examen pour la citoyenneté;
    • un exemplaire de Découvrir le Canada;
    • le formulaire Demande de maintien du dossier.
  • Entrez la raison afférente au cas dans le SMGC : Reprise de l’examen – En attente d’une entrevue.

Demandeurs qui auront bientôt 55 ans

Si, pendant le triage des dossiers en attente d’une entrevue, il y a des dossiers où le demandeur a atteint 55 ans, la demande peut être retirée de la file d’attente des entrevues et être transmise au juge en vue d’un examen sur dossier et d’une décision si le dossier ne pose aucun autre problème. 

Si un demandeur aura 55 ans à la date de la reprise de l’examen ou avant cette date, son dossier peut être retiré du processus de reprise d’examen et transmis au juge pour un examen sur dossier et pour décision.

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