Bulletin opérationnel 545 – le 7 octobre 2013

Traitement des documents de confirmation de la résidence permanente

Ce bulletin opérationnel est désuet. Pour des renseignements à jour, veuillez vous reporter au BO 545 (Modifié).

Sommaire

Le présent Bulletin opérationnel a pour but de fournir des instructions aux agents de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) et à ceux de l’Agence des services frontaliers du Canada sur la façon de traiter correctement un document de confirmation de la résidence permanente (CRP).

Contexte

Aux termes de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, les demandeurs de résidence permanente (RP) se voient remettre un document de CRP (IMM 5688F ou IMM 5292B), qu’ils doivent présenter à un point d’entrée ou à un bureau intérieur de CIC pour qu’on leur attribue la résidence permanente.

La CRP prouve qu’un agent était convaincu, au moment de la délivrance, que l’étranger dont le nom figure sur le document n’était pas interdit de territoire et qu’il répondait aux critères de sélection et aux exigences de la Loi et de son règlement d’application.

La plupart des demandeurs de résidence permanente demandent et obtiennent d’un bureau canadien des visas à l’extérieur du Canada leur visa de RP (s’ils sont tenus d’en obtenir un) et leur CRP, qu’ils doivent ensuite présenter à un agent des services frontaliers (ASF) à leur arrivée au Canada. Les demandeurs qui ont déjà un statut légal au Canada peuvent toutefois se rendre soit à un bureau intérieur de CIC (après avoir téléphoné au Télécentre de CIC pour prendre un rendez-vous aux fins de l’octroi de la résidence permanente), soit à un point d’entrée (PDE) – s’ils ont un visa autocollant de RP ou qu’ils sont dispensés de cette exigence – afin de finaliser le traitement de leur demande de résidence permanente [R71.1(2)].

Traitement dans un PDE/bureau intérieur

Lorsqu’un étranger demande le statut de résident permanent à un PDE ou dans un bureau intérieur de CIC et qu’il est en possession d’une CRP, l’ASF chargé du contrôle secondaire de l’immigration ou l’agent du bureau intérieur de CIC doit s’assurer que les données biographiques – notamment le numéro du titre de voyage – qui figurent sur la CRP correspondent aux renseignements se trouvant dans le passeport ou dans le titre de voyage du demandeur. L’agent doit également s’assurer que la taille et la couleur des yeux du résident permanent sont exactes, ces données étant nécessaires à la production de la carte RP.

Corrections

En cas d’erreur administrative, l’IMM 5688F ou 5292B doit être corrigé de façon à ce qu’il concorde avec les données biographiques dans le passeport ou le titre de voyage. L’agent doit apporter les corrections sur toutes les copies de la CRP en mettant un astérisque à côté de l’erreur et en explicitant la correction dans la section des observations. Les corrections doivent également être apportées dans le système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) ou le système mondial de gestion des cas (SMGC). Les agents sont responsables d’assurer l’intégrité et la lisibilité des données que contient la CRP; ils sont également chargés d’imprimer un document de remplacement à partir du SSOBL ou du SMGC lorsque des changements significatifs s’imposent.

Numéros des documents dans le SSOBL

Au PDE, si le numéro de document (commençant par T) imprimé sur le formulaire de CRP diffère du numéro T qui se trouve dans le SSOBL, l’agent doit consulter le SMGC pour vérifier quel est le bon numéro T. Si le numéro T du SSOBL est exact, l’agent doit inscrire un astérisque à côté du numéro inexact sur le document et consigner le numéro valide dans la section des observations. Ceci permettra d’éviter toute erreur lors du traitement de la carte RP ou de l’utilisation de la CRP comme preuve de statut. S’il y a deux numéros de document dans le SSOBL, l’agent ne doit jamais attribuer la résidence permanente au client sous les deux numéros. Seul le numéro de document valide peut être utilisé aux fins d’octroi de la résidence permanente.

En revanche, si le SSOBL indique un numéro T invalide ou que la CRP ne figure pas dans le SSOBL, l’examen doit être différé en vertu du L23 et le client doit être dirigé vers un bureau intérieur de CIC pour le parachèvement de l’octroi de la résidence permanente. Le bureau intérieur de CIC devra communiquer avec le bureau de délivrance pour corriger l’erreur et fermer la demande dans le SMGC, au besoin.

Remarque :

Une fois que le SSOBL aura été mis hors service et remplacé par le SMGC, à la fin de 2014, cela ne sera plus un problème.

Photographies

L’agent doit s’assurer qu’une photographie est apposée sur la CRP (soit sur la copie de CIC de l’IMM 5688F soit sur la copie 1 de l’IMM 5292B) et que celle-ci présente une nette ressemblance avec la photographie apposée sur le passeport ou le titre de voyage. La photo doit également respecter les caractéristiques demandées (PDF, 981 Ko); dans le cas contraire, il faut en prendre une nouvelle. Si une nouvelle photo s’impose, celle-ci doit être apposée sur un formulaire distinct de renseignements supplémentaires (IMM 5455B [PDF, 560 Ko]), étant donné que la photo déjà apposée sur la CRP ne peut pas en être retirée sans endommager le formulaire. Si l’agent utilise la version téléchargeable de l’IMM 5455B à remplir à l’écran, la photo doit être apposée à l’aide de la pièce encollée pour photos normalisée. Les pièces encollées pour photos peuvent être commandées au moyen du formulaire IMM 1389 – Commande de formulaires non contrôlés de l’immigration, en sélectionnant l’élément (CIC 0108B – Pièce encollée pour photo) dans le menu déroulant et en indiquant le nombre de paquets désirés.

Mise à jour de l’adresse

Si une adresse figure déjà sur la CRP, l’agent doit s’assurer auprès du client qu’elle est toujours valable. Dans le cas contraire, l’adresse doit être biffée et remplacée par la nouvelle adresse. La mise à jour doit également être faite dans le SSOBL et/ou le SMGC, selon le système utilisé. Si le SMGC est utilisé, l’agent doit s’assurer que l’adresse dans le SSOBL est également exacte et apporter tout changement nécessaire, car le Centre des cartes de résident permanent (CCRP) se fie aux renseignements qui se trouvent dans le SSOBL lorsqu’il produit une carte RP.

Si le client n’a pas encore d’adresse permanente, il faut lui expliquer la marche à suivre pour l’indiquer au Ministère lorsqu’il en aura une. Il faut lui conseiller de le faire dans les 180 jours pour recevoir sa carte RP. Si l’agent utilise le SSOBL, dans la section de l’adresse, il doit indiquer « Adresse à venir » au nom de rue et laisser le champ du code postal vierge.

Les clients peuvent mettre à jour leur adresse au Canada au moyen de l’une des méthodes suivantes :

  • utiliser l’outil en ligne Avis d’adresse dans le site Web de CIC;
  • remplir le formulaire Avis d’adresse – Carte de résident permanent [IMM 5456B] et l’envoyer au numéro de télécopieur indiqué;
  • contacter le Télécentre.

Au PDE, il peut parfois convenir qu’un client fournisse l’adresse d’un tiers (ami, parent, fournisseur de services ou représentant rémunéré) au Canada pour faciliter le traitement et la délivrance de la carte RP après son arrivée au Canada, car les nouveaux immigrants peuvent ne pas avoir d’adresse permanente. Toutefois, lorsqu’il est manifeste que le séjour initial au Canada sera seulement de courte durée et que le client a fourni l’adresse d’un tiers pour faire suivre la carte RP à l’extérieur du Canada, ces cas doivent être signalés par une entrée non informatisée (ENI) 22 précisant que le client est à l’extérieur du Canada. Si le client prévoit quitter le Canada avant de recevoir sa carte RP, l’agent doit l’aviser des exigences du L31(3) touchant les titres de voyage délivrés dans un bureau des visas à l’étranger.

Remplir le formulaire

Si l’IMM 5688F est utilisé, l’agent doit remplir les champs ci-dessous à l’aide d’un stylo noir. Les mêmes champs doivent également être remplis sur l’IMM 5292B.

  • Lieu de dernière entrée : Si la CRP provient d’un bureau des visas à l’étranger, ce champ doit être rempli; l’agent peut utiliser le lieu où le statut de résident permanent est attribué.
  • Date de dernière entrée/date de première entrée : Si la CRP provient d’un bureau des visas à l’étranger, ces champs doivent être remplis; l’agent peut utiliser la date où le statut de résident permanent est attribué.
  • Devenu (e) RP à : L’agent doit inscrire le lieu où le statut de résident permanent est attribué (soit un PDE soit un bureau intérieur de CIC).
  • Devenu (e) RP le : L’agent doit inscrire la date où le statut de résident permanent est attribué.
  • Conditions : Le client doit apposer ses initiales à côté de toute condition imposée.
  • Avez-vous été reconnu coupable ou jugé d’un crime ou d’un délit, reçu un refus d’admission au Canada ou l’ordre de quitter le Canada? : Le client doit inscrire « oui » ou « non », et apposer ses initiales. Si le client est mineur, inscrivez S.O.
  • Personnes à chargeRenseignement : Le client doit inscrire « oui » ou « non », et apposer ses initiales. Si la réponse est « oui », les renseignements sur les personnes à charge ne doivent être ajoutés que si les personnes à charge ont été incluses dans la demande et ont fait l’objet d’un contrôle.
  • Signatures : L’agent qui attribue le statut de résident permanent ainsi que le client (14 ans et plus) doivent signer et dater toutes les copies de la CRP. Les parents doivent signer pour les enfants âgés de moins de 14 ans.

Rappel :

Les agents de CIC ne doivent pas oublier d’apposer un timbre sur le passeport ou le titre de voyage du client au cours du rendez-vous aux fins d’octroi de la résidence permanente (à moins que le client ne soit un réfugié). Le timbre doit inclure la date à laquelle le statut de résident permanent a été attribué, de même que le lieu du bureau de CIC (p. ex. Calgary). L’agent doit également apposer ses initiales à côté du timbre sur la page du passeport ou le titre de voyage. Si d’autres timbres du point d’entrée sont nécessaires, le bureau local de CIC doit s’adresser à Paul Geoffroy de la Sécurité ministérielle.

Orientation

L’agent doit fournir des conseils à chaque nouveau résident permanent sur les questions suivantes :

  • les conditions imposées au statut de RP, et la manière de les respecter et de demander qu’elles soient levées;
  • l’obligation de résidence;
  • la marche à suivre pour obtenir une carte RP;
  • la marche à suivre pour obtenir un numéro d’assurance sociale;
  • la marche à suivre pour demander l’assurance maladie provinciale;
  • l’aide à l’établissement, le cas échéant.
Remise

Après avoir attribué le statut de résident permanent au client, l’agent doit remettre la CRP selon les règles établies. Si la CRP est imprimée sur l’IMM 5688F, la copie du client est remise au client alors que la copie de CIC doit être transmise au CCRP du Centre de traitement des demandes de Sydney (CCRP-Sydney), en Nouvelle‑Écosse. Si la CRP est imprimée sur l’IMM 5292B, elle doit être remise comme suit :

  • la copie 1, sur laquelle est apposée la photo, doit être envoyée au CCRP-Sydney pour y être numérisée afin de produire la carte RP;
  • la copie 2 doit être transmise à la Gestion des documents à l’administration centrale (AC) pour être archivée sur microfilm [Service des dossiers de CIC – Unité des microfilms, Tour Jean‑Edmonds Nord, 2e étage, 300, rue Slater, Ottawa (Ontario) K1A 1L1];
  • la copie 3 doit être remise au client à titre d’information.

Les copies envoyées à Sydney doivent l’être le plus rapidement possible pour que le CCRP-Sydney puisse commencer le traitement d’une carte RP. Les CRP doivent être envoyées à l’une des adresses suivantes, selon le mode d’expédition :

Courrier ordinaire
Centre de traitement des demandes – Carte RP
C.P. 10020
Sydney (Nouvelle-Écosse) 
B1P 7C1

Messagerie
Centre de traitement des demandes – Carte RP
49, rue Dorchester
Sydney (Nouvelle-Écosse)
B1P 5Z2

Traitement dans le SMGC

Si la CRP est traitée par un agent d’un bureau intérieur de CIC dans le SMGC, il faut en régler l’état à « Confirmé » pour que les renseignements soient téléchargés dans le SSOBL. Même si cela est possible, cette étape ne doit pas être accomplie à l’avance, c.-à-d. avant que le client ne se présente à son rendez‑vous aux fins de l’octroi de la résidence permanente, car les renseignements seront transférés au SSOBL prématurément, avant que le client ne se soit vu attribuer dans les faits le statut de RP. Le fait de saisir les renseignements à l’avance empêche par ailleurs le téléchargement des renseignements dans le Système national de gestion des cas, étant donné que ce système ne consigne pas la décision si la date d’octroi de la résidence permanente est à venir.

Rappel pour les agents de CIC

Au moment de délivrer la CRP à un demandeur, l’agent doit remettre au client la bonne version. Si l’agent annule une CRP pour apporter des changements après qu’elle a déjà été produite, il ne doit pas oublier d’imprimer le nouveau document de CRP pour le client. (Le numéro T valide dans le SMGC doit correspondre au numéro T qui figure sur le document de CRP imprimé.)

De plus, si un certificat de sélection du Québec est nécessaire, l’agent doit s’assurer qu’il est valide au moment de délivrer la CRP; il n’est cependant pas nécessaire de le renouveler s’il a expiré au moment de l’octroi de la résidence permanente.

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