Lignes directrices pour échanger des renseignements de clients

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Les directives concernant la communication de renseignements sur les clients entre les agents de la citoyenneté et les agents d'immigration ou les agents de l'ASFC. Veuillez également consulter la section 9.5 du chapitre 4 du guide ENF, intitulée « Vérification de la citoyenneté ».

La divulgation des renseignements personnels est autorisée en vertu de l’alinéa 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels figurant dans le dossier de citoyenneté d'un individu peuvent être divulgués aux agents d'immigration et aux agents de l'ASFC sans le consentement de cet individu, dans la mesure où cette divulgation est compatible avec les raisons pour lesquelles ont été recueillis les renseignements ou qu'elle y est directement reliée, ou dans la mesure où cette divulgation est conforme à n'importe laquelle des lois du Parlement qui autorisent la communication de ces renseignements.

But original et usage compatible

L'alinéa 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que les renseignements personnels peuvent être communiqués « aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l'institution ou pour les usages qui sont compatibles avec ces fins ».

Au moment de déterminer si la divulgation correspond à un usage compatible, il est important de prendre en considération les secteurs d'activité du ministère. Le mandat de CIC englobe toutes les questions touchant l'administration des programmes et des politiques de citoyenneté et d'immigration qui ne sont pas attribuées par la loi à d'autres ministères, directions ou organismes du gouvernement.

De façon plus précise, le fichier de renseignements personnels CIC-PPU-050 dans Info Source définit de la façon suivante le but et l'usage compatible de la communication de renseignements personnels liés à la demande et à l'évaluation de la citoyenneté canadienne :

« Aux fins de l'application de la Loi sur la citoyenneté, de ses règlements et d'autres lois connexes, ainsi que pour la confirmation du statut de citoyenneté d'individus, des renseignements peuvent être communiqués à l'ASFC, à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et au Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) pour effectuer des examens sécuritaires ou à des enquêtes ayant trait à la législation relative à l'immigration et au Programme d'immigration. »

Un exemple courant d'usage compatible est la communication de renseignements personnels à la GRC et au SCRS, dans le contexte de demandes d'attribution de la citoyenneté, afin d'obtenir des attestations d'absence de casier judiciaire et des autorisations de sécurité. Dans de tels cas, les renseignements sont communiqués de manière à s'assurer que l'intéressé remplit des conditions précises de la Loi sur la citoyenneté.

Pour savoir si un usage proposé ou une divulgation est « compatible », on peut se demander si la personne qui a fourni les renseignements s'attendrait raisonnablement à ce qu'on l'utilise de la manière proposée. En d'autres mots, le but original et le but proposé doivent être si étroitement reliés que la personne s'attend à ce qu'on fasse un usage compatible des renseignements divulgués, même si cet usage n'est pas clairement défini.

Bien que la Loi sur la protection des renseignements personnels accorde la latitude voulue pour qu'un agent de la citoyenneté communique à un agent d'immigration ou à un agent de l'ASFC les renseignements personnels figurant dans le dossier de citoyenneté d'une personne, on se contentera généralement de communiquer les seuls renseignements nécessaires à la poursuite du processus. Si la communication ne repose pas sur un usage compatible indiqué dans le fichier de renseignements personnels CIC-PPU-050, les agents devraient demander l'avis de la Direction de l'application des droits du public.

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