Acceptation des demandes

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Cette section précise quand une demande est jugée complète, quand elle est déposée et quand elle est jugée reçue. Elle établit également la date de dépôt d’une demande et les procédures relatives aux demandes non signées.

Procédure pour les demandes reçues au Centre de traitement des demandes de Sydney (CTD-S) avant le 11 juin 2015

La date à laquelle une personne signe le formulaire de demande est la date de dépôt. Dans les cas où la date figurant sur la demande remonte à plus de trois mois (90 jours civils) au moment où CIC reçoit la demande (demande périmée) ou lorsque la date se situe dans l’avenir (demande postdatée), la demande est traitée comme si elle n'était pas signée. Une demande non signée n’est pas une demande dûment remplie et elle est retournée au demandeur.

Renseignements généraux additionnels

Ni la Loi sur la citoyenneté, ni le Règlement sur la citoyenneté ne fournissent une définition de ce que constitue une date de dépôt. La Cour fédérale du Canada a cependant souligné la nécessité d'établir une date « déterminante » (à savoir, la date à laquelle une demande a été reçue et, de ce fait, a été jugée complète). Cette jurisprudence, conjuguée à l’importante, pour CIC, de fournir des éclaircissements, constitue la base aux fins de l’utilisation des lignes directrices suivantes en lien avec l’acceptation d’une demande de citoyenneté.

Selon l’article 13 de la Loi, une demande n’est reçue aux fins de traitement que si certaines conditions sont réunies. Pour qu’une demande soit considérée comme complète pour être acceptée aux fins de traitement, elle doit :

  • être présentée selon les modalités, en la forme et au lieu prévus;
  • contenir les renseignements prévus;
  • être accompagnée des éléments de preuve à fournir à son appui et des droits à acquitter à son égard.

À titre d’exemple de forme requise, mentionnons qu’une demande doit être signée et accompagnée des droits prévus et des documents requis. Une demande non signée est donc retournée au demandeur puisqu’elle n’a pas été présentée en la forme et selon les modalités prévues. Aux fins du traitement d’une demande de citoyenneté, la date « déterminante » est la date qui a été estampillée sur la demande complète pour indiquer que le CTD-S l’a reçue et a jugé qu’elle était complète.

On vérifie dès le début du processus si les demandes reçues sont complètes, et lorsque le CTD-S reçoit une demande incomplète (p. ex. non accompagnée des frais exigés ou des documents requis, ou les deux), le personnel de la salle du courrier :

  • ne percevra pas les frais payés affectés au traitement de la demande;
  • n’inscrira pas de données dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC);
  • retournera au demandeur la trousse de demande au complet avec une lettre d’avis indiquant les renseignements ou documents manquants. Deux options seront offertes au demandeur :
    1. présenter à nouveau la demande avec les renseignements ou les documents manquants,
    2. demander le remboursement des frais payés si le demandeur ne souhaite plus présenter sa demande.

Procédures pour les demandes reçues au CTD-S à compter du 11 juin 2015

Pour être acceptée aux fins de traitement, une demande doit être complète. Une demande n’est jugée complète que si toutes les conditions ci-après sont réunies :

  • la demande est présentée selon les modalités, en la forme et au lieu prévus;
  • elle contient les renseignements prévus;
  • elle est accompagnée des éléments de preuve à fournir à son appui et des droits à acquitter à son égard.

La date à laquelle une personne signe le formulaire de demande est la date de dépôt. Il est important de noter qu’il ne s’agit pas de la date à laquelle la demande est jugée complète et acceptée aux fins de traitement. Dans les cas où la date figurant sur la demande remonte à plus de trois mois (90 jours civils) au moment où CIC reçoit la demande (demande périmée) ou lorsque la date se situe dans l’avenir (demande postdatée), la demande est traitée comme si elle n'était pas signée. Une demande non signée n’est pas une demande dûment remplie et elle est retournée au demandeur. Voir également les dispositions transitoires.

Renseignements généraux additionnels

Ni la Loi, ni le Règlement ne fournissent une définition de ce que constitue une date de dépôt. La Cour fédérale du Canada a cependant souligné la nécessité d'établir une date « déterminante » (à savoir, la date à laquelle une demande a été reçue et, de ce fait, a été jugée complète). Cette jurisprudence, conjuguée à l’importante, pour CIC, de fournir des éclaircissements, constitue la base aux fins de l’utilisation des lignes directrices suivantes en lien avec l’acceptation d’une demande de citoyenneté.

Selon l’article 13 de la Loi, une demande n’est reçue aux fins de traitement que si certaines conditions sont réunies. Pour qu’une demande soit considérée comme complète pour être acceptée aux fins de traitement, elle doit :

  • être présentée selon les modalités, en la forme et au lieu prévus;
  • contenir les renseignements prévus;
  • être accompagnée des éléments de preuve à fournir à son appui et des droits à acquitter à son égard.

À titre d’exemple de forme requise, mentionnons qu’une demande doit être signée et accompagnée des droits prévus et des documents requis. Une demande non signée est donc retournée au demandeur puisqu’elle n’a pas été présentée en la forme et selon les modalités prévues. Aux fins du traitement d’une demande de citoyenneté, la date « déterminante » est la date qui a été estampillée sur la demande complète pour indiquer que le CTD-S l’a reçue et a jugé qu’elle était complète.

On vérifie dès le début du processus si les demandes reçues sont complètes, et lorsque le CTD-S reçoit une demande non accompagnée des frais exigés ou des documents requis, ou les deux, le personnel de la salle du courrier :

  • ne percevra pas les frais payés affectés au traitement de la demande;
  • n’inscrira pas de données dans le SMGC;
  • retournera au demandeur la trousse de demande au complet avec une lettre d’avis indiquant les renseignements ou documents manquants. Deux options seront offertes au demandeur :
    1. présenter à nouveau la demande avec les renseignements ou les documents manquants,
    2. demander le remboursement des frais payés si le demandeur ne souhaite plus présenter sa demande.

Lignes directrices

Possibilité d’utiliser la même demande

Il n’est pas nécessaire que le demandeur présente une nouvelle trousse de demande ou signe et date de nouveau sa demande chaque fois que celle-ci lui est retournée parce qu’elle est incomplète. Si une demande est signée et datée, mais n’est pas postdatée ou périmée, on considère que la date « déterminante » est celle à laquelle la demande a été signée et datée initialement. La date « déterminante » sert à maintenir, par exemple, le calcul initial de la période de présence effective. Par conséquent, le demandeur doit fournir les renseignements ou les documents manquants et présenter de nouveau la même demande.

Remarque : Les demandes soumises à l’aide de la version du formulaire en vigueur avant le 11 juin 2015 ne seront acceptées aux fins de leur traitement que si elles ont été jugées complètes avant le 11 juin 2015. Les demandes incomplètes ayant été retournées à compter du 11 juin 2015 doivent être soumises de nouveau à l’aide de la version du formulaire du 11 juin 2015 ou d’une version postérieure. Pour en savoir plus, voir les dispositions transitoires.

Demandes présentées par les membres d’une même famille

Toutes les demandes d’une famille seront retournées si au moins l’une d’entre elles est incomplète. Dans ce cas, toutes les demandes jugées complètes lorsqu’elles ont été soumises la première fois ne requièrent aucune mise à jour et peuvent être présentées de nouveau.

Demandes présentées depuis l’extérieur du Canada

Les citoyens canadiens vivant à l’extérieur du Canada ou des États-Unis peuvent présenter leur demande de preuve, de recherche des dossiers et de renonciation au CTD-S par l’entremise du bureau consulaire à l'étranger. On vérifie dès le début du processus si les demandes reçues sont complètes, et lorsqu’une demande incomplète est reçue en personne ou par la poste au bureau consulaire (p. ex. non accompagnée des frais exigés ou des documents requis, ou les deux), le personnel :

  • ne percevra pas les frais payés affectés au traitement de la demande;
  • n’enregistrera aucun renseignement de base dans le système de la mission;
  • retournera la trousse de demande au complet au demandeur avec une lettre d’avis indiquant les renseignements ou documents manquants. Deux options seront offertes au demandeur :
    • présenter à nouveau la demande avec l’information, les documents ou les frais manquants,
    • demander le remboursement des frais payés si le demandeur ne souhaite plus présenter sa demande.

Une fois que la mission juge que la demande est complète, celle-ci est transmise au CTD-S par valise diplomatique aux fins de décision.

Détermination de la date à laquelle la demande est acceptée

Le ministre accepte la demande lorsque celle-ci, selon le cas :

  • est reçue par la poste au CTD-S, est jugée complète selon les modalités et en la forme prévues, contient tous les renseignements prévus et est accompagnée des éléments de preuve à fournir et des droits à acquitter;
  • est reçue par un fonctionnaire consulaire agissant pour le compte de CIC dans une mission à l'étranger et est jugée complète.

Demandes périmées

Une demande est périmée lorsque le ministre la reçoit 91 jours après la date indiquée sur le formulaire. La demande périmée est retournée au demandeur au moment où la trousse est reçue.

Demandes postdatées

Une demande est postdatée lorsque le ministre la reçoit avant la date indiquée sur le formulaire. La demande postdatée est retournée au demandeur au moment où la trousse est reçue.

Dispositions transitoires découlant de l’augmentation des frais exigés pour la citoyenneté (en vigueur le 1er janvier 2015)

Si une demande doit être retournée, le CTD-S joindra à la lettre expliquant les motifs du retour un avis dans lequel seront fournis des renseignements sur l’augmentation des frais exigés pour la citoyenneté.

Procédures

  1. Si une demande est reçue le 1er janvier 2015 ou plus tard et qu’elle est incomplète (cela comprend les demandes complètes accompagnées de frais insuffisants), elle sera retournée au demandeur avec la lettre de retour et les renseignements relatifs à l’augmentation des frais. Le demandeur devra soumettre sa demande à nouveau et y joindre les nouveaux frais de traitement.
  2. Si une demande est reçue le 1er janvier 2015 ou plus tard et qu’elle est incomplète, mais accompagnée des nouveaux frais de traitement, elle sera retournée au demandeur avec la lettre de retour. Il n’est pas nécessaire de joindre les renseignements relatifs à l’augmentation des frais lorsque le demandeur a payé les nouveaux frais.
  3. Si une demande reçue initialement avant le 1er janvier 2015 a été retournée au demandeur du fait qu’elle était incomplète, et qu’elle a été de nouveau envoyée au CTD-S en tant que demande complète avant le 1er janvier 2015, elle sera soumise à l’ancien barème.
  4. Si une demande reçue initialement avant le 1er janvier 2015 a été retournée au demandeur du fait qu’elle était incomplète, et qu’elle a été de nouveau envoyée au CTD-S en tant que demande complète le 1er janvier 2015 ou plus tard, les nouveaux frais s’appliquent. S’ils n’ont pas été acquittés, la demande sera retournée au demandeur. Voir la situation 1 ci-dessus pour connaître la marche à suivre.
  5. Si une demande pour une famille reçue initialement avant le 1er janvier 2015 a été retournée du fait qu’une ou plusieurs demandes étaient incomplètes et qu’elles ont été de nouveau envoyées au CTD-S en tant que demandes complètes le 1er janvier 2015 ou plus tard, seules les demandes ayant été jugées incomplètes au départ doivent être accompagnées des nouveaux frais de traitement. Les demandes jugées complètes avant le 1er janvier 2015 seront soumises à l’ancien barème. Le CTD-S retournera les demandes de tous les membres de la famille et y joindra la lettre de retour, ainsi que les renseignements relatifs à l’augmentation des frais pour les demandes qui seront assujetties au nouveau barème. Le CTD-S avisera également les demandeurs dont la demande est complète, mais retournée avec les demandes des membres de leur famille, qu’ils ne sont pas tenus de payer les nouveaux frais.

Il importe de remplir correctement le champ « Date de réception » dans le SMGC, puisque cette information sera utilisée pour déterminer quels sont les frais à exiger du demandeur. Pour toutes les demandes assujetties à l’ancien barème, la date de réception doit impérativement être antérieure au 1er janvier 2015.

Procédures

Demandes non signées ou non datées

  1. La trousse, les formulaires, les documents et le reçu du Système intégré de gestion des paiements et des revenus (SIGPR) sont retournés, accompagnés d’une lettre, au demandeur.
  2. Dans la lettre, on indique que les demandes non signées ou non datées ne peuvent être acceptées aux fins de traitement et on avise le demandeur, s’il désire présenter une demande de nouveau, de remplir un nouveau formulaire de demande et de vérifier le site Web pour obtenir la version à jour des formulaires et les exigences en vigueur.

Demandes périmées

  1. La trousse, les formulaires, les documents et le reçu du SIGPR sont retournés, accompagnés d’une lettre, au demandeur.
  2. Dans la lettre, on indique que les demandes dont la date remonte à plus de 90 jours civils avant la date de leur réception ne peuvent être acceptées aux fins de traitement et on avise le demandeur, s’il désire présenter une demande de nouveau, de remplir un nouveau formulaire de demande et de vérifier le site Web pour obtenir la version à jour des formulaires et les exigences en vigueur.

Demandes postdatées

  1. La trousse, les formulaires, les documents et le reçu du SIGPR sont retournés, accompagnés d’une lettre, au demandeur.
  2. Dans la lettre, on indique que les demandes dont la date précède la date d’envoi par la poste ne peuvent être acceptées aux fins de traitement et on avise le demandeur, s’il désire présenter une demande de nouveau, de remplir un nouveau formulaire de demande et de vérifier le site Web pour obtenir la version à jour des formulaires et les exigences en vigueur.

Dispositions transitoires à la suite de l’entrée en vigueur de la Loi sur la citoyenneté [11 juin 2015]

Remarque : Ces dispositions s’appliquent aux demandes reçues au CTD-S à compter du 11 juin 2015.

La date de réception est estampillée sur toutes les demandes que le CTD-S reçoit; cette date permet d'établir si la demande est assujettie aux exigences des anciennes dispositions législatives ou des nouvelles dispositions législatives. Par exemple, si la date de réception de la demande est la veille de l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions législatives (donc avant le 11 juin 2015), la date « déterminante » de la demande fait en sorte que la demande est incluse dans l’arriéré et doit être traitée sous le régime des anciennes dispositions législatives, telles qu’elles étaient libellées avant le 11 juin 2015. Par conséquent, une demande reçue au CTD-S avant le 11 juin 2015 et jugée complète sera traitée en tenant compte des anciennes exigences ainsi que de toutes les nouvelles exigences applicables aux demandes de l’arriérée selon les dispositions transitoires. Ces dispositions rétroactives (méthode rétrospective) feront l’objet d’un suivi par le bureau local et comprendront notamment les cas suivants :

  • interdiction pour acte criminel à l'étranger;
  • non-respect des conditions rattachées à la résidence permanente;
  • présentation erronée.

Toutes les demandes reçues au CTD-S à compter du 11 juin 2015 doivent satisfaire aux nouvelles exigences de la Loi.

Si une demande présentée à l’aide d’une ancienne version du formulaire (à savoir la version antérieure à juin 2015) est reçue au CTD-S à compter du 11 juin 2015, la demande sera retournée au demandeur avec la Lettre de retour d’une demande incomplète (accessible à l’interne seulement) et des renseignements relatifs aux nouvelles exigences y seront insérés. Le demandeur devra soumettre le nouveau formulaire de demande [la version de juin 2015] ainsi que tous les documents prévus, ou il devra attendre de satisfaire aux nouvelles exigences avant de soumettre une nouvelle demande.

Si une demande ayant été reçue avant le 11 juin 2015 a été retournée au demandeur parce qu’elle était incomplète et est par la suite reçue au CTD-S en tant que demande complète à compter du 11 juin 2015, les nouvelles exigences s’appliqueront également. La demande sera donc retournée au demandeur avec la Lettre de retour d’une demande incomplète (accessible à l’interne seulement) et des renseignements relatifs aux nouvelles exigences y seront insérés. Le demandeur devra soumettre le nouveau formulaire de demande [la version de juin 2015] ainsi que tous les documents prévus, ou il devra attendre de satisfaire aux nouvelles exigences avant de présenter une nouvelle demande.

Seul le CTD-S doit utiliser la Lettre de retour d’une demande incomplète.

Demandes présentées par les membres d’une même famille

La procédure suivante s’appliquera aux demandes présentées par les membres d’une même famille et reçues au CTD-S :

  • avant le 11 juin 2015 et qui n’ont pas encore fait l’objet d’une vérification pour en vérifier la conformité;
  • à compter du 11 juin 2015.

Le CTD-S continuera à retourner toutes les demandes d’une famille si au moins l’une d’entre elles est incomplète (c.-à-d. les demandes incomplètes ainsi que les demandes complètes présentées par les membres d’une même famille).

Au moment de retourner les demandes, le CTD-S joindra un avis spécial précisant que tous les demandeurs dont la demande est incomplète doivent satisfaire aux nouvelles exigences en vertu des nouvelles dispositions législatives et remplir un nouveau formulaire de demande [version de juin 2015].

Les demandeurs dont la demande est complète disposeront d’un maximum de 90 jours civils pour soumettre leur demande à nouveau afin qu’elle puisse être traitée selon les anciennes dispositions législatives. Les options suivantes seront offertes à ces demandeurs, selon le cas :

  • présenter à nouveau leur demande avec les demandes incomplètes des membres de leur famille si ces derniers satisfont aux nouvelles exigences;
  • présenter à nouveau leur demande sans les demandes incomplètes des membres de leur famille qui ne satisfont pas aux nouvelles exigences;
  • ne pas présenter à nouveau leur demande et présenter une nouvelle demande en vertu des nouvelles dispositions législatives lorsque tous les membres de la famille satisferont aux nouvelles exigences.

Les membres de la famille dont la demande était incomplète devront envoyer le nouveau formulaire de demande [version de juin 2015] ainsi que tous les documents prévus, ou ils devront attendre de satisfaire aux nouvelles exigences avant de soumettre une nouvelle demande.

Dans le cas où une famille compte à la fois des demandes visées par les anciennes dispositions législatives et des demandes visées par les nouvelles dispositions législatives, le CTD-S portera le cas à l’attention du bureau local en remplissant deux listes de vérification des exigences relatives au dossier (LVED). La LVED utilisée avant l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions législatives sera de mise pour le traitement des demandes en vertu des anciennes dispositions législatives, tandis que la LVED utilisée après l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions législatives sera de mise pour le traitement des demandes en vertu des nouvelles dispositions législatives.

La date de signature d’une demande servira encore à établir si le demandeur satisfait aux exigences relatives à la présence effective et aux interdictions.

Instructions à l’intention des bureaux locaux

Il revient aux bureaux locaux de déterminer si une demande fait partie de l’arriéré ou du lot de nouvelles demandes. Ainsi qu’il est fait mention précédemment, le CTD-S ne cernera que les cas reçus à compter du 11 juin 2015 et qui comprennent une combinaison de demandes visées par les anciennes dispositions législatives et de demandes visées par les nouvelles dispositions législatives. Par conséquent, les bureaux locaux devront s’assurer de mettre en place les procédures nécessaires pour cerner les demandes nouvelles et existantes en fonction de la date de réception (à la lumière de la date estampillée par le CTD-S), et ce, de manière à ce que les demandes soient traitées selon les dispositions législatives applicables. Par exemple, les bureaux locaux pourront avoir recours à une étiquette ou à un autocollant pour identifier les dossiers reçus avant l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions législatives.

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