Envoi des dossiers et changement d'adresse d'un demandeur

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Cette section explique la marche à suivre pour les changements d’adresse des demandeurs, et contient des lignes directrices sur le transfert des dossiers et l’envoi de dossiers par la poste.

Aperçu et responsabilité

Cette section traite de la marche à suivre pour déterminer vers quel bureau de la citoyenneté les demandeurs et les demandes doivent être dirigés.

L’adresse détermine le bureau le plus près

Utilisez l’adresse du domicile inscrite dans la demande pour déterminer quel bureau de la citoyenneté ou quel bureau à l’étranger est situé le plus près du demandeur.

L’adresse d’un lieu d’affaires ou un casier postal est inacceptable

Si un demandeur a inscrit l’adresse d’un lieu d’affaires ou un casier postal, n’utilisez pas cette adresse pour déterminer quel bureau de la citoyenneté est responsable de la demande.

En cas de doute au sujet de l’adresse d’un demandeur, utilisez l’adresse inscrite en réponse à la question concernant l’adresse du domicile du demandeur au cours des quatre dernières années.

Changement d’adresse d’un demandeur

CIC est informé des changements d’adresse par le biais du Télécentre, de l’Internet ou par télécopie ou courrier adressé à un bureau local ou au Centre de traitement des demandes à Sydney (CTD-S).

Le personnel du bureau de CIC qui reçoit l’adresse modifie le fichier du Système mondial de gestion des cas (SMGC) en y inscrivant la nouvelle adresse et le nouveau numéro de téléphone.

Lorsqu’un client informe CIC de son changement d’adresse par le biais de l’Internet, le CTD-S entre la demande dans le SMGC et, le cas échéant, effectue un suivi auprès du bureau local concerné.

Un changement d’adresse peut être effectué à titre consultatif ou peut entraîner le transfert du dossier.

Changement d’adresse à titre consultatif

  • Un changement d’adresse à titre consultatif est un simple changement d’adresse qui n’entraîne pas le transfert du dossier. Si le bureau local est avisé d’un changement d’adresse à titre consultatif par réception d’un avis, il doit en informer le demandeur par courrier ou par téléphone afin que cela ne mène pas à l’abandon ou à la fermeture administrative du dossier.
  • Un changement d’adresse postale à titre consultatif n’entraîne pas de changement de responsabilité ni de transfert du dossier.

Transfert de dossiers entre les bureaux locaux

Il se peut que le changement d’adresse du client entraîne le transfert du dossier à un autre bureau de CIC. C’est le cas lorsque la nouvelle adresse se situe dans la zone géographique d’un autre bureau.

Dans certains cas, un agent peut estimer qu’un changement d’adresse n’est pas fondé; par exemple, le changement d’adresse de clients qui pensent que la prise de décisions sera plus clémente dans un autre bureau ou que les délais de traitement seront plus courts. Si c’est le cas, l’agent doit demander au client davantage d’information sur le changement d’adresse. S’il n’est toujours pas convaincu avec l’information supplémentaire ou si le client ne la lui fournit pas le dossier restera au bureau initial et le client en sera avisé.

Exemple : Un client qui vit à Montréal demande que son dossier soit transféré à son avocat à Calgary. La demande est rejetée et le dossier du client reste au bureau local le plus proche de son domicile.

Lignes directrices sur les demandes de transfert

Les lignes directrices suivantes ont été élaborées afin d’aider les bureaux à répondre aux demandes de transfert.

Certaines régions peuvent nécessiter des procédures spécifiques pour leurs bureaux locaux en ce qui concerne le transfert de dossiers. Toutefois, ces politiques doivent reconnaître que certains dossiers devront être transférés d’une région à une autre. Les personnes qui conseillent les clients devraient être conscientes que des approches différentes peuvent être adoptées dans les régions. De plus, si un client a informé CIC d’un changement d’adresse, le dossier ne doit pas être considéré comme un abandon ou une fermeture administrative avant que le bureau local se soit assuré que le nombre requis d’avis a été envoyé à l’intéressé, et ce, à la bonne adresse.

  • Le bureau local de CIC prend la décision définitive quant au transfert du dossier.
  • Le bureau local transférera le dossier au nouveau bureau dans les six semaines suivant un avis de changement d’adresse. Si le bureau ne peut pas procéder au transfert dans ce délai pour des raisons autres que l’attente des résultats d’empreintes digitales ou parce qu’un juge de la citoyenneté a été saisi du dossier, il rédigera une note dans le SMGC afin que le Télécentre puisse répondre à toute demande de renseignements. S’il n’y a aucune indication dans le SMGC que le dossier a été transféré ou s’il n’y a eu aucune note de cas ajoutée au SMGC dans un délai de six semaines, le Télécentre transmettra un message au bureau local. Si un client demande des renseignements sur un transfert de dossier avant la fin de la période de six semaines, le Télécentre lui conseillera de rappeler à l’issue des six semaines pour obtenir une mise à jour, si nécessaire.
  • Il ne devrait pas y avoir de transferts dans la région du Grand Toronto, sauf dans des cas exceptionnels.

Télécentre

Les transferts de dossiers doivent être traités par le bureau où se trouve le dossier physique. Il incombe au Télécentre de déterminer si le dossier se trouve au CTD-S ou dans un bureau local et de communiquer avec le bureau approprié afin que le dossier soit transféré.

Internet

Actuellement, il est possible d’effectuer un changement d’adresse par le biais des Services en ligne, sur le site Web de CIC, à la page État de la demande du cyberclient (EDC).

Les changements d’adresse en ligne sont entrés dans le SMGC par un agent du CTD-S. Les agents utilisent une liste de codes postaux afin de déterminer si un transfert de dossier peut s’avérer nécessaire. Si tel est le cas, le CTD-S communiquera avec le bureau local pour l’informer qu’un transfert de dossier peut être nécessaire.

Bureaux locaux

Une fois qu’un bureau local est informé d’un transfert de dossier, il lui incombe d’effectuer le suivi auprès du client, au besoin. Si l’agent estime que la demande n'est peut-être pas fondée, il est encouragé à demander des documents supplémentaires afin de confirmer le changement d’adresse, comme un permis de conduire, un bail, etc.

Il faut garder les points suivants à l’esprit lorsqu’on examine les demandes de transfert de dossiers :

  • Les demandes de transfert doivent être dues à un changement d’adresse ou à un changement de circonstances (travail durant la semaine ou fréquentation d’un établissement d’enseignement dans une autre ville).
  • Le facteur déterminant d’un transfert est qu’il soit plus facile pour un client d’assister à un rendez-vous à un bureau local.
  • L’objectif du transfert n’est pas de donner au client un avantage concret tel qu’un délai de traitement plus rapide ou une prise de décision plus clémente.
  • Les transferts ne doivent avoir lieu que lorsqu’ils n’entravent pas une enquête sur le client (p. ex. affaires touchant la résidence, enquêtes de l’Immigration ou de la GRC).
  • On ne doit pas procéder à un transfert lorsque le client comparaît devant un juge ou a été invité à se présenter à un événement (examen, entrevue ou cérémonie) et que l’avis a déjà été envoyé. Le transfert de dossier ne doit être effectué qu’après la date de l’événement.
  • Il faut faire preuve de jugement. En général, veillez à ce qu’il n’y ait aucune action pendante avant de transférer le dossier. Par exemple, si le client a passé l’examen, attendez que la décision ait été prise et les résultats entrés dans le SMGC avant de transférer le dossier. Si les empreintes digitales ont été envoyées à la GRC, attendez qu’elles soient renvoyées avant de transférer le dossier.

Envoi des dossiers

La sécurité est un facteur important lorsqu’on transmet du courrier classifié. Les dossiers ne doivent pas être transférés par la poste, comme du courrier régulier. La politique de CIC prévoit que le courrier réglementé et confidentiel transmis d’une ville à une autre au Canada soit envoyé par courrier sûr, par exemple par courrier recommandé ou par poste prioritaire.

our plus d’information sur la transmission du courrier classifié, voir Transport et transmission de renseignements et de biens de nature délicate.

Date de modification :