Traitement des renseignements sur un changement de date de naissance concernant des clients de la citoyenneté (documentation et SMGC)

Comment la décision de changer une date de naissance est prise

La décision de modifier la date de naissance est généralement prise au début du processus. Cela veut donc dire que, dans la plupart des cas, la décision de modifier la date de naissance pour les demandes d’attribution ou de preuve de citoyenneté appartient à l’Unité de soutien au programme du Centre de traitement des demandes à Sydney (CTD-Sydney). La politique interne au CTD-Sydney prévoit que deux agents doivent revoir un dossier et les documents quand une décision peut aboutir à un refus de service ou à une décision défavorable. La décision appartient toutefois à un seul agent.

Lorsqu’un cas est transmis à la Direction générale du règlement des cas (DGRC), l’agent d’examen des cas prend la décision. Une fois la décision prise au sujet de la date de naissance, elle ne sera pas révisée par un autre agent du CTD, de la DGRC ou d’un bureau local, à moins que des preuves indiquent que le décideur ne disposait pas de toute l’information pertinente pour rendre sa décision.

Si la demande de changement de la date de naissance est en cours de traitement

Une demande est considérée en cours de traitement jusqu’à ce que le serment soit prononcé. Comme l’objectif de la politique est de faire en sorte que les dossiers de la citoyenneté contiennent des renseignements exacts, les demandeurs de la citoyenneté peuvent demander une date de naissance différente après la présentation de leur demande. Toutefois, si un client demande de faire modifier sa date de naissance en cours de route, il sera informé que sa demande sera transmise au CTD-Sydney pour évaluation et décision APRÈS qu’il aura soumis la réponse du Centre des demandes de renseignements (CDR) et le questionnaire (CIT 0464) dûment rempli accompagné des documents requis, s’il y a lieu.

Le client est également informé que, peu importe que la nouvelle date de naissance soit approuvée ou non par le CDR ou aux fins de la citoyenneté, le traitement de sa demande de citoyenneté sera retardé. Dans les cas où un client présente des renseignements au sujet d’une date de naissance différente, une nouvelle vérification doit être effectuée même si le client décide de ne pas aller de l’avant avec la modification de sa date de naissance ou si la demande est soumise, mais que la décision prise consiste à ne pas modifier la date de naissance.

Il est à noter qu’il sera possible d’apporter des corrections au certificat une fois que le serment aura été prononcé si le Ministère a commis une erreur de nature administrative, comme une erreur typographique.

Décision défavorable

Quand il est décidé de refuser une demande de modification de la date de naissance, l’agent qui prend la décision envoie une lettre au demandeur. Dans la lettre, il explique pourquoi la demande est refusée et quelles sont les options qui s’offrent au client.

Le client peut fournir d’autres renseignements ou preuves au décideur et tenter à nouveau de faire modifier la date de naissance, ou abandonner la demande de modification de la date de naissance et simplement poursuivre sa demande en utilisant la date de naissance qui figure sur l’IMM 1000, sur la Confirmation de la résidence permanente, sur la carte RP ou, s’il y a lieu (demande de preuve), sur l’original des dossiers de citoyenneté.

Quand approuver une demande de modification de la date de naissance

Dans certaines situations, il est raisonnable de s’attendre à ce que le décideur approuve la demande de modification de la date de naissance. Voici des exemples de telles situations :

• Décision du tribunal : Le demandeur a fait modifier sa date de naissance par une requête présentée à un tribunal d’une province ou d’un territoire du Canada. Cette procédure est semblable à un changement de nom légal. Dans ces cas, le demandeur soumettra la copie du jugement.

  Le client n’a pas à présenter un formulaire IMM 1436 ni à fournir des documents supplémentaires. Le cas échéant, le CTD informera le CDR du changement; ainsi, le CDR pourra mettre à jour son dossier en ajoutant une ENI dans le SSOBL. Les renseignements recueillis grâce au questionnaire (CIT 0464) aideront le CDR à déterminer si une enquête est nécessaire.

• Erreur administrative : Il peut arriver que le CTD-Sydney délivre un certificat comportant une erreur typographique. L’erreur peut être due à l’inscription de données erronées ou au fait que le client a fait une erreur en inscrivant sa date de naissance sur le formulaire de demande et que cette erreur n’a pas été relevée lors du traitement de la demande. Par exemple, sur l’IMM 1000 ou sur la Confirmation de la résidence permanente, la date de naissance du demandeur est le 12 octobre 1948. Le client a indiqué 1948-12-10 sur son formulaire de demande, et la date figurant sur le certificat est le 10 décembre 1948.
• Date de naissance inscrite sur l’IMM 1000, sur la Confirmation de la résidence permanente ou sur la carte RP : Le certificat a été délivré avec une date de naissance tirée d’un passeport ou d’un autre document et l’intéressé demande que la date de naissance qui figure sur son IMM 1000, sa Confirmation de la résidence permanente ou sa carte RP figure également sur son certificat. Par exemple, le client a demandé la citoyenneté en 1994 et sa date de naissance correspondait à celle figurant sur l’IMM 1000. Le certificat a été délivré avec la date de naissance figurant sur le passeport, laquelle était différente. Le client demande un certificat de remplacement sur lequel figurera la date de naissance qui est inscrite sur l’IMM 1000.

Facteurs à considérer

Information et documentation

Il n’existe ni un ni plusieurs documents qu’un demandeur peut utiliser pour justifier un changement de date de naissance. Dans la plupart des cas, il est normal de s’attendre à ce que le demandeur fournisse des documents principaux incluant l’original du certificat de naissance ou un enregistrement de naissance modifié de son pays de naissance. En d’autres cas, la preuve fournie consistera en des documents complémentaires, comme des avis de naissance ou de décès, des affidavits, des entrées de registres familiaux ou des états de recensement. Le décideur doit examiner toutes les preuves déposées. Les preuves comprennent des documents, le questionnaire dûment rempli et, s’il y a lieu, la décision écrite du CDR expliquant pourquoi il a refusé la Demande de modification de la fiche relative au droit d’établissement (IMM 1000) ou de la Confirmation de résidence permanente (IMM 5292). Voici quelques facteurs dont l’agent doit tenir compte lorsqu’il examine les documents :

• Quand les documents ont-ils été délivrés? Ont-ils été délivrés avant la date d’établissement? Avant l’acquisition de la citoyenneté?
• D’où viennent les documents? S’agit-il d’un pays reconnu pour fournir des documents fiables ou est-ce que la plupart des documents délivrés par ce pays sont peu fiables?
• Est-ce que les documents satisfont aux normes de ce pays?
• Est-ce que les réponses aux questions de la Demande de correction de la date de naissance aux fins de la citoyenneté (CIT 0464) correspondent aux preuves fournies?

Identité et fausses déclarations

Il arrive qu’en modifiant les renseignements personnels d’une personne, on change l’identité de cette personne. Qui plus est, on peut aussi donner à une personne un avantage auquel elle n’aurait autrement pas droit. Par exemple, une personne peut vouloir changer sa date de naissance afin de toucher une pension plus tôt qu’elle n’y aurait normalement droit. Le certificat de citoyenneté est censé refléter la véritable identité de son titulaire : l’agent qui prend la décision à propos d’un changement de date de naissance doit donc être conscient des conséquences découlant d’un changement concernant l’identité ou les renseignements personnels. Les facteurs suivants sont à considérer pour déterminer s’il existe un problème d’identité ou si le client peut avoir fait de fausses déclarations pour obtenir des avantages.

• Est-ce que le demandeur veut apporter un changement mineur ou majeur à sa date de naissance?
• Cette demande est-elle accompagnée d’une demande pour changer autre chose, tel que le nom d’une personne ou son lieu de naissance?
• Est-ce que le demandeur a présenté au départ un document principal délivré par un pays et présente maintenant un autre document principal délivré par un autre pays?
• Est-ce que le demandeur présente un document qu’il a déjà déclaré impossible à obtenir? Comment le demandeur a-t-il obtenu ce document?
• Est-ce que la modification a un effet sur la catégorie initiale d’immigration au Canada? Est-ce que cela se répercute sur l’admissibilité au parrainage (c’est-à-dire l’âge pour le parrainage)? Ces cas doivent être transmis au CDR aux fins d’enquête possible en matière d’immigration.
• Le demandeur aura-t-il droit à des avantages à la suite de la modification (p. ex. il est soudainement admissible à une pension)?

Lorsque l’agent qui examine le dossier a des doutes quant à l’identité d’une personne ou soupçonne que le demandeur a fait de fausses déclarations, il transmet le cas, avec information à l’appui, à la DGRC. Dans certains cas, la DGRC transmettra le cas au CDR aux fins d’enquête possible en matière d’immigration lorsqu’il appert que l’information peut avoir influé sur le droit initial de la personne d’entrer au Canada ou son droit initial de parrainer ou d’être parrainé.

Autres considérations

La liste suivante n’est pas exhaustive, mais sert à fournir à l’agent quelques facteurs à considérer au moment de prendre une décision concernant une demande de modification de la date de naissance. Ces facteurs sont pris en compte dans la Demande de correction de la date de naissance aux fins de la citoyenneté (CIT 0464).

• Moment de la demande : Pourquoi le client demande-t-il un changement de date de naissance maintenant ? Quand l’erreur a-t-elle été découverte? Si le client a découvert l’erreur il y a plusieurs années, pourquoi demande-t-il une modification maintenant?
• Date de délivrance des documents soumis pour appuyer une nouvelle date de naissance : Est-ce que le client peut fournir des documents antérieurs à la date à laquelle l’erreur a été reconnue? Les documents ont-ils été délivrés parce que le client a reconnu qu’il y avait une erreur?
• Observations faites aux autres organisations : Est-ce que le client a tenté de modifier sa date de naissance auprès d’autres organisations canadiennes (p. ex. permis de conduire, assurance-maladie, pension, dossiers scolaires)?
• Décision rendue par le CDR : Quelle était la raison du refus du CDR? L’information fournie au CDR peut être utilisée pour trancher la question du changement de date de naissance.
• Mesures prises antérieurement pour modifier la date de naissance : Quelles tentatives ont été faites pour modifier la date de naissance? Est-ce que le client a tenté à plusieurs reprises de faire modifier la date de naissance depuis la découverte de l’erreur?
• Motif de la personne : La modification de la date de naissance procure-t-elle des avantages?
• Nombre de demandes faites pour modifier la date de naissance : Est-ce la première fois que le client tente de modifier sa date de naissance? La date de naissance a-t-elle déjà été modifiée, notamment grâce à la délivrance d’un certificat de rectification?
• Fiabilité/validité des documents : La validité des documents soulève-t-elle des doutes?
• Modification mineure par rapport à modification majeure : Le demandeur désire-t-il une modification de quelques jours ou de plusieurs années?