Échéanciers pour la planification des cérémonies de citoyenneté

45 jours avant la cérémonie

• Informer et consulter le juge de la citoyenneté ou le président de cérémonie bénévole.
• Consulter l’organisme hôte et signer l’entente d’accueil.
• Inspecter les lieux pour s’assurer qu’ils conviennent à la tenue de la cérémonie.
• Entrer le plus de détails possible dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC).
• Prendre les dispositions voulues avec le commandant divisionnaire du détachement de la Gendarmerie royale du Canada (GRC).

30 jours avant la cérémonie

• Aviser l’administration centrale (AC) de la présence d’invités de marque durant la cérémonie.
• Au besoin, demander au greffier de la citoyenneté de déléguer une personne (autre qu’un juge de la citoyenneté) pour présider la cérémonie.
• Entrer des détails supplémentaires concernant la cérémonie dans le SMGC.
• Commencer à planifier le déroulement de la cérémonie.
• Informer le détachement de la GRC par courriel ou par téléphone.
• Prendre les dispositions nécessaires avec le représentant des Forces canadiennes ou des anciens combattants.
• Informer le représentant régional des communications d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada si l’activité est susceptible d’intéresser les médias.
• Sélectionner les candidats à la citoyenneté et vérifier les certificats.
• Préparer les avis de convocation et les feuillets d’information à l’intention des candidats.
• Préparer une ébauche du programme de la cérémonie en collaboration avec le groupe d’accueil.

14 jours avant la cérémonie

• Vérifier si les certificats ont été préparés adéquatement et s’ils respectent la politique en vigueur sur les noms et les dates de naissance.
• Vérifier si la date d’entrée en vigueur qui figure dans le certificat imprimé est la date réelle de la cérémonie de citoyenneté.
• Envoyer les avis de convocation et les feuillets d’information aux candidats.
• Dresser la liste des candidats en vue de l’inscription pour la cérémonie (liste nominative).
• Calculer le nombre de pays d’origine représentés.
• Préparer les documents pour la cérémonie (c.-à-d. les formulaires de serment et les certificats commémoratifs).
• Prendre les dispositions nécessaires concernant la sécurité, au besoin.
• Prendre les dispositions pour assurer la présence du personnel de la citoyenneté nécessaire.
• Préparer le déroulement des événements.
• Consulter le juge de la citoyenneté ou le président de cérémonie.
• Examiner le programme proposé avec l’organisme hôte et imprimer le programme.

7 jours avant la cérémonie

• Confirmer la disponibilité du personnel de la citoyenneté.
• Confirmer la présence d’invités spéciaux, y compris des conférenciers, des musiciens et des chœurs.
• Tenir des séances d’information à l’intention des bénévoles, s’il y a lieu. Obtenir les cartes de l’hymne national et les épinglettes.

3 jours avant la cérémonie

• Confirmer la disponibilité du juge de la citoyenneté ou du président de cérémonie.
• Confirmer la disponibilité du personnel de la citoyenneté.
• Si des représentants des médias sont attendus, confirmer la présence d’un représentant régional des communications.

24 heures avant la cérémonie

• Tenir une séance d’information à l’intention du personnel.
• Confirmer toute disposition spéciale (au besoin, prévoir une répétition générale).
• Vérifier l’exactitude des certificats. Vérifier le nom et la date de naissance de chaque candidat et s’assurer que la date d’entrée en vigueur est la date réelle de la cérémonie de citoyenneté.
• S’assurer que les certificats sont classés dans l’ordre où ils seront présentés.
• Au besoin, obtenir une chaîne audio et l’enregistrement audio de l’hymne national.
• Passer le programme en revue.

Voir également

• Collaborer avec les représentants, partenaires et invités des cérémonies de citoyenneté
• Séances d’orientation et répétitions des cérémonies de citoyenneté
• Avis concernant des cérémonies de citoyenneté