Collaborer avec les hôtes et les commanditaires

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) favorise l’établissement de partenariats avec une grande variété de groupes afin de rendre les cérémonies de citoyenneté accessibles au grand public et de sensibiliser la population à la citoyenneté. IRCC ne joue pas le rôle d’hôte ou de commanditaire dans les cérémonies ou les réceptions organisées après une cérémonie de remise des certificats de citoyenneté.

Consulter la page Délégations et approbations nécessaires pour une cérémonie de citoyenneté pour vérifier si des approbations sont requises pour les hôtes ou les commanditaires.

Sur la présente page

Hôtes

De nombreux groupes communautaires sont grandement intéressés par la citoyenneté canadienne. Nous invitons par conséquent les groupes communautaires et différentes associations à agir comme hôte de cérémonies de citoyenneté. En établissant un partenariat avec IRCC dans le cadre d’une cérémonie de citoyenneté, un hôte peut améliorer la visibilité de son groupe dans la communauté et sensibiliser le public au programme de citoyenneté. Les associations multiculturelles qui représentent plus qu’un seul groupe ethnique sont invitées à jouer le rôle d’hôte des cérémonies. Leur participation assure la promotion de l’identité multiculturelle du Canada.

Un hôte prend activement part à la préparation et au déroulement de la cérémonie de citoyenneté ou de la réception informelle qui suit la cérémonie. L’hôte offre généralement des locaux et accueille et reçoit les invités. L’hôte assume la responsabilité des coûts associés à la réception ou des coûts associés à la cérémonie de citoyenneté (p. ex. location de la salle).

Un hôte peut faire partie des dignitaires et

Reconnaissance de l’hôte

Le personnel d’IRCC peut reconnaître les organismes pour leurs services en leur remettant un certificat de reconnaissance. Les certificats sont destinés aux organismes (hôtes) qui ont collaboré directement avec le personnel d’IRCC. Il n’existe pas de certificats pour les commanditaires. Aucune approbation de l’administration centrale (AC) n’est requise pour octroyer un certificat de reconnaissance.  

Si un représentant de l’organisme hôte ne désire pas prendre la parole, mais souhaite être reconnu (ou souhaite que son commanditaire soit reconnu), le greffier peut le faire en son nom comme dans l’exemple suivant :

IRCC aimerait remercier notre hôte, « la bibliothèque publique » [et son commanditaire « la boulangerie locale »] pour leur participation à la cérémonie d’aujourd’hui.

Ententes d’accueil

Une entente d’accueil entre IRCC et l’hôte, qui souligne les responsabilités à assumer, doit être signée par les deux parties (IRCC et l’hôte) pour toutes les cérémonies spéciales. Les ententes d’accueil peuvent être réutilisées avec les hôtes fréquents, mais doivent être réexaminées une fois par an.

Lorsqu’une cérémonie est organisée dans un site de Parcs Canada, les deux parties (IRCC et Parcs Canada) signent l’entente d’accueil. Cette entente doit être remplie pour chaque cérémonie.

Responsabilités de l’hôte

Voici une proposition de liste de responsabilités pour les hôtes des cérémonies de citoyenneté (les bureaux locaux peuvent modifier les échéances au besoin) :

  • Un mois avant la cérémonie :
    • procurer au personnel d’IRCC une liste
      • des conférenciers possibles avec leurs biographies;
      • des invités (qui ne sont pas des conférenciers) qui aimeraient participer à la cérémonie;
    • consulter l’avis concernant la présence d'invités de marque.
  • Trois semaines avant la cérémonie, fournir au personnel d’IRCC une carte indiquant
    • le lieu de la cérémonie;
    • les transports publics pour se rendre sur le lieu de la cérémonie;
    • les aires de stationnements près du lieu de la cérémonie.
  • Être disponible pour effectuer une visite du lieu de la cérémonie afin de régler les derniers détails liés à l’aménagement de la salle et à la logistique avant la date de la cérémonie.
  • La veille ou le jour de la cérémonie, préparer la salle :
    • en l’aménageant conformément aux discussions tenues avec le personnel d’IRCC;
    • en installant :
      • des chaises pour les dignitaires, ainsi que pour les nouveaux citoyens et les invités;
      • des tables et des nappes pour le personnel d’IRCC sur l’estrade;
      • un lutrin et des microphones.
  • Prévoir :
    • un espace pour accueillir les invités spéciaux avant la cérémonie;
    • un vestiaire séparé où le juge de la citoyenneté ou le président de la cérémonie et le greffier peuvent se changer et déposer leur manteau;
    • une salle de réunion séparée pour le personnel d’IRCC et d’autres personnes parmi les dignitaires;
    • un vestiaire pour les nouveaux citoyens et les invités;
    • une table d’inscription des nouveaux citoyens, de préférence près de l’entrée de la salle où se tiendra la cérémonie.
  • Accueillir les nouveaux citoyens à l’entrée principale et les diriger avec leurs invités vers :
    • la table d’inscription;
    • la salle où se déroulera la cérémonie.
  • Mettre la musique appropriée
    • avant et après la cérémonie (facultatif);
    • au moment de chanter le « Ô Canada » dans les deux langues officielles (le personnel d’IRCC doit apporter un CD du « Ô Canada »).
  • Préparer et surveiller la salle pour la réception.

Commanditaires

Un commanditaire doit collaborer avec un hôte pour planifier une cérémonie. Un commanditaire ne joue pas de rôle actif dans la cérémonie ou la réception, mais assume une partie ou la totalité des coûts. Les commanditaires contribuent en général indirectement aux coûts (en assumant les coûts de la salle ou de la réception) plutôt que directement (en effectuant un don en argent). Un hôte (p. ex. une galerie d’art) peut avoir un commanditaire (p. ex. une banque) qui finance diverses activités au sein de l’organisme hôte. S’il n’a pas de commanditaire, l’hôte est responsable d’assumer les coûts de la réception ainsi que tous les coûts indirects qui auraient autrement été assumés par le commanditaire.

Le commanditaire ne peut pas s’adresser aux invités et aux nouveaux citoyens lors d’une cérémonie de citoyenneté, mais l’hôte peut remercier le commanditaire et reconnaître sa contribution dans son discours.

Un commanditaire ne peut pas faire partie des dignitaires, et son nom ou son logo ne peuvent figurer sur aucune pièce de correspondance d’IRCC ni sur le programme de la cérémonie de citoyenneté.

Le personnel d’IRCC ne doit pas rechercher des commanditaires pour les cérémonies. Il doit consulter le document Délégations et approbations nécessaires pour une cérémonie de citoyenneté avant de collaborer avec un commanditaire.

Lignes directrices à l’intention des hôtes et des commanditaires

  • Les représentants élus (députés fédéraux, députés provinciaux, membres de l’assemblée législative et dirigeants municipaux [maires, conseillers municipaux]) ne peuvent ni accueillir ni commanditer les cérémonies de citoyenneté. Si un représentant élu souhaite organiser une cérémonie de citoyenneté, il doit trouver un groupe communautaire ou un organisme compétent qui accepte d’être l’hôte d’une cérémonie à laquelle ce représentant pourra assister en tant qu’invité spécial.
  • Les bureaux locaux doivent déployer tous les efforts possibles pour accéder aux demandes de l’organisme hôte qui collabore avec le représentant élu, pourvu que des dépenses supplémentaires telles que voyages, ressources, salles, etc. ne soient pas engagées.
  • Une cérémonie de citoyenneté ne peut avoir un caractère exclusif, c’est-à-dire qu’elle ne peut pas s’adresser uniquement aux candidats d’une origine ethnique ou d’un groupe religieux en particulier ou à des personnes d’un genre ou d’un groupe d’âge particulier. Les candidats à la citoyenneté ne peuvent en aucun cas être sélectionnés en fonction des préférences de l’organisme hôte.
  • Les cérémonies ne peuvent donner lieu à aucune activité de vente, de marketing ou de promotion de politiques ou de tribunes religieuses, politiques ou sociales de la part d’un hôte, d’un commanditaire ou de tout autre vendeur. Cette interdiction comprend la distribution ou la mise à disposition de documents ou de matériel de promotion (p. ex. cartes professionnelles).
  • L’hôte ou le commanditaire ne peut pas ouvrir ou clôturer la cérémonie de citoyenneté
  • Les boissons et la nourriture doivent être simples : du thé, du café, du jus, de l’eau, des biscuits ou des gâteaux. Seules des boissons non alcoolisées peuvent être servies pendant la réception. Les employés doivent s’assurer que des étiquettes indiquant que la nourriture peut contenir des traces d’arachides ou d’autres noix sont placés de manière visible.

Partenaires du secteur privé

Un partenaire du secteur privé joue en général le rôle d’hôte. Il peut offrir des fonds à l’appui de l’événement et entreprendre des activités de marketing et de communication pour sensibiliser le public à la citoyenneté. La Direction générale des communications d’IRCC participe à l’établissement et à la gestion des partenariats nationaux avec le secteur privé et s’assure que les partenaires respectent la Politique de communication du gouvernement du Canada. Le personnel d’IRCC collaborera étroitement avec l’AC pour assurer la tenue des cérémonies avec les partenaires du secteur privé.

Pour toute préoccupation ou question sur le partenaire du secteur privé, le personnel d’IRCC peut communiquer avec l’AC.

Pour obtenir de plus amples renseignements

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