Collaborer avec les hôtes et les commanditaires

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) favorise l’établissement de partenariats avec une grande variété de groupes afin de rendre les cérémonies de citoyenneté accessibles au grand public et de sensibiliser la population à la citoyenneté. IRCC ne joue pas le rôle d’hôte ou de commanditaire dans les cérémonies ou les réceptions organisées après une cérémonie de remise des certificats de citoyenneté.

Consultez la page Délégations et approbations nécessaires pour une cérémonie de citoyenneté pour vérifier si des approbations sont requises pour les hôtes ou les commanditaires.

De nombreux groupes communautaires sont grandement intéressés par la citoyenneté canadienne. Nous invitons par conséquent les groupes communautaires et différentes associations à agir comme hôte de cérémonies de citoyenneté. En établissant un partenariat avec IRCC dans le cadre d’une cérémonie de citoyenneté, un hôte peut améliorer la visibilité de son groupe dans la communauté et sensibiliser le public au programme de citoyenneté. Les associations multiculturelles qui représentent plus qu’un seul groupe ethnique sont invitées à jouer le rôle d’hôte des cérémonies. Leur participation assure la promotion de l’identité multiculturelle du Canada.

Un hôte prend activement part à la préparation et au déroulement de la cérémonie de citoyenneté ou de la réception informelle qui suit la cérémonie. L’hôte offre généralement des locaux et accueille et reçoit les invités. L’hôte assume la responsabilité des coûts associés à la réception ou ceux associés à la cérémonie de citoyenneté (p. ex. location de la salle).

Un hôte peut faire partie des dignitaires et

• prononcer le mot de bienvenue;
• présenter les félicitations;
• offrir les cadeaux;
• jouer le rôle de maître de cérémonie;
• convier les nouveaux citoyens et leurs invités à la réception.

Voici une proposition de liste de responsabilités pour les hôtes des cérémonies de citoyenneté (les bureaux locaux peuvent modifier les échéances au besoin) :

• Un mois avant la cérémonie :
  • procurer au personnel d’IRCC une liste
    • des conférenciers possibles avec leurs biographies;
    • des invités (qui ne sont pas des conférenciers) qui aimeraient participer à la cérémonie;
  • consulter l’avis concernant la présence d'invités de marque.
• Trois semaines avant la cérémonie, fournir au personnel d’IRCC une carte indiquant
  • le lieu de la cérémonie;
  • les transports publics pour se rendre sur le lieu de la cérémonie;
  • les aires de stationnements près du lieu de la cérémonie.
• Être disponible pour effectuer une visite du lieu de la cérémonie afin de régler les derniers détails liés à l’aménagement de la salle et à la logistique avant la date de la cérémonie.
• La veille ou le jour de la cérémonie, préparer la salle :
  • en l’aménageant conformément aux discussions tenues avec le personnel d’IRCC;
  • en installant :
    • des chaises pour les dignitaires, ainsi que pour les nouveaux citoyens et les invités;
    • des tables et des nappes pour le personnel d’IRCC sur l’estrade;
    • un lutrin et des microphones.
• Prévoir :
  • un espace pour accueillir les invités spéciaux avant la cérémonie;
  • un vestiaire séparé où le juge de la citoyenneté ou le président de la cérémonie et le greffier peuvent se changer et déposer leur manteau;
  • une salle de réunion séparée pour le personnel d’IRCC et d’autres personnes parmi les dignitaires;
  • un vestiaire pour les nouveaux citoyens et les invités;
  • une table d’inscription des nouveaux citoyens, de préférence près de l’entrée de la salle où se tiendra la cérémonie.
• Accueillir les nouveaux citoyens à l’entrée principale et les diriger avec leurs invités vers :
  • la table d’inscription;
  • la salle où se déroulera la cérémonie.
• Fournir le nécessaire requis pour la performance musicale (c.-à-d. équipement, chorale, chanteur ou chanteurs)
  • avant et après la cérémonie ( facultatif );
  • au moment de chanter le « Ô Canada » dans les deux langues officielles (lorsque des chanteurs ne sont pas disponibles, le personnel de la citoyenneté apportera à la cérémonie les enregistrements du « Ô Canada » sur CD)
• Préparer et surveiller la salle pour la réception.

• Les représentants élus (députés fédéraux, députés provinciaux, membres de l’assemblée législative et dirigeants municipaux [maires, conseillers municipaux]) ne peuvent ni accueillir ni commanditer les cérémonies de citoyenneté. Si un représentant élu souhaite organiser une cérémonie de citoyenneté, il doit trouver un groupe communautaire ou un organisme compétent qui accepte d’être l’hôte d’une cérémonie à laquelle ce représentant pourra assister en tant qu’invité spécial.
• Les bureaux locaux doivent déployer tous les efforts possibles pour accéder aux demandes de l’organisme hôte qui collabore avec le représentant élu, pourvu que des dépenses supplémentaires telles que voyages, ressources, salles, etc. ne soient pas engagées.
• Une cérémonie de citoyenneté ne peut avoir un caractère exclusif, c’est-à-dire qu’elle ne peut pas s’adresser uniquement aux candidats d’une origine ethnique ou d’un groupe religieux en particulier ou à des personnes d’un genre ou d’un groupe d’âge particulier. Les candidats à la citoyenneté ne peuvent en aucun cas être sélectionnés en fonction des préférences de l’organisme hôte.
• Les cérémonies ne peuvent donner lieu à aucune activité de vente, de marketing ou de promotion de politiques ou de tribunes religieuses, politiques ou sociales de la part d’un hôte, d’un commanditaire ou de tout autre vendeur. Cette interdiction comprend la distribution ou la mise à disposition de documents ou de matériel de promotion (p. ex. cartes professionnelles).
• L’hôte ou le commanditaire ne peut pas ouvrir ou clôturer la cérémonie de citoyenneté
• Les boissons et la nourriture doivent être simples : du thé, du café, du jus, de l’eau, des biscuits ou des gâteaux. Seules des boissons non alcoolisées peuvent être servies pendant la réception. Les employés doivent s’assurer que des étiquettes indiquant que la nourriture peut contenir des traces d’arachides ou d’autres noix sont placés de manière visible.
• Les hôtes doivent être informés que le bilinguisme revêt une grande importance lors des cérémonies de citoyenneté. Les hôtes sont invités à présenter aux nouveaux citoyens et à leurs invités une offre active de service dans les deux langues officielles, si possible. À l’étape de la planification, le personnel de citoyenneté doit remettre aux hôtes le guide sur les mesures relatives au bilinguisme, à connaître avant la cérémonie, et répondre à toutes questions. Pour plus d’information, voyez la section Le bilinguisme lors des cérémonies de citoyenneté.

• Délégations et approbations nécessaires pour une cérémonie de citoyenneté
• Collaborer avec les élus, section « Premier ministre et ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté »
• Collaborer avec des invités spéciaux, section « Remarques »
• Le bilinguisme lors des cérémonies de citoyenneté