Collaborer avec des présidents de cérémonie bénévoles

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.

Lorsque les juges de la citoyenneté ne sont pas disponibles, on peut demander à des présidents bénévoles de présider une cérémonie de citoyenneté, de faire prêter le serment et de remettre les certificats. La participation de ces personnes à titre bénévole démontre l’importance d’une citoyenneté active et renforce les liens avec la collectivité. Bien que les organisations hôtes puissent suggérer des présidents de cérémonie bénévoles, la décision revient au ministère.

Le personnel ne doit présider des cérémonies que si aucun juge de la citoyenneté n’est disponible et si des efforts raisonnables en vue de trouver un président de cérémonie bénévole ont été déployés.

Sur cette page

Éminents Canadiens admissibles

Les présidents de cérémonie bénévoles peuvent être l’une des personnes suivantes :

  • des gouverneurs généraux;
  • des lieutenants-gouverneurs et des commissaires des territoires;
  • des récipiendaires de l’Ordre du Canada (tous les niveaux);
  • des membres de l’Ordre du mérite militaire (tous les niveaux);
    • Remarque : Les membres qui servent toujours dans les Forces armées canadiennes et qui souhaitent présider une cérémonie de citoyenneté doivent demander et recevoir la permission de leur chaîne de commandement (au niveau minimal de la base, de l’escadre ou de la formation) avant d’accepter ce rôle.
  • des récipiendaires de la Croix de Victoria (tous les niveaux);
  • des récipiendaires de l’Ordre royal de Victoria (niveaux Commandeur et Lieutenant);
  • des récipiendaires de l’Ordre du mérite des corps policiers (tous les niveaux);
  • des récipiendaires de la Médaille du souverain pour les bénévoles (anciennement le Prix du Gouverneur général pour l’entraide) étant des adultes canadiens de 18 ans et plus;
  • des récipiendaires de la Médaille polaire (anciennement la Médaille du Gouverneur général pour la nordicité) étant des adultes canadiens de 18 ans et plus;
  • des récipiendaires des Décorations pour service méritoire (Division civile) étant des adultes canadiens de 18 ans et plus (tous les niveaux).

Si le président de cérémonie bénévole a reçu un prix, une médaille ou un honneur par le passé et le nom de ce prix est maintenant changé, l’ancien nom et le nouveau nom du prix devraient être mentionnés pendant les présentations, par exemple :

  • M. Jean Simard, récipiendaire du Prix du Gouverneur général pour l’entraide, maintenant connu sous le nom de la Médaille du souverain pour les bénévoles.
  • Mme Johanne Tremblay, récipiendaire de la Médaille du Gouverneur général pour la nordicité, maintenant connue sous le nom de la Médaille polaire.

Rôles et responsabilités des présidents de cérémonie bénévoles

  • Les présidents de cérémonie bénévoles n’assument aucune responsabilité administrative ou judiciaire, mais plutôt les fonctions protocolaires d’un juge de la citoyenneté pendant une cérémonie de citoyenneté.
  • Les présidents de cérémonie bénévoles font prêter le serment de citoyenneté aux candidats et s’assurent que tous les candidats ont prêté serment.
  • Si une réception suit la cérémonie de citoyenneté, le président de cérémonie bénévole est invité à y assister et on s’attend à ce qu’il soit présent.
  • Souvent, les nouveaux citoyens veulent se faire photographier avec le président de cérémonie. Il se peut que des représentants des médias soient présents et souhaitent interviewer ou photographier le président de la cérémonie.

Devenir un président de cérémonie bénévole

Après que le gouverneur général a décerné une distinction honorifique à de nouveaux récipiendaires, une lettre de félicitations (préparée par l’administration centrale) leur est envoyée au nom du greffier de la citoyenneté canadienne les invitant à présider les cérémonies de citoyenneté. Les nouveaux récipiendaires peuvent présider une cérémonie même s’ils n’ont pas encore reçu leur insigne officiel. Parfois, un récipiendaire de longue date (qui peut ou non avoir reçu une lettre de félicitations de la part du ministère) peut souhaiter devenir président de cérémonie bénévole. Il peut aussi écrire au bureau local d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada le plus près et exprimer son intérêt à cet égard.

Lorsqu’un récipiendaire accepte l’invitation à présider des cérémonies et remet à l’administration centrale une courte biographie, l’administration centrale fournit à cet éminent Canadien divers outils pour présider. L’administration centrale l’interroge au sujet de ses compétences en matière de bilinguisme. Les renseignements sont ensuite transmis au bureau local de citoyenneté compétent. L’administration centrale met également à jour la liste principale des présidents de cérémonie bénévoles.

Orientation pour les présidents de cérémonie bénévoles

Les employés des bureaux locaux de citoyenneté sont ensuite invités à communiquer avec les présidents de cérémonie bénévoles potentiels qui se sont portés volontaires pour présider des cérémonies, afin de se présenter et de leur expliquer qu’on communiquera avec eux en fonction des besoins particuliers de leur bureau. Les points suivants peuvent également être abordés à ce moment-là :

  • S’assurer que les coordonnées sont à jour. Si elles ont changé, les employés doivent fournir les nouvelles coordonnées du président de cérémonie bénévole à l’administration centrale.
  • Demander au président de cérémonie bénévole de fournir une courte biographie, s’il ne l’a pas encore fait. Ces renseignements peuvent être utilisés par le greffier de la cérémonie pour présenter le président de cérémonie bénévole lors de cérémonies futures.
  • Inviter le président de cérémonie bénévole à assister à une cérémonie bien avant la date à laquelle il présidera une cérémonie. Cela peut se faire lors de la première réunion d’orientation.
  • Inviter le président de cérémonie bénévole à une séance d’orientation afin qu’il prenne connaissance de la marche à suivre et afin de discuter des besoins particuliers et du calendrier du bureau. Les bureaux peuvent rencontrer les présidents de cérémonie bénévoles individuellement ou organiser une séance d’orientation de groupe.

Collaborer avec les présidents de cérémonie bénévoles

Établissement du calendrier des présidents de cérémonie bénévoles

Les bureaux locaux de citoyenneté sont responsables du maintien des relations de travail avec les présidents de cérémonie bénévoles et doivent être en mesure de répondre aux questions liées au calendrier ou à la planification des cérémonies locales.

Lorsque c’est possible, selon la disponibilité des présidents de cérémonie bénévoles et les besoins du bureau local, il est préférable d’établir un calendrier avec les présidents bénévoles pour que ces derniers connaissent bien à l’avance les dates auxquelles ils présideront une cérémonie. Le calendrier doit être mis à la disposition de tous les employés du bureau de citoyenneté qui participent à la planification des cérémonies.

Il est préférable que le président de cérémonie bénévole n’ait aucun lien avec l’organisation hôte afin de maintenir la distinction entre l’organisation hôte et le ministère. Il doit être clair que le président de cérémonie bénévole parle au nom du programme de citoyenneté et du Canada et non en tant que représentant de l’organisation hôte. La délimitation aide également dans les phases de planification de la cérémonie. Des exceptions sont toutefois possibles; communiquer avec l’administration centrale pour en savoir plus.

Approbation des présidents de cérémonie bénévoles

Conformément à l’instrument de délégation, il faut obtenir l’approbation du greffier de la citoyenneté canadienne avant qu’un président de cérémonie bénévole puisse faire ce qui suit :

  • présider une cérémonie;
  • faire prêter serment;
  • remettre des certificats de citoyenneté.

Frais de déplacement

Bien que le président d’une cérémonie de citoyenneté ne soit pas rémunéré, le ministère remboursera certains frais de déplacement préapprouvés directement associés à la cérémonie, le cas échéant.

Avant la cérémonie

Dans ses notes d’allocution, le président de cérémonie bénévole doit reconnaître le territoire autochtone sur lequel se déroule la cérémonie. Le personnel de la citoyenneté doit fournir au président de cérémonie bénévole le libellé approprié pour reconnaître le territoire autochtone, ainsi que toute note d’allocution thématique spéciale (par exemple : « Célébrée pour la première fois en 1990, la Journée des parcs du Canada offre à la population canadienne l’occasion de participer à des centaines d’activités amusantes et originales qui ont lieu dans les parcs et les lieux historiques d’un océan à l’autre. »). Le personnel peut également fournir au président de cérémonie bénévole la version Microsoft Word des exemples de notes d’allocution afin que ce dernier puisse les personnaliser.

La première fois qu’un président de cérémonie bénévole préside une cérémonie, son allocution doit être examinée par le personnel avant la cérémonie. Par la suite, les allocutions doivent être examinées quand des modifications y sont apportées, ou chaque année.

Le jour de la cérémonie

On doit demander au président de cérémonie bénévole d’arriver au moins une demi-heure avant le début de la cérémonie pour revoir le programme et ses notes d’allocution.

Le président de cérémonie bénévole doit être informé de la présence d’invités spéciaux ainsi que des présentations et de toute mention spéciale ou tout remerciement à formuler pendant la cérémonie.

Après la cérémonie

Après la cérémonie, le personnel peut faire un bilan de l’événement avec le président de cérémonie bénévole afin de fournir, s’il y a lieu, une rétroaction constructive sur ce qui suit :

  • le débit et le volume lors de la lecture de l’allocution ou du serment;
  • le ton ou le message;
  • les points à améliorer.

Pour en savoir plus

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