Mener des entrevues

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Vous devez suivre les étapes suivantes lorsque vous procédez à une entrevue :

Étape 1 Lire le dossier à l’avance

  • Se concentrer sur la raison pour laquelle une entrevue est requise : ce dont l'agent a besoin pour prendre une décision;
  • Réunir tous les outils à consulter pour pouvoir prendre une décision.

Étape 2 Établir un rapport

  • Accueillir le demandeur;
  • Mettre le client à l’aise: le guider dans les détails logistiques par exemple:
    • Est-ce qu’il suit l’agent?
    • Où s’assoit-il?
    • A-t-il des besoins spéciaux?

Étape 3 Expliquer l’objet et la structure de l’entrevue

  • Expliquer le rôle et les pouvoirs de l’agent;
  • Expliquer comment l’entrevue va se dérouler;
  • Si on utilise un interprète, s’assurer que le demandeur et l’interprète se comprennent;
  • S’assurer que le demandeur comprend l’agent et qu’il comprend le processus.

Étape 4 Obtenir de l’information

  • Essayer de mettre le demandeur à l’aise : la plupart des gens seront plus directs s’ils sont détendus;
  • Utiliser un vocabulaire simple et clair;
  • Éviter le jargon, reformuler les questions s’il semble que le demandeur ne les a pas comprises;
  • Respecter la dignité du demandeur.
  • Quoi demander?
    • ne demander que ce qui ne peut pas être déterminé à partir du dossier
    • utiliser le formulaire de demande comme guide
    • être à l’affût des incohérences, des lacunes, des réponses dilatoires;
    • on peut poser des questions personnelles à la condition de faire preuve de respect

Étape 5 Vérifier l’information du client

  • Interroger en posant des questions fermées au sujet de détails très précis que le client devrait être en mesure de fournir
  • Utiliser des questions fermées dans un style contre-interrogatoire
  • Observer le comportement du client pendant qu’il répond
  • Demeurer neutre et objectif
  • Maintenir un lien pendant cette phase de l’entrevue

Étape 6 Donner au demandeur l’occasion de réfuter/d’expliquer

  • Se rappeler les principes de l’équité procédurale
  • Donner au demandeur une occasion raisonnable de :
    • répondre à la décision
    • clarifier des faits
    • fournir de nouveaux renseignements
    • contester l’interprétation des faits par l’agent
  • Ne pas hésiter à changer une décision si le demandeur présente de nouveaux renseignements pertinents
  • Expliquer toutes les conditions à l'acceptation;
  • Expliquer les raisons d’un refus
  • Expliquer les exigences et pourquoi le demandeur n’y satisfait pas

Étape 7 Expliquer ce qui va se passer après

  • Si l’agent a besoin de quelque chose du demandeur, le lui mettre par écrit;
  • Demander des renseignements/documents supplémentaires seulement s'ils sont nécessaires à la prise de décision;
  • Dire au client ce qui sera fait ensuite;
  • Le cas échéant, aviser le demandeur qu’il recevra également une explication écrite;
  • Dire au demandeur, si des circonstances d'ordre humanitaire, des questions de réadaptation, etc. seront considérées dans l'examen;
  • Bien préciser qui a le pouvoir de prendre la décision.

Étape 8 Répondre à toutes les questions

  • Donner au client l’occasion de clarifier ce qui a été dit et s’assurer qu’il comprend;
  • Offrir des conseils: mentionner au demandeur des sources qui font autorité;
  • Éviter de donner des renseignements dont on n’est pas certain.
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