Accompagnateurs (instructions destinées aux agents de la citoyenneté et aux agents de traitement des demandes)

Introduction

Qui peut être accompagnateur?

Un accompagnateur peut être un ami, un parent, ou toute autre personne qui accompagne le demandeur de citoyenneté afin de le soutenir pendant la procédure et les interactions avec les agents de la citoyenneté.

À titre d’exemple, un accompagnateur peut fournir un soutien moral ou de l’aide aux demandeurs qui ont une incapacité physique.

L’accompagnateur ne doit pas avoir une demande de citoyenneté en cours.

Situations où les accompagnateurs sont autorisés

Les accompagnateurs peuvent être autorisés pendant les activités suivantes :

• le contrôle préalable des compétences du demandeur dans l’une des langues officielles du Canada au cours d’une entrevue;
• l’évaluation des connaissances du demandeur relativement à l’une des langues officielles du Canada au cours d’une audition;
• l’évaluation des connaissances du demandeur sur le Canada et les responsabilités et privilèges se rattachant à la citoyenneté au cours d’une audition.

La présence d’un accompagnateur n’est pas autorisée dans la salle pendant l’examen écrit des connaissances ou une reprise d’examen, sauf dans le cas de demandeurs qui ont une incapacité physique et qui ont besoin de l’aide de leur accompagnateur à ce moment-là. Dans le cas de demandeurs mineurs, la présence de parents ou de tuteurs légaux n’est pas autorisée dans la salle pendant l’examen écrit des connaissances ou la reprise d’examen. Si un parent ou tuteur légal doit également passer un examen écrit ou une reprise d’examen, il doit le faire séparément du mineur.

Conditions à observer par les accompagnateurs

L’accompagnateur ne doit pas avoir une demande de citoyenneté en cours. Cette condition a pour but d’éviter qu’un accompagnateur ayant une demande de citoyenneté en cours ne reçoive des renseignements sur le processus de citoyenneté qui lui donneraient un avantage indu sur d’autres demandeurs, ce qui nuirait à l’intégrité du processus de citoyenneté.

Cependant, dans les cas où l’accompagnateur a une demande de citoyenneté en cours, l’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes peut, à sa discrétion, tenir compte d’une variété de facteurs, notamment le risque de préjudice pour le demandeur si la personne qui l’accompagne est exclue, lorsqu’il décide d’autoriser ou non la présence de l’accompagnateur pendant l’entrevue ou l’audition (consulter la section Facteurs d’évaluation).

Avant l’audition

Envoyer le formulaire Renseignements sur les personnes qui accompagnent et les interprètes

Il faut envoyer aux demandeurs le formulaire Renseignements sur les personnes qui accompagnent et les interprètes avant leur audition devant un agent de la citoyenneté ou un agent de traitement des demandes, en même temps que l’Avis de convocation.

Pendant la procédure

Vérifications concernant l’accompagnateur

Si le demandeur se fait accompagner par quelqu’un à la procédure de citoyenneté, il faut effectuer les démarches suivantes avant la tenue de l’entrevue ou l’audition :

1. Un agent d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) doit demander à la personne si elle fait office d’accompagnateur ou d’interprète pour le demandeur.
2. Un agent d’IRCC demande alors à l’accompagnateur de remplir et de signer le formulaire Déclaration de la personne qui accompagne et serment de l’interprète qui autorise IRCC à consulter, dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC), l’information concernant l’état de la demande de l’accompagnateur. Un agent d’IRCC lui demande également de présenter une pièce d’identité afin de valider son identité.

   Si un accompagnateur est présent, il faut remplir le formulaire Déclaration de la personne qui accompagne et serment de l’interprète. Ce formulaire donne à IRCC la permission de vérifier si l’accompagnateur a une demande de citoyenneté en cours. L’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes doit s’assurer que l’accompagnateur lit et signe le formulaire, après quoi l’agent le signe et y inscrit la date à titre de témoin. Ce serment est ensuite versé au dossier du demandeur.

   Remarque : Si l’accompagnateur a une demande de citoyenneté en cours, l’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes qui mène l’entrevue ou l’audition doit évaluer et déterminer s’il peut autoriser la présence de l’accompagnateur pendant la procédure (voir la section suivante pour de plus amples renseignements).

   Toute personne mineure de 10 ans ou plus qui accompagne le demandeur doit signer le formulaire Déclaration de la personne qui accompagne et serment de l’interprète.

3. Une fois que l’agent d’IRCC a validé l’information, l’accompagnateur apporte le formulaire rempli à l’entrevue ou à l’audition.

   Important : Si l’accompagnateur commence à agir à titre d’interprète pour le demandeur pendant l’entrevue ou l’audition, l’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes doit interrompre la procédure et demander à l’accompagnateur de confirmer qu’il servira d’interprète. Si l’accompagnateur confirme qu’il servira d’interprète, il faut suivre les procédures concernant les interprètes. Cette démarche doit être faite avant de reprendre l’entrevue ou l’audition.

Si l’accompagnateur a une demande de citoyenneté en cours

Si l’accompagnateur a une demande de citoyenneté en cours, l’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes qui mène l’entrevue ou l’audition peut prendre en compte différents facteurs, notamment le risque de préjudice pour le demandeur, lorsqu’il décide d’autoriser ou non la présence d’un accompagnateur pendant la procédure. Pour évaluer le préjudice, l’agent peut examiner les facteurs suivants :

• l’état de santé du demandeur (p. ex. si une incapacité mentale ou physique l’oblige à se faire soutenir ou aider par l’accompagnateur à ce moment-là);
• les frais et le temps nécessaires pour se rendre aux bureaux d’IRCC pour une entrevue ou une audition en cas de report de celle-ci (p. ex. le demandeur doit engager des frais élevés pour se rendre aux bureaux d’IRCC, ou il lui serait difficile de revenir avec une autre personne à cause de son travail ou d’autres obligations).

Disponibilité ou non d’une autre personne pouvant accompagner le demandeur

La détermination du préjudice pour le demandeur se fait au cas par cas et doit faire l’objet d’une analyse distincte par l’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes avant de décider d’autoriser ou non la présence d’un accompagnateur pendant la procédure.

Processus et étapes de l’évaluation

Étapes à suivre si l’accompagnateur a une demande de citoyenneté en cours :

1. L’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes doit informer le demandeur que son accompagnateur risque de ne pas être autorisé à assister à l’entrevue ou l’audition parce qu’il a une demande de citoyenneté en cours.
2. L’agent peut demander au demandeur si l’exclusion de l’accompagnateur risque de lui causer un préjudice ou des difficultés et, le cas échéant, de donner des explications.
3. L’agent peut prendre d’autres facteurs en considération pour décider d’autoriser ou non la présence de l’accompagnateur pendant la procédure.
4. Si l’agent décide d’autoriser la présence de l’accompagnateur, il peut mener l’entrevue ou l’audition en présence de celui-ci.
5. Si l’agent décide de ne pas autoriser la présence de l’accompagnateur, il peut inviter le demandeur à opter pour l’un des choix suivants :
   1. soit poursuivre l’entrevue ou l’audition sans l’accompagnateur;
   2. soit reporter l’entrevue ou l’audition et choisir un autre accompagnateur.
6. L’agent doit demander au demandeur s’il a reçu le formulaire Renseignements sur les personnes qui accompagnent et les interprètes avec l’Avis de convocation. Si le demandeur n’a pas reçu le formulaire Renseignements sur les personnes qui accompagnent et les interprètes, il lui sera fourni après l’entrevue ou l’audition.
7. À la fin de l’entrevue ou de l’audition, l’agent doit consigner au dossier les données probantes ayant fondé sa décision d’autoriser ou non la présence d’un accompagnateur. Les notes prises par l’agent doivent être versées au dossier du demandeur et au SMGC afin de documenter le déroulement de la séance.

Accompagnateurs de demandeurs mineurs

Les mineurs âgés de 14 à 17 ans doivent respecter les exigences en matière de compétences linguistiques et de connaissances, à moins que des circonstances particulières ne les en empêchent. (Voir les instructions sur les dispenses).

Des parents ou tuteurs légaux peuvent accompagner un mineur à un examen écrit des connaissances ou à une reprise d’examen, à une entrevue aux fins de préservation de l’intégrité du programme ou à une entrevue, afin d’offrir leur soutien, mais ils ne sont pas autorisés à offrir leur aide au mineur pendant les évaluations des compétences linguistiques ou des connaissances. En ce qui concerne les examens, les parents ou les tuteurs légaux peuvent accompagner un mineur pendant la procédure d’enregistrement par exemple, mais ils ne sont pas autorisés à être présents dans la salle d’examen à moins d’avoir eux aussi un examen à passer. Dans un tel cas, ils doivent être séparés du mineur (voir Entrevues et auditions en compagnie de mineurs).

Si les parents sont aussi convoqués à une audition d’évaluation des compétences linguistiques ou des connaissances, l’agent de la citoyenneté doit procéder à leur évaluation avant de faire passer l’examen d’évaluation des compétences linguistiques ou des connaissances au demandeur mineur.

Considérations

• Dans les dossiers ordinaires, les agents de la citoyenneté et les agents de traitement des demandes doivent faire preuve de souplesse lorsqu’ils décident d’autoriser ou non la présence de parents ou de tuteurs légaux à une entrevue ou à une audition d’évaluation des compétences linguistiques ou des connaissances.
• Les mineurs doivent pouvoir satisfaire aux exigences en fonction de leur mérite.
• Les mineurs doivent avoir l’occasion d’exprimer leur point de vue et leurs souhaits, notamment concernant la présence d’un parent ou d’un tuteur légal.
• Si des parents ou des tuteurs légaux insistent pour accompagner le mineur, les agents de la citoyenneté doivent laisser à la famille le soin de prendre elle-même la décision.
• Les parents doivent recevoir la consigne de ne pas perturber l’évaluation.

Pendant la procédure

Situations où l’on peut mettre fin à la présence d’un accompagnateur

Les agents de la citoyenneté et les agents de traitement des demandes peuvent, à leur discrétion, mettre fin à la présence d’un accompagnateur à tout moment. Les situations suivantes peuvent inciter un agent de la citoyenneté ou un agent de traitement des demandes à demander à l’accompagnateur de quitter les lieux :

• l’accompagnateur aide le demandeur et semble lui fournir des réponses ou répondre en son nom;
• l’accompagnateur perturbe la procédure;
• l’accompagnateur prend des notes;
• l’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes apprend que l’accompagnateur a une demande de citoyenneté en cours. Dans un tel cas, l’agent peut se demander si le départ de l’accompagnateur risque de causer un préjudice au demandeur.

Si l’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes met fin à la présence de l’accompagnateur, il peut inviter le demandeur à opter pour l’un des choix suivants :

• soit poursuivre l’entrevue ou l’audition sans l’accompagnateur;
• soit reporter l’entrevue ou l’audition et se faire accompagner par une autre personne.

Les notes prises par l’agent doivent être versées au dossier du demandeur et au SMGC afin de documenter le déroulement de la séance.

Fausses déclarations

Si l’agent de la citoyenneté apprend que l’accompagnateur a une demande de citoyenneté en cours alors que cette personne avait déclaré n’en avoir aucune, l’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes peut soumettre la question à un superviseur de bureau en lui demandant de suivre la procédure pour conclure à de fausses déclarations.

S’il soupçonne une fausse déclaration, le superviseur de bureau doit consulter Nat-Cit-Operations avant de faire quoi que ce soit.

Représentant autorisé

Si l’agent de la citoyenneté ou l’agent de traitement des demandes pense qu’un accompagnateur qui est un représentant autorisé rémunéré nuit à l’intégrité du programme ou ne se conforme pas à l’intention exprimée dans le formulaire Déclaration de la personne qui accompagne et serment de l’interprète, il doit suivre le processus d’enquête dans les bureaux et, le cas échéant, transmettre cette information à un organisme de réglementation. Voir le chapitre IP 9, section 9, Procédure : Processus d’enquête dans les bureaux de CIC.