Recours aux services d’un interprète

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Apprenez comment avoir recours aux services d’un interprète.

Sur cette page :

Procédures relatives aux contrats de services d’interprétation

À Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), les services d’interprétation sont régis par les Clauses et conditions uniformisées pour les entrepreneurs en services d’interprétation (IRCC-CCUESI-001 – 2017-02-15).

Une fois l’interprète sélectionné, l’agent doit :

Parties concernées par les contrats de services d’interprétation

  • Utilisateur autorisé d’IRCC (p. ex. agent de cas, agent d’immigration, superviseur, commis de soutien général)
  • Division des services de gestion des ressources (SGR)
  • Gestionnaire du bureau (titulaire du pouvoir pour l’application des articles 32/41/34 de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP])
  • Client ou demandeur
  • Interprète
  • Direction générale des finances/Services nationaux de paiements et de comptabilité [SNPC] (titulaires du pouvoir pour l’application de l’article 33)
  • Services d’achats et de contrats

Marche à suivre pour passer un contrat avec un interprète

  1. Le client ou demandeur arrive à un bureau d’IRCC et présente :
    • une demande d’asile;
    • une demande de carte de résident permanent.
  2. L’utilisateur autorisé d’IRCC détermine si IRCC doit fournir les services d’un interprète pour :
    • les entrevues relatives à la recevabilité de la demande d’asile;
    • les examens par le délégué du ministre relativement à une éventuelle mesure de renvoi;
    • les résidents permanents qui font l’objet d’un rapport établi en application du paragraphe 44(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.

Remarque : Dans tous les autres cas, c’est le client ou demandeur qui est responsable d’obtenir les services d’un interprète, et ce, à ses frais.

  1. L’utilisateur autorisé d’IRCC détermine dans quelle langue les services d’interprétation doivent être fournis au client ou au demandeur.
  2. Si les services d’un interprète sont requis ou si le client ou demandeur en fait la demande, l’utilisateur autorisé d’IRCC sélectionne un interprète selon la langue, le lieu et la disponibilité à partir :
    • soit de la liste d’interprètes d’IRCC;
    • soit de la liste d’interprètes la plus récente sauvegardée dans GCDocs.
  3. L’utilisateur autorisé d’IRCC communique avec l’interprète sélectionné et lui précise les services requis, y compris :
    • la date;
    • l’heure;
    • le lieu;
    • si les services devront être fournis en personne ou au téléphone.
  4. L’interprète confirme sa disponibilité ou refuse le travail.
    • Si l’interprète refuse, l’utilisateur autorisé d’IRCC répète les étapes 4, 5 et 6.
    • Si l’interprète confirme son intérêt et sa disponibilité, l’utilisateur autorisé d’IRCC remplit le formulaire Contrat de services professionnels pour des services d’interprétation [IMM 2048F].
      • Le formulaire de contrat peut être rempli et sauvegardé à l’ordinateur.
      • Entre autres dispositions, ce formulaire prévoit les modalités de rémunération pour les services d’interprétation convenus.
  5. L’utilisateur autorisé d’IRCC obtient des SGR un numéro d’engagement de fonds et l’inscrit sur le contrat.
  6. Le gestionnaire du bureau délégataire du pouvoir de signer des documents financiers doit apposer sa signature (au nom du ministre) sur le contrat de services professionnels pour les articles 32 et 41.
  7. L’interprète doit passer en revue et signer le contrat de services professionnels.

Légende

  • Article 32 de la LGFP : Approbation de l’engagement de la dépense et attestation de la disponibilité d’un solde non grevé suffisant avant la conclusion de tout contrat ou autre entente par l’organisation.
  • Article 33 de la LGFP : Pouvoir de procéder au paiement.
  • Article 34 de la LGFP : Exige qu’une personne ayant le pouvoir délégué de signer des documents financiers atteste que les fournitures ont été livrées, les services rendus ou les travaux exécutés conformément au contrat avant la réalisation de tout paiement.
  • Article 41 de la LGFP : Approbation de l’autorité contractante (signature au nom du ministre).

Attestation de sécurité de l’interprète

Les interprètes inscrits dans la liste du site Web d’IRCC et dans le document de GCDocs ont obtenu une attestation de sécurité de niveau « Fiabilité » et peuvent avoir accès à de l’information allant jusqu’au niveau « Protégé B », conformément au principe du besoin de savoir.

Si un bureau d’IRCC a besoin qu’un interprète ait accès à de l’information classifiée à un niveau supérieur à « Protégé B » (c.-à-d. de niveau « Secret »), l’interprète doit subir avec succès une enquête de sécurité de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) avant de commencer à fournir ses services.

Si un bureau d’IRCC a besoin des services d’un interprète qui ne figure pas sur la liste des interprètes d’IRCC, l’interprète doit subir avec succès une enquête de sécurité de SPAC avant de commencer à fournir ses services.

La Sécurité ministérielle d’IRCC ne mène pas d’enquête de sécurité pour les travailleurs contractuels (personnes qui ne sont pas des employés d’IRCC). Les entrepreneurs qui souhaitent obtenir une attestation de sécurité doivent suivre la procédure établie par SPAC. La norme de service pour les vérifications d’organisation désignée est d’au plus six mois.

Avant et durant la prestation des services d’interprétation

  • Lorsqu’il s’agit d’un nouvel interprète ou d’un interprète qui n’a pas travaillé souvent pour IRCC, l’utilisateur autorisé d’IRCC lui donne des directives précises concernant la prestation des services d’interprétation.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC indique à l’interprète de fournir une interprétation fidèle et détermine si l’interprétation doit être :
    • simultanée;
    • consécutive (offerte à intervalles pendant la réponse du demandeur).
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC demande au client ou au demandeur s’il comprend facilement l’interprète, et consigne la question ainsi que la réponse du demandeur.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC observe la capacité du client ou du demandeur à répondre rapidement, facilement et convenablement à une série de questions d’entrée en la matière.
    • L’utilisateur autorisé d’IRCC doit être convaincu que :
      • l’interprète maîtrise parfaitement les langues tant de la personne menant l’entrevue que du client ou demandeur;
      • l’interprétation est fidèle et impartiale.
  • Si, à tout moment, l’utilisateur autorisé d’IRCC n’est pas convaincu de la fidélité de l’interprétation, il doit :
    • s’en assurer en reformulant les réponses qui ont suscité des doutes;
    • demander au client ou au demandeur de confirmer qu’il a bien compris;
    • au besoin, trouver un autre interprète ou reporter l’entrevue.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC indique au client ou au demandeur de l’avertir si, à tout moment durant l’entrevue :
    • il y a quelque chose qu’il ne comprend pas;
    • il éprouve toute autre difficulté.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC consigne le nom de l’interprète et la langue utilisée dans le Système mondial de gestion des cas.

Après la prestation des services d’interprétation

  • L’utilisateur autorisé d’IRCC remplit la partie du formulaire de contrat concernant la facture.
  • L’utilisateur autorisé d’IRCC inscrit le nombre réel d’heures travaillées par l’interprète dans le champ Heures travaillées sous Description des services d’interprétation.
  • L’agent remet ou envoie par courriel la facture remplie à l’interprète pour que celui-ci la signe.
  • L’interprète doit retourner la facture signée à l’utilisateur autorisé d’IRCC pour que le paiement soit effectué.
  • À la réception de la facture signée, l’utilisateur autorisé d’IRCC demande aux SGR de remplir un formulaire de demande de paiement [FIN 0030F].
  • Le gestionnaire du bureau délégataire du pouvoir de signer des documents financiers doit signer le formulaire de demande de paiement.
  • Les SGR envoient par la poste le formulaire de demande de paiement signé ainsi que le contrat de services d’interprétation signé et la facture signée aux SNPC pour approbation au titre de l’article 33 et paiement.
    • Adresse postale : 365, avenue Laurier Ouest Ottawa (Ontario)  K1A 1L1 – a/s des SNPC
  • Les SGR numérisent et sauvegardent le contrat de services d’interprétation signé, la facture signée et le formulaire de demande de paiement signé dans GCDocs, selon leur arborescence de répertoires interne.
  • Tout problème d’interprétation ou de conduite de l’interprète devrait être signalé à OMC-GOC-immigration.
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