Attestation et remplacement d’un document d’immigration (autre qu’une carte RP) - R311(1) et R311(2)

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Traitement et perception des frais : 30 $ par personne

Dispense des frais
Veuillez consulter le Guide de codage.

Des frais de traitement sont exigés pour le remplacement d'un document d'immigration. Cette règle s'applique à tous les documents d'immigration, à l'exception de la carte RP.

Confirmation de résidence permanente / attestation d'établissement

Même si le formulaire relatif au droit d'établissement (IMM 1000) est remplacé par le document de Confirmation de résidence permanente (IMM 5292B), le formulaire IMM 1000 peut toujours servir de document pour établir la date d'établissement des clients devenus résidents permanents avant l'entrée en vigueur de la LIPR. Par conséquent, si un individu demande tout simplement une photocopie de sa fiche d'établissement (IMM 1000) ou de sa fiche de confirmation de résidence permanente (IMM 5292B), il n'y aura pas de frais de traitement exigibles.

Les agents doivent aussi tenir compte de la Loi sur la protection de la vie privée et de la Loi sur l'accès à l'information qui donnent aux citoyens canadiens le droit d'accéder à toute information personnelle sur eux-mêmes, contenue dans des fichiers de renseignements personnels. Étant donné la nature personnelle des données contenues dans les documents d’immigration, il est important de veiller à ce que les clients qui font une demande de photocopie ou de copie certifiée conforme de ces documents, puissent fournir des preuves satisfaisantes de leur identité avant que le document leur soit délivré.

La carte RP est facultative pour les personnes qui ont acquis le statut de résident permanent avant l’entrée en vigueur de la LIPR et qui n’ont pas l’intention de voyager. Cependant, depuis le 31 décembre 2003, tous les résidents permanents doivent être titulaires d’une carte RP pour rentrer au Canada à bord d’un transporteur commercial.

Puisque la carte RP peut être remplacée si elle est perdue, volée ou détruite, il n'y a pas de disposition prévue en vertu de la LIPR concernant les photocopies ou les copies certifiées conformes de la carte RP. Les frais exigés pour tous les services relatifs à la carte RP sont de 50 $.

Cas au Canada

Les bureaux ont été avisés de limiter la distribution directe aux clients du formulaire « Vérification de l’entrée » (IMM 5009B) pour s'assurer qu'ils ne les enverront pas directement au Centre de soutien des opérations (CSO). Le demandeur doit se rendre au au Centre de soutien des opérations (CSO) où il remplira la demande et s'acquittera des frais, s'il y a lieu. Le client doit présenter des preuves d'identité suffisantes et remplir un formulaire IMM 5009B.

Lorsque ces clients sont convoqués, on devrait alors leur expliquer en quoi consistent les frais exigibles.

Si le demandeur est dispensé de payer les frais, la case « Dispensé » devra être cochée et une explication relative à l'exemption notée par écrit (par ex. : « Aide au rétablissement » ou « Demande d'un organisme gouvernemental ») à la ligne « Motif » du formulaire IMM 5009B. Le client est ensuite envoyé à un agent qui traitera sa demande.

Si des frais sont exigés, le client est envoyé au caissier qui délivrera un reçu à être présenté à l'agent chargé du traitement de la demande. Ce dernier cochera ensuite la case « frais payés » sur le formulaire IMM 5009B et la ligne intitulée « numéro du reçu » devrait inclure le montant payé et le numéro du reçu correspondant.

Remarque: Les bureaux d'immigration doivent se préparer à informer le CSO du montant des frais payés ou du motif de la dispense.

Demandes initiées à l'étranger

Les modalités mentionnées ci-dessus concernant les bureaux au Canada s'appliquent aussi aux bureaux des visas à l'étranger. Ces bureaux doivent percevoir les frais prévus lorsqu'une demande de confirmation du statut de résidence permanente ou d'attestation d'établissement provient de chez eux, quel que soit le type de document délivré.

Exemple : Des frais seront exigés pour une lettre sur papier d'ambassade confirmant le nom du client et attestant la date et le lieu d'établissement même si le bureau n'obtient pas du CSO un extrait officiel des documents relatifs à la résidence permanente, c.-à-d. lorsque le délai d'exécution ne permet pas à au bureau des visas à l'étranger d'obtenir du CSO un extrait officiel des documents relatifs à la résidence permanente.

Les bureaux des visas qui reçoivent des extraits officiels directement du CSO sont tenus de percevoir les frais exigibles et de contrôler l'identité du demandeur avant de lui remettre le document certifié.

Cas initiés par des demandes présentées directement au CSO à l'AC

Alors qu'on doit décourager les clients de présenter directement leur demande au CSO, il arrive qu'on continue d'y recevoir certaines demandes. Dans de tels cas, le document certifié IMM 1000 ou IMM 5292B sera envoyé par la poste au bureau d'immigration pour être remis au client après avoir confirmé l'identité de ce dernier et qu'il aura acquitté les frais exigés, à moins d'une dispense.

Lorsque ces clients sont convoqués à un rendez-vous, on devrait profiter de l'occasion pour leur expliquer en quoi consistent les frais exigés.

Dispense des frais exigibles dans des cas de demandes présentées par des organismes gouvernementaux

L'exemption prévue au R311(3) s'applique lorsqu'un ministère (CIC, MAECD, EDSC, etc.) souhaite établir l'authenticité d'un document relatif au statut de résident permanent à des fins d'ordre administratif ou de contrôle. Par exemple, il pourrait subsister des doutes quant à l'authenticité d'une copie d'un document relatif à la résidence permanente présenté par un demandeur dans le but d'obtenir la citoyenneté ou des prestations de pension et le ministère responsable pourrait alors effectuer une vérification avec les services de CIC avant de traiter la demande. Dans de tels cas, lorsque la demande d'attestation ne provient pas du fait qu'un client a perdu ou endommagé sa fiche d'établissement ou de résidence permanente, mais plutôt pour répondre à des besoins administratifs d'un ministère, R311(3)a) prévoit une dispense des frais de gestion.

Les autres ministères ont été invités à transmettre par écrit toutes les demandes initiées pour leurs propres besoins directement au bureau d'Immigration approprié ou au CSO. Dans ces cas seulement, les clients ne devraient pas être invités à communiquer directement avec les bureaux d'Immigration. (Dans les cas de perte ou de destruction de documents, les ministères ont été invités à ne pas présenter de demandes au nom d'un client. Le client devrait alors se présenter lui-même à un bureau de CIC et se voir imposer les frais exigibles).

Demandes internes

Lorsqu'une demande d'attestation relative à d'autres documents (par ex. : une mesure d'expulsion) parvient de l'intérieur de CIC, aucuns frais de traitement ne sont exigés.

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