Réunions organisées conjointement avec le gouvernement du Canada

Par le passé, le terme a été élargi pour comprendre les conférences, les séminaires, les sommets, les congrès, les assemblées, les séances de formation, etc. La décision d’accorder une dispense des frais dans le cadre d’une réunion en particulier dépend de la description que fait son organisateur de la nature de l’événement. Cette décision est prise par la Section du recouvrement des coûts à l’Administration centrale en fonction des critères décrits ci-dessous. Elle est signalée au demandeur par l’entremise de la Division des événements spéciaux qui reçoit la demande directement de l’organisation qui tient la réunion.

Certains événements ne sont jamais considérés comme des réunions en vertu du R296(2)e)(i), comme les événements sportifs et les rassemblements religieux. Au besoin, il existe d’autres mécanismes qui permettent de déterminer s’il y a lieu d’accorder une dispense des frais dans le cadre de tels événements, au cas par cas.

Le segment de phrase « organisée par le gouvernement du Canada » n’est pas interprété avec un même degré de flexibilité. En règle générale, les organes du gouvernement du Canada sont des organisations auxquelles la loi habilitante confère le statut de ministère fédéral et dont les employés sont considérés comme des fonctionnaires. De plus, CIC inclut dans cette définition les agences (p. ex. la GRC) qui rendent compte au Parlement par l’entremise d’un ministre.

À l’heure actuelle, les organisations ne faisant aucunement partie du gouvernement du Canada ne peuvent bénéficier de la dispense des frais prévue au R296(2)e)(i). Toutefois, dans certaines situations, la réunion est organisée par une tierce partie, mais le gouvernement fédéral y tient un rôle important, au point où il peut sembler être coorganisateur de la réunion. La demande de dispense des frais en vertu du R296(2)e)(i) peut alors être justifiée. Un excellent exemple de cette situation est la Conférence sur le SIDA de 2006 organisée par la Société internationale sur le SIDA. Cette réunion a été organisée par une tierce partie, mais plusieurs ministères fédéraux y ont participé de façon significative, notamment Santé Canada et le MAECI.

L’organisation conjointe est différente du simple soutien ou de la participation à un événement. En outre, le financement d’un événement, que ce soit pour un seul participant, l’organisation au complet ou l’événement en soi, ne permet pas de déterminer, seul, si le gouvernement fédéral est coorganisateur de l’événement. L’inscription de représentants fédéraux comme participants à l’événement ne suffit pas non plus.

Les critères qui suivent devraient être pris en compte pour déterminer si la dispense des frais de VRT devrait être accordée dans une situation d’organisation conjointe.

• La participation du gouvernement fédéral doit s’étendre à l’ensemble de l’organisation, à la fonction et/ou à l’établissement des rapports de la réunion.
• Le ministère fédéral doit participer aux activités (p. ex. en tant que coprésident), aider de façon significative à l’organisation de la réunion, offrir un soutien administratif ou de la formation, produire le rapport définitif ou définir le protocole.
• Le rôle d’organisateur conjoint du gouvernement fédéral doit être évident dans les documents liés à l’événement et dans les articles promotionnels et communications destinées au public.

La Division des événements spéciaux a pour tâche de faciliter la tenue d’événements internationaux au Canada en fournissant de l’information aux organisateurs des événements sur le processus d’obtention du visa de résident temporaire et en affichant sur Connexion des renseignements destinés aux agents des bureaux à l’étranger via Connexion. La Division, qui fait partie de la Direction générale de la gestion des opérations, reçoit des demandes de renseignements provenant de l’extérieur au sujet de la dispense des frais et coordonne l’information avec les Finances (Recouvrement des coûts) et la Région internationale.