Excédents et déficits

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Un excédent ou un déficit de caisse est le résultat d’un écart en dollars non identifiable entre le montant total des opérations consignées dans le PDS+ et le montant total recueilli pendant la même période.

Les écarts de caisse relevés à la fin de la journée qui concernent certains ajustements de frais ne sont pas des déficits ou des excédents de caisse. Lorsque la mission décide d’accepter un paiement en monnaie étrangère dont le montant diffère légèrement des frais officiels, les frais doivent être annulés directement dans l’opération enregistrée dans le PDS+ et ne doivent pas être consignés comme excédent ou déficit de caisse à la fin de la journée.

Les montants payés en trop identifiables sont remboursés au client s’il peut être retrouvé. Les trop-payés reçus de clients introuvables sont consignés dans le même compte de recettes du GLG que celui où l’opération initiale a été enregistrée et ils sont déposés dans le compte bancaire de la mission. Cette écriture doit être consignée dans le rapport 1203A du PDS+ afin que la section d’administration de la mission puisse entrer l’écriture comptable appropriée dans le SGI-MAECI.

Les excédents ne doivent pas être conservés en tant que surplus ou « flottant » aux fins de compensation des déficits.

Si les clients peuvent être localisés, les excédents identifiables leur seront retournés. Les excédents reçus de clients qui ne peuvent pas être localisés et les excédents non identifiables seront consignés sous la rubrique « recettes diverses » et déposés dans le compte bancaire de la mission.

La marche à suivre figure dans les sections 4.1 et 5.1 du Guide de la politique financière, FP 4.1 et FP 5.1. Les ARC doivent veiller à ce que le rapport pertinent des écritures du grand livre général (GLG) soit saisi dans le système PDS+.

Les employés responsables des fonds ne sont pas tenus de rembourser les déficits qui, de l’avis du GPI, ne résultent pas d’une négligence, d’une fraude ou d’une autre infraction, à condition :

  • que les procédures établies dont il est fait état dans le présent guide aient été suivies et que la petite caisse ait été conservée en lieu sûr;
  • qu’aucune action ou omission de la part de l’ARC ou du CRC n’ait pu contribuer à la perte;
  • que la perte de caisse ne dépasse pas l’équivalent de 50 dollars canadiens.

Dans chaque cas, l’employé doit remplir une déclaration indiquant le montant du déficit et certifiant que ce dernier ne découle pas d’un méfait. Le GPI doit attester cette déclaration et verser celle-ci dans le dossier du recouvrement des coûts. Lorsqu’un déficit est par la suite résolu, il faut l’indiquer sur la déclaration (p. ex. erreur de calcul, montant remboursé ou renvoyé par le client). Chaque fois qu’un déficit de caisse est relevé, l’ARC/GPI doit également rédiger une note explicative et l’envoyer à la Région internationale (RIS). (Veuillez consulter le formulaire concernant le déficit de caisse à l’annexe K).

L’explication doit comprendre ce qui suit:

  • la date du déficit;
  • le montant du déficit;
  • la nature du déficit (comment il s’est produit);
  • les mesures qui ont été prises pour recouvrer la perte et, le cas échéant, la somme qui a été récupérée;
  • une brève description des mesures correctives qui ont été ou seront mises en place afin d’éviter que ce type de perte se reproduise.
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