Rôles dans les missions

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Rôle du gestionnaire du programme d’immigration

Le GPI doit assurer la gestion globale du programme d’immigration, notamment le PRCI. Le GPI est l’ultime responsable de l’intégrité du PRCI et doit être avisé de toute circonstance liée à un méfait éventuel du personnel. Dans les missions comptant plusieurs agents des visas, il est possible que la responsabilité de la supervision quotidienne du PRCI soit confiée à un autre ACE désigné pour exercer les fonctions d’ARC. Selon la taille de la mission et l’ampleur des recettes liées au recouvrement des coûts, on s’attend à ce que l’agent consacre entre 5 % er 10 % de son temps à l’exécution des tâches relevant du recouvrement des coûts. Il doit en être fait mention dans son évaluation et ses autres tâches, par exemple le traitement de cas, doivent être réduites en conséquence. De surcroît, le GPI doit s’assurer que :

  • les recettes déclarées par le MAECI correspondent à celles transmises au CM. La somme des paiements de frais doit équivaloir au nombre de demandes reçues, exception faite des dispenses de frais.
  • les engagements applicables sont examinés et signés par l’AGC, l’ARC et le superviseur ou le commis ou le caissier du recouvrement des coûts.
  • selon l’instrument de délégation en bonne et due forme de la mission, c’est au GPI qu’incombe de certifier les paiements faits à l’ordre du programme d’immigration, en application de l’article 34 de la LGFP.
  • la mission dispose de spécimens de signature des agents habilités à exercer les fonctions de GPI durant les congés annuels ou autres absences de ce dernier.
  • l’instrument de délégation en vertu de l’article 20 de la LGFP prévoit qu’il incombe au GPI et au GAPI d’autoriser le paiement des remboursements relatifs aux recettes d’immigration; le GPI doit bien connaître les critères d’autorisation des remboursements des sommes se rattachant aux services et aux frais.
  • le personnel de CIC à la mission comprend et applique les Procédures financières normalisées concernant la perception des frais exigés pour les services d’immigration aux missions.
  • Il ou elle lit et signe l’engagement
Rôle de l’agent de recouvrement des coûts

L’ARC est responsable de la gestion quotidienne du PRCI et de l’encadrement du superviseur ou du commis ou du caissier du recouvrement des coûts. Les fonctions de l’ARC peuvent varier selon la taille de la mission. Le contrôle scrupuleux et la vérification judicieuse du système de contrôle sont des éléments essentiels du maintien de l’intégrité du programme. Dans les bureaux où l’ARC supervise des ERP travaillant dans des missions satellites, l’ARC donnera également des conseils quant aux responsabilités liées au recouvrement des coûts confiées à ces missions et en assurera la surveillance.

L’agent de recouvrement des coûts doit:

  • surveiller les opérations quotidiennes de collecte pour s’assurer que tous les paiements de frais ont été perçus et dûment inscrits dans le système de comptabilité;
  • s’assurer que les sommes recueillies correspondent aux montants déposés avant d’être transférées au CM;
  • s’assurer que le personnel du programme comprend les critères régissant l’octroi des dispenses de frais fondées sur des considérations d’intérêt public et les applique correctement;
  • approuver toutes les décisions d’annuler des opérations ou de rembourser des paiements en vue de préserver l’intégrité des données du système de comptabilité des recouvrements des coûts;
  • assurer l’intégrité physique des outils et systèmes utilisés pour enregistrer et rapprocher les recettes (niveaux décisionnels du PDS+, clés de la caisse enregistreuse, entreposage en lieu sûr des encaissements et du fonds de caisse, etc.);
  • s’assurer que les excédents et les déficits sont consignés comme il se doit, surveiller le rendement des employés responsables des écarts et veiller à ce que ces erreurs soient portées à l’attention du GPI;
  • au besoin, maintenir un volant de liquidité pour le CRC;
  • au moins une fois par trimestre, mener des exercices de CQ pour vérifier l’intégrité des systèmes de comptabilité et de contrôle;
  • lire et signer l’engagement

Ces responsabilités ne doivent pas être déléguées à un agent d’immigration ou à un membre du personnel recruté sur place.

Rôle du superviseur/commis/caissier du recouvrement des coûts

Puisque le titulaire de ce poste doit gérer des sommes d’argent considérables, il doit avoir récemment fait l’objet d’une vérification accrue de la fiabilité qui inclue l’obtention d’un certificat de police avant d’être nommé à ce poste. Il peut y avoir plus d’un CRC suivant l’importance des recettes perçues par le programme. L’un d’entre eux peut être le superviseur du recouvrement des coûts tandis que les autres assument exclusivement les fonctions de caissier. Le terme générique est « commis au recouvrement des coûts ».

Pour préserver l’intégrité des fonds et éviter les vols, le poste de travail du CRC devrait se trouver dans une zone à accès réglementé dans laquelle seul le CRC, l’ARC et le GPI peuvent pénétrer.

Un dispositif d’entreposage temporaire et sécuritaire des fonds durant les heures de travail, de même qu’une armoire-classeur avec une barre de sécurité ou une armoire métallique de sécurité doivent être mis à la disposition du CRC.

Le dispositif d’entreposage sécuritaire (terminal PDS+, caisse enregistreuse ou tiroir-caisse) dans lequel les fonds sont déposés doit être fermé à clé et protégé lorsque le CRC s’absente de son poste de travail et remis à l’ARC à la fin de la journée.

Le CRC doit:

  • préserver l’intégrité du système de comptabilité en protégeant les fonds et les outils du système (PDS+, etc.) contre les utilisations abusives lorsqu’il s’absente de son poste de travail;
  • demander à l’ARC d’autoriser chaque opération « annulée »;
  • retourner les clés, encaissements, coffres et fonds de caisse à l’ARC à la fin de la journée (ou du quart de travail);
  • assurer la bonne tenue du dossier de recouvrement des coûts, entre autres des relevés des paiements de frais, états de rapprochement quotidiens et reçus officiels des recettes transférées au CM. Les dossiers financiers doivent être conservés pendant une période de sept ans;
  • préparer un état de rapprochement pour chaque devise et type de paiement de frais (instruments financiers, récépissés bancaires, etc.);
  • effectuer le rapprochement de toutes les opérations à la fin de la journée (ou du quart de travail) pour s’assurer que le total des recettes perçues correspond au total des paiements de frais individuels reçus;
  • confirmer le rapprochement et imprimer l’état de rapprochement quotidiennement ou plus souvent au besoin;
  • advenant un changement de caissier durant la journée, rapprocher les recettes en caisse des recettes perçues avant l’arrivée du deuxième caissier;
  • déterminer l’origine de tout écart en ce qui concerne les frais et signaler à l’ARC les déficits ou excédents;
  • s’assurer que chaque caissier a son propre code d’accès comme l’exige le PDS+;
  • faire en sorte que chaque caissier dispose de son propre tiroir-caisse ou de sa propre caisse. Le remplacement d’un caissier durant la journée signifie que le tiroir-caisse sera également remplacé;
  • si la mission accepte les paiements comptants, maintenir un volant de liquidité gardé à part des dépôts quotidiens afin que le caissier puisse rendre la monnaie aux demandeurs. Cette somme remise au CRC sera considérée comme une avance à justifier. À la fin de chaque exercice financier, ou advenant le départ du CRC durant l’année, le CM consignera le rapprochement de l’avance et redélivrera l’avance;
  • s’abstenir de rendre la monnaie à un membre du personnel de la mission ou de procéder à toute autre opération non liée au recouvrement des coûts mettant en cause un membre du personnel de la mission;
  • lire et signer l’engagement
Rôle de l’agent de gestion et des affaires consulaires

En vertu du protocole d’entente conclu entre CIC et le MAECI, le MAECI assume la responsabilité de tous les services bancaires gouvernementaux à l’étranger, tel qu’indiqué dans la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor (1997). Par conséquent, c’est à la section d’administration de la mission qu’incombe le dépôt des recettes liées à l’immigration. Dans le cadre de ses attributions, l’agent de gestion consulaire (AGC) doit vérifier les mesures prises en vue du transfert rapide et sécuritaire de tout l’argent liquide et de tous les instruments financiers dans le compte bancaire de la mission. Le MAECI doit s’assurer que l’AGC signe la Liste de vérification pour la certification - Mesures de contrôle des recettes dans les missions, conformément aux Procédures financières normalisées concernant la perception des frais exigés pour les services d’immigration aux missions.

L’AGC doit remplir ce formulaire de certification et l’envoyer à l’AC-MAECI. Le GPI doit parapher certaines mesures de contrôle sur ce formulaire de certification et en verser une copie au dossier. Un modèle du document se trouve à l’annexe H.

Le CM joue un rôle crucial dans la préservation de l’intégrité du PRCI. Il doit;

  • vérifier le taux de change (en dollars canadiens) des autres devises acceptées par la mission et signaler à l’ARC tout écart de plus de 5 % entre le tarif exigé en une devise étrangère et celui des droits en dollars canadiens;
  • confirmer les totaux de chaque type de paiement (devises ou argent comptant, instruments financiers et récépissés bancaires) reçu du CRC quotidiennement;
  • signaler à l’ARC tout écart relevé entre les totaux des paiements en caisse et les frais perçus pour lequel aucun rapprochement ne peut être effectué;
  • délivrer un reçu officiel au CRC pour les fonds reçus immédiatement après le transfert de ceux-ci;
  • consigner les fonds reçus dans le système de gestion intégré de la mission (SGI) à l’aide des codes pertinents du GLG;
  • veiller à ce que l’argent comptant qui n’a pas été déposé à la banque soit mis en sécurité durant la période en dehors des heures de travail;
  • organiser le transport des fonds à la banque en vue de leur dépôt;
  • dans le cas de sommes en dollars canadiens ou américains qui ne peuvent pas être déposées sur place, faire parvenir celles-ci au MAECI/SMFF en suivant les procédures habituelles;
Rôle de l’agent des visas et des autres membres du personnel de l’immigration dans le processus de recouvrement des coûts

Les agents des visas et le personnel subalterne de l’immigration ont tous un rôle à jouer pour s’assurer que la section respecte les lignes directrices de CIC relativement au recouvrement des coûts. Plus précisément, ils doivent :

  • veiller à ce que toutes les opérations de recouvrement des coûts soient correctement consignées dans les notes du STIDI/SMGC et à ce que les codes de recouvrement des coûts utilisés dans les écrans du STIDI/SMGC soient corrects (COD Guide de codage);
  • veiller à ce que des reçus officiels se rapportant aux services fournis soient joints à tous les dossiers confiés à leurs soins;
  • signaler à l’ARC tout écart relevé entre les reçus et les services fournis;
  • lire et signer l’engagement (tous les agents investis d’un pouvoir décisionnel )
Rôle de la Gestion des ressources

RIS est responsable du PRCI dans les missions. Celles-ci doivent tenir RIS au courant de toutes les questions relatives au recouvrement des coûts qui les concernent, en particulier des modifications aux modes de paiement des frais (y compris les devises) acceptés, de la mise en oeuvre d’ententes bancaires et des exercices de CQ du recouvrement des coûts menés par la section de l’immigration. Toute question litigieuse se rapportant aux lignes directrices de CIC ou du MAECI relatives au recouvrement des coûts doit être signalée à RIS.

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