Rapprochements

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Les rapprochements seront effectués conformément aux procédures établies dans le Guide de l’utilisateur de PDS+.

Voici les étapes du rapprochement effectué en fin de journée ou de quart de travail :

(Il importe de noter qu’en suivant les instructions ci-dessous, vous devrez confirmer à maintes reprises votre mot de passe.)

Confirmation des rapprochements

Le CRC aura fait en sorte que le premier rapprochement pourra être effectué dans le PDS+. Sélectionner « confirm » (confirmer) et le rapprochement s’imprimera. Sélectionner les autres rapprochements figurant sur la liste (ils varient selon la mission) et les imprimer également.

Impression des rapports

1203A : à partir de l’écran de rapprochement, sélectionner « previous screen » (écran précédent). L’option « 1203A Report » (rapport 1203A) s’affichera dans le menu, dans le coin supérieur droit de l’écran. Sélectionner cette option. Le premier rapport 1203A s’affichera dans le coin inférieur gauche de l’écran sous « Confirmed Deposits Not Included in a 1203A Report » (dépôts confirmés non inclus dans le rapport 1203A). Cliquer dessus et il s’affichera dans le coin inférieur droit. De temps à autre, il y aura deux rapports dans le coin inférieur gauche, par exemple lorsque plus d’un commis a travaillé sur ces dossiers ou qu’il n’y a pas encore eu de rapprochement lors d’une session antérieure. Dans ce cas, cliquer sur le deuxième rapport également et les deux rapports seront fusionnés en un seul et même document 1203A. Sélectionner « confirm » (confirmer) et le rapport intégral 1203A s’affichera à l’écran. Imprimer deux fois. (Répéter pour chaque rapport 1203A [un pour chaque type de devise]).

Rapport détaillé d’opérations

Sélectionner « previous screen » (écran précédent) et l’option « Detailed Transaction Report » (rapport détaillé d’opérations) s’affichera dans le menu, dans le coin supérieur droit de l’écran. Sélectionner cette option. Pour le rapprochement des seules opérations effectuées durant la journée, ne pas modifier l’option par défaut de la colonne de gauche « today » (aujourd’hui). Sous « Report » (rapport), sélectionner « Detail by Bank and Cheque Number » (information détaillée selon le numéro de banque et le numéro de chèque) et sélectionner ensuite « Bank Receipt » (récépissé bancaire) dans la boîte-éclair à droite. Cliquer sur « print » (imprimer) dans la partie inférieure de l’écran. Le rapport intégral détaillé d’opérations s’affichera à l’écran. Dans la partie inférieure de l’écran, supprimer la partie du nom de fichier qui se lit comme suit « Detail by Bank and Cheque Number » (information détaillée selon le numéro de banque et le numéro de chèque) et inscrire à la place la date du jour. Cliquer sur la case « to disk file » (fichier sur disque) dans la partie inférieure de l’écran et imprimer trois fois. Si votre rapport doit comprendre des opérations effectuées au cours des jours précédents (par exemple, si, pour une raison ou pour une autre, vous étiez incapable de rapprocher les opérations effectuées le jour précédent), vous n’aurez qu’à sélectionner « custom » (personnalisé) dans la partie gauche du premier écran et à indiquer les dates de la période visée par le rapport. Puisque ce rapport n’est pas un document contrôlé, il est possible de le réimprimer autant de fois que vous le voudrez en vous servant des mêmes critères ou de critères différents. Vous vous servirez également de cet écran pour produire vos estimations mensuelles d’entrées de fonds.

Réparer et Comprimer

Il est recommandé d’utiliser la fonction « réparer et comprimer » lorsque a) une corruption de la base de données a été détectée par PDS+ 2000 et après une terminaison anormale de PDS+ 2000 à une station ou b) au minimum, une fois par semaine à titre préventif même si aucune corruption de la base de données n’est suspectée. Une réparation préventive est essentielle pour un fonctionnement stable de PDS+ 2000. Sélectionner « previous screen » (écran précédent) deux fois et l’option « Administration » s’affichera dans le menu du coin supérieur droit. Sélectionner « Administration » et ensuite « Repair and Compact » (réparer et comprimer) et saisir votre mot de passe. Lorsque l’opération - qui peut prendre quelques instants - sera terminée un message-éclair s’affichera.

Vérifications aléatoires

L’ARC doit examiner au hasard chaque récépissé bancaire, chaque chèque et tout l’argent comptant reçus et s’assurer de l’exactitude de chacune des opérations figurant dans le PDS+. Cette activité prend trop de temps pour être effectuée quotidiennement, mais l’ARC doit s’y livrer de temps en temps, à l’improviste et sans avertissement.

Dans les missions qui ne sont pas branchées au PDS+ (la plupart des missions qui recueillent des recettes au nom de CIC le sont et le nombre de missions qui utilisent ce système ne cesse de croître), les rapprochements et la production des rapports 1203 doivent être conformes aux procédures décrites aux annexes I ou J, selon la mission. Les missions doivent conserver des exemplaires de leurs reçus au cas où des circonstances exceptionnelles rendraient nécessaire le rapprochement manuel des frais.

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