Système de comptabilité manuel (pour les missions qui ne possèdent pas de PDS+ ou de caisse enregistreuse)

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

EXT 1203 - Perception manuelle des frais

Le formulaire sur le registre de recouvrement des coûts des services d’immigration (EXT 1203) sert à consigner les frais perçus et à les déclarer selon les catégories de la grille tarifaire. Il faut remplir ce formulaire tous les jours et indiquer le nom des demandeurs ayant payé des frais.

Le formulaire EXT 1203 est utilisé uniquement dans les missions dotées de systèmes de perception manuelle des frais. Chaque formulaire EXT 1203 utilisé doit être numéroté en ordre croissant. Il faut remplir un formulaire distinct pour chaque monnaie acceptée par la mission. Par exemple :

  • 17/08 pour la monnaie nationale reçue le lundi;
  • 18/08 pour les fonds en dollars canadiens reçus le lundi;
  • 19/08 pour la monnaie nationale reçue le mardi;
  • 20/08 pour la monnaie nationale reçue le mercredi;
  • 21/08 pour les fonds en dollars américains reçus le mercredi, etc.

Le premier chiffre correspond au numéro du formulaire et le second, à l’année.

Dossier de recouvrement des coûts

Le commis au recouvrement des coûts doit tenir à jour un dossier bien organisé qui doit être conservé en lieu sûr pendant sept ans et comprendre des copies des formulaires EXT 1203A, des copies des reçus officiels fournis aux demandeurs, les demandes de remboursement et les reçus officiels délivrés par le comptable.

Procédures détaillées relatives aux systèmes de comptabilité manuels

On constate un certain nombre de lacunes dans le système manuel. Il est toutefois essentiel que le commis au recouvrement des coûts, le comptable de mission et vous compreniez l’importance de vos rôles. Les systèmes manuels permettent un plus grand nombre d’erreurs involontaires et, bien entendu, des erreurs volontaires par des personnes sans principes.

Fonctions du commis au recouvrement des coûts dans le système de comptabilité manuel

Le commis au recouvrement des coûts assumera les fonctions suivantes.

Pour chaque opération, le CRC doit:

  1. délivrer un reçu officiel, numéroté en ordre croissant, provenant du livre officiel obtenu du comptable de mission, au nom du bénéficiaire;
  2. inscrire la catégorie de services demandée (p. ex. résidence permanente, étudiant, etc.) ainsi que le numéro de dossier approprié sur le reçu officiel;
  3. remettre le reçu officiel de la façon suivante : - copie blanche - au demandeur si présent, - copie jaune - conservée avec la copie du formulaire EXT 1203 copie rose - jointe à la copie du formulaire EXT 1203 à remettre au comptable, -copie or - jointe au formulaire de demande;
  4. inscrire tous les renseignements requis sur le formulaire EXT 1203 pour la monnaie correspondante, s’assurer que le montant perçu est inscrit à la section appropriée;
  5. lorsqu’un reçu officiel est abîmé ou annulé pour une raison ou une autre, inscrire « ANNULÉ » en diagonale du reçu officiel et joindre toutes les copies du reçu à la copie du formulaire EXT 1203 destiné au comptable. Ne jeter aucun reçu.

Pratique exemplaire

Un agent canadien à l’étranger doit signer ou initialiser toutes les opérations d’annulation.

Procédures sommaires pour le commis au recouvrement des coûts
  1. remplir à la fin de chaque journée ouvrable un formulaire EXT 1203 distinct pour chaque monnaie recueillie pendant la journée, que ce soit la monnaie nationale, américaine ou canadienne;
  2. rapprocher les frais perçus au moins une fois par jour. Il faut fermer le rapport EXT 1203 une fois que les frais sont rapprochés;
  3. lorsque les frais perçus sont très importants, le formulaire EXT 1203 peut être fermé plus d’une fois par jour afin de permettre au comptable de procéder à une vérification;
  4. fermer le formulaire EXT 1203 en traçant une ligne sous la dernière entrée et en calculant les frais totaux pour chaque catégorie. Indiquer le grand total;
  5. rapprocher le formulaire EXT 1203 aux reçus officiels et aux frais reçus et signer la partie inférieure du formulaire à la section « préparé par »;
  6. si on note des écarts entre le formulaire EXT 1203, les reçus officiels et les frais reçus, une explication doit être donnée à l’ACE désigné;
  7. tous les jours, remettre l’argent, la copie originale, les duplicatas des formulaires EXT 1203 et les copies roses du reçu officiel au comptable;
  8. attendre en compagnie du comptable qu’il ait terminé le rapprochement et remis un reçu officiel au commis;
  9. joindre ce reçu officiel à la troisième copie du formulaire EXT 1203 conservée dans le dossier de recouvrement des coûts.

Si la mission ne bénéficie pas des services d’un comptable de mission, le commis au recouvrement des coûts prépare également le dépôt et s’assure que les étapes suivantes sont respectées :

  1. les bordereaux de dépôt sont préparés;
  2. le commis au recouvrement des coûts ne peut pas préparer le bordereau de dépôt et faire le dépôt à la banque. Une fois qu’un ACE désigné a examiné et initialisé le bordereau de dépôt, le commis au recouvrement des coûts remet le dépôt à la personne qui se rend à la banque et demande à celle-ci d’initialiser le bordereau de paiement pour le montant reçu;
  3. au retour du déposant, l’ACE désigné et le commis au recouvrement des coûts doivent s’assurer que le montant déposé correspond au montant déposé à la banque. Une copie du bordereau de dépôt, initialisée par le caissier de banque, est jointe au formulaire EXT 1203, puis remise au comptable. Une copie est conservée dans le dossier de recouvrement des coûts;
  4. une fois que le comptable reçoit la confirmation du dépôt de la banque, le CRC obtient une copie du récépissé bancaire officiel du comptable et le rapproche de la copie du formulaire EXT 1203 conservée dans le dossier de recouvrement des coûts. Lorsque le dépôt (effectué après du comptable de mission ou directement à la banque) comprend plus d’un formulaire EXT 1203, il faut se servir d’une machine à additionner pour rapprocher les montants totaux de chaque monnaie sur les formulaires EXT 1203 au montant déposé. Joindre le ticket de contrôle au reçu officiel dans le dossier de recouvrement des coûts.

Le commis au recouvrement des coûts doit revoir et signer le formulaire d’engagement correspondant auprès de l’agent de CIC tous les ans.

Fonctions de l’agent de recouvrement des coûts dans un système manuel

Vous devez vous assurer que le système fonctionne comme prévu. Vous tentez d’atteindre les deux importants niveaux d’assurance suivants :

  1. toutes les recettes provenant des services d’immigration reçues par le commis au recouvrement des coûts ont été consignées sur le formulaire EXT 1203;
  2. tous les fonds indiqués sur le formulaire EXT 1203 ont été remis au comptable de mission ou à la banque en vue de leur dépôt.

Vous devez contrôler le système en procédant aux vérifications de procédure trimestrielles suivantes après avoir consulté le manuel d’auto-évaluation destiné aux missions utilisant les reçus officiels :

  1. Demander au comptable de mission si les copies des reçus officiels sont jointes à la copie du formulaire EXT 1203 reçue.
  2. Demander au comptable de mission s’il a vérifié l’ordre des reçus officiels joints aux formulaires EXT 1203 et, si un reçu manque, s’il a effectué un suivi.
  3. Sélectionner au moins cinq demandes obtenues pour le trimestre à partir du journal des demandes reçues. Pour chaque demande reçue, suivre les étapes suivantes :

    • s’assurer qu’une copie du reçu officiel est classée dans le dossier de demande;
    • s’assurer que les frais facturés (indiqués sur le reçu officiel) sont exacts;
    • s’assurer que le nom du demandeur apparaît sur le formulaire EXT 1203;
    • s’assurer que les frais indiqués sur le formulaire EXT 1203 correspondent aux frais indiqués sur le reçu officiel.
  4. Examiner les formulaires EXT 1203 placés dans le dossier de recouvrement des coûts :

    • s’assurer que les formulaires EXT 1203 couvrent tout le trimestre (aucun formulaire manquant);
    • s’assurer que chaque formulaire EXT 1203 comprend un reçu officiel délivré par le comptable de mission;
    • prendre deux formulaires EXT 1203 et s’assurer que les fonds transférés au comptable de mission (indiqués sur le reçu officiel) correspondent au montant inscrit sur le formulaire EXT 1203.
  5. Examiner l’ordre des reçus officiels délivrés aux demandeurs (joints aux formulaires EXT 1203 dans le dossier de recouvrement des coûts) :

    • s’assurer que le numéro sur le premier reçu officiel délivré suit le dernier reçu du dernier trimestre;
    • s’assurer qu’il n’y a aucune interruption dans la série. S’il manque des numéros, s’assurer que cela s’explique par la fin d’un livret de reçus ou des annulations (dans ce cas, les quatre copies sont jointes à la copie du formulaire EXT 1203 destinée au comptable);
    • noter le numéro du dernier reçu officiel délivré pour ce trimestre aux fins du contrôle du trimestre suivant.

Ce sont vos responsabilités et vous ne pouvez pas les déléguer à un AID.

Fonctions du comptable dans un système manuel

Il y a un risque qu’un commis au recouvrement des coûts sans scrupules délivre des reçus officiels, perçoive et empoche les frais, puis détruise les reçus sans les inscrire sur le formulaire EXT 1203. Pour empêcher que cette situation se produise, le comptable doit enregistrer les numéros des reçus officiels délivrés dans le programme d’immigration. Le comptable doit ensuite mettre le journal à jour chaque fois qu’un reçu officiel est soumis avec le formulaire EXT 1203 et noter si le reçu a été utilisé ou annulé. Avant de remettre un nouveau livret de reçus, le comptable doit revoir le journal afin de s’assurer que tous les reçus délivrés précédemment ont été comptabilisés.

Le comptable doit revoir et signer le formulaire d’engagement correspondant auprès de l’agent de CIC tous les ans.

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