Procédure de l’appellation : Gestion des dossiers existants - Enregistrements en double

Il se peut, notamment en cas d’erreur administrative, que des enregistrements multiples soient associés à un client. Tous les enregistrements associés au même client doivent être fusionnés ou entreposés (SMGC). Les requêtes à cet égard doivent être envoyées au Centre de soutien des opérations (CSO) à l’AC de CIC, ou traitées selon la procédure interne. Les bureaux ne doivent pas créer une nouvelle demande ni transférer un client du SSOBL (s’il y a dédoublement de l’ID) au SMGC tant que les enregistrements multiples n’ont pas été fusionnés par le CSO.

En cas de fusion ou d’entreposage d’enregistrements multiples, toutes les variantes orthographiques du nom doivent être traitées comme pseudonymes ou autres noms. Les renseignements suivants doivent être entrés dans le système de CIC :

  1. les raisons justifiant l’existence d’enregistrements multiples;
  2. les renseignements menant à la fusion ou à l’entreposage.

Surtout, aucun nom ne doit être supprimé des systèmes de CIC.

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