Politique d’appellation : Pour l’identification des clients

La présente Politique contient des directives à l’intention des agents sur la façon d’identifier un client et d’en consigner le nom. Cette Politique s’applique aux secteurs d’activités de la citoyenneté et de l’immigration. Le fait de consigner avec exactitude le nom de tous les clients de CIC :

  1. garantira que les noms sont consignés dans les systèmes d’archivage selon le nom qui figure dans la documentation du client, dans la mesure du possible;
  2. garantira que les documents délivrés par Citoyenneté et Immigration Canada portent le nom juste;
  3. favorisera l’uniformité des méthodes de consignation des noms dans le Ministère afin de renforcer l’intégrité des programmes et d’assurer la clarté pour nos partenaires;
  4. garantira que les dossiers portant les noms des clients contiennent une « piste » vérifiable.

Principes

La présente Politique est conforme à la législation, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada qui orientent la gestion des renseignements d’identité ou l’influencent. Au moment d’élaborer et de gérer des programmes, des processus et des outils qui ont une incidence sur la gestion de l’identité, il faut se conformer aux principes suivants de CIC :

  1. CIC est une source autoritaire de la gestion d’identité; cependant, CIC ne « crée » pas d’identités. Les noms sont fondés sur les preuves d’identité les plus fiables qui existent;
  2. l’identification et la consignation du nom d’un client doivent se faire de manière uniforme et transparente;
  3. l’identification et la consignation du nom d’un client ne doivent pas entraver ses déplacements;
  4. l’identification et la consignation du nom d’un client ne doivent pas nuire à son intégration au Canada, et doivent si possible la faciliter;
  5. un continuum d’identité unique et vérifiable doit exister pour chaque client;
  6. CIC doit demeurer une source d’information digne de confiance sur l’identité d’un client;
  7. la gestion des renseignements d’identité améliore les services à la clientèle et l’intégrité des programmes.

Considérations opérationnelles et exceptions

La présente Politique cherche à introduire un certain niveau d’uniformité dans le Ministère et elle contient des principes dont le but est d’assurer l’uniformité de l’identification et de la consignation des noms. La Politique reconnaît que les cas exceptionnels d’appellation ont généralement été traités individuellement et que dans bien des cas, c’est l’agent qui a dû déterminer la façon d’identifier et de consigner un nom sans directives officielles. Des instructions relatives aux cas exceptionnels seront publiées dans les bulletins opérationnels et/ou les manuels de procédure. Étant donné la nature des activités de CIC, les agents doivent s’efforcer de respecter, dans la mesure du possible, les lignes directrices de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI) que l’on trouve dans le « Doc 9303 » (en anglais seulement) de l’OACI sur les documents de voyage lisibles à la machine.

On s’affaire à rédiger des directives opérationnelles détaillées à l’appui de la politique, et elles seront affichées sous peu.

Pour des éclaircissements ou des questions sur la manière d’appliquer cette Politique aux situations d’appellation exceptionnelles, veuillez envoyer un courriel à CIC

Date d’entrée en vigueur et champ d’application

La présente Politique entrera en vigueur à la date suivante : le 1 janvier 2013.

La présente Politique remplace toutes les autres politiques publiées par CIC sur le sujet avant l’entrée en vigueur de celle-ci. Il s’agit d’une politique « courante » en ce sens que chaque fois qu’un nouveau service est demandé par un client existant ou qu’une nouvelle demande est présentée, la présente Politique s’applique. Cette dernière ne s’applique pas rétroactivement aux cas qui ont été traités ou lancés avant son entrée en vigueur.

Définitions

  Terme Définition
1 Création d’un dossier Consignation du nom d’un client
2 Nom Série de lettres de l’alphabet latin qui identifie un client
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