Procédure de l’appellation : Structure des noms et comment enregistrer les noms dans le SMGC

L’exactitude est un élément essentiel lors de l’établissement du nom puisqu’elle peut avoir d’importantes répercussions sur les déplacements du client, son accès au Canada et son accès aux services offerts au Canada. Elle rehausse l’intégrité du programme et améliore l’efficacité opérationnelle.

Comprendre les indicateurs principal et secondaire

Noms en deux parties

Un nom est habituellement formé de deux parties – le ou les prénoms ainsi que le ou les noms de famille. Le ou les noms de famille sont habituellement considérés comme l’identificateur principal, tandis que tous les autres éléments, habituellement le ou les prénoms, représentent les identificateurs secondaires.

Nom(s) de famille  =  identificateur principal
Prénom(s)  =  identificateur secondaire

Exemple

Image du passeport avec le nom en deux parties comme décrit ci-dessous

Dans l’exemple ci-dessus, Normann est le nom de famille, soit l’identificateur principal qui sera enregistré comme nom de famille dans le système de CIC. Kari est le prénom, soit l’identificateur secondaire qui sera enregistré comme prénom.

Noms uniques

Lorsqu’il est établi que le nom d’une personne ne peut être scindé en deux parties, le nom (soit le nom de famille, soit le prénom), tel qu’il figure sur le document utilisé comme preuve, sera traité comme identificateur principal et entré dans le champ du nom de famille dans les systèmes de CIC.

Par exemple, si, sur le titre de voyage du client, le nom George figure dans le champ du prénom et que le champ du nom de famille est vide, George devient l’identificateur principal et sera entré dans le champ du nom de famille. Le champ du prénom restera vide dans le système de CIC.

Cette directive est conforme à celle de l’OACI et facilitera les futures recherches de nom.

Prénoms ou noms de familles multiples (composés)

Les noms à composantes multiples doivent être entrés dans les champs de prénom et/ou de nom de famille appropriés. Il ne faut pas les scinder arbitrairement et les entrer dans des champs distincts des systèmes, comme les champs du pseudonyme ou d’autre nom. En cas de doutes quant à l’identificateur principal et à l’identificateur secondaire du client, il faut vérifier la ZLA du document pour voir comment l’autorité de délivrance a établi le nom. Les exceptions à cette règle sont décrites aux sections Noms avec mention du lien marital et Noms avec mention du lien de filiation; les exceptions futures seront traitées dans des bulletins opérationnels.

Noms translitérés et non translitérés

Le pays de délivrance est responsable de la translittération vers l’alphabet latin des identificateurs figurant sur le document. L’orthographe dans l’alphabet latin est utilisée pour établir le nom dans le système de CIC et sera imprimée sur les documents d’immigration et de citoyenneté, à l’exception des accents français, lesquels seront entrés dans le système de CIC et reflétés sur les documents délivrés par CIC. Cette disposition s’applique aussi en l’absence d’une norme de translittération pour un pays donné.

Translitération et exceptions pour les accents français

Si, sur un document utilisé pour établir un nom, le nom inscrit comporte des accents français tels que (Â - À - É - Ê - Ë - È - Ï - Î - Ô - Ü - Ù - Û - Ç) dans la ZIV, la même orthographe peut être utilisée pour établir l’enregistrement de nom dans le système de CIC.

Translitération et caractères d’un alphabet étranger

Si, sur un document utilisé pour établir un nom, figure un nom ou une partie d’un nom dans un alphabet étranger, l’information contenue dans la ZLA ou la PLM, le cas échéant, aura préséance sur l’information contenue dans la ZIV pour établir le nom et son orthographe. Par exemple :

  • On pourrait voir, dans la ZIV d’un passeport suédois, le nom « Pöllä », tandis qu’il sera écrit « POELLAE » dans la ZLA ou la PLM et que ce nom, sur le formulaire de demande, sera épelé ainsi : « POLLA ». Dans un tel cas, l’orthographe du nom dans la ZLA ou la PLM aura préséance sur toute autre orthographe.

Noms ou portions de nom non translitérés

Dans le cas d’un document acceptable sur lequel figurent le nom translitéré dans l’alphabet latin ainsi que le nom dans la langue d’origine, le nom translitéré, c’est-à-dire celui dans l’alphabet latin, sera celui utilisé aux fins officielles. Cette règle s’applique également lorsque le nom dans l’alphabet latin n’est pas aussi complet que le nom dans la langue d’origine.

On ne doit jamais enregistrer le nom dans la langue d’origine comme nom principal ni l’imprimer sur les documents d’immigration et de citoyenneté, sauf s’il contient des accents français, auquel cas il sera traité dans le système de CIC et reflété sur les documents délivrés par CIC. Lorsque cela est possible, ce nom est entré comme pseudonyme ou autre nom dans le système de CIC, à des fins de vérification. Il convient d’utiliser, à titre de référence, les lignes directrices de l’OACI en matière de translittération, lesquelles sont énoncées à l’Appendice 9 du document 9303 de l’OACI (www.icao.int).

Toute demande de changement concernant la translittération sera traitée au même titre qu’une demande de changement de nom, auquel cas les procédures décrites à la section « Demandes de changement de nom » doivent être suivies, même si l’orthographe demandée est notée au dossier.

Noms contenant un patronyme ou un matronyme

Que sont un patronyme et un matronyme?

Le patronyme est un nom acquis à partir du prénom du père, du grand-père ou d’un autre ancêtre masculin. Le matronyme est une composante du nom fondée sur le nom de la mère ou d’une ancêtre féminine. Chacun de ces éléments est une façon de perpétuer la lignée et fournit des renseignements inestimables au sujet d’une personne.

Les patronymes et les matronymes sont représentés de différentes façons. Suit un exemple de patronyme russe.

Le patronyme dérivé du nom du père s’applique autant au fils qu’à la fille, mais est présenté de manière différente :

Pour un homme, le patronyme se termine habituellement par -OVICH (« fils de »), -EVICH ou -YEVICH
p. ex. le fils d’Ivan aura le patronyme Ivanovich.

Pour une femme, le patronyme se terminera par -OVNA (« fille de »), -EVNA ou -YEVNA
p. ex. la fille d’Ivan aura le patronyme Ivanovna.

Ainsi, le nom d’un homme russe dont le père est prénommé Ivan pourrait être Mikhail Ivanovich KARLOV (prénom + patronyme + nom de famille).

Le nom d’une femme russe dont le père est prénommé Ivan pourrait être Anastassia Ivanovna KARLOVA (prénom + patronyme + nom de famille).

Préséance de la ZLA en présence d’un patronyme ou d’un matronyme

Le patronyme ou le matronyme sera indiqué dans le nom, conformément à l’information figurant dans la ZLA ou la PLM du titre de voyage, le cas échéant. Par exemple, si un patronyme est indiqué dans la portion du nom de famille de la ZLA ou de la PLM, il doit être entré dans le champ du nom de famille dans le système de CIC, sauf s’il est visé par l’une des exceptions décrites aux sections Noms avec mention du lien marital et Noms avec mention du lien de filiation, Situations exceptionnelles ou dans un bulletin opérationnel.

Absence de ZLA ou de PLM lorsqu’un patronyme ou un matronyme est utilisé

En l’absence d’une ZLA ou d’une PLM, on considérera que le patronyme ou le matronyme fait partie du nom seulement s’il est écrit dans l’alphabet latin sur le document utilisé pour établir le nom. Le patronyme et le matronyme ne doivent pas être indiqués dans le nom principal s’ils ne figurent pas sur le document principal utilisé pour établir le nom. Ils doivent cependant être entrés comme pseudonyme ou autre nom dans le système de CIC.

Noms avec mention du lien et noms avec titres, préfixes, grades et décorations

Noms avec titres, préfixes, grades et décorations

Les titres, préfixes, suffixes, titres professionnels, grades, décorations, distinctions honorifiques, prix et statuts héréditaires ne doivent pas être traités comme un élément du nom, sauf s’ils figurent dans la ZLA du titre de voyage, ce qui signifie que le pays de délivrance considère que l’élément fait partie intégrante du nom. Si le client souhaite ajouter un tel titre à son nom après son arrivée au Canada, il doit suivre la procédure énoncée à la section Changement de nom demandé par le client pour une raison autre qu’une erreur de transcription ou administrative.

Exemple

Image de passeport avec titres, préfixes degrés ou des décorations comme décrit ci-dessous

Dans ce cas‑ci, on peut voir, dans la ZIV, le titre « MR. » (pour Monsieur) dans le champ du nom de famille, mais il ne figure pas dans la ZLA. Ainsi, le titre « MR. » ne doit pas être enregistré dans le système de CIC.

Noms avec mention du lien marital

Si le pays de délivrance a inclus l’élément « épouse de », « epse », « spouse of », « femme de » ou « mari de » dans la PLM ou la ZIV d’un document, l’agent omettra cet élément du nom principal. L’autre nom sera entré comme pseudonyme ou autre nom dans les systèmes de CIC.

Par exemple, si le passeport du client indique « Nour epse Paul Sajan » dans le champ du nom et « Ibrahim Samad » dans le champ du prénom, le nom de famille utilisé sera NOUR et le prénom sera Ibrahim Samad. La version du nom qui inclut le nom de l’époux sera entrée comme pseudonyme ou autre nom dans le système de CIC.

Noms avec mention du lien de filiation

Si le pays de délivrance a inclus l’élément « fils de » ou « fille de » ou « bin » ou « bint » et le nom du père PLM ou la ZIV d’un document, l’agent doit omettre cet élément du nom principal dans le système de CIC et ne pas l’imprimer sur les documents délivrés par CIC. Toutefois, les noms qui incluent l’élément « fils de » ou « fille de » seront enregistrés comme type de nom « fils/fille de », tandis que les noms qui incluent l’élément « bin » ou « bint » seront entrés comme pseudonyme ou autre nom dans le système de CIC.

Par exemple, si le passeport du client indique « Ahmad bin Husain bin Muhammad » (qui signifie Ahmad fils de Husain (lequel est) fils de Muhammad), Husain sera entré comme nom de famille et le prénom sera Ahmad. La version du nom qui inclut l’élément « fils de/fille de » ou « bin/bint » et le nom du père sera entrée comme pseudonyme ou autre nom dans le système de CIC.

La mention IBN/BEN/OULD/WULD est une autre façon d’indiquer le lien de filiation. Par exemple, si le nom inscrit sur le passeport du client est « Husain Ould Ahmad Ould Muhammad » (qui signifie Husain fils de Ahmad (lequel est) fils de Muhammad), Ahmad sera entré comme nom de famille et le prénom sera Husain. La version du nom qui inclut l’élément « fils de/fille de «  ou « IBN/BEN/OULD/WULD » et le nom du père sera entrée comme pseudonyme ou autre nom dans le système de CIC.

Facteurs liés à l’enregistrement du nom dans les systèmes de CIC

Nombre maximal de caractères et troncation dans les systèmes

  • SMGC

    Lorsque le nom d’un client est entré dans le SMGC, le système alloue 50 caractères pour le ou les noms de famille et 50 caractères pour le ou les prénoms. Par conséquent, le nom au complet du client, tel qu’il figure sur le document utilisé pour établir le nom, sera entré dans le SMGC exactement dans le même ordre que sur le document.

  • Autres systèmes (par exemple, le SSOBL)

    Dans certains systèmes, le nombre maximal de caractères ne permet pas toujours d’entrer le nom au complet. Si un identificateur principal ou secondaire dépasse à lui seul la limite de caractères permise pour le champ du nom de famille, les caractères doivent être entrés jusqu’à ce que le nombre limite soit atteint, dans le même ordre que sur la pièce justificative.
    Dans tous les cas, tous les noms omis en raison de la contrainte d’espace seront entrés comme pseudonyme ou autre nom, et une note explicative doit être versée au dossier du client.

Transition des noms du SSOBL au SMGC

Au moment de faire la transition du dossier client du SSOBL au SMGC, veuillez vous assurer que le nom du client est le bon et que le nom entré dans le SMGC est exact et non tronqué. Toute erreur doit être corrigée immédiatement. Le nom entré dans le SMGC doit être le même que celui indiqué sur le document principal. Veuillez consulter la section Documents utilisés pour établir un nom pour déterminer le bon nom.

Majuscules et minuscules

Tous les noms doivent être enregistrés tels qu’ils figurent sur le document principal et, dans la mesure du possible (selon les systèmes), les majuscules et les minuscules seront les mêmes que celles figurant sur ce document. Si cela n’est pas possible, une note doit être entrée dans le système de CIC pour refléter le changement et préciser les raisons pour lesquelles le nom n’a pas été entré tel qu’il figure sur le document principal.
p. ex. Andrew MacDonald et Andrew Macdonald

Date de modification :