Procédure de l’appellation : Comment lire les titres de voyage (ZLA, PLM, ZIV)

Zones sur le passeport ou le titre de voyage

Procédure d’appellation : ZLA et ZIV

Le format de la zone de lecture automatique (ZLA) d’un titre de voyage est le suivant :

  1. le nom de famille est inscrit en premier;
  2. des chevrons doubles (<<) séparent le ou les noms de famille et le ou les prénoms;
  3. des chevrons simples (<) séparent les noms de famille multiples et les prénoms multiples.

Exemple

Image d'une photo d'identité de Sarah Martin

Zone d’inspection visuelle (ZIV)

Le nom d’une femme canadienne dont le prénom est Anna Maria et le nom de famille est Eriksson sera encodé comme suit :
P<CANERIKSSON<<ANNA<MARIA<<<<<<<<<<<<<<<<<<<
Le nom d’un homme canadien dont le prénom est George Michael et le nom de famille est Richards Stevens sera encodé comme suit :
P<CANRICHARDS<STEVENS<<GEORGE<MICHAEL<<<<<<<

La ZLA est la principale zone à utiliser pour déterminer le nom principal du client. La ZIV est utilisée seulement dans des cas particuliers, lorsque le nom dans la ZLA est tronqué (pour plus de détails, voir la section Noms tronqués dans la ZLA) ou si le nom contient un trait d’union ou une apostrophe  (pour plus de détails, voir les sections La ZIV, la ZLA, la PLM et les traits d’union et La ZIV, la ZLA, la PLM et les apostrophes).

Procédure d’appellation : PLM

Une puce lisible à la machine (PLM) est une caractéristique électronique qui améliore la sécurité d’un document. Si le passeport est muni d’une PLM, il y aura une petite image d’un appareilphoto sur la page couverture, comme dans l’exemple ci-dessous :

Image de la couverture du passeport canadien tel que décrit ci-dessus

Procédure d’appellation : différences entre la ZLA, la PLM et la ZIV

Ordre des noms

Si la ZLA, la PLM et la ZIV contiennent des renseignements similaires, mais que l’ordre des noms est différent, les données de la ZLA seront utilisées seulement pour établir l’ordre du nom dans les systèmes de CIC et sur les documents délivrés par CIC. Le ou les noms dont l’ordre diffère seront traités comme pseudonymes ou autres noms dans les systèmes de CIC.

p. ex.

  • ZIV: Mopumgamboyo
  • ZLA: Mopumga<<Mboyo

Le nom principal doit être enregistré comme suit dans les systèmes de CIC : Mopumga comme nom de famille et Mboyo comme prénom.
Mopumgamboyo doit être enregistré en tant que pseudonyme ou autre nom.

p. ex.

  • ZIV: Ramsay, Robert Martin Sebastian
  • ZLA: Ramsay<<Martin<Robert<Sebastian

Le nom principal doit être enregistré comme suit dans les systèmes de CIC : Ramsay comme nom de famille et Martin Robert Sebastian comme prénoms.
Ramsay, Robert Martin Sebastian doit être enregistré comme pseudonyme ou autre nom dans les systèmes de CIC.

Traits d’union

On doit consulter, le cas échéant, la ZIV, la ZLA et la PLM pour obtenir le plus de précisions possible au sujet d’un nom. L’agent doit enregistrer un trait d’union dans un nom lorsqu’il est reproduit dans la ZIV, même s’il est encodé dans la ZLA avec le chevron « < », ce qui correspond à une espace.

Exemple

Image de passeport avec nom composé tel que décrit ci-dessous

Dans l’exemple ci-dessus, Lin sera enregistré dans le champ du nom de famille, et Mei-Hua sera enregistré, avec le trait d’union, dans le champ du prénom dans les systèmes de CIC, tel qu’il est indiqué dans la ZIV. Veuillez consulter la section Champs inhabituels de la ZIV pour en savoir plus au sujet de l’enregistrement du nom dans le champ du pseudonyme de la ZIV.

Apostrophes

L’agent doit consigner l’apostrophe dans le nom principal puisqu’elle est reproduite dans la ZIV (tandis qu’elle ne l’est pas dans la ZLA ou la PLM, le cas échéant, où elle est omise et où il n’y a aucune espace entre les parties du nom qui sont séparées par une apostrophe dans la ZIV).

Par exemple, si, dans la ZIV, le nom de famille d’un client est O’NEILL et son prénom est Robert, mais qu’il est écrit ONEILL<<ROBERT dans la ZLA, le nom de famille sera enregistré comme étant O’NEILL et le prénom sera enregistré comme étant ROBERT dans les systèmes de CIC. Le nom de famille ONEILL et le prénom ROBERT seront traités comme pseudonymes ou autres noms.

La ZIV et la ZLA indiquent le nom au complet et le nom de famille, plutôt que le ou les prénoms et le nom de famille

Si le pays de délivrance a inclus le nom au complet, incluant le nom de famille, dans le champ du prénom de la ZIV et de la ZLA et que le nom de famille est également indiqué séparément dans le champ du nom de famille, de sorte que le nom de famille apparaît deux fois, on ne doit pas créer un nouvel enregistrement client dans les systèmes de CIC pour refléter deux fois le nom de famille. Le nom inscrit dans la ZLA doit être enregistré comme pseudonyme dans les systèmes de CIC. Par exemple :

Le nom d’une femme canadienne dont les prénoms sont Anna Maria et le nom de famille est Eriksson, et dont le nom complet est Anna Maria Eriksson sera encodé comme suit dans la ZIV :

  • Nom complet : Anna Maria Eriksson
  • Nom de famille : Eriksson

Et dans la ZLA, on verra :

  • P<CANERIKSSON<<ANNA<MARIA<ERIKSSON<<<<<<<<<<
  • Ainsi, dans les systèmes de CIC, son nom sera encodé comme suit : Prénom(s) : Anna Maria et Nom de famille : Eriksson.

Procédure d’appellation : anomalies dans la ZLA

Noms tronqués dans la ZLA

Si, en raison d’un manque d’espace, le nom d’un client est tronqué dans la ZLA, mais que le nom au complet est indiqué dans la ZIV et dans la PLM, le cas échéant, le nom au complet sera enregistré comme nom principal dans les systèmes de CIC et sur les documents délivrés par CIC. (Compte tenu de l’espace restreint sur la carte RP, le nom au complet sera indiqué sur la confirmation de résidence permanente et dans le système de CIC, tandis que le plus de caractères possible figureront sur la carte RP pour identifier le client. ) Le nom tronqué sera enregistré comme pseudonyme ou autre nom dans les systèmes de CIC.

ZLA non conforme aux normes de l’OACI

Même si la ZLA n’est pas conforme aux normes de l’OACI, l’agent ne peut pas ignorer l’information contenue dans les sections non conformes de la ZLA, à l’exception des cas précisés ci-dessous, des cas visés dans de futures instructions relatives à l’exécution des programmes ou de ceux déterminés en consultation avec la DGGOC.

Situation exceptionnelle – L’ordre des noms ne correspond pas à l’ordre des noms figurant sur d’autres documents délivrés par le même gouvernement
Dans de rares cas, notamment lorsqu’il est question de passeports et de titres de voyage délivrés par le gouvernement de l’Érythrée, plusieurs noms peuvent être inscrits dans le champ du nom de la ZIV (pas de champ distinct pour le ou les noms de famille et le ou les prénoms). Cependant, il est possible que le demandeur soit titulaire d’autres documents délivrés par le gouvernement sur lesquels il est clairement indiqué lequel des noms est le nom de famille, sans que ce nom soit le même que celui figurant comme nom de famille dans la ZLA. Le premier nom indiqué dans le champ de nom unique de la ZIV figure plutôt comme nom de famille dans la ZLA.

Par exemple, dans le champ du nom de la ZIV, on peut lire le nom Marie Elizabeth Smith, tandis que la ZLA affiche le nom comme suit : ERIMarie<<Elizabeth<Smith. Marie figure dans la portion de la ZLA où le nom de famille doit être indiqué. Elizabeth et Smith figurent comme prénoms. Cependant, la cliente soumet d’autres documents délivrés par le gouvernement sur lesquels Smith est indiqué comme nom de famille et où Marie et Elizabeth sont les prénoms.

Dans un tel cas, la connaissance des pratiques d’appellation locales doit être prise en considération, et, si cela n’empêche pas la personne de se rendre au Canada, le nom principal enregistré pour les besoins de CIC et qui sera indiqué sur les documents délivrés par CIC sera le nom de famille tel qu’il apparaît sur les documents délivrés par le gouvernement, autres qu’un passeport ou un titre de voyage sur lequel le nom de famille n’est pas indiqué dans la portion réservée au nom de famille dans la ZLA. Dans ce cas, le nom figurant dans la ZLA sera enregistré dans le système de CIC comme pseudonyme ou autre nom; le nom de famille tel qu’il est consigné dans la ZLA et les autres noms seront enregistrés comme prénoms.

Cas où la section « Observations » a préséance sur la ZLA

Sur certains passeports ou titres de voyage, on retrouve une modification officielle dans la section « Observations » du titre de voyage (par exemple, nom marital), auquel cas la modification doit être prise en compte pour déterminer le nom. Le nom inscrit dans la zone de lecture automatique (ZLA) du passeport doit être enregistré comme ancien nom ou pseudonyme dans le système de CIC.

Un seul champ de nom et pas de ZLA, ou la ZLA ne précise pas l’ordre des noms

Dans de rares cas, la ZIV comporte plusieurs noms inscrits dans un seul champ de nom [elle ne contient pas de champs séparés pour le(s) nom(s) de famille et le(s) prénom(s)], et il n’y a pas de ZLA pour indiquer la séparation du nom ou encore, la ZLA ne précise pas l’ordre des noms.

Dans de tels cas, la connaissance des pratiques d’appellation locales peut être prise en considération. Par exemple :

Il arrive à l’occasion de voir des passeports écrits à la main. Dans le cas d’un passeport bangladais écrit à la main, le Haut-commissariat du Bangladesh à Ottawa souligne que, la plupart du temps, le premier nom qui apparaît dans le champ du nom est le nom religieux de la personne, le second nom est le nom réel du client et le dernier nom écrit dans le champ du nom du passeport est le nom de famille. Par conséquent, les premier et deuxième noms doivent être inscrits dans le champ « prénom(s) », et le dernier nom figurant sur la ligne du passeport doit être enregistré dans le champ du nom de famille dans le système de CIC.

Par exemple :
Si le passeport indique les noms dans l’ordre suivant : Muhammad Hafiz Khan, et si nous appliquons la procédure d’appellation coutumière selon l’ambassade du Bangladesh, CIC enregistrerait Muhammad Hafiz comme prénoms et Khan comme nom de famille.

Dans les pays arabes, il est de coutume que le nom soit composé du prénom de la personne, du nom du père et du nom du grand-père. Par conséquent, le premier nom doit être inscrit dans le champ du prénom tandis que les noms du père et du grand-père seront inscrits dans le champ du nom de famille dans le système de CIC.

Procédure d’appellation : anomalies dans la ZIV

Procédure d’appellation – champs inhabituels dans la ZIV

Dans de rares cas, la ZIV de certains titres de voyage comprend des champs de nom de mission ou de nom de collectivité. Parfois, ces champs contiennent un nom, auquel cas on doit utiliser la ZLA pour savoir s’il faut ou non entrer ce nom dans le champ du nom de famille (identificateur principal) ou du prénom (identificateur secondaire) dans le système de CIC. Si le nom de mission ou le nom de collectivité ou un autre nom indiqué dans un champ de nom inhabituel ne figure pas dans la ZLA, ce nom sera traité comme pseudonyme ou autre nom dans le système de CIC.

Exemple

Image de la photo d'identité de Chien-Sheng Lin

Dans ce cas-ci, le nom de famille enregistré sera Lin puisqu’il figure dans le champ du nom de famille de la ZLA, tandis que Chien-Sheng sera le prénom enregistré, avec un trait d’union, tel qu’il figure dans la ZIV du passeport. Veuillez consulter la section La ZIV, la ZLA, la PLM et les traits d’union pour en savoir plus au sujet du traitement des traits d’union. Le nom figurant dans le champ « Also known as » sera traité comme pseudonyme ou autre nom dans le système de CIC.

Procédure d’appellation – un seul champ de nom

Certains passeports étrangers ne comportent qu’un seul champ de nom où figure le nom complet du titulaire (c’est-à-dire le ou les prénoms ainsi que le ou les noms de famille, sans distinction). Dans un tel cas, il faut consulter la ZLA pour savoir quels sont les prénoms et nom de famille.

Si le passeport ne comporte qu’un seul champ de nom, ne déterminez pas le nom à partir de ce qui est inscrit sur le formulaire de demande, sauf si le nom figure aussi dans la ZLA du passeport.

Exemple

Image de passeport avec un nom tel que décrit ci-dessous

Dans l’exemple ci-dessus, la ZLA précise que le nom de famille est Al-Kaabi, puisqu’il s’agit du nom qui apparaît en premier et qu’il est séparé des autres noms par des chevrons doubles (<<). Ainsi, Al-Kaabi sera entré dans le champ du nom de famille, tandis que les autres noms figurant dans la ZLA seront traités comme prénoms dans le système de CIC.

Si le passeport ne comporte qu’un seul champ de nom, qu’il n’y a aucune ZLA et qu’il n’est pas possible d’établir le nom exact à la lumière de l’information disponible sur les pratiques d’appellation locales, le formulaire de demande peut être envoyé à CIC pour clarification, au besoin. Veuillez indiquer en objet « Question relative à la procédure d’appellation ».

Procédure d’appellation – différences importantes

En cas de différence importante, comme des noms différents dans la ZIV et la ZLA, il faut envoyer une requête à CIC en indiquant en objet « Question relative à la procédure d’appellation ». Veuillez également suggérer une mesure à prendre, à la lumière de votre connaissance des pratiques d’appellation locales.

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