Traitement des demandes d’asile présentées au Canada : Traitement après l’entrevue et décision définitive

Demandes d'asile recevables

Déterminer la date de l'audience

Les délais pour les audiences sont déterminés selon que le demandeur principal provient d'un pays d'origine désigné (POD) ou non. Il appartient à la famille de déterminer qui est le demandeur principal.

  • Si le demandeur principal est un ressortissant d'un POD (même si la demande d'asile vise un pays d'origine non désigné) :
    • pour les demandes d'asile présentées à un point d'entrée, l'audience devant la Section de la protection des réfugiés (SPR) doit avoir lieu au plus tard 45 jours après que la demande a été déférée;
    • pour les demandes d'asile présentées à un bureau local, l'audience devant la SPR doit avoir lieu au plus tard 30 jours après que la demande a été déférée.
  • Si le demandeur principal n'est pas un ressortissant d'un POD, l'audience devant la SPR doit avoir lieu au plus tard 60 jours après que la demande a été déférée.

Fixer la date de l'audience devant la Section de la protection des réfugiés de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié

Fixer la date de l'audience à l'aide de l'outil Web de mise au rôle des audiences de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié (CISR), en fixant un seul rendez-vous pour les membres d'une même unité familiale. Il faut veiller à ce que les dossiers des membres de la famille associés au demandeur principal soient regroupés avec le dossier du demandeur principal déféré ce jour là.

Suivre les instructions ci-dessous pour fixer une audience :

  1. Ouvrir une session dans l'outil Web de mise au rôle des audiences.
  2. Cliquer sur « Réserver une audience ».
  3. Entrer l'ID SSOBL/IUC du demandeur principal seulement (les rendez-vous offerts s'appliqueront à l'ensemble de la famille).
  4. Sélectionner « PDE » ou « Bureau local ».
  5. Sélectionner « Oui » ou « Non » pour indiquer s'il s'agit ou non d'un POD. Dans le cas d'une unité familiale, sélectionner « Oui » si le demandeur principal est un ressortissant d'un POD.

    Remarque : Dans le dossier du SSOBL/SMGC, il est important que chaque membre de la famille soit individuellement signalé comme étant, ou non, un demandeur d'un POD, sans égard aux délais pour les audiences.

  6. Vérifier auprès du demandeur où il prévoit résider au Canada et sélectionner la ville de l'audience la plus près (Règle 3(3)a) de la SPR).
  7. Vérifier auprès du demandeur s'il souhaite que l'audience se déroule en français ou en anglais, et sélectionner la langue de préférence.
  8. Si le demandeur est représenté par un conseil, sélectionner la date (parmi celles proposées par l'outil Web) correspondant à la disponibilité du conseil.
  9. Si le demandeur n'est pas représenté par un conseil, ou que la disponibilité de ce dernier ne coïncide avec aucune des dates disponibles, sélectionner la date la plus éloignée fournie par l'outil Web (qui devrait correspondre au 30e, au 45e ou au 60e jour suivant la date à laquelle la demande a été déférée, selon le délai prévu par la loi, ou sélectionner la date antérieure la plus proche si aucune de ces dates n'est disponible).
  10. Sélectionner « Confirmation de l'audience » (veuillez noter que cela n'a pas pour effet de fixer une date pour les demandeurs, mais tout simplement de réserver la salle de l'audience).
  11. Imprimer la feuille de mise au rôle de l'audience à conserver au dossier afin de vous y reporter lorsque vous saisirez les dates dans le SMGC/SSOBL pour le demandeur principal et pour toutes les personnes qui y sont associées.

Mettre à jour les systèmes

Entrer les renseignements suivants dans le SMGC ou mettre à jour les écrans FR/RR du SSOBL :

  • la date et l'heure de l'audience devant la SPR (se reporter à la feuille de mise au rôle de l'audience);
  • la date de désistement de la SPRNote de bas de page 1 (se reporter à la feuille de mise au rôle de l'audience);
  • la date de désistement du Fondement de la demande d'asile (FDA)Note de bas de page 2 — uniquement pour les demandes présentées aux points d'entrée — (se reporter à la feuille de mise au rôle de l'audience).

Une fois que toutes les dates susmentionnées ont été entrées dans le système, l'avis de convocation indiquera les renseignements suivants :

  • le lieu/la date/l'heure de l'audience de la SPR;
  • la date de l'audience spéciale sur le désistement si le demandeur omettait de se présenter à l'audience.

Dans les cas où la demande est présentée à un point d'entrée, l'avis de convocation renfermera également les renseignements suivants :

  • un avis indiquant que le demandeur a 15 jours pour soumettre le FDA à la SPR;
  • la date à laquelle l'audience spéciale sur le désistement se tiendra si le demandeur ne soumet pas à temps le formulaire FDA.

Vous devez également :

  • indiquer si le demandeur est un mineur non accompagné ou s'il a des besoins spéciaux (Règle 20(1) de la SPR);
  • indiquer si la présence d'un interprète est nécessaire;
  • placer un indicateur au dossier en vue d'une possible intervention, si c'est justifié;
  • pour les demandes du SMGC, amorcer le processus de vérification (en cochant la case « Contrôle » à l'écran Demande);
  • pour les demandes du SSOBL, entrer les données dans le module Filtrage sécuritaire préliminaire (FSP) du SSOBL (voir la rubrique administration du SSOBL pour obtenir de l'aide);
  • les renseignements généraux sur chaque demandeur (âgé de 18 ans ou plus) doivent être communiqués aux fins d'un contrôle de sécurité. Si nécessaire, vous pouvez communiquer les renseignements généraux d'une personne âgée de moins de 18 ans aux fins d'un contrôle de sécurité;
  • examiner le rapport L44(1);
  • imposer des conditions à tous les demandeurs. Celles-ci sont énoncées sur le formulaire Reconnaissance de conditions [IMM 1262], lequel doit être signé par l'agent et le demandeur;
  • informer le demandeur des conséquences de la décision quant à la recevabilité de sa demande;
  • délivrer le rapport médical [IMM 1017]. Il n'est pas nécessaire de joindre une photo au formulaire IMM 1017 puisque le client doit remettre son DDA et ses photos au médecin désigné (aux fins de vérification de l'identité);
  • confirmer le DDA dans le SMGC. Cela permettra de finaliser le cas et enclenchera le téléchargement de l'écran RR dans le SSOBL;
  • finaliser le cas de contrôle dans le SMGC.

Dans le SMGC, vous devez également faire ce qui suit :

  • balayer les documents suivants et les sauvegarder dans le SMGC :
    • Demande du demandeur principal – Correspondance reçue [IMM 0008];
    • Demande du demandeur principal – Correspondance entrante pour la demande [IMM 0008 – Personnes à charge additionnelles (le cas échéant)];
    • Annexe A – Correspondance entrante pour la demande;
    • Annexe 12 – Correspondance entrante pour la demande;
    • Fondement de la demande d'asile, incluant les observations – Correspondance entrante pour la demande et sous activité Vérification de sécurité;
    • Pièces d'identité et titres de voyage (si ce n'est déjà fait) – Documents du client;
    • Dossier du bureau des visas – Rapport AIPRP du SMGC;
  • confirmer tous les renseignements avant de sauvegarder.

Demandes présentées à un bureau local de CIC situé à l'extérieur de la région du Grand Toronto et du sud de l'Ontario

En ce qui concerne les demandes recevables présentées à un bureau local situé à l'extérieur de la région du Grand Toronto et du sud de l'Ontario, sauvegardez les documents suivants dans le dossier partagé électronique (Service géré de transfert de fichiers sécurisé [SGTFS]) afin que l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) puisse y accéder pour procéder à des examens et des interventions :

  • Formulaire de demande générique pour le Canada [IMM 0008 (PDF, 505 Ko)];
  • Personnes à charge additionnelles/Déclaration [IMM 0008DEP (PDF, 404 Ko)];
  • Annexe A – Antécédents/Déclaration [IMM 5669 (PDF, 247 Ko)];
  • Annexe 12 – Renseignements supplémentaires – Demandeurs d'asile au Canada [IMM 0008 – Annexe 12 (PDF - 1,2 Mo)];
  • Formulaire de Fondement de la demande d'asile, incluant les observations ;
  • Pièces d'identité et titres de voyage;
  • Notes de l'agent, le cas échéant;
  • Rapport d'AIPRP au dossier du bureau des visas (généré à partir du SMGC), le cas échéant.

Au moment opportun, rendre une décision quant à la recevabilité de la demande.

Lorsqu'une demande est réputée déférée à la SPR, faites également ce qui suit :

  • Utilisateurs du SSOBL :
    • Inscrire dans le SSOBL (écran Résultats de recevabilité [RR]) que la décision de recevabilité est « réputée »;
    • Déférer la demande à la SPR (option « Impression finale » ou « Envoyer réf. Seulement » dans le SSOBL).
  • Utilisateurs du SMGC :
    • À l'écran des demandes d'asile, sélectionnez « Réputée déférée » dans le menu déroulant du champ Recevabilité.

Effectuez un nouvel examen si nécessaire.

Demandes d'asile irrecevables

Étapes liées aux demandes irrecevables

  • Consigner les renseignements requis dans le SMGC si la demande a été amorcée dans le SMGC.
  • Si la demande a été amorcée dans le SSOBL, faites ce qui suit :
    • consigner les renseignements dans l'écran « Fiche de revendication du statut de réfugié » (FR);
    • consigner les renseignements dans l'écran « Résultats de recevabilité et référence » (RR) du SSOBL.
  • Consigner tous les motifs d'irrecevabilité pertinents dans le système (s'il y en a plusieurs, consigner les autres sous forme d'une entrée non-informatisée (ENI). Si l'écran du SSOBL permet d'entrer un seul motif, c'est le plus important qui doit être saisi. L'alinéa L101(1)e) (disposition de tiers pays sûrs), s'il s'applique, a toujours la priorité.
  • Évaluer la probabilité que la personne ait droit, en définitive, à un examen des risques avant renvoi (ERAR).
  • Imprimer la décision quant à la recevabilité sur un document générique non protégé [IMM 5292].
  • Imposer des conditions. Ces dernières sont énoncées dans le formulaire Reconnaissance de condition [IMM 1262], lequel doit être signé par l'agent et le demandeur. Si le demandeur n'est pas détenu, l'une des conditions clés est l'obligation de rendre compte à l'ASFC (où il est susceptible d'être invité à présenter une demande d'ERAR, s'il y a droit).
  • Transmettre le dossier au bureau local de l'ASFC, le cas échéant.
  • Dans le SMGC, entamer les vérifications (en cochant la case « Contrôle » à l'écran Demande).
  • Dans le SSOBL, consigner les données dans le module Filtrage sécuritaire préliminaire (FSP) du SSOBL.
  • Les renseignements généraux sur chaque demandeur (âgé de 18 ans ou plus) doivent être communiqués aux fins d'un contrôle de sécurité — à l'exception des demandes irrecevables en vertu du L101(1)e) (disposition de tiers pays sûrs).
  • Si nécessaire, communiquer les renseignements généraux sur une personne âgée de moins de 18 ans aux fins d'un contrôle de sécurité.
  • Générer le rapport L44.
  • Le délégué du ministre examine le rapport L44. S'il approuve ce dernier, il prend une mesure de renvoi. Lorsqu'une demande d'asile est irrecevable en vertu de la disposition de tiers pays sûrs [L101(1)e)], la mesure de renvoi prend effet le jour même [L49(2)a)], même si la demande est également irrecevable pour d'autres motifs.
  • Consigner les renseignements dans le SSR.

Remarque : Les personnes dont la demande n'est pas recevable n'ont pas droit aux prestations du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI).

Documents à remettre au demandeur, à la CISR et à déposer au dossier

Documents à remettre à tous les demandeurs

Remettre une copie des documents suivants au demandeur :

Les documents suivants doivent également être remis au demandeur et des renseignements quant à leur contenu et aux conséquences de la décision sur la recevabilité de sa demande doivent être donnés :

  • Rapport L44(1);
  • Pièces d'identité : copie certifiée conforme de chaque pièce d'identité authentique qui a été saisie;
  • Avis de saisie [IMM 5265B]);
  • Formulaire de fouille [IMM 5242B];
  • Coordonnées des organisations non gouvernementales (ONG) et du bureau du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR);
  • Document du demandeur d'asile (DDA) [IMM 1442];
  • Rapport médical [IMM 1017];
  • Mesure de renvoi [IMM 5292]; 
  • Reconnaissance de conditions [IMM 1262]; 
  • Déclaration de l'interprète [IMM 1265];
  • Dépliant d'information à l'intention des demandeurs d'asile; 
  • Pour les demandes de CIC, le rapport AIPRP du SMGC pour toute demande de VRT.

Documents à remettre aux demandeurs admissibles

  • La trousse de la CISR à l'intention du demandeur d'asile;
    • La trousse comprend le formulaire « Avis de communication des coordonnées ». Ce formulaire doit uniquement être rempli si le demandeur n'a pas inscrit d'adresse sur ses autres formulaires ou lorsqu'il y a eu changement d'adresse. Il peut être soumis après le délai de 10 jours;

Remettre une copie des documents au demandeur et en déposer une au dossier. Demander au client de vérifier si les renseignements figurant sur le DDA sont exacts. Corriger toute erreur dans le SMGC avant de fermer le dossier.

Documents à transmettre à la CISR pour les demandeurs admissibles

  • Formulaire de demande générique pour le Canada [IMM 0008];
  • Annexe A – Antécédents/Déclaration [IMM 5669];
  • Annexe 12 – Renseignements supplémentaires – Demandeurs d'asile au Canada [IMM 0008 – Annexe 12];
  • Personnes à charge additionnelles/Déclaration [IMM 0008DEP];
  • Formulaire de Fondement de la demande d'asile (CIC seulement);
  • Avis de convocation;
  • Dossier de demande de visa (« rapport AIPRP ») (CIC seulement);
  • Avis de saisie;
  • Documents saisis;
  • Liste de contrôle des documents signée.

Remarque : Les bureaux de réception des demandes qui reçoivent un nombre élevé de demandes doivent envoyer par messagerie les documents des demandeurs d'asile à la CISR tous les jours. Les bureaux qui reçoivent peu de demandes doivent envoyer par messagerie une trousse de documents à la CISR tous les deux jours, ou lorsqu'ils reçoivent des demandes.

Système de soutien du renseignement

Comment saisir des données dans le Système de soutien du renseignement

Saisir les données dans le Système de soutien du renseignement (SSR) pour tous les demandeurs (incluant les mineurs). Dans les cas où il y a responsabilité du transporteur, la saisie dans le SSR doit être effectuée dans un délai de 48 heures. L'agent doit également remplir un Avis au transporteur [BSF502]. Dans tous les autres cas où la responsabilité du transporteur n'est pas en cause, l'agent dispose de 30 jours pour saisir les données dans le SSR.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le traitement des cas où il y a responsabilité du transporteur, consulter le guide opérationnel ENF 15 – Obligations du transporteur (PDF, 225 Ko).

Pourquoi les entrées dans le SSR sont-elles importantes?

L'ASFC utilise les renseignements contenus dans le SSR pour produire des rapports sur :

  • la migration irrégulière;
  • les tendances en matière d'utilisation frauduleuse de documents;
  • les passeurs de clandestins;
  • les trajets de vol inhabituels susceptibles d'être le signe d'activité illégale.

Tous les utilisateurs, y compris les agents de CIC, qui entrent des renseignements dans la base de données du SSR contribuent à la lutte contre la migration illégale, les réseaux de passeurs, le vol d'identité, l'utilisation frauduleuse de documents, etc.

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