Procédures : À l’entrevue

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Lors de l’entrevue

Préparer l’interprète

La première étape de la préparation de l’entrevue consiste à préparer l’interprète. Les interprètes jouent un rôle important et font partie intégrante des processus d’entrevue, il est donc essentiel d’examiner attentivement leur rôle. Suivez les huit étapes énoncées dans le tableau ci‑après avant de commencer à poser des questions au réfugié au sujet de ses expériences personnelles.

  1. Avant de retenir les services des interprètes, il faut les informer des normes de confidentialité et de professionnalisme que l’on attend d’eux.

    L’agent devrait également informer le demandeur que l’information recueillie au cours de l’entrevue restera confidentielle.

    L’agent devrait donner des directives précises concernant la conduite de l’interprétation lorsqu’il s’agit d’un nouvel interprète ou que celui-ci n’a pas travaillé souvent pour le bureau des visas. Si le bureau des visas utilise un contrat de services personnels, il faut y préciser les conditions dont il s’assortit.

  2. L’agent doit être attentif aux préoccupations des femmes réfugiées qui peuvent trouver difficile de raconter leur histoire devant des interprètes et des agents de sexe masculin. Dans la mesure du possible, il faudrait faire appel à une interprète.
  3. Les agents devraient donner à l’interprète l’instruction de fournir une interprétation fidèle de l’entrevue et lui indiquer s’ils préfèrent :
    • une traduction simultanée, mot pour mot; ou
    • une interprétation à intervalles réguliers pendant que le demandeur donne sa réponse.
  4. L’agent devrait demandeur au demandeur directement s’il comprend l’interprète facilement, puis inscrire sa question et la réponse du demandeur.
  5. Observez la capacité du demandeur de répondre rapidement, facilement et convenablement à une série de questions d’introduction.

    L’agent doit être entièrement convaincu que chaque interprète parle couramment la langue de l’intervieweur et du demandeur et que la traduction est juste et impartiale.

  6. Si, à quelque moment que ce soit, l’agent n’est pas convaincu qu’un interprète traduit de façon exacte ce qui est dit, l’agent devrait dissiper ses doutes en reformulant la réponse qui les a soulevés en demandant à la personne interviewée de confirmer que l’agent a bien compris. Au besoin, il faut trouver un autre interprète ou reporter l’entrevue.
  7. L’agent devrait également dire au demandeur de l’aviser si, au cours de l’entrevue, il y a quelque chose qu’il ne comprend pas ou s’il éprouve d’autres difficultés.
  8. L’agent doit inscrire dans les notes du cas le nom de l’interprète et la langue utilisée, car bon nombre de plaintes postérieures à l’entrevue portent sur le fait que l’interprète a dénaturé ce qui a été dit ou a omis des points importants.

Confirmer les renseignements relatifs au réfugié

Les demandeurs peuvent trouver plus facile de raconter leur histoire après que l’agent a réglé les questions d’ordre pratique comme la vérification de l’information concernant leurs renseignements personnels et leurs compétences. L’agent devra alors vérifier les renseignements du demandeur figurant sur l’Annexe 2 du formulaire IMM 0008F ou le Formulaire d’enregistrement du HCR aux fins de la réinstallation (FER) qui comprend :

  • les détails personnels concernant les membres de la famille qui accompagnent et qui n’accompagnent pas le demandeur principal, notamment les données biographiques et les photos;
  • les renseignements personnels suivants :

Date de naissance

Pendant l’entrevue, l’agent doit demander au réfugié de confirmer sa date de naissance (DDN). Si le réfugié possède une pièce d’identité délivrée par le gouvernement, comme un certificat de naissance, une carte d’identité ou un passeport, il faut utiliser la DDN qui y figure. Si le réfugié ne possède aucun document indiquant sa DDN exacte, mais qu’il affirme pendant l’entrevue qu’il la connaît, l’agent doit inscrire la DDN mentionnée sur le formulaire médical et sur la demande. Si le demandeur a une DDN incomplète, l’agent doit utiliser des astérisques dans le SMGC pour indiquer les parties inconnues. L’Organisation de l’aviation civile internationale a des exigences relatives aux documents utilisés pour les voyages internationaux, dont les visas.

Lorsque la DDN d’un réfugié indiquée au visa délivré par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) diffère de celle enregistrée auprès du gouvernement du pays où se trouve le réfugié, le HCR et l’OIM peuvent créer un pseudonyme à la demande d’un permis de sortie et à la prise des dispositions relatives au transport.

Dresser la liste de toutes les personnes à charge

Pendant l’entrevue, l’agent des visas doit conseiller au réfugié d’indiquer toutes les personnes à sa charge dans le formulaire IMM 0008, y compris celles qui l’accompagnent et qui ne l’accompagnent pas, celles qui sont disparues (introuvables) ou celles présumées décédées.

Quand on traite le cas du demandeur principal (DP) dans le cadre du programme de parrainage privé, il est important de s’assurer que les membres de la famille indiqués dans le formulaire IMM 0008 du DP ont également été inclus dans l’entente du groupe de parrainage. Si des membres de la famille ne sont pas compris dans l’entente, il est possible que le traitement de leur demande dans le cadre du délai prescrit d’un an soit compliqué si le groupe de parrainage n’est pas en mesure d’ajouter leur nom dans l’entente à une date ultérieure ou n’est pas disposé à le faire.

De plus, à la lumière de l’objectif officiel d’IRCC visant la réunification des familles, dans les cas où on sait où se trouvent les membres de la famille, le traitement simultané est à privilégier. Les groupes de parrainage sont donc tenus de prendre les dispositions convenables pour faciliter l’arrivée de toute la famille plutôt que du demandeur principal seul, dont les membres de la famille arriveront plus tard dans le cadre du délai prescrit d’un an.

Par conséquent, dans ces cas, il est important que le bureau des visas communique avec le bureau local d’IRCC, qui communiquera avec le groupe de parrainage afin qu’il puisse :

  • modifier l’entente de parrainage pour qu’elle comprenne tous les membres de la famille;
  • revoir le plan d’établissement;
  • retirer la demande de parrainage.

Le traitement de la demande du demandeur principal ne doit recommencer qu’une fois que tous les membres de la famille sont compris dans l’entente de parrainage. Si le groupe de parrainage refuse d’ajouter le nom de tous les membres de la famille à l’entente et ne retire pas la demande de parrainage, il est donc possible de refuser la demande de parrainage conformément à l’alinéa R154(1)b), étant donné que le groupe de parrainage n’a pas « pris des dispositions convenables en prévision de l’arrivée de l’étranger et des membres de sa famille dans la collectivité d’établissement ».

Si l’agent des visas croit qu’il est approprié de le faire, il est possible de transmettre le cas au Centre des opérations de réinstallation d’Ottawa (COR-O) à titre de cas de réfugié recommandé par un bureau des visas, afin de trouver un autre groupe de parrainage ou, s’il correspond à la définition de la catégorie des réfugiés au sens de la Convention outre‑frontières, il est possible de traiter la demande de la personne à titre de réfugié pris en charge par le gouvernement (RPG).

Document de reconnaissance du statut de réfugié délivré par le HCR ou un État étranger (RPSP)

Il faut informer les demandeurs dans la lettre de convocation qu’ils doivent apporter à l’entrevue l’original de la lettre de mandat de protection du HCR ou du document de reconnaissance du statut de réfugié délivré par un État étranger.

Note : Le « certificat de demandeur d’asile du HCR » et la « fiche d’inscription du HCR » ne sont pas des preuves valides de reconnaissance du statut de réfugié, étant donné que ces documents n’attestent pas que le titulaire a été reconnu comme un réfugié.

Si, lors de l’entrevue, l’agent détermine que le document de reconnaissance du statut de réfugié du HCR ou d’un État étranger n’est pas authentique ou est peut-être frauduleux, l’agent des visas doit consulter l’agent local de lutte antifraude pour une fraude de premier niveau et l’agent de liaison de l’Agence des services frontaliers (ASFC) pour une fraude de deuxième niveau, et poursuivre l’évaluation de la demande.

Le fait qu’un demandeur possède un document frauduleux de reconnaissance du statut de réfugié du HCR ou d’un État étranger ou qu’il n’ait pas fourni le document original n’est pas, en soi, un motif suffisant pour refuser la demande.

Il s’agit d’un facteur dont il faut tenir compte avec tous les autres pour rendre une décision.

Si, après l’entrevue, l’agent décide de refuser la demande, un rapport complet et détaillé des motifs ayant entraîné la décision doit être fourni.

Si l’agent décide d’accepter la demande même s’il a déterminé que les documents fournis n’étaient pas authentiques, les motifs complets et détaillés de l’acceptation doivent être donnés.

C’est le décideur qui détermine le poids accordé à chacun des facteurs du cas. Le décideur a pour tâche de peser les faits de manière équitable et impartiale, en considérant à la fois les éléments positifs et négatifs. Les agents doivent expliquer la raison pour laquelle ils ont accordé plus de poids à un facteur par rapport à un autre. Ils doivent se concentrer sur les facteurs qui sont directement applicables à la prise de décision, ou aux facteurs qui se sont avérés particulièrement significatifs pour appuyer la décision.

Autorisation de communiquer des renseignements personnels tirés de l’annexe A (Antécédents/Déclaration) et de la partie D de l’Annexe 2 du formulaire IMM 0008

Veillez à ce que le demandeur principal, son époux ou son conjoint de fait, s’il y a lieu, et toutes les personnes à sa charge âgées de 18 ans et plus visées par la demande de résidence permanente signent l’« Autorisation de communiquer des renseignements personnels » lors de l’entrevue. Vous, à titre d’agent, ainsi que l’interprète, s’il y a lieu, devez également signer cette autorisation.

  • De plus, la partie D de l’annexe 2 doit être signée par le demandeur. En signant, le demandeur autorise IRCC à communiquer des renseignements personnels au HCR ainsi qu’à d’autres tierces parties aux fins de traitement d’une demande ou de simplification de l’établissement au Canada. Cette autorisation s’applique à des situations dans lesquelles un agent communique des renseignements personnels au HCR, p. ex. des renseignements fournis de vive voix au cours de l’entrevue, pour confirmer la vérification et l’authentification de documents du HCR fournis par des RPG ou des RPSP, et ce, tant et aussi longtemps que ce soit nécessaire.
  • Si le bureau des visas reçoit un Formulaire d’enregistrement du HCR aux fins de la réinstallation dûment rempli, vous pouvez utiliser le modèle qui se trouve dans l’appendice I et joindre une copie à chaque demande présentée par un demandeur âgé de 18 ans ou plus lorsque vous préparez les dossiers pour une entrevue. Les renseignements demandés dans ce modèle ne sont pas compris dans le Formulaire d’enregistrement du HCR aux fins de la réinstallation, notamment la liste de contrôle des exigences visant l’admissibilité prévues par la loi, l’Autorisation de communiquer des renseignements personnels et la Déclaration solennelle.

Priorité de traitement ou programme spécial

Si le demandeur d’asile doit bénéficier d’une priorité de traitement ou d’un programme spécial (c.‑à‑d. le PAC), l’agent doit indiquer clairement dans ses notes si la demande est traitée en tant que cas de protection urgente, cas vulnérable, incluant les femmes en péril, ou cas de parrainage privé désigné par le bureau des visas (CDBV).

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