Recours aux services d’un représentant : Conseiller le demandeur en cours d’entrevue

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Une fois que le demandeur a désigné son représentant, le personnel d’IRCC doit éviter de :

  • donner l’impression au demandeur qu’il lui conseille ou lui demande un changement ou un abandon de représentant en lui demandant de signer une autre désignation
  • solliciter auprès du demandeur de l’information concernant les honoraires payés au représentant ni lui demander comment et pourquoi il a retenu les services d’un représentant.

Si un demandeur est représenté, cette représentation est encore valable, et l’agent d’IRCC ne doit pas conseiller le demandeur à ce sujet à moins que ce dernier ne révoque par écrit son autorisation. Si le demandeur indique que le représentant désigné précédemment ne le représente plus, il devrait normalement remplir le formulaire IMM 5476 pour signifier qu’il révoque la désignation précédente et désigne un nouveau représentant.

Présence du conseil

Normalement, l’agent procède aux contrôles, aux entrevues ou aux examens en présence de l’intéressé (et d’un conseiller, le cas échéant).

Une personne n’a pas droit à la présence d’un conseiller lorsque sont prises des décisions relatives à une mesure de renvoi ou à l’admissibilité, à moins qu’elle ne soit détenue. Dans tous les cas, l’intéressé doit toutefois avoir la possibilité d’obtenir les services d’un conseiller, à condition d’en assumer les coûts.

Dans les cas de détention : L’intéressé a droit à la présence du conseiller de son choix durant l’entrevue. L’agent doit l’informer de son droit avant de commencer l’entrevue.

Dans les cas de personnes en liberté : L’agent doit informer l’intéressé qu’il a la possibilité de faire appel à un conseiller avant de commencer l’entrevue. L’intéressé n’a pas droit à la présence de son conseiller en cours d’entrevue. Cela dit, dans un souci d’équité procédurale, l’agent devrait consentir à la présence du conseiller. Cependant, à tout moment de l’entrevue, l’agent peut, s’il croit que cela est justifié, exiger du conseiller qu’il quitte la pièce.

Remarque: Le conseiller participe en parlant au nom du client, en produisant des éléments de preuve et en présentant des arguments sur les questions en litige. Autoriser le conseiller à participer, s’il est prêt, ne signifie pas que le délégué du ministre doit tolérer un comportement perturbateur ou discourtois de la part du conseiller. Dans les cas où un tel comportement est affiché, il peut être mis fin à la procédure.

Dans les cas de citoyenneté, l’agent ou le juge de la citoyenneté devrait en règle générale permettre à un conseiller d’être présent dans la pièce au cours de l’entrevue ou de l’audience, mais pourrait demander à cette personne de quitter la pièce dans les circonstances appropriées, lorsqu’elle affiche un comportement perturbateur ou que sa présence entrave indûment l’audience ou le processus d’entrevue. En règle générale, le représentant ne serait pas autorisé à assister à l’examen pour la citoyenneté ou à une évaluation linguistique, ou de parler au nom de son client au cours de ceux-ci, mais une représentation est permise de façon générale lorsque l’équité le dicte et que l’intégrité du processus n’est pas compromise.

Cas de mauvais traitement ou de négligence

Lorsque qu’une personne signale à IRCC un cas de mauvais traitement, de négligence ou de violence envers les enfants, l’agent doit l’aviser que cette information peut être transmise à des représentants autorisés (p. ex. répondants, autres membres de la famille ou amis, avocats ou consultants), à moins que cette autorisation ne soit autrement révoquée. Si une personne informe un agent qu’elle souhaiterait ne plus retenir les services du représentant autorisé, l’agent devra s’assurer que le Système mondial de gestion des cas (SMGC) est mis à jour immédiatement.

Communication de renseignements personnels

Le formulaire Recours aux services d’un représentant (IMM 5476) a deux objectifs :

  1. il sert à désigner un représentant, et
  2. il autorise la communication des renseignements personnels du demandeur à ce représentant.

Quoi qu’il en soit, puisque le formulaire IMM 5476 autorise le représentant à représenter le client et permet de lui communiquer des renseignements personnels entourant une demande en particulier seulement, il doit nécessairement être associé à une demande donnée.

Si le demandeur souhaite que ses renseignements personnels soient communiqués à une personne autre que son représentant, il doit remplir le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements personnels à une personne désignée (IMM 5475).

Séances d’information individuelles ou de groupe

Plusieurs représentants réclament des séances privées, dans le but de s’informer des « procédures du bureau local ». Il faut décourager cette pratique qui détourne des ressources du traitement des demandes.

Les représentants autorisés sont membres d’organisations professionnelles. Ces organisations assurent une constante mise à jour de leurs données et fournissent des services d’information et de formation à leurs membres. Les représentants devraient être informés qu’ils peuvent consulter les ressources qui leur sont disponibles (notamment le site Web d’IRCC).

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