États financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2010

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Année financière 2009-2010

Note à l’intention du lecteur

Depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le 1er avril 2009, les ministères sont tenus de prouver qu’ils ont pris des mesures pour se doter d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Aux termes de cette politique, les ministères doivent procéder à des évaluations annuelles de leur système de CIRF, établir des plans d’action pour apporter les ajustements qui s’imposent, et joindre un sommaire des résultats de leur évaluation et de leur plan d’action à leur Déclaration de responsabilité de la direction.

Le système efficace de CIRF vise à obtenir des états financiers fiables et à faire en sorte que :

les opérations soient autorisées en bonne et due forme;
les dossiers financiers soient adéquatement tenus;
les biens soient protégés contre les risques de gaspillage, d’abus, de perte, de fraude et de mauvaise gestion;
les lois, les règlements et les politiques applicables soient respectés.

Il importe de mentionner que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable au moyen de mécanismes de contrôle efficaces et proportionnels aux risques visés.

Le maintien d’un système efficace de CIRF constitue un processus permanent dont le but est de cerner et d’établir l’ordre de priorité des risques et des mécanismes de contrôle permettant de les atténuer, ainsi que de surveiller le rendement du système afin de procéder à des améliorations continues. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations ministérielles de l’efficacité d’un système de CIRF peuvent varier d’une organisation à l’autre, en fonction des risques et des situations qui leur sont propres.

Table des matières

Introduction
Environnement de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) de Citoyenneté et Immigration Canada
Évaluation du système de CIRF de Citoyenneté et Immigration Canada
Résultats de l’évaluation de Citoyenneté et Immigration Canada
Plan d’action de Citoyenneté et Immigration Canada

1. Introduction

Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de 2009‑2010 de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1er avril 2009, le document présente pour la première fois des renseignements sommaires sur les mesures prises par CIC en vue de se doter d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il renferme des renseignements sommaires sur les évaluations menées par CIC au 31 mars 2010, notamment sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes ainsi que sur certaines données financières permettant de comprendre l’environnement de contrôle propre au Ministère.

Il est important de mentionner que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable au moyen de mécanismes de contrôle financiers efficaces et proportionnels aux risques visés. Le maintien d’un système efficace de CIRF constitue un processus permanent dont le but est de cerner et d’établir l’ordre de priorité des risques et des mécanismes de contrôle financiers permettant de les atténuer, ainsi que de surveiller le rendement du système afin de procéder à des améliorations continues.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

CIC est responsable de l’administration de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, la Loi sur la citoyenneté ainsi que la Loi sur le multiculturalisme canadien. Le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorités de CIC renferment des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités du programme.

1.2 Principales données financières

Voici les principaux éléments de l’information financière relative à l’exercice 2009‑2010. Les états financiers (non vérifiés) de CIC pour l’exercice prenant fin le 31 mars 2010 contiennent plus de renseignements à ce sujet. Par ailleurs, des renseignements additionnels se trouvent dans les Comptes publics du Canada.

Les dépenses totales ont atteint 1,8 milliard de dollars. Les paiements de transfert représentaient la plus grande partie (52 % ou 932 millions de dollars), suivis par les dépenses pour salariés, qui comprennent les salaires et avantages sociaux (31 % ou 564 millions de dollars).
Les recettes totales ont atteint 466 millions de dollars pour les services rendus aux termes de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiées ainsi que de la Loi sur la citoyenneté.
Les biens corporels représentent 70 % (181 millions de dollars) de l’ensemble des biens du Ministère (257 millions de dollars). Les recettes différées représentent plus de 53 % (394 millions de dollars) du passif total (745 millions de dollars).
CIC a une importante présence internationale par les services d’immigration qu’il offre aux immigrants, visiteurs et réfugiés. En 2009-2010, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a dépensé au nom du Ministère 164 millions de dollars en services fournis gratuitement.
CIC a également une forte présence régionale au Canada en étant responsable de la prestation des services et des programmes de citoyenneté, d’immigration et de multiculturalisme.
CIC est doté d’un grand nombre de systèmes d’information qui sont essentiels à ses activités et à ses services financiers, tels que le Système mondial de gestion des cas (SMGC), le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL), le Système de traitement informatisé des dossiers d'immigration (STIDI), le Système intégré des finances et du matériel (SIFM/SAP), le système de Gestion des deniers publics (GDP) et le Système de gestion des ressources humaines de PeopleSoft (SGRHPS).

1.3 Ententes de services pertinentes aux états financiers

CIC compte sur d’autres organismes pour ce qui est du traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers.

MAECI offre des services administratifs communs et du soutien aux programmes d’immigration régis aux termes d’un protocole d’entente. Les services administratifs communs comprennent les installations et la télécommunication; le soutien aux programmes comprend les agents canadiens à l’étranger et les employés recrutés sur place dans les missions. De plus, le MAECI enregistre toutes les dépenses et recueille les recettes liées aux opérations de la mission à l’étranger au nom de CIC.
L’administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère le paiement des salaires, fournit des services d’émission de chèques et s’occupe de la gestion des installations au nom de CIC.
Le ministère de la Justice offre des services juridiques au Ministère.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer certaines provisions et écritures de redressement, comme les dettes accumulées liées aux indemnités de départ et les dépenses du régime d'avantages sociaux des employés (RASE). Il paie également la contribution de l’employeur aux régimes d’assurance pour les soins dentaires et de santé.
Funds Administrative Services Inc. (FAS Benefit) offre des services de traitement de demandes de remboursement dans le cadre du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI). Ce programme permet de fournir des soins de santé essentiels et d’urgence aux clients admissibles, tels que les réfugiés, qui ne sont pas couverts par un régime d’assurance‑maladie provincial, territorial ou privé. FAS Benefit administre les paiements faits aux fournisseurs de service au nom du Ministère pour les services médicaux nécessaires fournis aux bénéficiaires admissibles.

1.4 Changements importants au cours de l’année financière 2009-2010

Des changements importants aux états financiers ont été apportés en 2009‑2010 à la suite du transfert du Programme du multiculturalisme du ministère du Patrimoine canadien à CIC à la fin de l’année 2008, dont les informations financières apparaissent aux états financiers de CIC à partir de 2009-2010. De plus, les états financiers comparatifs présentés pour l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2009 ont été redressés en raison des ajustements apportés aux immobilisations corporelles, relativement aux exercices financiers précédents, attribuables à la modification de la portée du projet de logiciel développé à l’interne.

2. Environnement de CIRF de Citoyenneté et Immigration Canada

La haute direction de CIC veille à ce que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système efficace de CIRF et qu’ils soient en mesure d’exercer efficacement leurs responsabilités à cet égard. CIC a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adaptable axé sur les risques qui favorise un processus continu d’amélioration et d’innovation.

Les membres ou les titulaires des principaux comités et postes clés de CIC indiqués ci-dessous ont pour responsabilité d’assurer et d’examiner l’efficacité du système de CIRF.

Sous-ministre – À titre d’agent comptable, le sous-ministre de CIC assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue d’assurer l’efficacité du système de contrôle interne. En cette qualité, le sous-ministre préside le Comité de vérification ministérielle et le Comité exécutif.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le DPF de CIC relève directement du sous-ministre. Il exerce un leadership pour assurer la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend l’évaluation annuelle.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs de CIC chargés d’administrer les programmes sont responsables d’assurer et d’examiner l’efficacité des aspects du système de CIRF qui s’inscrivent dans leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le DPV de CIC relève directement du sous-ministre. Il fournit une assurance au moyen de vérifications internes périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien d’un système de CIRF efficace.

Comité de vérification ministériel (CVM) – Le CVM est un comité consultatif qui présente des points de vue objectifs sur les cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Ministère. Il a été formé en 2009 et compte trois membres, dont deux membres externes indépendants. Il examine donc le profil de risque de CIC, notamment l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF.

Comité exécutif (COMEX) – À titre d’organisme décisionnel central de CIC, le COMEX examine, approuve et surveille le profil de risque de l’organisation, ainsi que son système de contrôle interne, notamment l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF. Le COMEX est soutenu par les comités suivants : i) le Comité des politiques, qui a pour rôle d’élaborer des politiques; ii) le Comité des activités et des opérations (CAO), qui supervise le programme d’innovation et la prestation opérationnelle; iii) le Comité de responsabilisation de gestion (CoRG), qui se penche sur le programme stratégique en vue de renforcer la reddition de comptes ministérielle.

Comité de gestion du Ministère (CGM) – Le CGM fournit un forum régulier d’échange d’information pour que les cadres supérieurs discutent des principaux développements opérationnels ainsi que de la gestion et des activités des comités.

Il y a également des comités de travail qui ont pour mandat de renseigner et de conseiller les cadres supérieurs sur les segments d’affaire clés du Ministère.

L’environnement de contrôle de CIC prévoit en outre un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques en les sensibilisant davantage, en leur fournissant des connaissances et des outils pertinents et en perfectionnant leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons les suivantes :

un Bureau de règlement des conflits qui relève du sous-ministre;
un Code de conduite du Ministère appuyé par le sous-ministre en tant que champion des valeurs et de l’éthique;
une Direction des politiques financières et du contrôle interne relevant du DPF adjoint, établie en janvier 2010 pour élargir le programme de surveillance ministériel. D’abord établi en 2007, ce programme de surveillance a permis d’élaborer un plan semestriel, amélioré par la haute direction et par le DPF; le plan visait à vérifier que les activités financières étaient conformes aux politiques et directives, et que le Ministère pouvait assurer une vérification;
des ententes de rendement annuelles qui précisent les responsabilités en matière de gestion financière pour tous les cadres supérieurs;
des programmes de formation et des communications visant les principaux secteurs de la gestion financière;
des politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle de CIC;
une grille des pouvoirs délégués mise à jour de façon périodique;
des documents sur les principaux processus opérationnels, les risques et les mécanismes de contrôle pour appuyer la gestion et la surveillance du système de CIRF;
des systèmes de traitement de la technologie de l’information financière sécurisée liée aux programmes servant à accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience;
des normes internes de service à la clientèle pour le Ministère.

En plus du Rapport ministériel sur le rendement annuel, chaque secteur produit depuis 2009‑2010 un rapport de ses résultats dans le cadre de l’exercice trimestriel d’établissement de rapports internes pour la haute direction.

3. Évaluation du système de CIRF de Citoyenneté et Immigration Canada

3.1 Point de référence de l’évaluation

En 2004, le gouvernement du Canada a entrepris une initiative visant à déterminer si les états financiers des ministères pouvaient être soumis à des vérifications axées sur le contrôle, se fiant ainsi à des contrôles internes qui fonctionnaient bien. Conséquemment, au début de 2006, les plus grands ministères, dont CIC, ont officialisé leur méthode de gestion des systèmes de CIRF, y compris les évaluations ayant trait à l’état de préparation et les plans d’action.

Que ce soit pour appuyer les vérifications axées sur le contrôle ou satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent être en mesure de maintenir l’efficacité de leur système de CIRF dans le but de donner l’assurance raisonnable que :

les opérations sont autorisées en bonne et due forme;
les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
les biens sont protégés;
les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Ce faisant, les ministères doivent évaluer l’efficacité de la conception et de l’exploitation de leur système de CIRF et se doter d’un programme de surveillance permanente pour appuyer et améliorer continuellement le système :

L’efficacité conceptuelle signifie que les principaux mécanismes de contrôle financier sont définis, consignés et mis en place, qu’ils sont adaptés aux risques qu’ils visent à atténuer et que toutes les mesures correctives nécessaires sont prises, ce qui inclut, au besoin, le mappage des processus clés et leurs systèmes d’application TI applicables selon les emplacements.
L’efficacité opérationnelle signifie que les principaux mécanismes de contrôle financier ont fait l’objet d’un examen au cours d’une période déterminée et que toutes les mesures correctives nécessaires sont prises.
Le programme de surveillance continue signifie qu’une approche intégrée systématique en matière de surveillance est en place, y compris des évaluations périodiques fondées sur les risques et la prise de mesures correctives en temps utile.

3.2 Approche de Citoyenneté et Immigration Canada en matière d’évaluation

En 2006, CIC a effectué, en collaboration avec un cabinet de consultation indépendant, une évaluation de la préparation à la vérification, qui a également permis de procéder à des vérifications axées sur le contrôle de ses états financiers. Ce faisant, CIC a pu déterminer douze processus essentiels pour le système de CIRF :

contrôles généraux au niveau de l’entité;
contrôles informatiques généraux;
soutien du réseau;
dépenses d’exploitation;
subventions et contributions;
immobilisations corporelles;
Programme d’immigration des investisseurs;
inventaire;
revenus;
paie et avantages sociaux;
Programme de prêts aux immigrants;
clôture des comptes et établissement de rapports financiers.

L’évaluation de l’efficacité conceptuelle des principaux mécanismes de contrôle de ces processus sera suivie par la validation et l’examen de l’efficacité opérationnelle du système de CIRF au sein du Ministère.

En ce qui concerne l’approche en général, pour chaque processus administratif, un organigramme a été établi et consigné, et les principaux mécanismes de contrôle financier ont été définis, de même que les points faibles. Un plan de redressement a alors été élaboré en vue de satisfaire aux exigences du système de CIRF en tenant compte de l’évaluation ministérielle des risques.

4. Résultats de l’évaluation de Citoyenneté et Immigration Canada

4.1 Efficacité conceptuelle des principaux contrôles

En vérifiant ses principaux processus administratifs et ses mécanismes de contrôle, CIC a mis à jour ses documents sur les processus et a validé les principaux processus avec les responsables opérationnels. Il a confirmé que les processus consignés correspondaient aux pratiques réelles et que, lorsque les processus actuels ne respectaient pas les principaux mécanismes de contrôle, un plan de redressement était établi. Un comité directeur ministériel a reçu pour mandat d’assurer le suivi de la mise en œuvre du plan de redressement.

4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles

Au cours de l’année 2010-2011, CIC continuera d’examiner l’efficacité opérationnelle en vue de confirmer que les principaux contrôles internes en matière de rapports financiers énoncés dans les douze processus fonctionnent tels que décrits à la section 3.2.

4.3 Programme de surveillance continue

En 2007-2008, CIC a établi une unité de surveillance, à la Direction des opérations comptables, dont les responsabilités comprenaient la surveillance continue des processus administratifs financiers pour garantir à la haute direction que les activités financières respectaient les politiques, les processus et les directives. Un plan bisannuel, comprenant des visites dans nos régions, a été approuvé par le DPF et complété en date du 31 mars 2010.

En janvier 2010, CIC a créé une Direction des politiques et contrôles internes financiers et du contrôle interne, à la Direction générale des opérations financières, dont les responsabilités consistent entre autres à surveiller les processus administratifs de façon continue et à assurer l’existence ainsi que l’efficacité des principaux contrôles financiers internes. Elle doit également examiner les rapports internes de vérification qui peuvent révéler des points faibles dans les mécanismes de contrôle financier. Elle évaluera donc la pertinence du plan d’action proposé et surveillera sa mise en œuvre dans le système de CIRF.

5. Plan d’action de Citoyenneté et Immigration Canada

5.1 Progrès réalisés au 31 mars 2010

À la fin de 2010-2011, au plus tard, CIC prévoit terminer les documents et l’évaluation de l’efficacité conceptuelle de tous les principaux processus administratifs de CIC, y compris les deux processus restants : les contrôles sur le plan de l’entité ainsi que les subventions et les contributions dans le cadre du Programme du multiculturalisme. En plus de surveiller la mise en œuvre des plans d’action de la gestion pour résoudre les points faibles prédéfinis, l’équipe chargée des contrôles internes financiers entamera l’examen de l’efficacité opérationnelle des principaux processus en commençant par les processus axés sur les revenus et les biens mobiliers.

Les principaux éléments en suspens dans d’autres plans de redressement sont les suivants :

La comptabilité

Renforcer les processus de vérification et de rapprochement de fin d’année, et améliorer la piste de vérification de la fonction de comptabilité ministérielle pour prouver l’examen mené par la direction.
Resserrer les mécanismes de contrôle visant l’affichage d’écritures internes de journal dans le système financier.
Améliorer les documents sur le rendement des principales activités de contrôle.
Renforcer le processus visant la radiation des biens financiers.

Les programmes du Ministère

Renforcer le processus d’examen des ententes de souscription dans le cadre du Programme d’immigration des investisseurs.
Établir des normes ministérielles concernant la gestion des ressources financières et la répartition des tâches dans le cadre du programme d’aide au réétablissement.
Améliorer la documentation de l’examen des subventions et des contributions.

Les biens et inventaires

Renforcer le processus de rapprochement de l’inventaire.
Resserrer les mécanismes de contrôle visant la répartition des tâches d’acquisition, d’entretien, de consignation et de gestion des biens immobiliers.
Mettre en œuvre un processus défini pour les biens immobiliers.
Resserrer les mécanismes de contrôle visant l’inventaire des biens de la technologie de l’information.

Les systèmes

Resserrer les mécanismes de contrôle visant l’établissement des mots de passe et l’examen régulier de l’accès des utilisateurs.
Examiner régulièrement le plan de continuité en GI/TI.
Resserrer les mécanismes de contrôle visant le milieu de production du système d’information financière du Ministère.

5.2 Plan d’action pour les prochaines années

D’ici la fin de l’année financière 2011-2012, CIC prévoit les activités qui suivent :

Préparer un plan pluriannuel d’évaluation axé sur les risques.
Évaluer les contrôles sur le plan de l’entité.
Documenter le volet multiculturalisme du processus axé sur les subventions et les contributions.
Valider les progrès et l’établissement d’un plan d’action de gestion qui tient compte des évaluations antécédentes.
Mettre à jour les documents et confirmer l’efficacité conceptuelle de tous les processus administratifs définis comme prioritaires dans le cadre du plan d’évaluation axé sur les risques. Cette tâche sera accomplie à l’AC, ainsi que dans les régions nationales et internationales.

Une fois l’efficacité conceptuelle confirmée, CIC procédera à l’examen de l’efficacité opérationnelle des principaux contrôles financiers pour les processus administratifs.

Au cours des prochaines années, CIC prévoit intégrer, dans le Système mondial de gestion des cas, un système de gestion des recettes pour appuyer le rôle joué par le MAECI en vue de resserrer les mécanismes de contrôle visant la gestion des recettes à l’étranger. Ces améliorations permettront de renforcer le système de CIRF de CIC en général.