États financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2011

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Année financière 2010-2011

Note au lecteur

Depuis le 1^er avril 2009, conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de prouver qu’ils ont pris des mesures pour se doter d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Aux termes de cette politique, les ministères doivent effectuer une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir des plans d’action pour corriger les problèmes importants et joindre à la Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de leur évaluation et des mesures prises à l’égard des problèmes identifiés.

Un système efficace de CIRF vise à obtenir des états financiers fiables et à fournir l’assurance que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les registres financiers sont bien tenus;
• les actifs sont protégés contre les risques de gaspillage, d’abus, de perte, de fraude et de mauvaise gestion;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable au moyen de contrôles efficaces et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer.

Le maintien d’un système efficace de CIRF est un processus continu ayant pour but de cerner et de classer les risques par ordre de priorité puis d’établir les contrôles permettant d’atténuer ces risques et de surveiller l’efficacité du système à des fins d’amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations ministérielles de l’efficacité du système de CIRF peuvent varier d’une organisation à l’autre, en fonction des risques et des situations qui leur sont propres.

Table des matières

1. Introduction
2. Environnement de contrôle à Citoyenneté et Immigration Canada par rapport aux CIRF
3. Évaluation du système de CIRF de Citoyenneté et Immigration Canada
4. Résultats de l’évaluation
5. Plan d’action de Citoyenneté et Immigration Canada

1. Introduction

Le présent document, préparé conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, résume les mesures prises par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) durant l’exercice 2010–2011. Le lecteur y trouvera certaines données financières aidant à comprendre l’environnement de contrôle propre au Ministère et ainsi que des renseignements sommaires sur les évaluations effectuées par CIC en 2010–2011, notamment sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes. Il s’agit du deuxième document du genre produit par CIC.

Le maintien d’un système efficace de CIRF est un processus continu ayant pour but de cerner et de classer les risques par ordre de priorité puis d’établir les contrôles permettant d’atténuer ces risques. Le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable au moyen de contrôles efficaces et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités du programme

CIC est responsable de l’administration de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, la Loi sur la citoyenneté et la Loi sur le multiculturalisme canadien. Le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités offrent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programmes de CIC.

1.2 Principales données financières

Sont présentées ci-dessous les principales données financières relatives à l’exercice 2010‑2011. On trouvera de plus amples renseignements dans les états financiers (non vérifiés) de CIC pour l’exercice prenant fin le 31 mars 2011, ainsi que dans les Comptes publics du Canada.

• Les dépenses totales ont atteint 1,9 milliard de dollars. Les paiements de transfert représentaient la majeure partie des dépenses (50% ou 948 millions de dollars), suivis des coûts associés au personnel qui incluent les salaires et avantages sociaux (32% ou 602 millions de dollars).
• Les recettes totales ont atteint 465 millions de dollars pour les services rendus aux termes de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et de la Loi sur la citoyenneté.
• Les immobilisations corporelles comptent pour 32% (169 millions de dollars) de la totalité des actifs ministériels (528 millions de dollars). Les revenus reportés représentent 52% (398 millions de dollars) du passif total (771 millions de dollars).
• CIC a une importante présence internationale en raison des services d’immigration qu’il offre aux immigrants, aux visiteurs et aux réfugiés. En 2010–2011, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a dépensé 173 millions de dollars au nom de CIC. Ce montant est reflété dans les notes aux états financiers de CIC comme services fournis gratuitement par d’autres ministères.
• Au Canada, CIC a également une forte présence régionale en étant responsable de la prestation des services et des programmes de citoyenneté, d’immigration et de multiculturalisme.
• Un certain nombre de systèmes d’information sont essentiels aux activités de CIC et à la production des rapports financiers. Ces systèmes incluent le Système mondial de gestion des cas (SMGC), le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL), le Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (STIDI), le Système intégré des finances et du matériel (SIFM/SAP), le système de gestion des deniers publics (GDP) et le Système de gestion des ressources humaines – PeopleSoft (SGRH).

1.3 Ententes de services pertinentes aux états financiers

CIC compte sur d’autres organisations pour s’occuper du traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers. Les ministères suivants, notamment, offrent des services et un soutien à l’échelle du gouvernement :

• L’administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère le paiement des salaires, fournit des services d’émission de chèques et s’occupe de la gestion des locaux au nom de CIC.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ et les dépenses du régime d’avantages sociaux des employés. Il paie également la contribution de l’employeur aux régimes d’assurance pour les soins dentaires et de santé.
• Le ministère de la Justice offre des services juridiques au Ministère.

CIC a également des ententes particulières avec les organisations suivantes :

• Le MAECI offre des services administratifs communs et un soutien au Programme d’immigration à l’étranger aux termes d’un protocole d’entente conclu avec CIC. Les services administratifs communs incluent les locaux à bureaux et les télécommunications, tandis que le soutien au programme est fourni par des agents canadiens à l’étranger et des employés recrutés sur place dans les missions. De plus, le MAECI consigne toutes les dépenses engagées et remet les recettes perçues à l’étranger au nom de CIC.
• Depuis janvier 2011, Croix Bleue Medavie est l’administrateur des demandes de règlement au titre du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI). Ces services étaient auparavant fournis par Funds Administrative Service Inc. (FAS Benefit). Le PFSI rembourse les fournisseurs de services pour les services de santé essentiels et d’urgence fournis aux clients admissibles, tels que les réfugiés, qui ne sont pas couverts par un régime d’assurance‑maladie provincial, territorial ou privé.

1.4 Changements importants au cours de l’année financière 2010–2011

En 2010–2011, les postes de sous‑ministre et d’administrateur principal des finances n’ont fait l’objet d’aucun changement.

Aucun nouveau programme n’a été mis en place et aucun changement important n’a été apporté aux pouvoirs financiers.

Deux changements importants ont eu une incidence sur la prestation des programmes ministériels. Premièrement, l’administration du PFSI a été transférée de FAS Benefit à Croix Bleue Medavie. Ce changement n’a eu aucun impact sur la prestation des services aux clients. Deuxièmement, l’installation du Système mondial de gestion des cas dans les bureaux à l’étranger s’est terminée le 31 mars 2011. Ce changement améliorera la gestion des dossiers clients de l’Immigration.

2. Environnement de contrôle à Citoyenneté et Immigration Canada par rapport aux CIRF

La haute direction de CIC veille à ce que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système efficace de CIRF et à ce qu’ils soient en mesure d’exercer ce rôle efficacement. CIC a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle souple axé sur le risque qui appuie un processus continu d’amélioration et d’innovation.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les membres ou les titulaires des principaux comités et postes clés indiqués ci‑dessous sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF.

Sous‑ministre – À titre d’administrateur des comptes du Ministère, le sous‑ministre assume la responsabilité générale et la direction des mesures prises en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne. En sa capacité, le sous‑ministre préside le Comité de vérification et le COMEX de CIC.

Administrateur principal des finances (APF) – L’APF relève directement du sous‑ministre. Il exerce un leadership pour assurer la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend l’évaluation annuelle.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs de CIC sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité des aspects du système de CIRF qui font partie de leur secteur de responsabilité.

Dirigeant de la vérification (DV) – Le DV relève directement du sous‑ministre. Il fournit une assurance au moyen de vérifications périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien d’un système de CIRF efficace.

Comité ministériel de vérification (CMV) – Le CMV est un comité consultatif qui présente des recommandations et des conseils objectifs au sous‑ministre au sujet du caractère suffisant, de la qualité et de l’incidence de l’assurance sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de CIC, y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification. Ce comité est formé de trois membres, dont deux qui proviennent de l’extérieur. Il examine le Profil de risque ministériel et son système de contrôle interne, y compris le plan d’évaluation axé sur le risque et les plans de redressement liés au système de CIRF.

Comité exécutif (COMEX) – À titre d’organisme décisionnel principal de CIC, le COMEX examine, approuve et surveille le Profil de risque ministériel ainsi que son système de contrôle interne, notamment le plan d’évaluation axé sur le risque et les plans de redressement liés au système de CIRF. Le COMEX est soutenu par les comités suivants : (1) le Comité des politiques, chargé d’élaborer les politiques; (2) le Comité des affaires opérationnelles, qui supervise le programme d’innovation et la prestation opérationnelle des services; (3) le Comité de responsabilisation de gestion, dont le mandat stratégique vise à renforcer la reddition de comptes ministérielle.

Comité de gestion du Ministère (CGM) – Le CGM est un forum permanent d’échange d’information qui permet aux cadres supérieurs de discuter des principaux changements dans les activités et la gestion.

Comités de travail – Un certain nombre de comités de travail ont pour mandat de renseigner et de conseiller la haute direction sur les principaux secteurs d’activité du Ministère.

2.2 Principales mesures prises par CIC

L’environnement de contrôle de CIC comprend en outre une série de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques en les sensibilisant davantage, en leur fournissant les connaissances et les outils nécessaires et en perfectionnant leurs compétences.

Parmi les principales mesures, mentionnons les suivantes :

• le Bureau de résolution des conflits, qui relève du sous‑ministre;
• le code de déontologie du Ministère, appuyé par le sous‑ministre en tant que champion des valeurs et de l’éthique;
• la Section des politiques financières et des contrôles internes financiers, qui relève de l’adjoint à l’APF. Elle a pour mandat de s’assurer que les processus financiers sont documentés, d’évaluer leur efficacité conceptuelle et opérationnelle selon un plan d’évaluation pluriannuel axé sur le risque et d’exécuter les plans d’action établis pour corriger les principaux problèmes cernés;
• des ententes de rendement annuelles qui précisent les responsabilités de tous les cadres supérieurs en matière de gestion financière;
• des programmes de formation et des communications dans les principaux domaines de la gestion financière;
• des politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle de CIC;
• une grille de délégation des pouvoirs mise à jour de façon périodique;
• des documents sur les principaux processus fonctionnels, les risques et les points de contrôle associés pour appuyer la gestion et la surveillance du système de CIRF;
• des systèmes sécurisés de traitement de l’information financière et relative aux programmes en vue d’accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience;
• des normes internes de service à la clientèle pour le Ministère.

En plus du Rapport ministériel sur le rendement, chaque secteur rend compte de ses résultats dans le cadre de l’exercice trimestriel d’établissement de rapports internes pour la haute direction.

3. Évaluation du système de CIRF de Citoyenneté et Immigration Canada

3.1 Méthode d’évaluation

Aux termes de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent pouvoir maintenir un système efficace de CIRF en vue de fournir l’assurance raisonnable que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les registres financiers sont bien tenus;
• les actifs sont bien protégés;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

À cette fin, les ministères doivent évaluer l’efficacité conceptuelle et opérationnelle de leur système de CIRF et se doter d’un programme de surveillance continue pour maintenir et améliorer continuellement leur système de CIRF.

• L’« efficacité conceptuelle » signifie que les principaux points de contrôle financier ont été définis, consignés et mis en place, qu’ils sont adaptés aux risques qu’ils visent à atténuer et que toutes les mesures correctives nécessaires ont été prises, ce qui inclut, au besoin, la mise en correspondance des principaux processus et des systèmes de TI applicables, par emplacement.
• L’« efficacité opérationnelle » signifie que les principaux points de contrôle financier ont été mis à l’essai pendant une période déterminée et que toutes les mesures correctives nécessaires ont été prises.
• Le « programme de surveillance continue » est un mécanisme intégré et systématique qui inclut une évaluation périodique axée sur le risque et la prise de mesures correctives en temps opportun.

CIC a ciblé ses principaux processus fonctionnels et les contrôles clés associés, puis a documenté et validé la majorité de ces processus avec les responsables. Des plans d’action ont été élaborés pour corriger tous les problèmes décelés dans les processus.

L’efficacité conceptuelle et opérationnelle de ces processus sera atteinte d’ici trois ans et sera examinée aux trois ans conformément au plan d’évaluation axé sur le risque. En outre, comme les activités du Ministère sont décentralisées, les processus qui sont importants d’un point de vue financier seront évalués dans chaque région géographique, à tour de rôle, en fonction du risque. L’équipe responsable des contrôles financiers internes à CIC et la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation collaboreront avec l’inspecteur général du MAECI. Cette collaboration permettra d’étendre la portée de l’évaluation et contribuera à optimiser l’efficience.

Certains contrôles clés, comme les contrôles généraux liés à la technologie de l’information (TI) et les contrôles au niveau de l’entité, feront l’objet d’un certain examen ou essai chaque année.

La Section des politiques financières et des contrôles internes financiers rendra compte au COMEX et au Comité ministériel de vérification chaque année.

La mise en œuvre des mesures correctives et des plans d’action de la direction fera l’objet d’une surveillance continue et comprendra deux mises à jour par année.

3.2 Portée de l’évaluation

L’évaluation de l’efficacité conceptuelle réalisée par CIC en 2010‑2011 portait sur les activités réalisées à l’AC en ce qui concerne les contrôles au niveau de l’entité, le processus relatif aux prêts aux immigrants ainsi que le processus de planification, d’analyse et de présentation de l’information financière. Une évaluation de l’efficacité conceptuelle a également été réalisée pour le processus de perception des revenus au bureau de Londres (Angleterre), en collaboration avec le MAECI.

L’évaluation de l’efficacité opérationnelle effectuée en 2010‑2011 ciblait les activités exécutées à l’AC en ce qui concerne les contrôles généraux liés à la TI et le processus relatif aux immobilisations.

CIC a également réalisé les examens financiers suivants :

• évaluation de la conformité aux procédures établies dans divers bureaux intérieurs : Sydney, Halifax et Mississauga;
• examen des installations d’impression de chèques prioritaires du Ministère;
• examen de l’utilisation des cartes de voyage;
• examen de l’utilisation des pièces de journal.

En 2011‑2012, CIC continuera d’évaluer l’efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles conformément à son plan d’évaluation pluriannuel axé sur le risque. Ces travaux seront effectués à l’AC ainsi que dans les bureaux intérieurs et à l’étranger.

En particulier, les évaluations porteront sur les aspects suivants :

• la clôture des comptes et la présentation de l’information financière;
• la perception des revenus;
• les dépenses de fonctionnement, y compris la paie.

4. Résultats de l’évaluation

4.1 Efficacité conceptuelle des principaux contrôles

Le travail sur place et la vérification de l’efficacité conceptuelle ont été réalisés en 2010–2011 pour les processus suivants : les contrôles au niveau de l’entité; les prêts aux immigrants; la planification, l’analyse et la présentation de l’information financière. Les résultats de la vérification seront mis au point et publiés en 2011–2012, de même que les plans de redressement nécessaires.

De plus, l’efficacité conceptuelle du processus de perception des recettes au bureau de Londres (Angleterre) a été évaluée. Il ressort de l’exercice que la conception des contrôles est efficace en général, mais qu’il faut normaliser les procédures de perception des recettes et préciser les responsabilités et rôles respectifs de CIC et du MAECI. Un plan de redressement a été établi et sera mis en œuvre d’ici la fin du premier trimestre de 2011–2012.

4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles

Le travail sur place et la vérification de l’efficacité conceptuelle ont été effectués en 2010‑2011 pour les processus suivants : les contrôles généraux liés à la TI et les immobilisations (AC). Les résultats de la vérification seront mis au point et publiés en 2011–2012, de même que les plans de redressement nécessaires.

5. Plan d’action de Citoyenneté et Immigration Canada

5.1 Progrès réalisés durant l’exercice 2010–2011

En 2010‑2011, CIC a donné suite à la majorité des mesures correctives découlant de la vérification de l’exercice précédent. Les progrès suivants ont été réalisés en 2010–2011 :

Terminé

Comptabilité

• Les processus de vérification et de rapprochement de fin d’année ont été renforcés.
• Les contrôles visant le report d’écritures de journal internes dans le système financier ont été resserrés.
• Le processus visant la radiation des biens financiers a été renforcé.

Programmes ministériels

• La répartition des tâches dans le cadre du Programme d’aide à la réinstallation et du Programme d’établissement a été améliorée.
• La documentation de l’examen des subventions et des contributions a été améliorée.
• Une équipe de gestion financière des subventions et contributions a été créée pour développer et normaliser les outils et procédures utilisés pour la gestion financière des subventions et contributions, ce qui aidera à normaliser la gestion des ressources financières au Ministère.
• La délégation des pouvoirs de signer des documents financiers à l’égard des subventions et contributions a été clarifiée.

Biens et inventaire

• Le processus de rapprochement des stocks de formulaires a été amélioré.
• Les contrôles visant l’inventaire des biens de la technologie de l’information ont été resserrés.

Systèmes

• Le Ministère a effectué une mise à niveau de son système intégré de gestion des finances et du matériel, qui comporte désormais de meilleurs contrôles à l’égard de l’établissement des mots de passe.
• Une procédure a été mise en place pour examiner périodiquement l’accès des utilisateurs.
• Les contrôles exercés sur les changements de configuration dans le milieu de production du système d’information financière du Ministère ont été améliorés suivant la mise en œuvre de l’outil de gestion des changements.

Considérablement avancé

• La procédure de perception des recettes a été mise à jour dans les bureaux à l’étranger, en collaboration avec le MAECI, afin de préciser les rôles et les responsabilités et de renforcer la reddition de comptes et les contrôles internes.
• Des mesures ont été prises afin de renforcer le processus d’examen des ententes de souscription dans le cadre du Programme d’immigration des investisseurs.
• Les processus comptables relatifs aux immobilisations ont été clarifiés (codage). Le Ministère participe activement au groupe de travail du Bureau du contrôleur général sur la normalisation des processus relatifs aux immobilisations.
• La répartition des contrôles visant les tâches d’acquisition, d’entretien, de consignation et de gestion des immobilisations a été examinée par un cabinet d’experts‑conseils de l’externe. Les conclusions et les recommandations feront l’objet d’un suivi au prochain exercice.
• La vérification périodique du plan de continuité des activités de gestion de l’information et de technologie de l’information (GI‑TI) a été examinée par un cabinet d’experts‑conseils de l’externe.

En plus des engagements pris dans le plan d’action précédent, des progrès ont été réalisés dans les domaines suivants :

• Le Comité ministériel de vérification participe maintenant à l’examen des résultats découlant de l’évaluation et de la délimitation des risques financiers effectuées par CIC.
• Des améliorations ont été apportées afin de renforcer les contrôles financiers :
  • un processus d’autoévaluation trimestriel a été mis en place pour que les gestionnaires régionaux des finances puissent examiner leurs contrôles et processus financiers;
  • les contrôles relatifs aux installations d’émission de chèques prioritaires ont été améliorés;
  • les processus financiers dans la Région des Prairies et des Territoires du Nord (traitement des paiements et acquisition) ont été centralisés;
  • un exercice d’assurance de la qualité a été effectué à l’égard du processus d’approbation des paiements pour l’ensemble des régions.

5.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Les progrès se poursuivront pour mener à terme les mesures correctives dont la mise en œuvre était considérablement avancée à la fin de l’exercice 2010–2011.

De nouveaux plans d’action seront établis en 2011–2012, au besoin, après la réalisation des évaluations suivantes :

• contrôles au niveau de l’entité;
• contrôles généraux liés à la TI;
• processus relatif aux prêts aux immigrants, activités réalisées à l’AC;
• processus de planification, d’analyse et de présentation de l’information financière, activités réalisées à l’AC;
• processus relatif aux immobilisations, activités réalisées à l’AC.

Une évaluation de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles internes sera réalisée en 2011–2012 et les années suivantes selon le calendrier suivant :

Surveillance continue

Les tests sur l’efficacité opérationnelle sont planifiés pour les processus à risque élevé, moyen et faible sur une base cyclique. Un niveau minimal de test sera effectué tous les ans sur les processus à risque élevé, tous les deux ans sur les processus à risque moyen et tous les trois ans sur les processus à risque faible.