Manuel du médecin désigné

Chapitre 3 : Le travail du médecin désigné

3.1 Fonctions et responsabilités

Dans le cadre du programme médical de l’immigration canadienne, les médecins désignés [note 1] (institutionnels et individuels) assument plusieurs fonctions liées à des aspects précis de leur rôle dans le processus d’EMI.

Lorsqu’ils effectuent les examens médicaux aux fins de l’immigration canadienne, les médecins désignés ont les responsabilités suivantes :

Responsabilités relatives aux connaissances

Maintenir sa connaissance du présent manuel et se tenir au fait des directives et des exigences de CIC au sujet de la conduite des EMI canadiens.
Veiller à ce que le personnel du cabinet, de la clinique ou du laboratoire qui se trouve sous sa supervision directe soit bien informé des exigences et des normes relatives aux EMI canadiens.
Veiller à ce que les laboratoires et les centres de radiologie à qui sont confiés les tests et investigations courantes soient bien informés des exigences de CIC et respectent les directives relatives à la vérification de l’identité du requérant.
Veiller à ce que les consultants et les établissements offrant des consultations, des rapports de spécialistes ou des investigations additionnelles soient bien informés des exigences de CIC et respectent les directives relatives à la vérification de l’identité du requérant.

Responsabilités relatives aux normes

Respecter et appliquer les lignes directrices et les directives présentées dans le présent manuel et fournies par CIC.
Accorder rapidement un rendez-vous à tout requérant qui veut se soumettre à un EMI.
Effectuer les EMI, y compris les examens physiques et mentaux et les tests courants, conformément aux lignes directrices fournies dans le présent manuel et aux modifications et directives subséquentes publiées par CIC.
Veiller à ce que les laboratoires cliniques et les centres de radiologie utilisés dans le cadre des EMI canadiens soient accrédités/homologués par les autorités réglementaires locales et satisfassent aux normes locales, nationales et internationales déterminées par le bureau médical régional responsable et CIC.
Offrir un counselling approprié aux clients qui subissent un test de dépistage du VIH.
Prendre les dispositions nécessaires pour les consultations ou les tests additionnels et veiller à ce que les personnes qui effectueront ces tests/consultations soient informées du motif de la demande (c.-à-d. pour une évaluation médicale aux fins de l’immigration et non pour des raisons thérapeutiques).
Remplir les formulaires de rapport médical de CIC et les documents nécessaires et les faire parvenir à un bureau médical régional de CIC.
Veiller à ce que les honoraires exigés pour les services médicaux d’immigration soient équitables et respecter les lignes directrices locales, définies par CIC ou autre en ce qui concerne les honoraires, le cas échéant.
Aviser le bureau médical régional responsable de tout changement d’adresse postale, de numéro de téléphone/télécopieur ou d’adresse de courriel au plus tard dans les 14 jours suivant ce changement.

Responsabilités relatives aux langues officielles

Veiller à ce que CIC soit au fait de leurs capacités et compétences linguistiques de façon à ce que le Ministère puisse informer les requérants qui réclament des services dans une langue officielle.
Dans les régions où CIC est dans l’obligation d’offrir des services bilingues, veiller à ce que les formulaires médicaux de l’immigration canadienne et les documents d’information soient offerts dans les deux langues officielles.

Responsabilités relatives aux conflits d’intérêts et à l’éthique

Protéger la confidentialité de l’information médicale d’immigration qui se trouve en leur possession.
Respecter les lignes directrices concernant les conflits d’intérêts décrites à la section 3.2 du présent manuel.

Responsabilités relatives à l’évaluation du rendement

Sur préavis suffisant, se tenir disponible, y compris son personnel, pour des évaluations, des activités de surveillance, de formation ou d’information ou des visites lorsque le médecin régional en fait la demande.

3.2 Déontologie, éthique et conflits d’intérêts

En assumant la prestation de services au nom de CIC, le médecin désigné pourrait, dans certaines situations, voir sa loyauté divisée ou constater que les intérêts personnels du requérant au regard du processus d’immigration entrent en conflit avec ses responsabilités à titre de médecin désigné [note 2]. Les médecins désignés doivent adopter une conduite conforme aux principes de leur profession et à ceux de CIC dans le cadre de leurs activités liées aux EMI. Lorsque des situations ou des incidents mettant en cause la déontologie surviennent, le médecin désigné doit en aviser le bureau médical régional (BMR) responsable. Les situations suivantes doivent être signalées au médecin régional dans les délais spécifiés :

Situations ou incidents devant être signalés au BMR

Suspension du médecin désigné ou enquête sur le médecin désigné par les autorités médicales ou réglementaires. (À l’intérieur de 14 jours de l’évènement)
Accusation ou inculpation du médecin désigné pour une infraction. (À l’intérieur de 14 jours de l’évènement)
liée à la conduite des EMI canadiens de la part du personnel d’une clinique, d’un cabinet, d’un laboratoire ou d’un centre de radiologie. (À l’intérieur de 14 jours de l’évènement)
Mesure disciplinaire (ou licenciement) à l’endroit d’un membre du personnel d’une clinique, d’un cabinet, d’un laboratoire ou d’un centre de radiologie pour des incidents ou des situations mettant en cause les EMI canadiens. (À l’intérieur de 14 jours de l’évènement)

Pour réduire le risque de conflit d’intérêts, les médecins désignés devraient prendre les mesures suivantes :

Prendre note que les requérants ont le droit de consulter le médecin désigné de leur choix. Les médecins désignés ne doivent pas formuler de critiques à l’égard d’autres médecins désignés ni tenter d’influencer le choix des requérants. Les médecins désignés qui ont des préoccupations quant aux activités d’un confrère dans le cadre des EMI canadiens doivent en aviser le BMR.
À moins d’obtenir l’autorisation de CIC, les médecins désignés ne doivent pas effectuer des EMI canadiens auprès de membres de leur famille, de leurs employés, de leurs patients actuels ou d’autres personnes envers qui ils ont des obligations personnelles ou légales.
Veiller à ce que les frais facturés pour les EMI et les services connexes se limitent au barème offert aux agents de la Direction générale de la gestion de la santé (DGGS) et affiché dans la clinique ou l’établissement du médecin désigné. Consulter le chapitre 7 pour plus d’information au sujet des frais.
Éviter de s’associer à des organisations ou des entreprises qui tentent d’influencer l’immigration canadienne ou qui ont des intérêts légaux ou commerciaux à ce chapitre. Cela comprend les services conseils en matière d’immigration, les cabinets d’avocats qui représentent des clients de l’immigration et les organisations responsables de l’élaboration des politiques en matière d’immigration.
Éviter d’utiliser à d’autres fins l’information ou les connaissances obtenues dans le cadre de leurs activités liées aux EMI (p. ex. les médecins désignés informés d’un changement à venir dans les procédures ou les exigences d’évaluation médicale ne doivent pas divulguer cette information aux clients avant d’avoir obtenu l’autorisation de la DGGS).
Éviter d’accepter des cadeaux, des gratifications ou des faveurs liés à la conduite des EMI.
Éviter de laisser entendre, de prétendre ou de clamer que le fait d’être associé à CIC ou au gouvernement du Canada procure des privilèges, des avantages ou des services autres que ceux décrits dans le présent manuel.

3.3 Tampon du médecin désigné

Un tampon comportant un numéro unique est fourni au médecin désigné ou à l’institution nommée pour effectuer les EMI. Ce tampon doit être utilisé pour authentifier chaque rapport médical rempli par le médecin désigné et pour confirmer que ce dernier a vérifié l’identité du requérant. Il y a plusieurs règles à suivre concernant ce tampon :

Il ne doit pas être partagé avec d’autres praticiens et est réservé à l’usage unique du médecin désigné à qui il a été remis, à moins d’une autorisation spéciale de CIC.
Si le tampon devait être endommagé, usé ou rendu illisible pour toute autre raison, il faut demander au BMR de le remplacer.
Lors du remplacement d’un tampon, l’ancien tampon doit être retourné au BMR responsable.
Le tampon demeure la propriété du gouvernement du Canada et doit être retourné sur demande ou lorsque la nomination d’un médecin désigné prend fin.
Parfois, on ne fournit aux institutions nommées pour effectuer les EMI qu’un seul tampon.

Dans un tel cas, les remplaçants, les médecins intérimaires ou les assistants assumant les fonctions du médecin désigné doivent signer les formulaires de rapport médical et les autres documents liés aux EMI « pour et au nom du Dr _______ », les estampiller avec le tampon du médecin désigné et indiquer leur propre numéro d’identification personnel obtenu du BMR.

La façon d’utiliser le tampon pour confirmer la vérification de l’identité des requérants et préparer des documents est décrite en détail à la section 11.2.

3.4 Absences

L’absence du médecin désigné peut nuire à la prestation du programme, selon la région qu’il dessert et le nombre de requérants qu’il évalue. Il y a deux types d’absence :

Absence de courte durée : Absence de 10 à 19 jours ouvrables (inclusivement).
Absence prolongée : Absence ou incapacité d’effectuer des EMI durant 20 jours ouvrables ou plus.

Les deux types d’absence doivent être signalés au préalable au médecin régional avec la date de retour estimée. Le médecin régional évaluera chaque situation au cas par cas et déterminera les mesures à prendre en fonction de la nature de l’absence. Les absences prolongées ou répétées peuvent entraîner la révocation du statut de médecin désigné.

3.5 Prévention de la fraude

L’intégrité de l’ensemble du processus d’examen médical aux fins de l’immigration repose sur la vérification de l’identité des personnes qui se présentent pour subir un EMI et l’assurance que tous les examens cliniques et les dossiers correspondent aux bonnes personnes. Des personnes tentent parfois de se soustraire à un EMI par la substitution ou la fraude. Le présent manuel fournit des références et des directives au sujet de diverses procédures et normes visant à prévenir la fraude. La bonne gestion de l’identité des requérants et le respect des procédures établies au moment de remplir les formulaires, d’estampiller les photos et d’effectuer les examens sont au nombre des moyens de prévenir la fraude.

Les médecins désignés peuvent aussi prévenir la fraude en informant leur personnel au sujet de ces procédures, en respectant les normes énoncées dans le présent manuel et en instaurant des processus de contrôle de la qualité au sein de leur cabinet lorsque possible, par exemple : avoir recours à des escortes pour accompagner les requérants lors des radiographies ou des analyses de laboratoire à l’extérieur et s’assurer que les laboratoires cliniques et les centres de radiologie appliquent les processus de vérification de l’identité définis dans le présent manuel.

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1. Dans ce chapitre, le terme « médecin désigné » englobe tant les personnes nommées à ce titre que les institutions ou organisations nommées par CIC pour effectuer les EMI.

2. Par exemple, lorsque le médecin désigné prend part à la prestation de soins médicaux directs au requérant ou juge que les problèmes de santé du requérant seraient mieux traités au Canada et milite en faveur de l’admission du requérant.

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