ARCHIVÉE – Loi sur la protection des renseignements personnels,
Loi sur l’accès à l’information

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Rapport annuel
2006–2007

• Introduction
• Partie un : Loi sur la protection des renseignements personnels
• Partie deux : Loi sur l’accès à l’information

INTRODUCTION

Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) est heureux de présenter au Parlement son 13^e rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information pour l’exercice allant du 1^er avril 2006 au 31 mars 2007.

Le présent rapport est présenté conformément à l’article 72 de chacune des deux Lois. La première partie traite de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la seconde, de la Loi sur l’accès à l’information.

Le mandat de CIC découle de la compétence partagée établie à l’article 95 de la Loi constitutionnelle de 1867, de la Loi sur la citoyenneté et de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.

CIC assure un large éventail d’activités. Le Ministère :

• admet des immigrants, des étudiants étrangers, des visiteurs et des travailleurs temporaires qui contribuent à la croissance du Canada aussi bien sur le plan économique que social;
• réinstalle les réfugiés, les protège et leur offre l’asile;
• aide les nouveaux arrivants à s’adapter à la société canadienne et à acquérir la citoyenneté;
• gère l’accès au Canada de manière à protéger la sécurité et la santé des Canadiennes et des Canadiens, de même que l’intégrité des lois canadiennes.

L’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information incombe à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la Direction générale des affaires corporatives. La Division de l’AIPRP joue un rôle clé dans le traitement des demandes d’information et coordonne toutes les activités découlant de la législation et des directives, des lignes directrices et des règlements afférents. La Division est dirigée par le directeur, qui est le coordonnateur de l’AIPRP pour le Ministère. Le coordonnateur est responsable de la planification, de l’élaboration et de la mise à jour des politiques et des procédures liées aux deux Lois ainsi que de la coordination de la conformité ministérielle aux obligations législatives. La Division est composée de quatre unités : Opérations, Service à la clientèle, Traitement rapide et Cas et questions complexes. Chacune des unités est dirigée par un gestionnaire relevant du directeur. La Division est également responsable de la coordination des réponses aux plaintes concernant les droits de la personne qui sont déposées contre le Ministère.

CIC a établi un réseau de coordonnateurs de l’AIPRP dans chaque direction générale du Ministère et chacun des bureaux des SMA. La Division de l’AIPRP compte sur ces personnes pour représenter AIPRP au sein de leurs directions générales respectives. Une liste proposée de responsabilités pour ces personnes est affichée sur le site Web interne de CIC, de même qu’un guide du coordonnateur. Les responsabilités actuelles des coordonnateurs de l’AIPRP des directions générales varient en fonction de la portée des activités concernant l’AIPRP dans leur sphère de responsabilité.

Le traitement des demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est décentralisé, la responsabilité de répondre à ces dernières revenant principalement aux bureaux locaux et aux points de service où se trouvent les dossiers. Les fonctionnaires régionaux ont le pouvoir délégué par la ministre d’autoriser certaines dispenses en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En revanche, les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sont traitées uniquement à l’administration centrale, par des fonctionnaires désignés par la ministre.

Nouvelles initiatives

Points saillants

En 2006‑2007, CIC a lancé les initiatives suivantes pour être plus rentable et améliorer le service à la clientèle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) :

• diffusion de messages promotionnels, présentation d’ateliers, de cours de formation et de séances de sensibilisation visant à mieux faire connaître et comprendre l’AIPRP dans l’ensemble du Ministère. La Division de l’AIPRP a présenté neuf séances de formation générale et cinq séances d’information destinées spécifiquement aux directions générales à l’échelle du Ministère. Des séances de formation mixtes avec le Bureau du Conseil privé et l’Agence des services frontaliers du Canada ont également été organisées. La Division de l’AIPRP a également présenté les notions de base de l’AIPRP à tous les cours « Bienvenue à CIC » donnés par le Ministère et a mené une séance d’information casse‑croûte pour le Réseau des jeunes. En outre, la Division de l’AIPRP a organisé en novembre une conférence ministérielle de deux jours pour les coordonnateurs de l’AIPRP. Au total, la Division de l’AIPRP a atteint plus de 450 personnes avec divers messages concernant l’AIPRP;
• poursuite d’un partenariat avec la Direction générale de la gestion de l’information afin d’accroître la sensibilisation à la gestion de l’information dans l’ensemble du Ministère et sa relation avec l’AIPRP;
• mise à jour et ajouts au site Web de CIC afin d’aider le public à obtenir des renseignements sur l’AIPRP. Le site (www.cic.gc.ca/francais/ministere/aiprp/index.asp) comprend maintenant une foire aux questions;
• mise à jour et expansion mensuelles du site Web interne de la Division de l’AIPRP afin d’aider les employés de CIC à comprendre l’AIPRP et à traiter les demandes d’AIPRP;
• rapports mensuels à la haute direction au sujet du rendement en matière de respect des échéances;
• maintien d’une section de service à la clientèle conçue pour aider les clients à présenter leurs demandes d’AIPRP et à s’informer de l’état d’avancement de celles‑ci. Cette section répond à environ 125 demandes par mois, en moyenne, et ce nombre s’accroît;
• établissement d’un poste de coordonnateur de la formation pour répondre aux besoins en formation du Ministère;
• surveillance hebdomadaire du pourcentage de dossiers en suspens et réévaluation régulière des priorités et nouvelle répartition de la charge de travail;
• élimination des dossiers accumulés.

PARTIE UN :
LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Sommaire statistique des mesures prises par CIC en réponse aux demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les statistiques suivantes résument les activités entreprises par CIC en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice à l’étude.

a) Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

On a enregistré une augmentation de 15 % du nombre de demandes officielles reçues au cours de la période visée.

b) Mesures prises à l’égard des demandes traitées

Au total, 5 968 demandes ont été traitées au cours de l’exercice. Dans 1 912 cas (32 %), tous les renseignements demandés ont été communiqués. Dans 2 726 autres cas (45,7 %), on a fourni une partie de l’information demandée. Les demandes restantes (1 330 ou 22,3 %) ont été aucune communication, impossibles à traiter, abandonnées par le demandeur ou transmises à une autre institution fédérale.

c) Exceptions invoquées

Les dispositions d’exception de la Loi sur la protection des renseignements personnels les plus souvent invoquées pour ne pas communiquer les renseignements demandés sont visées par l’article 26, qui a pour objet de protéger les renseignements concernant une personne autre que l’auteur de la demande, l’article 21, qui porte sur les affaires internationales et la défense, l’article 22, sur l’exécution de la loi et les enquêtes, l’article 19, touchant les renseignements personnels obtenus à titre confidentiel du gouvernement d’un État étranger, d’une organisation internationale, du gouvernement d’une province ou d’une administration municipale ou régionale.

d) Exclusions citées

e) Délai de traitement

f) Prorogations de 30 jours ou moins

g) Traductions

h) Méthode de consultation

i) Corrections et mentions

j) Coûts

2. Plaintes et appels

a) Plaintes au Commissaire à la protection de la vie privée

Des plaintes au Commissaire à la protection de la vie privée ont été déposées dans quarante trois des cas, ce qui représente seulement 0,9 % des demandes reçues, soit une réduction importante par rapport au pourcentage établi l’an dernier, 1,9 %. Dix huit plaintes étaient bien fondées, deux ont été abandonnées, deux ont été réglées et trois n’étaient pas fondées. Les dix huit demandes restantes sont en suspens.

3. Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)

L’alinéa 8(2)a) de la Loiporte sur la communication aux fins auxquelles les renseignements ont été retenus ou préparés par l’institution ou pour les usages qui sont compatibles avec ces fins. Les usages compatibles de CIC sont énumérés dans Info Source. À mesure que de nouveaux usages compatibles sont définis, les mises à jour pertinentes sont apportées à Info Source.

L’alinéa 8(2)b) concerne la communication de renseignements qui est autorisée « aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication ». CIC a effectué quelques communications conformément à cet alinéa, cette année.

L’alinéa 8(2)c) permet la communication « exigée par subpoena, mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements. » Les communications de CIC qui sont faites conformément à cet alinéa de la Loi sont effectuées en consultation avec les Services juridiques, et la Division de l’AIPRP fournit une aide, au besoin.

L’alinéa 8(2)d) autorise la communication de renseignements au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral. Comme pour l’alinéa 8(2)c), ces communications sont effectuées en consultation avec les Services juridiques.

L’alinéa 8(2)e) autorise la communication de renseignements personnels à un organisme d’enquête qui en fait la demande en vue de faire respecter des lois.
Le Ministère traite les demandes officielles de cette nature lorsqu’un organisme d’enquête désigné dans le Règlement soumet une demande conformément aux exigences précisées dans le guide du Conseil du Trésor sur la protection des renseignements personnels et des données. Au cours de la période visée, 454 demandes d’information ont été reçues d’organismes d’enquête en vertu de l’alinéa 8(2)e). La plupart des demandes présentées au cours de l’année 2006‑2007 provenaient des organismes suivants : la Gendarmerie royale du Canada, l’Agence du revenu du Canada et le Service canadien du renseignement de sécurité.

L’alinéa 8(2)f) autorise la communication de renseignements aux termes d’accords ou d’ententes conclus d’une part entre le gouvernement du Canada, le gouvernement d’une province ou d’un État étranger, une organisation internationale, en vue de l’application des lois ou pour la tenue d’enquêtes licites. CIC a effectué plusieurs communications de cette nature au cours de l’année.

L’alinéa 8(2)g) autorise la communication de renseignements à un député en vue d’aider l’individu concerné par les renseignements à résoudre un problème. La plupart de ces communications officieuses sont traitées par la Division des demandes de renseignements ministériels. Cette année, cette Division a répondu à 370  demandes téléphoniques, 40 demandes présentées par courrier électronique et 1 345 lettres. Les députés peuvent également obtenir des renseignements au moyen de la ligne d’information générale 1‑800, directement des bureaux à l’étranger, des bureaux locaux de CIC au Canada, dans certains cas, et des directions générales à l’AC.

L’alinéa 8(2)h) autorise la communication d’information aux agents ou aux employés de l’institution pour vérification interne. Plusieurs communications de cette nature ont eu lieu, dans le but de faciliter le travail de la Direction générale de la vérification et de l’évaluation de CIC.

L’alinéa 8(2)i) permet de communiquer des renseignements aux Archives nationales du Canada pour dépôt. Les communications de cette nature sont documentées dans le calendrier de conservation et de retrait de CIC.

CIC a autorisé plusieurs communications en vertu de l’alinéa 8(2)j) pour des travaux de recherche et de statistique. Les communications de cette nature sont effectuées par les directions générales en consultation avec la Division de l’AIPRP et sur approbation de celle‑ci.

CIC n’a effectué aucune communication aux termes de l’alinéa 8(2)k) de la Loi, qui a trait aux revendications, aux différends et aux griefs des Autochtones.

CIC a effectué une communication en vertu de l’alinéa 8(2)l), qui autorise la communication de renseignements en vue de recouvrer une dette envers la Couronne.

Deux communications de renseignements personnels ont été effectuées aux termes de l’alinéa 8(2)m), qui autorise la communication de renseignements pour des raisons d’intérêt public qui justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée et lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

4. Données additionnelles

Consultations

Outre le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, CIC a été consulté 26 fois par d’autres institutions gouvernementales concernant des dossiers liés à ses activités.

Activités de comparaison de données

CIC n’a pas entrepris de nouvelles activités de partage d’information ou de comparaison de données pendant la période visée.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)/évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)

EPFVP

PROGRAMME DE PERMIS DE TRAVAIL HORS CAMPUS POUR LES ÉTUDIANTS ÉTRANGERS

L’EPFVP a trait aux étudiants étrangers admissibles qui peuvent présenter une demande de permis de travail hors campus. Elle traite les questions concernant l’échange de renseignements personnels pour les besoins d’un processus annuel de vérification de l’admissibilité des étudiants au travail hors campus. L’EPFVP est une activité continue et est liée à un autre projet appelé le Système de notification électronique (SNE), que l’on est actuellement en train de mettre au point.

SE RENDRE AU CANADA : PORTAIL SUR L’IMMIGRATION

Le portail a pour but de fournir de l’information et des services continus en ligne offerts par diverses sources gouvernementales et non gouvernementales pour aider les immigrants éventuels et les nouveaux arrivants à prendre des décisions éclairées au sujet de la vie et du travail au Canada. Le portail est accessible sur le site Web du gouvernement du Canada à l’adresse suivante : www.directioncanada.gc.ca. En 2005, la Direction générale de l’intégration et la Direction générale des solutions fonctionnelles ont terminé une EPFVP pour l’initiative Se rendre au Canada : portail sur l’immigration, en particulier en ce qui concerne la mise au point possible d’un outil de mentorat électronique. CIC continue d’analyser la faisabilité d’un tel outil, mais ne prévoit pas le mettre en œuvre en 2007‑2008.

EFVP permanentes

BIOMÉTRIE

La Direction générale du contrôle du risque a terminé la version définitive de l’EFVP pour l’essai de la biométrie en milieu réel; cette version sera présentée au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). La version définitive inclut les rectifications apportées à la suite des consultations avec le CPVP. La portée de l’EFVP concerne la façon dont la biométrie touchera les processus actuels et les clients de CIC. Les éléments suivants ont été pris en compte dans le cadre de l’EFVP : structure de la mise à l’essai en milieu réel, pouvoirs législatifs, gestion du risque, communications, création et entreposage des modèles dans le contexte de la mise à l’essai et mesure de la satisfaction du client.

PROJET D’EXAMEN MÉDICAL EN LIGNE

La Direction générale de la gestion et des technologies de l’information a dirigé, à l’échelle de CIC, un processus de planification de projets en ligne touchant la transformation des services à la clientèle, notamment un formulaire de demande en ligne et des projets en ligne relatifs à la Direction générale de la gestion de la santé (DGS). Cette EFVP décrit les étapes recommandées pour résoudre les questions liées à la vie privée ayant un rapport avec les projets en ligne de la DGS.

Sommaires d’EFVP

Les sommaires d’EFVP suivants ont été publiés en 2005‑2006. Aucun nouveau sommaire d’EFVP n’a été publié sur le site Web de CIC en 2006‑2007. www.cic.gc.ca/francais/ministere/aiprp/index.asp

1. État de la demande du cyberclient (EDC)
2. Système mondial de gestion des cas (SMGC)
3. Immigration‑Système de mesure pour la reddition de comptes concernant les programmes de contributions (iSMRP)
4. Déclaration d’entente sur l’échange d’information
5. Demande de résidence temporaire

Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du règlement d’application

Veuillez noter que la délégation officielle des pouvoirs ne tient pas compte des changements organisationnels qui ont été effectués le 1^er avril 2007. Par conséquent, même si les titres des postes étaient exacts au cours de la période visée, il se peut qu’ils aient changé depuis.

DOCUMENT OFFICIEL

* Comprend les nominations intérimaires et les affectations à ces postes effectuées conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et au règlement d’application.

Légende :

PARTIE DEUX :
LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION

1. Sommaire statistique des mesures prises par CIC en réponse aux demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

La présente section résume les activités entreprises par CIC en réponse aux demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour l’exercice à l’étude.

a) Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

b) Origine des demandes

c) Mesures prises à l’égard des demandes traitées

d) Exceptions invoquées

Les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information les plus souvent invoquées pour ne pas communiquer les renseignements demandés sont le paragraphe 19(1), qui vise à protéger les renseignements personnels concernant une personne autre que l’auteur de la demande, le paragraphe 15(1), qui porte sur les affaires internationales, la défense et les activités subversives, et l’article 16, qui traite de l’exécution de la loi et des enquêtes.
Le paragraphe 19(1) a été invoqué 4 691 fois, soit pour 40,8 % des exemptions en 2006‑2007; le paragraphe 15(1), 3 985 fois, comptant pour 34,7 % des exceptions, et l’article 16, 1 676 fois, soit pour 14,6 % des exceptions.

e) Exclusions citées

f) Délai de traitement

g) Prorogations de 30 jours ou moins

h) Prorogations de 31 jours ou plus

i) Méthode de consultation

j) Coûts

k) Frais nets perçus

l) Dispense de frais

2. Plaintes et appels

a) Plaintes au Commissaire à l’information

3. Données additionnelles

Performance

CIC a respecté les délais pour 95,0 % des demandes reçues au cours de l’année. Quarante plaintes ont été présentées au Commissaire à l’information, ce qui représente moins de 1 % (0,38 %) des demandes reçues. Ce chiffre est à peu près le même que celui de l’an dernier. Trois plaintes étaient bien fondées, huit ont été résolues et sept ont été jugées sans fondement. Les vingt‑deux plaintes restantes sont en suspens.

Données sur l’accès

Il n’y a pas eu d’augmentation importante du nombre de demandes officielles reçues au cours de la période visée. C’est la première fois en trois ans qu’il n’y a pas eu d’augmentation importante. Les augmentations ont varié de 10 % à 15 %.

La majorité des clients de CIC qui présentent des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information font partie du secteur commercial, lequel comprend des consultants et des avocats. Un pourcentage de 71,2 % des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information provenaient de ce groupe, tandis que 25,6 % des demandes ont été présentées par des membres du public. Un auteur de demandes multiples a présenté plus de 300 demandes au cours du dernier exercice.

Consultations

Outre le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, CIC a été consulté 104 fois par d’autres institutions gouvernementales concernant des dossiers liés à ses activités.

Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du règlement d’application

Veuillez noter que la délégation officielle des pouvoirs ne tient pas compte des changements organisationnels qui ont été effectués le 1^er avril 2007. Par conséquent, même si les titres des postes étaient exacts au cours de la période visée, ils peuvent avoir changé.
 

Légende :

* Comprend les nominations intérimaires et les affectations à ces postes effectuées conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et au règlement d’application.

© Ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, 2006
N^o de cat. : Ci1-4/2006
0-662-49221-8