ARCHIVÉE – Loi sur la protection des renseignements personnels,
Loi sur l’accès à l’information

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Rapport annuel
2008–2009

Partie 1: Loi sur la protection des renseignements personnels

• Introduction
• À propos de CIC
• La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Activités et réalisations
• Points saillants de la protection des renseignements personnels et statistiques
• Annexe A – Rapport statistique — Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe B – Exigences supplémentaires de rapport pour 2008–2009
• Annexe C – Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe D – Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe E – Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 : Loi sur l’accès à l’information

• Introduction
• À propos de CIC
• La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Activités et réalisations
• Points saillants de l’accès à l’information et statistiques
• Annexe A – Rapport statistique – Loi sur l’accès à l’information
• Annexe B – Exigences supplémentaires de rapport pour 2008–2009
• Annexe C  – Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe D – Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Annexe E – Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du Règlement sur l’accès à l’information

Partie 1 : Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Citoyenneté et immigration Canada (CIC) a le plaisir de présenter au Parlement son 15^e rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice allant du 1^er avril 2008 au 31 mars 2009.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi durant l’exercice.

Le présent rapport décrit comment CIC a assumé ses responsabilités et obligations en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels durant l’exercice 2008–2009.

À propos de CIC

CIC a été créé en 1994 afin de regrouper les services d’immigration et de citoyenneté, de promouvoir les idéaux partagés par tous les Canadiens et de construire un Canada plus fort. En 2008, le Multiculturalisme a été ajouté au portefeuille du Ministère.

Le Canada a une fière tradition d’accueil des immigrants. Nos systèmes d’immigration et de protection des réfugiés, tout comme le vaste réseau d’organismes qui aident les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer, sont parmi les meilleurs au monde. Cette tradition est renforcée par le multiculturalisme canadien qui découle de notre conviction que tous les citoyens sont égaux. Le multiculturalisme vise à insuffler à tous les citoyens, quelle que soit leur communauté ethnoculturelle, un sentiment d’appartenance à la société canadienne tout en leur offrant des chances égales. Grâce à l’immigration et au multiculturalisme, les Canadiens sont encouragés à s’intégrer à la société et à y prendre part de manière active aux activités sociales, culturelles, économiques et politiques.

CIC tire son mandat de la disposition sur la responsabilité partagée de la Loi constitutionnelle de 1867 (article 95), ainsi que de la Loi sur la citoyenneté, de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, et de la Loi sur le multiculturalisme canadien.

Le travail de CIC porte sur un vaste éventail d’activités. Le mandat varié du Ministère est de :

• faciliter la venue de personnes et leur intégration au Canada d’une manière qui maximise leur contribution au pays, tout en protégeant la santé et la sécurité des Canadiens;
• perpétuer la tradition humanitaire du Canada en protégeant les réfugiés et les personnes ayant besoin de protection;
• renforcer les valeurs associées à la citoyenneté canadienne et promouvoir les droits et les responsabilités qui y sont attachés;
• favoriser l’adoption dans le monde de politiques migratoires qui concourront aux objectifs du Canada dans le domaine humanitaire et le domaine de l’immigration; et
• promouvoir la participation entière et l’égalité des chances de tous les Canadiens dans la vie économique, politique, sociale et culturelle du pays.

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

L’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels relève de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la Direction générale des affaires corporatives, Secteur des services corporatifs. La division est dirigée par un directeur, qui est le coordonnateur de l’AIPRP pour le Ministère. Le travail de la division est accompli par quatre unités : Service à la clientèle, Cas et questions complexes, Cheminement rapide et Opérations. Chacune des unités est dirigée par un gestionnaire relevant du directeur. La division est aussi responsable de la coordination des réponses aux plaintes déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) reçoit, coordonne et traite les demandes d’information déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, fournissant à ses clients un service rapide de haute qualité.

Les responsabilités de la division sont les suivantes :

• s’assurer que les exigences législatives et celles de l’organisme central relativement à la protection des renseignements personnels sont bien connues à l’intérieur du Ministère;
• élaborer des outils et des instruments propres au Ministère qui permettront d’établir des rôles, des exigences et des attentes en matière de rendement;
• renforcer le respect de la loi en dispensant formation, expertise en politiques et conseils;
• entretenir un programme de conformité permettant de surveiller le rendement et les rapports, et d’améliorer de manière continue les pratiques de gestion.

CIC soutient et maintient un réseau de coordonnateurs de l’AIPRP dans toutes les directions générales du Ministère, qui aident au traitement des demandes en faisant des recherches et en constituant des dossiers, ainsi qu’en fournissant des recommandations. Les coordonnateurs sont aussi responsables de la supervision des rapports de conformité de leur direction générale.

Le guide du coordonnateur et la liste de responsabilités suggérées sont affichés sur le site intranet de CIC.

Activités et réalisations

I. Leadership

En 2008–2009, CIC a participé à l’atelier des meilleures pratiques du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), en présentant ses meilleures pratiques en matière d’accès à l’information. En outre, le Ministère a joué un rôle important dans le groupe de travail des directeurs de l’AIPRP du Secrétariat, en aidant à l’élaboration des politiques et des orientations de l’organisme central.

En particulier, CIC a fourni au SCT son expertise et son aide en examinant de nouveaux modèles d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et de fichier de renseignements personnels (FRP), et en dirigeant des projets pilotes à ce sujet, en plus de fournir des remarques d’une importance cruciale et dont le SCT a tenu compte pour l’élaboration de ses nouveaux processus.

II. Promotion, sensibilisation et formation

Afin d’améliorer la sensibilisation à l’accès à l’information, trois événements ministériels ont eu lieu durant l’exercice : la Semaine du droit à l’information, la Semaine de l’apprentissage au travail et le 25^e anniversaire de l’AIPRP.

• Dans le cadre de la participation à la Semaine internationale du droit à l’information, des stands d’information ont été installés dans les halls des édifices de CIC afin de donner à tous les employés des renseignements sur l’accès à l’information et d’en faire la promotion.
• Durant la Semaine de l’apprentissage au travail, une initiative de la Société canadienne pour la formation et le perfectionnement, des renseignements bilingues et des séances de formation ont été donnés à des employés par vidéoconférence partout au Canada. Un total de 125 employés de CIC ont participé à cette activité.
• Pour célébrer le 25^e anniversaire de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la division a tenu une journée portes ouvertes qui a amélioré la sensibilisation et a permis de fournir au personnel une meilleure compréhension de la fonction AIPRP à CIC.

Dans le but d’améliorer la capacité de traitement, ainsi que la compréhension et la sensibilisation du personnel cadre de CIC aux questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, un partenariat a été établi avec la Division de l’apprentissage et du perfectionnement de CIC pour élaborer une séance exigée dans le plan de formation des cadres intermédiaires du Ministère. De plus, une série de six séances de formation pour les coordonnateurs nationaux et régionaux de l’AIPRP a été élaborée et sera offerte en 2009–2010.

III. Ressources humaines

Il est bien connu dans la communauté de l’AIPRP qu’il manque d’employés ayant les connaissances, l’expertise et l’expérience nécessaires pour satisfaire aux exigences actuelles. Pour aider à construire sa capacité actuelle et future, CIC a mis en oeuvre des stratégies visant à répondre à ces défis :

• offrir à ses employés actuels des affectations de perfectionnement qui leur permettront d’acquérir de l’expérience et de l’expertise dans une unité différente et pour des tâches différentes;
• un partenariat avec le programme coopératif de l’Université d’Ottawa pour engager des étudiants intéressés par le domaine de l’AIPRP, qui pourraient par la suite devenir des employés permanents.

Pour 2009–2010, on vise à franchir les premières étapes de la création d’un programme de perfectionnement qui permettra aux employés de l’AIPRP de passer de postes inférieurs à des postes intermédiaires et supérieurs, grâce à un système structuré d’acquisition d’expérience au travail et d’évaluation officielle.

IV. Points de vue externes

Cadre de responsabilisation de gestion du Conseil du Trésor du Canada, extraits d’évaluations relatives aux questions d’accès à l’information

Le SCT a donné à CIC la note « acceptable » pour l’exercice 2007–2008, car le Ministère a réussi à satisfaire aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans sa description des activités d’obtention, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels. Pour l’exercice 2008–2009, le Ministère a poursuivi ses efforts de mise à jour et de vérification de ses FRP afin de respecter les exigences du SCT.

L’un des principaux soucis de l’exercice 2009–2010 sera la mise en oeuvre d’un cadre de protection de la vie privée afin que le Ministère améliore sa gouvernance, son soutien et sa conformité. Les activités organisées incluront l’officialisation des processus internes d’EFVP et l’intensification de la formation portant spécifiquement sur la protection des renseignements personnels.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Dans son Rapport annuel au Parlement 2007–2008 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a souligné les réalisations de CIC en ce qui a trait au programme de formation et de sensibilisation du Ministère pour la protection des renseignements personnels.

Points saillants de la protection des renseignements personnels et statistiques

I. Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1^er avril 2008 au 31 mars 2009, CIC a reçu 5 151 demandes de communication de renseignements personnels, soit 3 % de plus que lors de l’exercice précédent.

II. Mesures prises à l’égard des demandes traitées

En 2008–2009, CIC a achevé le traitement de 5 188 demandes, qui étaient réparties comme suit :

Dans 1 878 cas (36,2 %), les renseignements ont été complètement fournis. Dans 2 546 autres cas (49,1 %), des renseignements ont été fournis tout en invoquant des exceptions.

III. Exceptions invoquées

La majorité des exceptions invoquées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernaient trois articles : l’article 21, qui porte sur les affaires internationales, la défense et les activités subversives, a été invoqué dans 1 785 cas (41,2 % de toutes les exceptions); l’article 26, qui a pour objet la protection des renseignements personnels, a été invoqué dans 1 700 cas (39,2 % de toutes les exceptions); l’alinéa 22(1)b), qui porte sur l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles, a été invoqué dans 639 cas (14,7 % de toutes les exceptions).

IV. Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)

En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il peut y avoir des cas où les renseignements personnels dont dispose l’institution publique peuvent être communiqués sans le consentement des personnes visées par ces renseignements.

Au cours de cet exercice, CIC a communiqué des renseignements personnels en vertu des alinéas suivants : 8(2)a), 8(2)d), 8(2)e), 8(2)f) et 8(2)g). Aucun renseignement n’a été communiqué en vertu des alinéas 8(2)b), c), h), i), k), l) ou m).

V. Consultations

En plus de traiter les demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère a été consulté par d’autres institutions du gouvernement fédéral dans 64 cas où les dossiers demandés par ces institutions avaient des liens avec les activités de CIC.

VI. Prorogations

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires, si une traduction est nécessaire, ou si la demande concerne un volume important de dossiers et que le traitement de la demande dans le délai normal créerait une entrave déraisonnable aux activités du Ministère.

Des prorogations ont été requises dans 158 cas pour mener des consultations. Dans 17 autres cas, des prorogations ont été requises pour effectuer des recherches dans un volume important de fichiers et pour éviter de perturber les activités du Ministère. Enfin, 12 prorogations ont été accordées pour permettre la traduction de documents.

VII. Durée de traitement

CIC a répondu à 71 % des demandes (3 681) en 30 jours ou moins, tandis que 16 % des demandes (822) ont été traitées en 31 à 60 jours. Les délais de traitement des autres demandes étaient de 61 à 120 jours pour 4 % des demandes (216), et de plus de 120 jours pour 9 % des demandes (469).

VIII. Plaintes

Durant l’exercice 2008–2009, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a avisé CIC qu’avaient été déposées 27 plaintes relatives à la protection des renseignements personnels, ce qui représente moins de 0,5 % de toutes les demandes reçues. Au cours de l’exercice, sur les 34 conclusions relatives aux plaintes, 20 plaintes ont été refusées, tandis que 14 plaintes ont été considérées fondées (11 d’entre elles portaient sur des délais et 3 sur d’autres sujets).

IX. Appels à la Cour fédérale

Aucun appel à la Cour fédérale n’a été déposé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels durant l’exercice 2008–2009.

X. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)

Afin de remplir son mandat, CIC doit s’acquitter de responsabilités dont plusieurs requièrent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. C’est pourquoi le Ministère, conformément aux politiques du Conseil du Trésor, utilise régulièrement des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP); ces évaluations servent d’outils de gestion des risques afin de déterminer si des programmes, des initiatives ou des projets du Ministère (nouveaux ou en cours) présentent des risques en matière de protection de la vie privée lorsqu’ils nécessitent la collecte et la conservation de renseignements personnels.

Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée

Il y a eu en tout sept (7) EPFVP entreprises et terminées en 2008–2009.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Deux (2) EFVP ont été terminées et neuf (9) ont été entreprises en 2008–2009.

Programme fédéral de santé intérimaire

La Direction générale de la gestion de la santé (DGGS) est responsable de la gestion et de l’application du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI). Le Programme offre des soins de santé urgents et essentiels aux personnes admissibles qui sont en mesure de démontrer leur précarité financière. L’administration des demandes de prestations pour le PFSI est assurée en sous-traitance par un administrateur de demandes du secteur privé qui diffuse des renseignements sur le programme, vérifie l’admissibilité des clients et des services par rapport aux normes de services et de prestations du PFSI, assure le traitement et le règlement des demandes, et rembourse les fournisseurs des services dispensés aux clients. Comme le contrat de l’administrateur actuel des demandes sera bientôt échu, la DGGS publiera un appel d’offres dans le but d’obtenir les services d’un administrateur de demandes. Les services que cet administrateur fournira incluront toutes les opérations nécessaires pour recevoir, régler, défrayer et signaler les demandes présentées par les fournisseurs et pour assurer le suivi de ces demandes.

Lisez la version non-abrégée du sommaire de cette EVFP

Annexe A : Rapport statistique – Loi sur la protection des renseignements personnels

Les statistiques suivantes résument les activités entreprises par CIC pendant l’exercice visé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe B – Exigences supplémentaires de rapport pour 2008–2009

Le SCT a adopté diverses mesures pour assurer une surveillance de la conformité à la politique sur les EFVP. C’est ainsi que les institutions ont l’obligation de fournir les renseignements suivants pour la présente période de rapport.

Annexe C – Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

TBS/SCT 350-63 (Rev. 1999/03)

Annexe D – Ordonnance de délégation de pouvoirs

_______________________________
L’hon. Diane Finley, c.p., député
Ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration
The Honorable Diane Finley, P.C., M.P.
Minister of Citizenship and Immigration

Annexe E – Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Document officiel

* Comprend les nominations intérimaires et les affectations à ces postes effectuées conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et à son règlement d’application.

Légende :

Partie II : Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Citoyenneté et immigration Canada (CIC) a le plaisir de présenter au Parlement son 15^e rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information pour l’exercice allant du 1^er avril 2008 au 31 mars 2009.

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information stipule que le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi durant l’exercice.

Le présent rapport décrit comment CIC a assumé ses responsabilités et obligations en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels durant l’exercice 2008–2009.

À propos de CIC

CIC a été créé en 1994 afin de regrouper les services d’immigration et de citoyenneté, de promouvoir les idéaux partagés par tous les Canadiens et de construire un Canada plus fort. En novembre 2008, le Multiculturalisme a été ajouté au portefeuille du Ministère.

Le Canada a une fière tradition d’accueil des immigrants. Nos systèmes d’immigration et de protection des réfugiés, tout comme le vaste réseau d’organismes qui aident les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer, sont parmi les meilleurs au monde. Cette tradition est renforcée par le multiculturalisme canadien qui découle de notre conviction que tous les citoyens sont égaux. Le multiculturalisme vise à insuffler à tous les citoyens, quelle que soit leur communauté ethnoculturelle, un sentiment d’appartenance à la société canadienne tout en leur offrant des chances égales. Grâce à l’immigration et au multiculturalisme, les Canadiens sont encouragés à s’intégrer à la société et à y prendre part de manière active aux activités sociales, culturelles, économiques et politiques.

CIC tire son mandat de la disposition sur la responsabilité partagée de la Loi constitutionnelle de 1867 (article 95), ainsi que de la Loi sur la citoyenneté, de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, et de la Loi sur le multiculturalisme canadien.

Le travail de CIC porte sur un vaste éventail d’activités. Le mandat varié du Ministère est de :

• faciliter la venue de personnes et leur intégration au Canada d’une manière qui maximise leur contribution au pays, tout en protégeant la santé et la sécurité des Canadiens;
• perpétuer la tradition humanitaire du Canada en protégeant les réfugiés et les personnes ayant besoin de protection;
• renforcer les valeurs associées à la citoyenneté canadienne et promouvoir les droits et les responsabilités qui y sont attachés;
• favoriser l’adoption dans le monde de politiques migratoires qui concourront aux objectifs du Canada dans le domaine humanitaire et le domaine de l’immigration; et
• promouvoir la participation entière et l’égalité des chances de tous les Canadiens dans la vie économique, politique, sociale et culturelle du pays.

La division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

L’application de la Loi sur l’accès à l’information relève de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la Direction générale des affaires corporatives, Secteur des services corporatifs. La division est dirigée par un directeur, qui est le coordonnateur de l’AIPRP pour le Ministère. Le travail de la division est accompli par quatre unités : Service à la clientèle, Cas et questions complexes, Cheminement rapide et Opérations. Chacune des unités est dirigée par un gestionnaire relevant du directeur. La division est aussi responsable de la coordination des réponses aux plaintes déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) reçoit, coordonne et traite les demandes d’information déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, fournissant à ses clients un service rapide de haute qualité.

Les responsabilités de la division sont les suivantes :

• s’assurer que les exigences législatives et celles de l’organisme central relativement à l’accès à l’information sont bien connues à l’intérieur du Ministère;
• élaborer des outils et des instruments propres au Ministère qui permettront d’établir des rôles, des exigences et des attentes en matière de rendement;
• renforcer le respect de la loi en dispensant formation, expertise en politiques et conseils;
• entretenir un programme de conformité permettant de surveiller le rendement et les rapports, et d’améliorer de manière continue les pratiques de gestion.

CIC soutient et maintient un réseau de coordonnateurs de l’AIPRP dans toutes les directions générales du Ministère, qui aident au traitement des demandes en faisant des recherches et en constituant des dossiers, ainsi qu’en fournissant des recommandations. Les coordonnateurs sont aussi responsables de la supervision des rapports de conformité de leur direction générale. Le guide du coordonnateur et la liste de responsabilités suggérées sont affichés sur le site intranet de CIC.

Activités et réalisations

I. Rendement

Durant l’exercice 2008–2009, CIC a obtenu un taux de conformité de 95,24 %. Il s’agit d’un succès important pour le Ministère, étant donné que le volume de demandes a augmenté de 23 % par rapport à l’exercice précédent, sans augmentation correspondante des ressources.

II. Leadership

En 2008–2009, CIC a participé à l’atelier des meilleures pratiques du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Secrétariat du Conseil du Trésor, en présentant ses meilleures pratiques en matière d’accès à l’information. En outre, le Ministère a joué un rôle important dans le groupe de travail des directeurs de l’AIPRP du Secrétariat, en aidant à l’élaboration des politiques et des orientations de l’organisme central.

Conformément à son but de répondre aux demandeurs rapidement, CIC a démontré son leadership et son engagement à éviter les délais en revoyant ses processus. La révision comprenait une analyse des dossiers en retard et un suivi accru des dossiers. Ces meilleures pratiques continueront en 2009–2010 et par la suite.

III. Promotion, sensibilisation et formation

Afin d’améliorer la sensibilisation à l’accès à l’information, trois événements ministériels ont eu lieu durant l’exercice : la Semaine du droit à l’information, la Semaine de l’apprentissage au travail et le 25^e anniversaire de l’AIPRP.

• Dans le cadre de la participation à la Semaine internationale du droit à l’information, des stands d’information ont été installés dans les halls des édifices de CIC afin de donner à tous les employés des renseignements sur l’accès à l’information et d’en faire la promotion.
• Durant la Semaine de l’apprentissage au travail, une initiative de la Société canadienne pour la formation et le perfectionnement, des renseignements bilingues et des séances de formation ont été donnés à des employés par vidéoconférence partout au Canada. Un total de 125 employés de CIC ont participé à cette activité.
• Pour célébrer le 25^e anniversaire de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la division a tenu une journée portes ouvertes qui a amélioré la sensibilisation et a permis de fournir au personnel une meilleure compréhension de la fonction AIPRP à CIC.

Dans le but d’améliorer la capacité de traitement, ainsi que la compréhension et la sensibilisation du personnel cadre de CIC aux questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, un partenariat a été établi avec la Division de l’apprentissage et du perfectionnement de CIC pour élaborer une séance exigée dans le plan de formation des cadres intermédiaires du Ministère. De plus, une série de six séances de formation pour les coordonnateurs nationaux et régionaux de l’AIPRP a été élaborée et sera offerte en 2009–2010.

IV. Ressources humaines

Il est bien connu dans la communauté de l’AIPRP qu’il manque d’employés ayant les connaissances, l’expertise et l’expérience nécessaires pour satisfaire aux exigences actuelles. Pour aider à construire sa capacité actuelle et future, CIC a mis en oeuvre des stratégies visant à répondre à ces défis :

• offrir à ses employés actuels des affectations de perfectionnement qui leur permettront d’acquérir de l’expérience et de l’expertise dans une unité différente et pour des tâches différentes;
• un partenariat avec le programme coopératif de l’Université d’Ottawa pour engager des étudiants intéressés par le domaine de l’AIPRP, qui pourraient par la suite devenir des employés permanents.

Pour 2009–2010, on vise à franchir les premières étapes de la création d’un programme de perfectionnement qui permettra aux employés de l’AIPRP de passer de postes inférieurs à des postes intermédiaires et supérieurs, grâce à un système structuré d’acquisition d’expérience au travail et d’évaluation officielle.

V. Points de vue externes

Cadre de responsabilisation de gestion du Conseil du Trésor du Canada, extraits d’évaluations relatives aux questions d’accès à l’information

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a donné à CIC la note « acceptable » pour l’exercice 2007–2008, car le Ministère a réussi à satisfaire aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information. En 2008–2009, le Ministère a continué à travailler à la mise à jour du chapitre qui lui est consacré dans Info Source.

Commissariat à l’information, Rapport annuel au Parlement 2008–2009

Le Commissaire à l’information a reconnu que CIC a fait la preuve de son engagement à éviter les délais. Le rapport a fait l’éloge du Ministère pour ses bonnes pratiques en matière de processus d’examen et d’approbation, de délégation de pouvoirs, et de vérification et d’analyse des dossiers en retard.

Points saillants de l’accès à l’information et statistiques

I. Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Du 1^er avril 2008 au 31 mars 2009, CIC a reçu 14 034 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, soit 23 % de plus que la période visée par le rapport précédent.

II. Tendances 2008–2009

La majorité (96 %) des demandes d’accès à l’information reçues par CIC portaient sur des dossiers de clients, qui se trouvent souvent dans les bureaux de CIC à l’étranger. Le reste des demandes (4 %) concernaient des dossiers complexes. Une fois de plus, CIC est l’institution fédérale recevant le plus de demandes d’accès à l’information, avec environ un tiers (33 %) des demandes reçues au niveau fédéral.

En 2008–2009, CIC a connu une augmentation importante du nombre de pages examinées : plus de 800 000 pages ont été examinées, soit une augmentation générale d’environ 48 % depuis 2006–2007. Le nombre de pages par demande a augmenté de 10 %, ce qui signifie que les demandes deviennent de plus en plus volumineux, exigeant parfois plus de temps à traiter.

III. Origine des demandes

Le secteur des affaires est à l’origine du plus grand nombre de demandes (69 %); ce secteur inclut les conseillers (36 %) et les avocats (33 %). En outre, 28 % des demandes proviennent du public, et le reste des demandes (3 %) nous sont adressées par des médias, des universités et des organismes.

IV. Mesures prises à l’égard des demandes traitées

En 2008–2009, CIC a traité 13 616 demandes, classées comme suit :

Dans 2 336 cas (17,2 %), les renseignements ont été complètement fournis. Dans la majorité des cas (10 097 ou 74,2 %), des exceptions ont été invoquées.

V. Exceptions invoquées

La majorité des exceptions invoquées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information concernaient trois paragraphes : le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels, a été invoqué dans 7 275 cas (40,9 %); le paragraphe 15(1), qui porte sur les relations internationales, la défense nationale et les activités subversives, a été invoqué dans 6 883 cas (38,7 %); le paragraphe 16(1), qui concerne l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles, a été invoqué dans 2 003 cas (11,2 %).

VI. Consultations

En plus de traiter les demandes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, le Ministère a été consulté par d’autres institutions du gouvernement fédéral dans 161 cas où les dossiers demandés par ces institutions avaient des liens avec les activités de CIC.

VII. Prorogations

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires, ou si la demande concerne un volume important de dossiers et que le traitement de la demande dans le délai normal créerait une entrave déraisonnable aux activités du Ministère.

CIC a obtenu 890 prorogations durant la période 2008–2009. Des prorogations ont été requises dans 474 cas (53,3 %) pour mener des consultations, dont 366 prorogations (77,2 %) nécessitant plus de 30 jours. Dans 400 autres cas, des prorogations ont été requises pour compléter de vastes recherches, dont 326 prorogations (81,5%) nécessitant plus de 30 jours. Finalement, 16 prorogations (1,8 %) ont été demandées pour consulter un tiers parti.

VIII. Durée de traitement

CIC a répondu à 63 % des demandes (8 579) en 30 jours ou moins, tandis que 30,7 % des demandes (4 175) ont été traitées en 31 à 60 jours. Les délais de traitement des autres demandes étaient de 61 à 120 jours pour 4,9 % des demandes (673), et de plus de 120 jours pour 1,4 % des demandes (189).

IX. Plaintes

Durant l’exercice 2008–2009, le Commissariat à l’information a avisé CIC que 63 plaintes avaient été déposées, ce qui représente moins d’un demi pour cent (0,4 %) du nombre total de demandes reçues. Des 32 plaintes résolues, 25 ont été abandonnées ou considérées non fondées. Six autres plaintes ont été résolues avec le demandeur. Une seule plainte a été considérée fondée, et elle concernait un délai déraisonnable.

X. Appels à la Cour fédérale

Aucun appel à la Cour fédérale n’a été déposé en vertu de la Loi sur l’accès à l’information durant l’exercice 2008–2009.

Annexe A Rapport statistique – Loi sur l’accès à l’information

Cette section résume les activités de CIC liées à la Loi sur l’accès à l’information durant l’exercice visé par le présent rapport.

Annexe B – Exigences en matière de rapports pour 2007–2008

Loi sur l’accès à l’information

Annexe C – Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information

TBS/SCT 350-62 (Rev. 1999/03)

Annexe D – Ordonnance de délégation

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L’hon. Diane Finley, c.p., député
Ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration
The Honorable Diane Finley, P.C., M.P.
Minister of Citizenship and Immigration

Annexe E – Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du Règlement sur l’accès à l’information

* Englobe les nominations et les affectations intérimaires à ces postes qui sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et de son règlement.

Légende :

© Ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, 2009
N^o de cat. : Ci1-4/2009
978-0-662-06931-7