ARCHIVÉE – Loi sur l’accès à l’information,
Loi sur la protection des renseignements personnels

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Rapport annuel
2010-2011

Partie I : Loi sur l’accès à l’information

• Introduction
• À propos de CIC
• La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Activités et réalisations
  • Rendement
  • Leadership
  • Promotion, sensibilisation et formation
  • Politiques, lignes directrices et procédures
  • Ressources humaines
  • Points de vue externes
• Aperçu statistique
  • Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  • Tendances en 2010-2011
  • Origine des demandes
  • Mesures prises à l’égard des demandes traitées
  • Exceptions invoquées
  • Consultations
  • Prorogations
  • Durée de traitement
  • Plaintes
  • Appels à la Cour fédérale
• Annexe A : Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe B : Exigences supplémentaires en matière de rapports relatifs à la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe C : Ordonnance de délégation

Partie II : Loi sur la protection des renseignements personnels

• Introduction
• À propos de CIC
• La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
• Activités et réalisations
  • Rendement
  • Promotion, sensibilisation et formation
  • Politiques, lignes directrices et procédures
  • Ressources humaines
  • Points de vue externes
• Aperçu statistique
  • Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mesures prises à l’égard des demandes traitées
  • Exceptions invoquées
  • Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)
  • Consultations
  • Prorogations
  • Durée de traitement
  • Plaintes
  • Appels à la Cour fédérale
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe B : Exigences supplémentaires en matière de rapports relatifs à la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe C : Ordonnance de délégation

Partie 1 : Loi sur l’accès à l’information

1. Introduction

Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) a le plaisir de présenter au Parlement son 17e rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information pour l’exercice allant du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

L’article 72 de la Loi précise que le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi durant l’exercice. Le présent rapport décrit les réalisations qui ont permis à CIC d’assumer ses responsabilités et obligations en matière d’accès à l’information au cours de l’exercice 2010–2011.

2. À propos de CIC

CIC a été créé en 1994 afin de regrouper les services d’immigration et d’enregistrement de la citoyenneté, de promouvoir les idéaux partagés par tous les Canadiens et de bâtir un Canada plus fort. En novembre 2008, le multiculturalisme a été ajouté au portefeuille du Ministère.

Le Canada est fier de sa tradition d’accueil des immigrants. Ses systèmes d’immigration et de protection des réfugiés, tout comme le vaste réseau d’organismes qui aident les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer, sont parmi les meilleurs au monde. Cette tradition est renforcée par le multiculturalisme canadien qui découle de notre conviction que tous les citoyens sont égaux. Le multiculturalisme vise à insuffler à tous les citoyens, quelle que soit leur communauté ethnoculturelle, un sentiment d’appartenance à la société canadienne tout en leur offrant des chances égales. Grâce au multiculturalisme, les Canadiens sont encouragés à s’intégrer à la société et à prendre part de manière active aux activités sociales, culturelles, économiques et politiques.

CIC tire son mandat de la disposition sur la responsabilité partagée de la Loi constitutionnelle de 1867 (article 95), ainsi que de la Loi sur la citoyenneté, de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, et de la Loi sur le multiculturalisme canadien.

Le travail accompli à CIC englobe un vaste éventail d’activités, notamment :

• faciliter la venue de personnes et leur adaptation à la vie canadienne d’une manière qui maximise leur contribution au pays, tout en protégeant la santé et en assurant la sécurité des Canadiens;
• perpétuer la tradition humanitaire du Canada en protégeant les réfugiés et les personnes ayant besoin de protection;
• renforcer les valeurs associées à la citoyenneté canadienne et promouvoir les droits et les responsabilités qui en découlent;
• sensibiliser tous les Canadiens et accroître la compréhension interculturelle tout en favorisant la création d’une société intégrée qui offre des chances égales pour tous, peu importe la race, l’origine ethnique et la religion;
• favoriser l’adoption dans le monde de politiques migratoires qui concourront aux objectifs du Canada dans le domaine humanitaire et le domaine de l’immigration.

3. La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction générale des affaires corporatives du Secteur des services ministériels. Elle veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information, et son directeur fait office de coordonnateur de l’AIPRP au Ministère. Le travail de la Division est accompli par cinq unités : Service à la clientèle, Cas et questions complexes, Traitement rapide, Opérations, et Politique, formation et projets. Le gestionnaire de chacune des unités relève du directeur.

La Division de l’AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes d’information présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, et offre un service rapide et de grande qualité aux demandeurs. Elle est aussi responsable de la coordination des réponses aux plaintes déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, et traite les demandes présentées dans le cadre du Traité d’entraide juridique.

CIC maintient un réseau de 45 coordonnateurs de l’AIPRP qui représentent les directions générales et les régions du Ministère. Les coordonnateurs de l’AIPRP aident au traitement des demandes en faisant des recherches et en recueillant des dossiers, ainsi qu’en coordonnant les recommandations formulées.

4. Activités et réalisations

I. Rendement

Cette année encore, le Ministère a reçu plus de demandes d’accès à l’information (18 862) que toute autre institution fédérale visée par la Loi. Au cours de l’exercice 2010–2011, CIC a obtenu un taux de conformité de 92,35 % dans ses réponses aux demandes d’accès à l’information. Il s’agit d’une réalisation de taille si l’on considère que le volume de demandes présentées au Ministère a augmenté de 34 % au cours des trois dernières années.

La Division de l’AIPRP s’efforce d’améliorer ses délais de réponse grâce à la modernisation de son mode de prestation de services. Citons par exemple, un recours de plus en plus important aux services électroniques, notamment à la communication des renseignements sur CD ou par courriel, l’élaboration d’un nouveau formulaire de demande d’AIPRP accompagné d’instructions plus précises, et la mise en place d’un numéro sans frais 1-800 pour le service à la clientèle. La mise en œuvre en 2011-2012 d’un processus électronique de paiement par carte de crédit des frais exigés pour les demandes d’AIPRP constituera un pas de plus vers la modernisation du mode de prestation de services.

II. Leadership

Poursuivant son but de répondre rapidement aux demandeurs, CIC a continué d’appliquer les pratiques exemplaires en vigueur pour le suivi et la surveillance des dossiers, en effectuant notamment un suivi plus étroit des dossiers en retard par l’entremise de rapports mensuels. Ces pratiques exemplaires seront maintenues en 2011‑2012 et par la suite.

En 2010‑2011, CIC a mis en place un processus de divulgation proactive des demandes d’accès à l’information terminées par le Ministère (remarque : ce processus ne vise pas les demandes de renseignements personnels). Des résumés sont affichés en ligne à l’adresse suivante : Demandes d’accès à l’information complétées. Il est possible d’obtenir de façon informelle une copie des documents divulgués en envoyant une demande par courriel à l’adresse ATIP-AIPRP@cic.gc.ca. Il est également possible d’obtenir les statistiques sur l’immigration les plus demandées de CIC contre paiement de frais de 100 $, en envoyant un courriel à research-recherche@cic.gc.ca. De plus, CIC a contribué au Projet pilote sur les données ouvertes (www.data.gc.ca/default.asp?lang=Fr), qui vise à mettre à la disposition du public un volume plus important de données non confidentielles du gouvernement du Canada.

III. Promotion, sensibilisation et formation

Au cours de l’exercice 2010-2011, la Division de l’AIPRP de CIC a procédé à un examen approfondi du programme interne de formation sur l’AIPRP de CIC. Le contenu des cours a été révisé et amélioré afin de fournir au personnel de CIC un programme de formation plus complet et plus standardisé. En 2010-2011, la Division de l’AIPRP a commencé à offrir la nouvelle formation aux coordonnateurs de l’AIPRP et aux cadres intermédiaires du Ministère. En tout, la Division de l’AIPRP a offert 18 séances de formation à 215 employés. En outre, 158 employés supplémentaires du Ministère ont pu participer à diverses activités ayant pour but de sensibiliser le personnel aux lois en matière d’AIPRP, notamment la Conférence annuelle de la Division de l’AIPRP les 20 et 21 mai 2010, l’événement Apprentissage au travail le 22 septembre 2010, la Semaine du droit à l’information du 27 septembre au 1er octobre 2010 et la Journée portes ouvertes de l’AIPRP qui s’est tenue le 30 septembre 2010.

En 2010-2011, la Division de l’AIPRP a également modifié sa section sur le site intranet de CIC afin de proposer un outil plus actuel, plus complet et plus convivial aux employés de CIC. La nouvelle section sur l’AIPRP a été lancée au début du mois d’avril 2011.

La Division a également créé le « Bulletin de l'AIPRP », une publication semestrielle qui vise à sensibiliser davantage les employés du Ministère à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, et à présenter des informations et des mises à jour sur les questions les plus récentes entourant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Le premier numéro du Bulletin de l'AIPRP est paru en avril 2011 et se retrouve dans la nouvelle section sur l’AIPRP du site intranet de CIC.

IV. Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de l’exercice 2010‑2011, CIC a commencé à se servir de son nouveau Guide Info Source. Ce guide offre une structure et des conseils pour la mise en œuvre de la nouvelle approche fonctionnelle de révision du chapitre Info Source du Ministère, en plus de clarifier les exigences, notamment les rôles et les responsabilités des principaux acteurs.

En vue de renforcer la responsabilisation du Ministère et de permettre à ce dernier de respecter les exigences législatives, la Division de l’AIPRP a commencé à mesurer son taux de réponse aux demandes internes de conseils et d’orientations stratégiques, conformément à ses normes de service internes. Pendant la période d’évaluation, la Division a confirmé sa volonté de fournir d’excellents services professionnels internes en répondant aux demandes dans les délais prévus 97 % du temps.

V. Ressources humaines

La fonction publique doit composer avec une situation difficile, car la collectivité de l’AIPRP du gouvernement fédéral connaît une pénurie d’employés ayant les connaissances, l’expertise et l’expérience nécessaires pour satisfaire aux demandes actuelles. Pour construire sa capacité, CIC a mis en œuvre les stratégies suivantes visant à combler ces lacunes :

• offrir aux employés de l’AIPRP actuels des affectations de perfectionnement qui leur permettent d’acquérir de l’expérience et de l’expertise dans une autre unité, où ils accomplissent des tâches différentes exigeant une responsabilité de plus en plus grande;
• collaborer avec d’autres ministères gouvernementaux afin de mener à bien des processus de sélection;
• diriger des séances de jumelage quatre fois par an avec deux employés de CIC;
• établir un partenariat avec le programme coopératif de l’Université d’Ottawa pour engager des étudiants intéressés par le domaine de l’AIPRP, qui pourraient par la suite devenir des employés permanents.

Soucieuse de continuer à renouveler et à former son effectif, la Division de l’AIPRP s’efforce d’adopter un programme de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) qui permet aux employés de passer de postes inférieurs à des postes intermédiaires, puis à des postes supérieurs, grâce à un système structuré d’acquisition d’expérience au travail et d’évaluation officielle.

VI. Points de vue externes

Extraits de l’évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada relatifs à l’accès à l’information

Dans le cadre de l’évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a donné à CIC la note « acceptable » pour l’exercice 2010‑2011, car le Ministère a réussi à satisfaire convenablement aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information.

5. Aperçu statistique

I. Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Du 1er avril 2010 au 31 mars 2011, CIC a reçu 18 862 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, soit 13 % de plus que la période visée par le rapport précédent. La plupart des demandes d’accès à l’information reçues par CIC concernent des dossiers de renseignements personnels (96 %) qui se trouvent bien souvent dans des bureaux locaux de CIC et dans des bureaux à l’étranger.

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II. Tendances en 2010‑2011

CIC a reçu 18 862 demandes d’accès à l’information, ce qui fait de CIC une fois de plus l’institution fédérale qui a reçu le plus de demandes d’accès à l’information. En 2009-2010, le Ministère a traité plus de 47 % de toutes les demandes d’accès à l’information reçues par l’ensemble de l’administration fédérale, et, si l’on se fie aux tendances, ce pourcentage devrait probablement être à la hausse pour 2010-2011 lorsque l’ensemble des statistiques pour tout le gouvernement sera colligé.

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CIC : Citoyenneté et Immigration Canada
MDN : Ministère de la Défense nationale
ARC : Agence du revenu du Canada
ASFC : Agence des services frontaliers du Canada

En 2010‑2011, CIC a examiné plus de 1 147 700 pages, une augmentation générale d’environ 42 % depuis 2008‑2009. Cela signifie que les demandes deviennent de plus en plus volumineuses. Il est évident que des demandes plus volumineuses exigent plus de temps à examiner et à traiter.

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III. Origine des demandes

La catégorie du secteur des affaires (principalement composée de conseillers et d’avocats en immigration) est à l’origine du plus grand nombre de demandes, soit 70 % de toutes les demandes. En outre, 28 % des demandes proviennent du grand public, et les demandes restantes (2 %) sont adressées par des médias, des universités ou autres organisations.

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IV. Mesures prises à l’égard des demandes traitées

En 2010‑2011, CIC a traité 18 070 demandes, comme le montre le graphique qui suit. Tous les renseignements ont été fournis dans 4 098 cas (23 %). Dans la majorité des cas (12 762 cas ou 71 %), des exceptions ont été invoquées.

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V. Exceptions invoquées

La majorité des exceptions invoquées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information concernaient trois paragraphes :

• le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels, a été invoqué dans 10 377 cas (57 %),
• le paragraphe 15(1), qui porte sur les relations internationales, la défense nationale et les activités subversives, a été invoqué dans 5 494 cas (30 %),
• le paragraphe 16(1), qui concerne l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles, a été invoqué dans 2 563 cas (25 %).

Il importe de savoir que plus d’un paragraphe peut s’appliquer à une demande donnée. L’application des exceptions par CIC est décrite plus en détail aux annexes A et B.

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VI. Consultations

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, CIC a été consulté par d’autres institutions du gouvernement fédéral dans 175 cas où les dossiers relevant de ces institutions étaient en lien avec les activités de CIC.

VII. Prorogations

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires, ou si la demande concerne un volume important de dossiers et que le traitement de la demande dans le délai normal créait une entrave déraisonnable aux activités du Ministère.

CIC a obtenu 1 877 prorogations au cours de l’exercice 2010‑2011. Des prorogations ont été requises dans 722 cas pour permettre à CIC de consulter d’autres institutions fédérales avant de répondre. Dans 1 109 autres cas, des prorogations ont été requises pour faire des recherches dans de nombreux dossiers ou effectuer des recherches dans ces dossiers. Finalement, CIC s’est prévalu de 46 prorogations pour pouvoir donner un avis à un tiers conformément à l’article 27 de la Loi.

VIII. Durée de traitement

CIC a répondu à 10 578 demandes (59 %) en 30 jours ou moins, tandis que 5 531 demandes (31 %) ont été traitées en 31 à 60 jours. Les délais de traitement des autres demandes étaient de 61 à 120 jours pour 9 % des demandes (1 693), et de plus de 121 jours pour 1 % des demandes (268).

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IX. Plaintes

Au cours de l’exercice 2010-2011 visé par le rapport, le Commissariat à l’information a avisé CIC que 84 plaintes avaient été déposées, ce qui représente moins d’un demi pour cent de toutes les demandes traitées pendant cette période.

Pendant la période visée par le rapport, 81 plaintes ont fait l’objet d’une enquête. De ce nombre, 41 ont été abandonnées, ont fait l’objet d’un désistement ou ont été considérées comme non fondées. Les 40 plaintes restantes ont été résolues à la satisfaction du plaignant.

X. Appels à la Cour fédérale

Aucun appel à la Cour fédérale n’a été déposé contre CIC au sujet de plaintes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2010‑2011.

Annexe A : Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information

Institution : Citoyenneté et Immigration Canada
Période visée par le rapport : 4/1/2010 à 3/31/2011
Source : Médias 114
Secteur universitaire : 16
Secteur commercial : 13 139
Organisme : 243
Public : 5,350

1. Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

2. Disposition of requests completed

3. Exceptions invoquées

4. Exclusions citées

5. Délai de traitement

6. Prolongations des délais

7. Traduction

8. Méthode de consultation

9. Frais

10. Coûts

Annexe B – Exigences supplémentaires en matière de rapports relatifs à la Loi sur l’accès à l’information

1. Partie III : Exemptions invoquées

• Alinéa 13(1)e) : 0
• Alinéa 16.1(1)a) : 0
• Alinéa 16.1(1)b) : 0
• Alinéa 16.1(1)c) : 0
• Alinéa 16.1(1)d) : 0
• Paragraphe 16.2(1) : 0
• Article 16.3 : 0
• Alinéa 16.4(1)a) : 0
• Alinéa 16.4(1)b) : 0
• Article 16.5 : 0
• Alinéa 18.1(1)a) : 0
• Alinéa 18.1(1)b) : 0
• Alinéa 18.1(1)c) : 0
• Alinéa 18.1(1)d) : 0
• Alinéa 20(1)b.1) : 0
• Article 20.1 : 0
• Article 20.2 : 0
• Article 20.4 : 0
• Paragraphe 22.1(1) : 0

2. Partie IV : Exclusion citée

• Article 68.1 : 0
• Alinéa 68.2a) : 0
• Alinéa 68.2b) : 0
• Paragraphe 69.1(1) : 0

Annexe C – Ordonnance de délégation

_______________________________
L’hon. Jason Kenney, c.p., député
Ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration
The Honorable Jason Kenney, P.C., M.P.
Minister of Citizenship and Immigration

Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Document officiel

* Englobe les nominations et les affectations intérimaires à ces postes qui sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et son règlement.

Légende :

SM :

Sous-ministre

SMASC/DGAC :

SMA, Services corporatifs / Directeur général, Affaires corporatives

AIPRP/DIR :

Directeur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (EX-01)

AIPRP/GCQC :

Gestionnaire, Cas et questions complexes, AIPRP (PM-06)

AIPRP/PM05 :

Agent supérieur de l’AIPRP (PM-05)

AIPRP/PM04/AS04 :

Administrateurs de l’AIPRP (PM-04/AS-04) (comprend le gestionnaire, Opérations, et le gestionnaire, Service à la clientèle)

AIPRP/PM03 :

Agents de l’AIPRP (PM-03)

Partie II :Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) a le plaisir de présenter au Parlement son 17e rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice allant du 1er avril 2010 au 31 mars 2011.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels des individus que détiennent les institutions fédérales et de donner accès à ces individus aux renseignements personnels qui les concernent.

L’article 72 de la Loi précise que le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi durant l’exercice. Le présent rapport décrit comment CIC a assumé avec succès ses responsabilités et obligations en matière de protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2010‑2011. 

2. À propos de CIC

CIC a été créé en 1994 afin de regrouper les services d’immigration et d’enregistrement de la citoyenneté, de promouvoir les idéaux partagés par tous les Canadiens et de bâtir un Canada plus fort. En novembre 2008, le multiculturalisme a été ajouté au portefeuille du Ministère.

Le Canada est fier de sa tradition d’accueil des immigrants. Ses systèmes d’immigration et de protection des réfugiés, tout comme le vaste réseau d’organismes qui aident les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer, sont parmi les meilleurs au monde. Cette tradition est renforcée par le multiculturalisme canadien qui découle de notre conviction que tous les citoyens sont égaux. Le multiculturalisme vise à insuffler à tous les citoyens, quelle que soit leur communauté ethnoculturelle, un sentiment d’appartenance à la société canadienne tout en leur offrant des chances égales. Grâce au multiculturalisme, les Canadiens sont encouragés à s’intégrer à la société et à prendre part de manière active aux activités sociales, culturelles, économiques et politiques.

CIC tire son mandat de la disposition sur la responsabilité partagée de la Loi constitutionnelle de 1867 (article 95), ainsi que de la Loi sur la citoyenneté, de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, et de la Loi sur le multiculturalisme canadien.

Le travail accompli à CIC englobe un vaste éventail d’activités, notamment :

• faciliter la venue de personnes et leur adaptation à la vie canadienne d’une manière qui maximise leur contribution au pays, tout en protégeant la santé et en assurant la sécurité des Canadiens;
• perpétuer la tradition humanitaire du Canada en protégeant les réfugiés et les personnes ayant besoin de protection;
• renforcer les valeurs associées à la citoyenneté canadienne et promouvoir les droits et les responsabilités qui en découlent;
• sensibiliser tous les Canadiens et accroître la compréhension interculturelle tout en favorisant la création d’une société intégrée qui offre des chances égales pour tous, peu importe la race, l’origine ethnique et la religion;
• favoriser l’adoption dans le monde de politiques migratoires qui concourront aux objectifs du Canada dans le domaine humanitaire et le domaine de l’immigration. 

3. La division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction générale des affaires corporatives du Secteur des services corporatifs. Elle veille à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et son directeur fait office de coordonnateur de l’AIPRP au Ministère. Le travail de la Division est accompli par cinq unités : Service à la clientèle, Cas et questions complexes, Traitement rapide, Opérations, et Politique, formation et projets. Le gestionnaire de chacune des unités relève du directeur.

La Division de l’AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes d’information présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et offre un service rapide et de grande qualité aux demandeurs. Elle est aussi responsable de la coordination des réponses aux plaintes déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, et traite les demandes présentées dans le cadre du Traité d’entraide juridique.

CIC maintient un réseau de 45 coordonnateurs de l’AIPRP qui représentent les directions générales et les régions du Ministère. Les coordonnateurs de l’AIPRP aident au traitement des demandes en faisant des recherches et en recueillant des dossiers, ainsi qu’en coordonnant les recommandations formulées.

4. Activités et réalisations

I. Rendement

Au cours de l’exercice 2010-2011 visé par le rapport, CIC a reçu 4 609 demandes liées à la protection des renseignements personnels, soit une légère baisse par rapport à l’exercice précédent. La Division de l’AIPRP de CIC s’efforce d’améliorer ses délais de réponse grâce à la modernisation de son mode de prestation de services. Citons par exemple, un recours de plus en plus important aux services électroniques, notamment à la communication des renseignements sur CD ou par courriel, l’élaboration d’un nouveau formulaire de demande d’AIPRP accompagné d’instructions plus précises, et la mise en place d’un numéro sans frais 1-800 pour le service à la clientèle. La mise en œuvre en 2011-2012 d’un processus électronique de paiement par carte de crédit des frais exigés pour les demandes d’AIPRP constituera un pas de plus vers la modernisation du mode de prestation de services.

II. Promotion, sensibilisation et formation

Au cours de l’exercice 2010-2011, la Division de l’AIPRP de CIC a procédé à un examen approfondi du programme interne de formation sur l’AIPRP de CIC. Le contenu des cours a été révisé et amélioré afin de fournir au personnel de CIC un programme de formation plus complet et plus standardisé. En 2010-2011, la Division de l’AIPRP a commencé à offrir la nouvelle formation aux coordonnateurs de l’AIPRP et aux cadres intermédiaires du Ministère. En tout, la Division de l’AIPRP a offert 18 séances de formation à 215 employés. En outre, 158 employés supplémentaires du Ministère ont pu participer à diverses activités ayant pour but de sensibiliser le personnel aux lois en matière d’AIPRP, notamment la Conférence annuelle de la Division de l’AIPRP les 20 et 21 mai 2010, l’événement Apprentissage au travail le 22 septembre 2010, la Semaine du droit à l’information du 27 septembre au 1er octobre 2010 et la Journée portes ouvertes de l’AIPRP qui s’est tenue le 30 septembre 2010.

En 2010-2011, la Division de l’AIPRP a également modifié sa section sur le site intranet de CIC afin de proposer un outil plus actuel, plus complet et plus convivial aux employés de CIC. La nouvelle section sur l’AIPRP a été lancée au début du mois d’avril 2011.

La Division a également créé le « Bulletin de l'AIPRP », une publication semestrielle qui vise à sensibiliser davantage les employés du Ministère à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, et à présenter des informations et des mises à jour sur les questions les plus récentes entourant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Le premier numéro du Bulletin de l'AIPRP est paru en avril 2011 et se retrouve dans la nouvelle section sur l’AIPRP du site intranet de CIC.

III. Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de l’exercice 2010-2011 visé par le rapport, CIC a élaboré un Cadre de protection de la vie privée visant à coordonner et à gérer l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et ce,afin de mettre en œuvre et de conserver une démarche cohérente et efficace pour gérer les enjeux liés à la protection de la vie privée. Le Cadre de protection de la vie privée vise à mettre en lumière les exigences législatives et à les expliquer clairement aux intervenants. Un programme de conformité est également en place pour vérifier que CIC respecte ces exigences et le personnel profite du soutien, des conseils, des orientations, de la formation, des outils et de la coordination nécessaires pour satisfaire à ces exigences. Enfin, des mécanismes de gouvernance appropriés ont été mis en place et sont examinés régulièrement afin de garantir la responsabilisation et l’uniformité.

Pour appuyer le Cadre de protection de la vie privée, la Division de l’AIPRP a préparé récemment un Guide sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Ce guide offre une orientation stratégique, une clarification des rôles et responsabilités, et des conseils pratiques sur la façon d’effectuer des EFVP à CIC.

Au cours de l’exercice 2010‑2011 visé par le rapport, CIC a commencé à se servir de son nouveau Guide Info Source. Ce guide offre une structure et des conseils pour la mise en œuvre de la nouvelle approche fonctionnelle de révision du chapitre Info Source du Ministère, en plus de clarifier les exigences, notamment les rôles et les responsabilités des principaux acteurs.

En vue de renforcer la responsabilisation du Ministère et de permettre à ce dernier de respecter les exigences législatives, la Division de l’AIPRP a commencé à mesurer son taux de réponse aux demandes internes de conseils et d’orientations stratégiques, conformément à ses normes de service internes. Pendant la période d’évaluation, la Division a confirmé sa volonté de fournir d’excellents services professionnels internes en répondant aux demandes dans les délais prévus 97 % du temps.

IV. Ressources humaines

La fonction publique doit composer avec une situation difficile, car la collectivité de l’AIPRP du gouvernement fédéral connaît une pénurie d’employés ayant les connaissances, l’expertise et l’expérience nécessaires pour satisfaire aux demandes actuelles. Pour construire sa capacité, CIC a mis en œuvre les stratégies suivantes visant à combler ces lacunes :

• offrir aux employés de l’AIPRP actuels des affectations de perfectionnement qui leur permettent d’acquérir de l’expérience et de l’expertise dans une autre unité, où ils accomplissent des tâches différentes exigeant une responsabilité de plus en plus grande;
• collaborer avec d’autres ministères gouvernementaux afin de mener à bien des processus de sélection;
• diriger des séances de jumelage quatre fois par an avec deux employés de CIC;
• établir un partenariat avec le programme coopératif de l’Université d’Ottawa pour engager des étudiants intéressés par le domaine de l’AIPRP, qui pourraient par la suite devenir des employés permanents.

Soucieuse de continuer à renouveler et à former son effectif, la Division de l’AIPRP s’efforce d’adopter un programme de perfectionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) qui permet aux employés de passer de postes inférieurs à des postes intermédiaires, puis à des postes supérieurs, grâce à un système structuré d’acquisition d’expérience au travail et d’évaluation officielle.

V. Points de vue externes

Extraits de l’évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada relatifs à la protection des renseignements personnels

Dans le cadre de l’évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion, le SCT a donné à CIC la note « acceptable » pour l’exercice 2010–2011, car le Ministère a réussi à satisfaire aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans sa description des activités d’obtention, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels. Le Ministère poursuit ses efforts de mise à jour et de vérification de ses fichiers de renseignements personnels afin de respecter les exigences du SCT.

5. Aperçu statistique

I. Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1er avril 2010 au 31 mars 2011, CIC a reçu 4 609 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit 7 % de moins que la période visée par le rapport précédent.

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II. Mesures prises à l’égard des demandes traitées

En 2010‑2011, CIC a traité 4 570 demandes, comme le montre le graphique qui suit. Tous les renseignements ont été fournis dans 1 106 cas (24 %). Dans 2 519 autres cas (55 %), des exceptions ont été invoquées.

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III. Exceptions invoquées

La majorité des exceptions invoquées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernaient trois dispositions :

• l’article 26, qui protège les renseignements personnels, a été invoqué dans 1 760 cas (38 %),
• l’article 21, qui porte sur les relations internationales, la défense nationale et les activités subversives, a été invoqué dans 1 669 cas (36 %)
• l’alinéa 22(1)b), qui concerne l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles, a été invoqué dans 547 cas (12 %).

Il importe de savoir que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée. L’application des exceptions par CIC est décrite plus en détail à l’annexe A et l’annexe B.

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IV. Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans certaines circonstances, une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels relevant d’elle, sans le consentement de l’individu qu’ils concernent.

Au cours de la période visée par le présent rapport, CIC a communiqué des renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) dans ses réponses à 742 demandes émanant d’organismes d’enquête visés par l’alinéa 8(2)e). CIC a aussi communiqué des renseignements en vertu des alinéas 8(2)a), b), c), d), f), g), i) et j). Aucun renseignement n’a été communiqué en vertu des alinéas 8(2)h), k), l) ou m).

V. Consultations

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, CIC a été consulté par d’autres institutions du gouvernement fédéral dans 70 cas où les dossiers de ces institutions étaient en lien avec les activités de CIC.

VI. Prorogations

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires, ou si la demande concerne un volume important de dossiers et que le traitement de la demande dans le délai normal créait une entrave déraisonnable aux activités du Ministère.

CIC a obtenu 145 prorogations au cours de l’exercice 2010‑2011. Des prorogations ont été requises dans 87 cas pour permettre à CIC de consulter d’autres institutions fédérales avant de répondre. Dans 52 autres cas, des prorogations ont été requises pour trouver de nombreux dossiers ou effectuer des recherches dans ces dossiers. Finalement, CIC s’est prévalu de 6 prorogations à des fins de traduction.

VII. Durée de traitement

CIC a répondu à 2 621 demandes (57 %) en 30 jours ou moins, tandis que 852 demandes (19 %) ont été traitées en 31 à 60 jours. Les délais de traitement des autres demandes étaient de 61 à 120 jours pour 8 % des demandes (367), et de plus de 121 jours pour 16 % des demandes (734).

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VIII. Plaintes

Au cours de l’exercice 2010-2011 visé par le rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a avisé CIC que 19 plaintes avaient été déposées, ce qui représente moins d’un demi pour cent de toutes les demandes traitées pendant cette période. Le principal motif de ces plaintes concerne l’utilisation des exceptions par le Ministère pour ne pas divulguer les renseignements.

Au cours de la période visée par le rapport, neuf plaintes ont fait l’objet d’une enquête. De ce nombre, deux ont été abandonnées ou considérées comme non fondées, et six ont été résolues à la satisfaction du plaignant et une a été réglée au cours de l’enquête.

IX. Appels à la Cour fédérale

Aucun appel à la Cour fédérale n’a été déposé contre CIC au sujet de plaintes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2010‑2011.

X. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Pour pouvoir remplir son mandat et assurer la prestation efficace de ses programmes et services, CIC recueille, utilise et communique des renseignements personnels. Conformément à la politique du SCT, le Ministère effectue régulièrement des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) qui lui permettent de déterminer si les programmes et projets ministériels, nouveaux et existants, dans le cadre desquels des renseignements personnels sont recueillis et conservés présentent des risques à la protection des renseignements personnels.

CIC a lancé cinq EFVP et en a terminé deux autres en 2010-2011. Les deux EFVP terminées sont présentées en détail ci-après.

1) Modifications réglementaires relatives au Programme des travailleurs étrangers temporaires

Les modifications réglementaires proposées relatives au Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) permettront de clarifier et d’affermir le pouvoir du gouvernement du Canada d’évaluer l’authenticité d’une offre d’emploi; lui confèreront les pouvoirs légaux d’examiner les emplois précédents d’un travailleur étranger temporaire (TET); et instaureront une mesure de déni de service de deux ans à l’encontre des employeurs réputés avoir offert des salaires, des conditions de travail ou un travail très différents de ceux d’un précédent TET. En vertu des modifications proposées, les employeurs devront fournir des renseignements additionnels relatifs à leur offre d’emploi et à leur précédente embauche d’un TET. CIC publiera, sur son site Web externe, le nom et l’adresse des employeurs visés par une interdiction d’accès de deux ans au PTET, ainsi que la date à laquelle ils ont été informés de la décision par un agent de CIC. Il importe cependant de noter que les employeurs auront la possibilité de répondre et de fournir des renseignements additionnels avant qu’une décision définitive ne soit prise au sujet d’un déni de service et de la publication de leurs coordonnées sur Internet. L’EFVP a mis en lumière des risques relatifs à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels se rapportant aux modifications réglementaires. CIC prendra des mesures visant à atténuer ou éliminer ces risques avant l’entrée en vigueur des modifications réglementaires relatives au PTET.

2) Protocole d’entente sur l’échange d’information sur l’assurance de la qualité concernant les examinateurs médicaux pour l’immigration

Les examinateurs médicaux aux fins de l’immigration effectuent l’examen médical aux fins de l’immigration des demandeurs de résidence permanente et temporaire au  Canada et jouent un rôle important pour aider CIC à exercer ses activités. La Direction générale – Santé de CIC et le ministère de l’Immigration et de la Citoyenneté (Department of Immigration and Citizenship [DIAC]) de l’Australie exécutent un programme similaire en ce qui a trait à l’assurance de la qualité (AQ) de leurs examinateurs médicaux aux fins de l’immigration. Dans plusieurs cas, le Canada et l’Australie utiliseront le même examinateur médical pour effectuer l’examen médical aux fins de l’immigration. Afin d’améliorer l’efficacité, CIC et le DIAC partageront de l’information sur l’AQ concernant les examinateurs médicaux aux fins de l’immigration, afin d’éviter que les deux pays effectuent l’AQ du même examinateur médical. Dans le cadre de l’échange des données, la Direction générale – Santé de CIC et le DIAC ont conclu un protocole d’entente (PE). Le rapport d’EFVP a évalué le PE sur l’échange d’information sur l’assurance de la qualité concernant les examinateurs médicaux pour l’immigration. Le rapport a mis en lumière des risques d’atteinte à la vie privée essentiellement liés à la production des documents prévus pour appuyer les obligations en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité dans le cadre de l’échange d’information sur l’AQ de la Direction générale – Santé de CIC. Des recommandations ont été formulées pour atténuer ou éliminer ces risques concernant les renseignements personnels.

Les sommaires des EFVP sont publiés en ligne, à l’adresse suivante : Sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Annexe A Rapport statistique – Loi sur l’accès à l’information

Institution : Citoyenneté et Immigration Canada
Période visée par le rapport : 4/1/2010 à 3/31/2011

1. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2. Disposition à l’égard des demandes traitées

3. Exceptions invoquées

4. Exclusions citées

5. Délai de traitement

6. Prolongations des délais

7. Traductions

8. Méthode de consultation

9. Corrections et mention

10. Coûts

Annexe B – Exigences supplémentaires en matière de rapports relatifs à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Afin de vérifier la conformité avec la politique sur l’EFVP, le SCT demande aux institutions de déclarer les renseignements qui suivent pour la période visée par le rapport :

• Nombre d’EFVP entreprises : 5
• Nombre d’EFVP terminées : 2
• Nombre d’EFVP transmises au Commissariat à la protection de la vie privée : 4

Partie III : Exemptions invoquées

• Alinéa 19(1)e) : 0
• Alinéa 19(1)f) : 0
• Article 22.1 : 0
• Article 22.2 : 0
• Article 22.3 : 0

Partie IV : Exclusions citées

• Article 69.1 : 0
• Article 70.1 : 0

Annexe C – Ordonnance de délégation

_______________________________
L’hon. Jason Kenney, c.p., député
Ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration
The Honorable Jason Kenney, P.C., M.P.
Minister of Citizenship and Immigration

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement d’application

* Comprend les nominations intérimaires et les affectations à ces postes effectuées conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et à son règlement d’application.

Légende :

SM

Sous-ministre

SMASC/DGAC

SMA, Services corporatifs / Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives

AIPRP/DIR

Directeur(trice), Administration des droits du public (EX‑01)

AIPRP/GCQC

Gestionnaire, Cas et questions complexes, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (PM‑06)

AIPRP/PM05

Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (PM‑05)

DGR

Directeurs généraux régionaux et directeurs

CPR

Coordonnateurs de la protection des renseignements personnels des régions et des centres de traitement des demandes

AIPRP/PM04/AS04

Administrateurs de l’AIPRP, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (PM‑04/AS‑04) (Inclus le Gestionnaire des opérations et le Gestionnaire du service à la clientèle)

AIPRP/PM03

Agents de l’AIPRP, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (PM‑03)